Jai Gulati มีใจรักในสามสิ่ง นั่นคือผู้คน กระบวนการ และเทคโนโลยี “ท้ายที่สุดแล้ว กระบวนการและเทคโนโลยีก็เป็นสิ่งสำคัญ เนื่องจากสิ่งเหล่านี้ส่งผลต่อผู้คน” Gulati กล่าว “เราต้องการใช้เทคโนโลยีที่ดีที่สุดและสร้างกระบวนการที่ดีที่สุด แต่ทั้งหมดนี้ควรมีจุดประสงค์เพื่อสนับสนุนผู้คน”

หลังจากทำงานเกี่ยวกับเทคโนโลยีชั้นสูง บริการทางการเงิน และโทรคมนาคมมาหลายปี Gulati ได้เข้าร่วมกับ Regeneron ซึ่งเป็นบริษัทผู้สร้างนวัตกรรมเทคโนโลยีชีวภาพ โดยเริ่มต้นด้วยตำแหน่ง Global Head of IT Operations และปัจจุบันเป็น Global Head of Application Services & Intelligent Automation Regeneron เป็นที่รู้จักในฐานะผู้บุกเบิกทางวิทยาศาสตร์ที่วิจัยวิธีการรักษาและพัฒนายารักษาโรคใหม่ๆ สำหรับโรคร้ายแรงและอาการป่วยต่างๆ เช่น มะเร็ง โรคที่ทำให้ตาบอด และไวรัสอีโบลา ในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมา บริษัทได้เป็นข่าวหน้าหนึ่งด้านการดำเนินการเพื่อรักษาและป้องกัน COVID-19

“ผมชอบที่ทุกคนที่ทำงานอยู่ใน Regeneron ต่างก็มีใจรักในการช่วยเหลือผู้ป่วย ค้นหาวิธีการรักษาโรค และทำสิ่งที่ถูกต้อง” Gulati กล่าว “นั่นคือเหตุผลที่ผมอยู่กับบริษัทนี้ได้นานมาก”

ทำให้เป็นมาตรฐานบน Adobe Acrobat Sign

หลังจากกำกับดูแลการเปลี่ยนแปลงโครงสร้างพื้นฐานด้านไอทีแล้ว Gulati ได้รับมอบหมายให้คิดใหม่เกี่ยวกับแอปพลิเคชัน “เทคโนโลยีและกระบวนการต่างๆ สามารถส่งผลต่อผู้ป่วยได้ ดังจะเห็นได้จากการนำเครื่องมือต่างๆ มาใช้ ตั้งแต่การค้นพบสิ่งสำคัญของนักวิทยาศาสตร์ ไปจนถึงการศึกษายาที่ใช้ในการทดลอง ไปจนถึงการผลิตและส่งมอบให้กับผู้ที่ต้องการ” Gulati อธิบาย

Gulati สร้างทีมบริการแอปพลิเคชันที่เน้นการส่งมอบแอปพลิเคชันและกระบวนการที่ยั่งยืน ปรับขนาดได้ และเชื่อถือได้ทั่วทั้งบริษัท Gulati มีเป้าหมายว่าจะมอบบริการด้านไอทีให้ได้ภายในหลักสัปดาห์แทนที่จะเป็นหลายเดือน โดยเริ่มต้นจากรากฐานที่แข็งแกร่งและคล่องตัว เมื่อวิจัยแอปพลิเคชันสำหรับใช้งานทั่วทั้งบริษัท ทีมบริการแอปพลิเคชันพบว่ามีหลายกลุ่มใช้ Adobe Acrobat Sign สำหรับเวิร์กโฟลว์เอกสารดิจิทัล

ซึ่งการจัดทำเอกสารถือเป็นสิ่งสำคัญในด้านเภสัชกรรมและการแพทย์ และเอกสารหลายฉบับจำเป็นต้องมีลายเซ็น ตัวอย่างเช่น ทีมการผลิตต้องรักษาบันทึกแบบละเอียดไว้เพื่อให้เป็นไปตาม FDA และหน่วยงานกำกับดูแลอื่นๆ และยังมีข้อกำหนดเกี่ยวกับการลงนามสำหรับงานประจำวัน เช่น สัญญากับผู้ให้บริการรายใหม่ จดหมายข้อเสนอการจ้างงาน และการอนุญาตการเข้าถึงเซิร์ฟเวอร์ เช่นเดียวกับบริษัทอื่นๆ อีกหลายแห่ง

