Rationaliser les processus documentaires.
Grâce aux signatures électroniques, Arthrex réduit considérablement la durée de ses processus.
ACCÉLÉRATION des processus de validation documentaire à plusieurs étapes
Objectifs
Rationaliser le processus de validation des documents marketing
Réduire l’utilisation de papier et les workflows manuels
Adopter des processus d'e-signature simples répondant aux besoins de gestion de la qualité
Intégrer les processus avec Adobe Creative Cloud
Résultats
ACCÉLÉRATION des processus de validation documentaire à plusieurs étapes
SIMPLIFICATION de l’échange de données et de documents
RATIONALISATION des processus établis
Rapidité d’adoption grâce à la RICHESSE des fonctionnalités
35 ans d’innovation
Arthrex a été fondé en Allemagne en 1981. Pionnière dans le domaine des technologies médicales minimalement invasives, cette société a développé plus de 8 500 produits et procédures chirurgicales. Des supports et documents de formation exhaustifs permettent aux techniciens de trouver l’instrument approprié et d’en faire le meilleur usage possible.
Afin de cibler les clients dans toute l’Allemagne et en Europe, 31 employés d’Arthrex à Munich créent différents types de ressources, tels que des brochures, des manuels, des vidéos pédagogiques, des sites web et des lettres d’information électroniques. L’entreprise étant spécialisée dans les solutions médicales, la précision est fondamentale — la moindre imprécision dans la documentation d’un produit peut conduire à des erreurs médicales.
« Nous accordons une priorité absolue à la gestion de la qualité éditoriale », déclare Judith Kaiser, superviseuse marketing en charge des médias digitaux au sein de la division Communications marketing chez Arthrex.
C’est pourquoi un processus de validation à plusieurs étapes a été mis en place pour chaque document. Tous les documents marketing finaux doivent être approuvés par les chefs de produit de différentes équipes (juridique, gestion de la qualité, direction, etc.). Les documents sont ensuite soumis à un processus de validation pour l’agence américaine des produits alimentaires et médicamenteux (FDA).
« Nos workflows impliquent souvent les efforts hautement coordonnés d’une dizaine de personnes — une vingtaine parfois — travaillant à la création des documents », explique Judith Kaiser.
Depuis juillet 2015, le service marketing de Munich utilise la fonction de signature électronique d’Adobe Acrobat DC, ce qui a considérablement rationalisé ce processus.
« Le délai d’adoption a été étonnamment court pour un nouveau logiciel et ce, grâce à une utilisation très intuitive. »
Judith Kaiser
Superviseure marketing, Médias digitaux, Communications marketing, Arthrex
Rapide à configurer, facile à utiliser
« Cela faisait un moment que nous recherchions une solution pour remplacer la distribution et l’archivage en interne des documents physiques », indique Judith Kaiser. Comme le service marketing crée des documents à l’aide des logiciels Adobe et les publie quotidiennement au format PDF, la décision de tester la fonction Envoyer pour signature d’Acrobat DC était facile à prendre, d’autant plus que la solution était rapide à configurer et facile à utiliser.
Seulement quatre semaines ont été nécessaires pour intégrer Acrobat DC aux opérations courantes de l’entreprise. Arthrex n’a eu besoin d’aucun support externe. La version d’Adobe Document Cloud comprise dans l’abonnement a été distribuée par le service informatique interne.
Des fonctionnalités supplémentaires pour l’envoi et le suivi des signatures électroniques sont fournies via un navigateur web, ce qui facilite la prise en main par les employés. « Le délai d’adoption a été étonnamment court pour un nouveau logiciel et ce, grâce à une utilisation très intuitive », constate Judith Kaiser.
Un outil pour le quotidien
Depuis son implémentation en 2015, la fonctionnalité de signature électronique d’Acrobat DC est utilisée quotidiennement chez Arthrex. En tant qu’utilisateurs de Document Cloud, les employés du service marketing gèrent facilement leurs processus documentaires via un navigateur web. Les utilisateurs ouvrent la page de présentation des signatures électroniques, sélectionnent un document à approuver sur le disque dur (par exemple, un flyer), ainsi que le formulaire de publication à signer. Les adresses électroniques des destinataires sont ajoutées. Les utilisateurs n’ont plus qu’à cliquer sur le bouton d’envoi pour lancer le processus de signature.
L’éditeur simple d’emploi et les champs de type « glisser-déposer » permettent d’ajouter la date et d’autres informations à la signature. Lorsque plusieurs signatures sont requises, ce qui est souvent le cas, les employés d’Arthrex peuvent définir l’ordre des destinataires dans le menu d’envoi. Adobe Document Cloud n’envoie le flyer et le formulaire de publication au deuxième destinataire que si les documents ont été signés par le premier. Le destinataire final a toujours accès à la dernière version du flyer. Cela simplifie le suivi des demandes de modification déjà notées dans le flyer par les destinataires précédents à l’aide de la fonction d’annotation.
Grâce à l’écran de gestion des signatures électroniques, les employés d’Arthrex identifient facilement les signatures déjà apposées. Si nécessaire, des rappels peuvent être programmés à l’avance dans l’interface de gestion afin de renvoyer un e-mail aux retardataires passé un certain délai.
« Des processus qui prenaient quatre semaines avant l’implémentation d’Acrobat DC sont maintenant exécutés en quatre jours, voire moins. »
Judith Kaiser
Superviseure marketing, Médias digitaux, Communications marketing, Arthrex
Boucler plus rapidement les projets
Les avantages des signatures électroniques avec Acrobat DC ont été immédiats. Non seulement les processus documentaires des projets marketing requièrent beaucoup moins de papier, mais ils sont exécutés plus vite. « Des processus qui prenaient quatre semaines avant l’implémentation d’Adobe Acrobat DC sont maintenant exécutés en quatre jours, voire moins », souligne Judith Kaiser.
Résultat : nombre de petites étapes ont été éliminées et les processus ont été considérablement simplifiés.
L’impression physique des documents appartient désormais au passé. La remise d’un document en main propre — en plusieurs tentatives parce que le contact n’est pas à son bureau — n’est plus un problème. Le décryptage des corrections manuscrites et leur retranscription manuelle dans un document numérique sont aussi de l’histoire ancienne.
Autre avantage : la gestion documentaire est largement automatisée car le processus d’acheminement de Document Cloud centralise également l’enregistrement des documents signés, si précieux lors des audits.
« Les signatures électroniques prises en charge par Adobe Acrobat DC nous font gagner beaucoup de temps et réduisent considérablement nos coûts de main-d'œuvre et de consommables, ce qui nous permet d’investir dans des activités plus productives », conclut Judith Kaiser.
L’implémentation d’Acrobat DC est pour l’instant limitée chez Arthrex, mais l’entreprise pourrait bientôt étendre son utilisation au-delà du service marketing. L’enthousiasme de l’équipe marketing pour les fonctionnalités de signature électronique s’est rapidement propagé dans toute l’entreprise et a suscité l’intérêt d’autres équipes pour le déploiement d’Acrobat DC.
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