Erstellung mobiloptimierter, digitaler Handbücher

1908 tat sich ein junger Erfinder namens Stephen F. Briggs mit dem Investor Harold M. Stratton zusammen. Mehr als 110 Jahre später ist Briggs & Stratton nach wie vor ein Unternehmen, das für seine Innovationen bekannt ist. Das Unternehmen ist auf eine breite Palette von Outdoor- und Elektrogeräten spezialisiert, darunter Generatoren, Schneefräsen und Kleinmotoren, die einige der weltweit führenden Rasenmähermarken antreiben.

Viele Jahre lang erstellte ein Team von Redakteuren bei Briggs & Stratton Handbücher für diese Produkte mithilfe von DITA Open Toolkit (DITA-OT), um XML-Daten zu generieren, die das Unternehmen dann in PDF-Dateien für den Druck und die digitale Anzeige umwandelte. Da das Unternehmen auf viele Outdoor-Produkte spezialisiert ist, beschloss es, die Handbücher auch in einem responsiven Web-Format zu veröffentlichen, sodass die Kunden die Handbücher problemlos auch auf Mobiltelefonen nutzen können.

Briggs & Stratton stellte fest, dass es nicht einfach sein würde, den vorhandenen DITA-Content für das Web bereitzustellen. Das Unternehmen hatte im Verlaufe der Jahre zahlreiche komplexe Anpassungen am DITA-OT-Paket vorgenommen, um die Einschränkungen des früheren Component-Content-Management-Systems (CCMS) zu umgehen. Diese Anpassungen schränkten die Flexibilität des DITA-Contents ein und das Unternehmen musste komplexe Workflows entwickeln, um den Content erfolgreich für die Web-Oberfläche zu exportieren.\

„Als wir uns den Aufwand ansahen, der nötig wäre, um unseren vorhandenen DITA-Content im Web zu veröffentlichen, beschlossen wir, uns Zeit zu nehmen und unsere Ziele zu überdenken“, erklärt John Piechowski, Director, Dealer Support bei Briggs & Stratton. „Wir erkannten, dass wir auf ein neues CCMS migrieren mussten, um für die Zukunft gerüstet zu sein.“

Neben der Veröffentlichung von Content im Internet sah Briggs & Stratton auch andere Möglichkeiten, die Effizienz des manuellen Erstellungsprozesses zu verbessern, beispielsweise die Rationalisierung der Übersetzung und die Steigerung der Content-Wiederverwendbarkeit. Daraufhin suchte das Unternehmen nach einem CCMS, das die Art und Weise, wie Redakteure mit Content arbeiten, verändern könnte. Adobe Experience Manager Guides, das DITA-basierte CCMS von Adobe, bot sich als Lösung an.

„Mit Adobe Experience Manager Guides können wir DITA-Inhalte für mehrere technische Publikationen in einer einzigen Lösung erstellen, verwalten und veröffentlichen“, so Piechowski.

Veröffentlichung im Internet innerhalb weniger Minuten

Briggs & Stratton migrierte alle 90.000 Content-Elemente aus seinem bisherigen CCMS zu Adobe Experience Manager Guides. Die Migration ermöglichte es Briggs & Stratton, einen Teil der durch die stark angepasste DITA-OT-Plattform verloren gegangenen inhaltlichen Flexibilität wiederzuerlangen. Das alte System verlangte zum Beispiel, dass jedes Content-Element ein Deckblatt besitzen musste. Wenn Redakteure Content ohne Deckblatt erstellen wollten, mussten sie unstrukturierten Content erstellen, der nicht in das CCMS integriert wurde. Die neue DITA-Struktur ist flexibel genug, um die Anforderungen aller Arten von Inhalten zu erfüllen, die bei Briggs & Stratton erstellt werden.

