La technologie au service de la science.
Merck révolutionne son processus d’achat en dématérialisant ses workflows à l’aide d’Adobe Sign.
1 400 %
PLUS RAPIDE
Délai de signature réduit de 7,5 jours à une demi-journée
Produits:
Objectifs
Éliminer les processus manuels pour favoriser les tâches créatrices de valeur ajoutée
Améliorer l’expérience des collaborateurs via des solutions plus simples et innovantes
Réduire le gaspillage et les coûts liés au traitement des documents imprimés
Résultats
1 400 % PLUS RAPIDE Délai de signature réduit de 7,5 jours à une demi-journée
INTÉGRATION étroite avec les systèmes d’achats tiers
Possibilité de signer EN TOUT LIEU avec l’accès sur les appareils mobiles
Plus rapide, le nouveau processus RÉDUIT LE DÉLAI D’ATTENTE des commandes urgentes
« Grâce à Adobe Sign, nous avons mis un terme aux processus papier fastidieux. Nous tirons parti de la transformation digitale pour proposer de meilleures expériences à toutes les parties prenantes : collaborateurs, partenaires et clients. »
Dimitri Metzger
Coordinateur du programme de signatures électroniques, Merck
350 ans d’innovations scientifiques
En 1668, Friedrich Jacob Merck devient propriétaire d’une pharmacie à Darmstadt, en Allemagne. Au fil du temps, ce commerce familial deviendra Merck KGaA, l’une des plus grandes entreprises pharmaceutiques au monde, implantée dans 66 pays. Dans ses trois principaux domaines d’activité — médecine, sciences de la vie et matériaux hautes performances —, Merck domine le secteur en développant des médicaments, produits chimiques, technologies et solutions hautement innovants, qui contribuent à changer la vie de plusieurs millions de personnes.
« Cette année, nous fêtons 350 ans de contributions aux progrès scientifiques », annonce Florian Wies, responsable des services et projets informatiques chez Merck. « La clé de la longévité de l’entreprise réside dans sa capacité à se réinventer constamment. C’est la base de nos innovations, et cela explique notre adoption de la transformation digitale. »
La recherche est un élément essentiel de toutes les activités de Merck. Ces études approfondies supposent une documentation méticuleuse, surtout dans des domaines aussi réglementés que les produits pharmaceutiques. Auparavant, les processus de documentation reposaient sur le papier et s’avéraient extrêmement fastidieux. Merck souhaitait transformer ces processus manuels et éliminer les complications administratives, pour que son personnel puisse se concentrer sur les tâches créatrices de valeur ajoutée. «
L’expérience de nos collaborateurs est essentielle. Leur degré de satisfaction a une influence directe sur leur productivité et la qualité de leur travail. Au final, cela donne lieu à des solutions plus innovantes et efficaces pour nos clients », estime Florian Wies. « Pour cette raison, nous sommes convaincus qu’en offrant à nos collaborateurs des méthodes de travail reposant sur des processus simples, nous contribuons à la réussite de l’entreprise. »
Merck souhaitait simplifier et dématérialiser les processus de documentation utilisés par le personnel. La solution devait être suffisamment intuitive pour instaurer une expérience utilisateur fluide dès le départ, sans phase d’apprentissage étendue.
Merck a obtenu la convivialité recherchée avec Adobe Sign, la solution de signature électronique d’Adobe Document Cloud. Grâce à Adobe Sign, l’entreprise a pu mettre en oeuvre des workflows documentaires entièrement digitaux, comprenant les signatures et les validations. Le déploiement lui-même s’est avéré extrêmement simple, Merck s’appuyant sur l’authentification unique (SSO) pour gérer facilement ses utilisateurs.