หลายกลุ่มตัดสินใจใช้ Adobe Acrobat Sign เพื่อช่วยปรับปรุงกระบวนการลงนามและเอกสารให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น แต่ Gulati เล็งเห็นว่ายังมี use cases อื่นๆ ที่เป็นไปได้อีกมากมายในบริษัท ทีม application services จึงตัดสินใจนำ Adobe Acrobat Sign มาปรับใช้ในบริการระดับองค์กร

“ด้วยแนวทางระดับองค์กรในการใช้ Adobe Acrobat Sign เราจึงสามารถใช้ประโยชน์จากความสามารถต่างๆ เช่น การลงชื่อเข้าระบบครั้งเดียว และปรับปรุงความเป็นส่วนตัวและความปลอดภัยของข้อมูลด้วยสถาปัตยกรรมแบบมาตรฐาน” Gulati กล่าว “การปรับมาใช้คือกุญแจสำคัญของเทคโนโลยีใหม่ๆ เนื่องจากมีการใช้ Adobe Acrobat อย่างแพร่หลายในบริษัท เราจึงทราบว่ามีแนวโน้มที่คนจะเลือกใช้โซลูชันลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์จากผู้ให้บริการที่คุ้นเคยและเชื่อถือได้มากขึ้น”

รับมือกับโรคระบาดด้วยการลงนามทางไกล

Gulati นำ Adobe Acrobat Sign เข้ามาใช้ในโครงการดิจิทัลที่ใหญ่ยิ่งขึ้น ซึ่งมีเป้าหมายในการส่งเสริมให้พนักงานทำงานได้อย่างคล่องตัว ด้วยการช่วยให้สามารถทำงานได้จากทุกที่ เพียงสองสัปดาห์หลังจากเริ่มโครงการนำร่อง การระบาดของ COVID-19 ทำให้พนักงานต้องทำงานจากที่บ้าน ความต้องการเข้าถึง Adobe Acrobat Sign พุ่งสูงขึ้นทั่วทั้งบริษัท

“การเปิดตัว Adobe Acrobat Sign ให้กับกลุ่มใหม่นั้นใช้เวลาเพียงสองสัปดาห์” Gulati กล่าว “เพื่อให้เกิดการเปิดตัวที่รวดเร็วได้ ต้องอาศัยการกำหนดความคาดหวังที่ถูกต้องและการทำงานร่วมกับพาร์ทเนอร์ที่เหมาะสม ไม่มีเทคโนโลยีใดจะทำงานตามที่คุณวางแผนไว้ได้เป๊ะๆ หรอก แต่ผู้ให้บริการที่ดีอย่าง Adobe จะสร้างสรรค์นวัตกรรมและทำงานร่วมกับคุณเพื่อช่วยให้คุณบรรลุเป้าหมาย ความคล่องตัวก็มีความสำคัญเช่นกัน เนื่องจากคุณอาจค้นพบ use cases ใหม่ๆ ที่คุณไม่เคยพิจารณามาก่อนระหว่างทางก็ได้”

เร่งการรักษาให้เร็วขึ้นด้วยกระบวนการด้านเอกสารที่รวดเร็ว

ตอนนี้ Regeneron ได้นำ Adobe Acrobat Sign มาใช้แล้ว โดยมีทีมกฎหมายและทีมการผลิตเป็นสองทีมที่ใช้งานมากที่สุด ฝ่ายกฎหมายนำ Adobe Acrobat Sign ไปใช้ลงนามในเอกสารทางกฎหมายทุกประเภท รวมถึงข้อตกลงการไม่เปิดเผยข้อมูล ข้อตกลงคำชี้แจงการทำงาน และสัญญากับที่ปรึกษาภายนอก ฝ่ายการผลิตจัดทำเอกสารในกระบวนการผลิตยาทุกขั้นตอน เพื่อให้เป็นไปตามกฎระเบียบว่าด้วยการปฏิบัติตามข้อกำหนดที่เข้มงวด