Redakteure können diesen flexiblen DITA-Content in jedem beliebigen Format veröffentlichen, ohne dass komplexe Workarounds oder Workflows mit mehreren Lösungen erforderlich sind. Mit nur wenigen Klicks können sie Content im PDF-Format ausgeben oder im Internet veröffentlichen. Web-Inhalte sind durchsuchbar, sodass Kunden den gesuchten Content leicht finden können. Er ist außerdem responsiv, d. h., egal womit die Kunden die Web-Inhalte betrachten – auf einem Desktop, Tablet oder Smartphone –, das Handbuch ist auf jedem Bildschirm gut und leicht zu lesen.

„Es war wirklich einfach, unseren DITA-Content mit Adobe Experience Manager Guides in Webcontent umzuwandeln“, sagt Piechowski „Wir haben integrierte Vorlagen verwendet und nur geringfügige Änderungen vorgenommen, um das Branding und die Compliance-Erklärungen hinzuzufügen. Im Vergleich zu unserem alten System hat die Einrichtung viel weniger Zeit und Mühe gekostet.“\

Zeit und Geld sparen dank wiederverwendbarem Content.

Eine der größten Herausforderungen des vorherigen CCMS war das Fehlen einer einfachen Möglichkeit, Content zu kennzeichnen, zu filtern und wiederzuverwenden. Einzelne Redakteure haben mitunter ihren eigenen Content wiederverwendet, indem sie Abschnitte aus DITA-Content kopiert haben, die sie zuvor geschrieben hatten. Es gab allerdings keine zentrale Möglichkeit, wiederverwendbaren DITA-Content von den Redakteuren gemeinsam nutzen zu lassen. Die fehlende Wiederverwendbarkeit erhöhte nicht nur den Zeitaufwand für das Neuschreiben von Content, sondern auch die Übersetzungskosten, da das Unternehmen gezwungen war, ähnliche Sätze immer wieder zu übersetzen.

Nach der Migration auf Adobe Experience Manager Guides hat Briggs & Stratton eine neue Richtlinie für die Wiederverwendung eingeführt. Das Unternehmen hat mehrere Kategorien von Content mit hohem Wiederverwendungspotenzial identifiziert, darunter vorgeschriebene Warnhinweise, globaler Content wie Firmenlogos und Kundendienstnummern sowie Content-Elemente, die über mehrere Produkte bzw. Modelle hinweig gleich bleiben. Die Redakteure verwenden DITAVAL und Bedingungsvorgaben, um jeden Content filterbar und für alle Redakteure leicht auffindbar zu machen.

„Durch die Zeitersparnis für die Redakteure und den geringeren Übersetzungsbedarf können wir mit Adobe Experience Manager Guides die Übersetzungskosten um bis zu 25 % senken“, so Piechowski.

Die Wiederverwendung von Content macht Aktualisierungen schneller und einfacher. Ändert das Unternehmen beispielsweise die Telefonnummer eines Ansprechpartners, so ändert es einfach die Telefonnummer an einem Ort und kann diese Änderung an alle Handbücher weitergeben.

„Mit dem Bericht über die Wiederverwendung in Adobe Experience Manager Guides können wir die Wiederverwendung viel besser messen, verstehen und weiterempfehlen“, erläutert Piechowski. „In den ersten sechs Monaten nach der Umstellung auf die Adobe-Lösung konnten wir einen Anstieg der Content-Wiederverwertung um 15 % verzeichnen.“

Nahtlose Content-Optimierung.

Briggs & Stratton möchte das integrierte Überprüfungssystem nutzen, um den manuellen Erstellungsprozess weiter zu rationalisieren.

„Mit Adobe Experience Manager Guides verfügen wir über eine einzige Lösung, mit der wir alle Aspekte der Entwicklung, Überprüfung, Übersetzung und Veröffentlichung von Handbüchern für unsere Kunden plattformübergreifend abdecken können“, erklärt Piechowski. „Wir haben die Leistungsfähigkeit und die Flexibilität zurückgewonnen, die wir brauchen, um alle neuen inhaltlichen Herausforderungen zu meistern, die sich uns in Zukunft stellen könnten.“

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