Con Adobe Acrobat Sign, los contratos de préstamos hipotecarios electrónicos reducen significativamente el tiempo de ejecución

Fundado en:

2001

Empleados: 498 (a finales de marzo de 2019)
Capital: 31,000 millones de JPY
Tokio, Japón
https://sonybank.net

Cierre de contratos

en tan solo una hora, en lugar de las dos a tres semanas que se requerían antes

Productos:

Objetivos

Aumentar la velocidad de procesamiento de los documentos de los préstamos
Digitalizar el flujo de trabajo de los documentos de los préstamos
Integrar el flujo de trabajo de procesamiento de préstamos con el sistema de gestión de relaciones con los clientes existente

Resultados

Cierre de contratos en tan solo una hora, en lugar de las dos a tres semanas que se requerían antes
Reducción de la carga de trabajo y de los costos
Eliminación de la necesidad de sellos registrados, certificados de registro de sellos y derechos de timbre
Capacidad de hacer frente al gran aumento del número de contratos

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“Se espera que los contratos electrónicos aumenten el valor de los servicios para los clientes y reduzcan el costo de la mano de obra en nuestra compañía, lo que nos permitirá reducir los costos de operación en un 10%”.

Koji Shigeta

Director General Adjunto y Jefe de la Sección de Planeación Comercial, Departamento de Préstamos para Compañías, Sony Bank

Sony Bank Incorporated, fundado en 2001, es un banco cuyas actividades se desarrollan únicamente por Internet y que participa de forma activa en nuevas iniciativas. Ofrece una gran cantidad de productos y servicios, como préstamos hipotecarios online, depósitos en moneda extranjera, fondos de inversión, préstamos mediante tarjeta y negociación de divisas con margen, basar en el concepto de “banco de gestión de activos para individuos”. El banco lanzó productos financieros que aplican la última tecnología e ideas únicas, como “Sony Bank WALLET”, una tarjeta de débito de efectivo Visa para gestionar once divisas, y “Sony Bank GATE”, un servicio de microfinanciación colectiva de tipo inversión que apoya a las compañías emergentes.

Revisión del flujo de trabajo de los contratos para reducir el tiempo de ejecución

Uno de los principales productos de Sony Bank son los préstamos hipotecarios, pero, en los últimos años, el efecto de las políticas de tasas de interés negativas agudizó la competencia entre los bancos para reducirlos. En tales circunstancias, en las que resulta muy difícil conseguir un aumento de los beneficios, la reducción del tiempo necesario para llevar a cabo los procedimientos y las revisiones contractuales hizo que la mejora de la productividad empresarial cobre mayor importancia. Por ello, Sony Bank empleó la IA de manera interna para llevar a cabo revisiones provisionales de los préstamos hipotecarios. Al dejar que la IA asimilara los datos almacenados, se pudieron realizar las revisiones de los contratos en muy poco tiempo y con una precisión casi idéntica a la del criterio de los revisores.

A continuación, con el fin de acortar aún más el tiempo necesario para recibir un préstamo, el banco se centró en los procedimientos contractuales que se llevan a cabo una vez finalizadas estas revisiones. Hablamos con Koji Shigeta, director general adjunto y jefe de la sección de Planeación Comercial del Departamento de Préstamos para Compañías.

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“A los clientes que superaban la revisión se les enviaban los documentos contractuales en papel, en los que debían estampar su sello registrado y anexar también el certificado de registro del sello. Aunque se concedía tiempo suficiente para el envío y la recepción de los documentos, si un sello no se veía con claridad o si faltaba alguna información obligatoria, teníamos que volver a enviar los documentos, por lo que todo el proceso llevaba de dos a tres semanas. Esto resultaba molesto para el cliente y no era una forma eficaz de llevar a cabo nuestra actividad empresarial. Para mejorar la situación, decidimos revisar nuestro flujo de trabajo de intercambio de documentos en papel desde la base, y nos empezamos a plantear la transición a los documentos electrónicos”, explicó Shigeta.

“Uno de los factores fue que ofrecía mecanismos de seguridad muy poderosas adecuados para su uso en un banco, pero también que tanto a nosotros como a nuestros clientes nos resultaba muy sencillo emplearla. Consideramos que Adobe Acrobat Sign ofrecía el mejor equilibrio”.

Yosuke Shimizu

Asesor Senior de la Sección de Planeación Comercial, Departamento de Préstamos para Compañías, Sony Bank

Equilibrio entre la seguridad y la operatividad

Tras considerar varias soluciones, el banco decidió adoptar Adobe Acrobat Sign, con lo que se digitalizaría por completo el flujo de trabajo, desde el envío de documentos hasta la obtención de firmas y el almacenamiento de los datos contractuales generados. Yosuke Shimizu, asesor sénior de la sección de Planificación Comercial del Departamento de Préstamos para Empresas, ha señalado los factores clave que se tuvieron en cuenta a la hora de hacer esta selección.

“Uno de los factores fue que ofrecía mecanismos de seguridad muy potentes adecuados para su uso en un banco, pero también que tanto a nosotros como a nuestros clientes nos resultaba muy sencillo utilizarla”, ha comentado Shimizu. “Consideramos que Adobe Acrobat Sign ofrecía el mejor equilibrio. Otro factor fue el elevado grado de integración que se podía conseguir con nuestro sistema de gestión de clientes, Salesforce. Es fascinante poder añadir el flujo de trabajo de firmas de Adobe Acrobat Sign a la interfaz de usuario de Salesforce y utilizarlo como una extensión de nuestro trabajo de gestión de clientes sin tener que cambiar de pantalla”, añade.

