Seit über 80 Jahren setzt die Seiko Epson Corporation (Epson) Maßstäbe in Sachen Innovationen. Das Unternehmen begann als kleine Firma in der Präzisionsfertigung von Uhrenteilen und ist inzwischen eine der führenden Marken für Robotik, Projektoren, Halbleiter und Sensoren. Vielen Privatkundinnen und -kunden sowie Büroangestellten ist Epson vor allem als zuverlässige Marke für Drucker und Kopierer auf dem kommerziellen und industriellen Druckmarkt bekannt. Der EP-101 war der erste Minidrucker der Welt. Geräte von Epson finden sich in Haushalten und Büros auf der ganzen Welt.

Kürzlich hat Epson damit begonnen, die Unterstützung für Mitarbeitende in Satellitenbüros zu verbessern. Arbeitskräfte können Büroflächen für ein paar Minuten oder Stunden mieten, um an einem Konferenzgespräch teilzunehmen, das WLAN zu nutzen oder ein kurzes Meeting abzuhalten.

Manche dieser Satellitenbüros verfügen nun über Epson-Drucker mit Epson Print Admin, sodass Arbeitskräfte Dokumente auf dem Weg zu einem Meeting sicher ausdrucken können. Mit dem Adobe PDF Services API in Adobe Acrobat Services unterstützt Epson Mitarbeitende dabei, Microsoft Office-Dateien rasch, bequem und fehlerfrei auszudrucken.

„In einer Zeit, in der die Bedeutung von Remote-Arbeit und verteilten Büroumgebungen zunimmt, sind Mitarbeitende an jedem Ort auf zuverlässige und sichere Arbeitsplätze angewiesen“, so Tatsuya Mine, Technical Representative bei Epson. „Das Adobe PDF Services API hat uns dabei geholfen, Druckdienste zu optimieren und die gemeinsam genutzten Satellitenbüros so sicher und funktional zu machen wie jedes Bürogebäude.“

Drucken sicherer und leichter gemacht.

Epson Print Admin nutzt für den Druckbedarf in Unternehmen einen sehr sicheren neuen Ansatz. Ausschließlich registrierte Benutzende können Dokumente ausdrucken, kopieren oder scannen. Außerdem werden Druckaufträge in der Druckwarteschlange nur dann freigegeben, wenn sich eine Person beim Drucker anmeldet. Die Anmeldung kann über das Eingeben eines Benutzernamens und Passworts oder mit einer ID-Karte am Kartenleser erfolgen. Die Satellitenbüros wünschten sich ein noch bequemeres Verfahren, das es registrierten Benutzenden erlauben würde, zu drucken, ohne sich Passwörter merken oder ID-Karten dabei haben zu müssen.

Daraufhin integrierte Epson in Epson Print Admin ein Gesichtserkennungssystem, das Panasonic System Solutions Japan für einige Satellitenbüros in Japan entwickelt hatte. Registrierte Personen stellen sich einfach vor ein Tablet und lassen sich vom Gesichtserkennungssystem anmelden.

„Sicherheit ist sehr wichtig, besonders wenn Arbeitskräfte aus verschiedenen Unternehmen Büroflächen gemeinsam verwenden“, so Hiroshi Matsumoto, Team-Leiter bei Epson. „Gesichtserkennung sorgt dafür, dass gedruckte Dokumente vertraulich bleiben – und ist einfacher und sicherer als die Nutzung eines Passworts oder einer ID-Karte. Wir befinden uns noch in der Testphase, doch ist es wahrscheinlich, dass wir Gesichtserkennung in weiteren Satellitenbüros in Japan einsetzen werden.“

Darüber hinaus wünschten sich Satellitenbüros eine treiberlose Version von Epson Print Admin, da dies weniger Updates und Sicherheitsrisiken in Verbindung mit installierten Treibern und Programmen bedeutet. Die treiberlose Version konnte jedoch nur PDF-Dokumente drucken – und nicht die Microsoft Office-Dokumente, die bei geschäftlichen Benutzenden so verbreitet sind. Also mussten Benutzende Microsoft Office-Dokumente auf ihren Privatgeräten konvertieren und die erstellten PDF-Dateien zum Drucken in die Cloud hochladen. Epson wollte die Effizienz und den Komfort weiter verbessern, indem Microsoft Office-Dokumente vor dem Druck automatisch konvertiert werden.

„Als wir mit Microsoft über unseren Bedarf sprachen, Dokumente schnell und präzise in PDF-Dateien zu konvertieren, empfahl uns Microsoft das Adobe PDF Services API“, so Koki Togashi, Manager bei Epson.

Mithilfe der Funktion zum Erstellen von PDF-Dateien können Benutzende auf der Oberfläche von Epson Print Admin nun ein beliebiges Microsoft Office-Dokument auswählen. Dieses Dokument wird automatisch in eine originalgetreue PDF-Datei konvertiert. So werden viele der Konvertierungsfehler eliminiert, die oft bei anderen Tools zur PDF-Erstellung auftreten. Benutzende müssen lediglich die Druckeinstellungen aufrufen und auf die Schaltfläche „Drucken“ klicken.

„Durch die Einbindung des PDF Services API ist Drucken deutlich einfacher geworden, da man Dokumente nicht mehr manuell konvertieren muss“, so Togashi. „Weil manuelle Schritte weggefallen sind, kann man auch doppelt so schnell drucken. Arbeitskräfte müssen nicht mehr so lange auf Papier warten und können sich im Satellitenbüro stattdessen auf die Erledigung ihrer eigentlichen Aufgaben konzentrieren.“

Innovative Druckdienste für moderne Büroumgebungen.

Seit der Einbindung des PDF Services API gibt es an den Epson Print Admin-Stationen eine wachsende Zahl von Transaktionen durch wiederholte Benutzende. Das weist darauf hin, dass der Dienst bei den mobilen Teams gut ankommt. Während Epson aktuell nur PDF-Dokumente erstellt, bieten die APIs von Adobe weitere Möglichkeiten für das Unternehmen, um in Zukunft auch andere Dienste einzubinden. Das kann von der Bearbeitung von PDF-Dateien bis zur optischen Zeichenerkennung reichen.

„Die Nutzung des PDF Services API war sehr einfach. Dazu haben eine verständliche Dokumentation sowie Referenzen beigetragen, mit deren Hilfe wir die PDF-Erstellung schnell in unseren Workflow integrieren konnten“, so Takeshi Yamada, Chief Engineer bei der Seiko Epson Corporation. „Mit Unterstützung von Adobe entwickeln wir neue Wege, um den Druck- und digitalen Geschäftsanforderungen verteilter Mitarbeitender gerecht zu werden.“

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