« Adobe Sign facilite notre transformation digitale. Désormais, nos collaborateurs peuvent se consacrer pleinement à leur importante contribution aux innovations scientifiques, grâce auxquelles Merck change la vie de millions de personnes. »
Dimitri Metzger
Coordinateur du programmede signatures électroniques, Merck
Gain d’une semaine dans le délai de signature des contrats
Merck est une multinationale dont les employés, répartis aux quatre coins du monde, doivent régulièrement collaborer. Auparavant, cette dispersion géographique allongeait souvent les délais des workflows impliquant des documents imprimés. Par exemple, les contrats d’achat nécessitent généralement au moins deux signatures : celle du chef de service concerné et celle du service Achats.
Cette procédure imposait d’imprimer un exemplaire du contrat et de l’envoyer par courrier à un chef d’équipe sur un autre site. Après avoir signé le contrat, le responsable le renvoyait par la poste pour validation par le service Achats, situé dans d’autres locaux. Les risques de retard étaient importants, les documents pouvant être égarés en cours de route ou oubliés sur le bureau d’un responsable très occupé.
Avec Adobe Sign, l’entreprise a pu mettre en place un workflow digital fluide. De 7,5 jours, le délai de signature moyen des contrats d’achat est passé à une demi-journée. La rapidité et la simplicité d’utilisation s’expliquent en partie par les nombreuses intégrations avec les solutions métier en place.
Les collaborateurs du service Achats peuvent initier le workflow de signature d’un contrat en quelques clics depuis un tableau de bord. Les contrats finalisés étant conservés au format digital, le stockage et la consultation des anciens dossiers sont bien plus simples et économiques. Désormais, pour revérifier les conditions d’un contrat, il n’est plus nécessaire de se rendre sur un site d’archivage externe : une connexion à Adobe Sign suffit.
Bientôt, l’entreprise franchira une nouvelle étape en mettant en place une intégration entre Adobe Sign et SAP Ariba, son logiciel d’achats.
« Grâce aux API standard d’Adobe Sign, nous pouvons intégrer la solution de signature avec les outils et systèmes déjà en place », précise Rahul Jain, chef de projet en charge des activités de recherche et développement appliquées aux technologies métier chez Merck. « Les utilisateurs peuvent lancer et superviser le processus de signature électronique depuis leurs logiciels habituels, sans devoir se former à une nouvelle solution. Ce système offre une grande simplicité d’utilisation, synonyme de productivité pour nos collaborateurs. »
Le processus de signature est tout aussi simple pour les destinataires des contrats : ils reçoivent un e-mail contenant un lien leur permettant de consulter et de signer le document sur tout type d’appareil, y compris un téléphone portable.
En réduisant le délai de signature des contrats d’achat, Merck peut désormais s’approvisionner plus rapidement. Les retards diminuent, de même que les délais d’attente des commandes urgentes.
« Avant le déploiement d’Adobe Sign, il était impossible d’accélérer le processus de signature, car nous dépendions de la poste, sur laquelle nous n’avons aucune influence », explique Florian Wies. « Désormais, nous maîtrisons chaque étape du processus. Nous pouvons surveiller le statut d’un document dans le workflow, et envoyer automatiquement ou manuellement des e-mails de rappel au signataire en quelques clics, ce qui nous a permis de diminuer considérablement les retards en matière d’achats. »
Merck compte réaliser 5 000 transactions d’achat au cours de sa première année d’utilisation d’Adobe Sign, notamment avec des accords de confidentialité, des contrats-cadres et des contrats de services — des documents pouvant contenir une quinzaine de pages. La suppression de leur impression a d’ores et déjà eu un impact considérable sur l’environnement : d’après les estimations, pas moins de deux tonnes de bois et 53 000 litres d’eau ont ainsi été économisés en huit mois.*
« Innover, c’est être constamment à la pointe de la technologie », affirment Florian Wies et Dimitri Metzger. « Adobe Sign facilite notre transformation digitale. Désormais, nos collaborateurs peuvent se consacrer pleinement à leur importante contribution aux innovations scientifiques, grâce auxquelles Merck change la vie de millions de personnes. »
* Gains pour l’environnement évalués à l’aide du Calculateur des ressources économisées d’Adobe Document Cloud.
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