Una firma electrónica tiene la misma validez que un sello registrado, pero el banco debe poder demostrar que ha sido el cliente quien ha firmado el contrato. Como resultado de repetidas reuniones y de la coordinación del Departamento de Riesgos y otras áreas relacionadas, se determinó que el seguimiento que se registra en Acrobat Sign, así como el uso de la verificación en dos pasos, ofrecería la seguridad adecuada.

“Al eliminar la necesidad de enviar correos de ida y vuelta, y de que los clientes preparen un certificado de registro del sello, el tiempo necesario para formalizar un contrato, que antes era de entre dos y tres semanas, se redujo a una hora aproximadamente”.

Ayako Yamamoto

Responsable de la Sección de Asesoría 1, Departamento de Préstamos para Compañías, Sony Bank

Eliminación de la complicada gestión del progreso al realizarse todo en la web

Con la puesta en marcha del “servicio de contrato electrónico”, un préstamo hipotecario cuyo procedimiento de contratación se realiza en el sitio web, se ha suprimido por completo el envío de documentos en papel. Si bien antes se enviaba por correo una copia del contrato una vez formalizado, con la introducción de esta solución, el contrato se adjunta como archivo PDF a un aviso por correo electrónico que se envía automáticamente en cuanto este se finaliza.

“Al eliminar la necesidad de enviar correos de ida y vuelta, y de que los clientes preparen un certificado de registro del sello, el tiempo necesario para formalizar un contrato, que antes era de entre dos y tres semanas, se ha reducido a una hora aproximadamente. Ya no tenemos que volver a generar el contrato porque un sello registrado esté borroso”, ha explicado Ayako Yamamoto, responsable de la sección de Asesoría 1 del Departamento de Préstamos para Empresas de Sony Bank

“Cuando un cliente firma, se envía un aviso al sistema y, si no finaliza los trámites, se le envían recordatorios de forma automática, por lo que ya no tenemos que encargarnos de las engorrosas tareas de gestión del progreso que teníamos que llevar a cabo por teléfono y correo electrónico a diario”, ha destacado Ikumi Yamada, asesora sénior de la sección de Asesoría 1 del Departamento de Préstamos para Empresas de Sony Bank.

Ambos asesores han reconocido que, en un principio, les preocupaba que la introducción de Acrobat Sign supusiera cambios drásticos en el proceso empresarial que complicaran aún más las cosas, dada la eliminación del papel, pero que, después, quedaron gratamente sorprendidos por lo mucho que se simplificó su trabajo. Además, los clientes se familiarizan muy fácilmente con la herramienta; de hecho, ambos han asegurado que, a menudo, reciben comentarios favorables de parte de clientes que no imaginaban que los contratos de préstamos hipotecarios pudieran cerrarse de una forma tan sencilla.

“Cuando un cliente firma, se envía un aviso al sistema y, si no finaliza los trámites, se le envían recordatorios de forma automática, por lo que ya no tenemos que encargarnos de las engorrosas tareas de gestión del progreso que teníamos que llevar a cabo por teléfono y email a diario”.

Ikumi Yamada

Asesora Sénior de la Sección de Asesoría 1, Departamento de Préstamos para Compañías, Sony Bank

Reducción de los costos en un 10% y aumento del número de contratos firmados

“Ha pasado poco tiempo desde que iniciamos este servicio, de hecho, aún tenemos que realizar una verificación a gran escala, pero, por lo que respecta a su eficacia, creemos que se ha conseguido la reducción de costos prevista de alrededor del 10%”, ha explicado Shigeta.

Además de la reducción de los costos operativos, la principal ventaja que ha obtenido el banco ha sido el aumento del número de préstamos hipotecarios. Shimizu cree que esto puede atribuirse a la reducción del tiempo que transcurre desde la presentación de una solicitud hasta la formalización de un contrato, así como a la eliminación del costo de los sellos que se adjuntaban antes a los documentos contractuales y del costo de emisión de los certificados de registro de sellos.

Aplicación a varios servicios bancarios en el futuro

Sony Bank, que ha comprobado de primera mano las ventajas de la eficacia operativa que ofrece Acrobat Sign, tiene la intención de estudiar la posibilidad de utilizar un servicio de contratos electrónicos en el futuro, incluso cuando realice cambios en sus contratos hipotecarios. Shigeta ha descrito lo que espera de Acrobat Sign.

“Antes de que adoptáramos esta solución, había una resistencia psicológica considerable al uso de la informatización para eliminar el proceso de ‘intercambio de documentos en papel’. Sin embargo, ahora que se ha superado este obstáculo, todos los miembros del personal se han dado cuenta de que el proceso contractual se ha simplificado en gran medida. Y no solo nosotros hemos notado esta ventaja, sino también nuestros clientes, por lo que esperamos poder aplicarlo de forma generalizada en el futuro a otros servicios bancarios para los que se requieran documentos en papel”.

Sony Bank Incorporated

Se fundó en 2001 como “banco de gestión de activos para particulares” y crea servicios financieros que trascienden los marcos de trabajo tradicionales, como “MONEYKit” (un sitio web en el que se ofrece un servicio basado en el concepto de “conjunto de herramientas financieras para mantener el estilo de vida”), “préstamos hipotecarios” que pueden obtenerse por Internet, desde su solicitud hasta su formalización, “Sony Bank WALLET” (un servicio de débito multidivisa para gestionar once monedas con una única tarjeta) y “Sony Bank GATE” (un servicio de microfinanciación colectiva de tipo inversión que pone en contacto a empresas y particulares con grandes ambiciones).

* Información actualizada a septiembre de 2019.