Découvrez des solutions digitales qui simplifient la vie.

Les gens ont de plus en plus envie de se faire vraiment plaisir, que ce soit chez eux ou en retrouvant leur restaurant préféré après une longue absence. Restaurateurs, hôteliers, retailers : ils jouent tous un rôle important dans notre approche de la vie. Les différents confinements ont révélé leur importance lorsque le secteur de la restauration était fermé, créant un énorme vide.

Les solutions digitales proposées par METRO AG simplifient nombre des processus des entrepreneurs indépendants au quotidien. Cette entreprise commerciale soutient ainsi la transformation digitale des petites et moyennes entreprises via DISH, une plateforme de commandes, de réservations et de catalogues en ligne à destination des restaurateurs. En interne, la question de la dématérialisation ressurgit dans un certain nombre de processus, notamment dès qu’une signature est nécessaire au cours du cycle de vie de l’employé. Grâce à Adobe Acrobat Sign, les contrats de travail et de livraison peuvent désormais être signés par voie électronique plutôt que manuellement.

Comment éliminer totalement les formulaires papier ?

L’objectif de METRO AG est de regrouper tous les processus documentaires liés au cycle de vie des employés (de la date de leur embauche jusqu’au jour de leur départ) dans un système digital. Cet objectif ne pouvait être atteint avec les anciens processus de signature sur des documents papier, classés dans des dossiers. « C’est pourquoi nous nous sommes posé la question suivante : ‘Comment éliminer totalement les formulaires papier ?’. La réponse ? Grâce aux signatures électroniques via Adobe Acrobat Sign », rappelle Thomas Oploh, responsable de la gestion de projets RH/IT, en charge de la stratégie digitale de l’IT pour les ressources humaines chez METRO AG.

Avec une « ergonomie extraordinaire », il est possible de fédérer une entreprise internationale.

METRO AG utilise Adobe Acrobat Sign régulièrement depuis août 2017. Pour Thomas Oploh, l’architecture cloud d’Adobe Acrobat Sign est la meilleure approche à adopter par rapport à l’usage prévu. Au départ, l’équipe IT était favorable au développement d’une solution interne, ce qui passait par l’hébergement de toutes les données d’entreprise en local. Toutefois, l’élaboration et la mise en service d’une solution fixe pour un groupe international représentent une tâche titanesque, comparé à un outil web, beaucoup plus facile à déployer. METRO AG a donc interrompu le développement et s’est intéressé à Acrobat Sign.

« Le déploiement d’Adobe Acrobat Sign a été extrêmement simple, ne nécessitant ni implémentation complexe, ni formation intensive. En gros, nous nous sommes contentés de créer les utilisateurs. Le fonctionnement est assez intuitif, et l’ergonomie tout bonnement exceptionnelle », précise Thomas Oploh.

Le service RH de Metro AG a commencé par introduire les signatures électroniques. Qu’il s’agisse de recrutement, de formation, d’augmentations de salaires ou de régimes de retraite, c’est Adobe Acrobat Sign qui a été utilisé pour la grande majorité des processus de signature dans le cadre du cycle de vie des 40 000 collaborateurs de METRO dans le monde.

Fort de son expérience positive, le groupe commercial a élargi l’utilisation des signatures électroniques aux achats. Les fournisseurs qui livrent leurs marchandises aux grossistes METRO en Allemagne et, de plus en plus, à l’international, utilisent tout simplement un appareil digital pour signer le contrat reçu par e-mail avec Adobe Acrobat Sign.

Tout est bouclé en dix heures, contre dix jours auparavant.

En tant que responsable du produit Adobe Acrobat Sign chez METRO AG, Thomas Oploh est également chargé de déployer l’application en dehors du service RH. Au total, 1 400 collaborateurs au sein du groupe utilisent actuellement Adobe Acrobat Sign pour lancer les processus de signature de quelque 200 types de documents. La solution digitale permet de gérer plus de 20 000 signatures par an. Elle fait gagner un temps précieux aux employés à chaque utilisation. Dans certains cas, le processus est bouclé 28 fois plus vite.

« Avec Adobe Acrobat Sign, toutes les signatures requises sont obtenues dans un délai moyen de dix heures. En comparaison, l’ancienne procédure fait bien mauvaise figure, dans la mesure où les processus, envoi postal compris, prenaient jusqu’à dix jours », précise Thomas Oploh.

Le responsable IT voit également une valeur ajoutée dans la cohérence du workflow, qui relègue les disruptions des médias aux oubliettes. « Adobe Acrobat Sign a largement contribué à la dématérialisation de nos processus. Au lieu d’imprimer et de numériser des documents, nous les traitons et les enregistrons par voie électronique. »

Adobe Acrobat Sign a ainsi permis à METRO AG de devenir une entreprise moderne et flexible. Même si c’était déjà le cas auparavant, c’est devenu une évidence au début de la pandémie de COVID-19 au printemps 2020. Grâce aux signatures électroniques, de nombreux collaborateurs ont pu commencer à télétravailler sans aucune période de transition. Cela n’aurait pas été possible sans Adobe Acrobat Sign », précise Thomas Oploh.

Pour le responsable IT, Adobe Acrobat Sign a transformé une tâche fastidieuse en processus qui est agréable et rapide pour les signataires autorisés et peut avoir lieu à part. Les nouvelles recrues ont ainsi l’image d’un employeur moderne. Les fournisseurs sollicités au dernier moment sont contents que les formalités contractuelles puissent être réglées en fonction des besoins.

Les collaborateurs ont le temps de se focaliser sur l’expérience client.

C’est pourquoi l’intérêt pour Adobe Acrobat Sign ne cesse de croître au sein des différents services de METRO, avec un nombre d’utilisateurs qui augmente de jour en jour. Thomas Oploh n'a quasiment jamais à répondre à aucune question. La tâche du support IT est ainsi allégée, ce qui libère du temps pour d’autres interventions et permet aux collaborateurs de METRO de proposer des expériences de pointe à l’ensemble des grossistes en bénéficiant au quotidien des meilleurs équipements IT possibles. « Adobe Acrobat Sign est un super produit IT qui m’a conquis à tous les niveaux », affirme Thomas Oploh.

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