ทีม application services ทำงานร่วมกับทีมงานทั่วทั้ง Regeneron เพื่อสร้างเทมเพลต Adobe Acrobat Sign และแบบฟอร์มเว็บเพื่อแปลงเวิร์กโฟลว์เอกสารเป็นดิจิทัลและทำให้เป็นอัตโนมัติ เมื่อทำงานร่วมกับ Adobe Acrobat Sign ทีมงานก็สามารถสร้างเอกสารโดยอัตโนมัติ ส่งให้ผู้ที่เหมาะสมลงนามและอนุมัติ และติดตามความคืบหน้าของเอกสารที่ลงนามแต่ละฉบับได้ เมื่อผู้ลงนามไม่ต้องพิมพ์และสแกนเอกสาร การลงนามเอกสารจึงรวดเร็วยิ่งขึ้นและยุ่งยากน้อยลง

“Adobe Acrobat Sign เพิ่มประสิทธิภาพภายใน และยังช่วยให้เราปรับปรุงวิธีการโต้ตอบกับผู้ลงนามได้ด้วยการมอบวิธีการจัดการเอกสารที่รวดเร็ว ง่ายดาย และไม่ต้องสัมผัส” Anand Shah ผู้จัดการอาวุโสฝ่าย Service Delivery ของ Regeneron กล่าว

“เราประเมินว่าเมื่อเปลี่ยนไปใช้แบบฟอร์มเว็บ Adobe Acrobat Sign แบบอัตโนมัติ ทีมงานทีมหนึ่งๆ จะประหยัดเงินได้ 633,000 ดอลลาร์ และประหยัดเวลาได้ 4,608 ชั่วโมงต่อปี ด้วยกระบวนการที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น” นอกจากนี้ เมื่อเราไม่มีขยะกระดาษ เราจึงประหยัดการใช้น้ำได้อีกเกือบ 2,600 แกลลอน” Shah กล่าวเสริม

การขยายการเข้าถึงผ่านพาร์ทเนอร์และการผสานการทำงาน

ด้วยการให้ความสำคัญกับการผสานการทำงานกับพาร์ทเนอร์ด้านเทคโนโลยีในระบบนิเวศของ Adobe ทีม application services จึงสามารถขยายการรองรับ Adobe Acrobat Sign ให้ไปอยู่ในแอปพลิเคชันต่างๆ เช่น Veeva, Microsoft 365 และ Teams ทั่วทั้งองค์กรได้อย่างรวดเร็ว การผสานการทำงานกับ iCertis ช่วยให้ทีมทรัพยากรบุคคลและนักสรรหาบุคลากรสร้างข้อเสนอสัญญาได้โดยอัตโนมัติ และส่งให้ลงนามได้ผ่านอินเทอร์เฟซ iCertis การทำให้กระบวนการนี้เป็นระบบอัตโนมัติช่วยลดระยะเวลาในการประมวลผลสัญญาลง 96% โดยช่วยให้ระยะเวลาในการประมวลผลเร็วขึ้น จาก 2 ชั่วโมงเหลือ 4.8 นาที ซึ่งประหยัดเวลาลงได้อย่างมากเมื่อต้องประมวลผลสัญญาหลายพันฉบับต่อปี

ทีมทรัพยากรบุคคลยังใช้ประโยชน์จากการผสานการทำงานของ Workday ในการดำเนินข้อเสนอการจ้างงานหลายพันรายการต่อปีกับผู้สมัครทั้งภายในและภายนอก การทำให้กระบวนการที่ต้องทำด้วยตนเองกลายเป็นแบบอัตโนมัติจะช่วยประหยัดเงินได้ประมาณ 3.2 ล้านเหรียญสหรัฐต่อปี ซึ่งลดต้นทุนการพิมพ์และกระดาษได้เกือบทั้งหมด และประหยัดเวลาในการดำเนินการได้ถึง 23,000 ชั่วโมง

“เทคโนโลยีเปลี่ยนแปลงรวดเร็วมากจนยากที่จะคาดเดาว่าเราจะเป็นอย่างไรในอีกห้าปีข้างหน้า” Gulati กล่าวเสริม “เรายังคงพบกระบวนการใหม่ๆ ที่เราสามารถนำ Adobe Acrobat Sign มาใช้ได้อยู่เรื่อยๆ” ด้วยการปรับปรุงกระบวนการภายใน การทำให้กระบวนการผลิตคล่องตัวมากขึ้น และการสนับสนุนการวิจัย ภารกิจในการเปลี่ยนวิทยาศาสตร์ให้เป็นยาสำหรับผู้ป่วยของเราจึงก้าวหน้าได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น”

https://main--bacom--adobecom.hlx.live/fragments/resources/cards/thank-you-collections/adobe-sign

https://main--bacom--adobecom.hlx.live/fragments/customer-success-stories/contact-footer