Sono i dipendenti a determinare il successo di un business. In CHG Healthcare, “Putting People First” (prima le persone) è il motto dell’organizzazione, che si impegna per fare la differenza nella vita delle persone, dei clienti e delle comunità. L’impegno di CHG per migliorare continuamente la produttività dei dipendenti ha portato l’azienda a ripensare i processi di marketing principali, comprese le responsabilità e i sistemi tradizionali di project management, e a adottare Adobe Workfront per ottenere maggiori visibilità, trasparenza, collaborazione e qualità sul lavoro.

“La nostra cultura dipende molto dalle persone”, spiega Amy Pett, direttrice del reparto di marketing project management presso CHG Healthcare. “Prima misuravamo il successo da quello che le persone pensavano del lavoro, che è comunque una cosa importante, ma Workfront ci ha permesso di avere dei dati a sostegno di questo.”

CHG Healthcare, fondata nel 1979, è una società leader nell’ambito del personale sanitario ed è il più grande fornitore di professionisti del settore in tutti gli Stati Uniti. Nonostante i suoi marchi di fiducia, CompHealth, Weatherby Healthcare, RNnetwork, Foundation Medical Staffing e Global Medical Staffing, l’azienda si occupa anche del posizionamento temporaneo e permanente di medici, professionisti sanitari e infermieri nelle strutture sanitarie di tutta l’America.

La sfida

Nella cultura basata sulle persone di CHG, il successo dei progetti di marketing era spesso determinato da come si sentivano i dipendenti, perché i coordinatori dei progetti avevano un solo strumento di gestione delle attività per acquisire le richieste di lavoro dai team interni del marchio e della comunicazione. Tutta la pianificazione dei progetti veniva registrata in Microsoft Excel e sviluppata in JIRA, che teneva separati e disconnessi la creazione della roadmap del marketing e dello sviluppo web e i lavori in corso.

Dove aver istituito un team e degli standard per la gestione dei progetti formale tre anni fa, CHG ha nominato un project leader, che ha cominciato a cercare un modo per sostituire il sistema esistente con uno che migliorasse i processi dei flussi di lavoro creativi, fornendo visibilità sulla capacità delle risorse e supportando la pianificazione della capacità. Inoltre, l’azienda sperava di utilizzare la stessa soluzione di gestione del lavoro per i progetti creativi e per le iniziative di sviluppo web.

“Ho subito capito che non potevamo semplicemente sostituire un sistema creativo. Dovevamo collegare meglio il lavoro tra diversi team e pianificare al contempo i progetti futuri”, ricorda Pett.

La soluzione Adobe Workfront

Oggi Workfront è il sistema di registrazioni operativo e di marketing di CHG. Questa piattaforma digitale viene utilizzata per acquisire, tracciare e gestire le richieste di lavoro, aggiungendo dati qualitativi alle informazioni che vengono regolarmente fornite dai dipendenti. Sono quasi 100 i dipendenti del reparto marketing di CHG, che lavorano nelle agenzie creative, allo sviluppo web, nelle comunicazioni aziendali e nelle relazioni pubbliche, che ora si affidano a questa soluzione di gestione del lavoro per supportare le richieste aziendali e della famiglia CHG di sei marchi diversi dedicati al pubblico di fornitori sanitari. Anche se aveva inizialmente proposto Workfront solo ai membri del team creativo e a chi lo aveva richiesto, l’azienda si è subito resa conto del valore apportato dall’inserimento dei processi del team di sviluppo web in una soluzione unica per comunicare, documentare, connettersi e segnalare meglio lo stato dei lavori di marketing.

Lavoro centralizzato e pianificazione della capacità

CHG utilizza Workfront per automatizzare e accelerare il ciclo di vita completo del lavoro, permettendo quindi di mettere sempre le persone davanti a tutto. La piattaforma di gestione del lavoro aziendale centralizza e standardizza le richieste, collega i flussi di lavoro digitali, migliora la collaborazione e consente ai team di concentrarsi sulle attività da completare.

Ad esempio, CHG ha automatizzato mezza dozzina di moduli di richiesta creativi in Workfront. Ora, in base alle risposte alle domande, il sistema applica il modello giusto e assegna il lavoro al dipendente più adatto. Dal momento dell’implementazione delle code delle richieste in Workfront, CHG ha ridotto significativamente il numero di favori aggiuntivi che i marketer dovevano fare ai colleghi dopo aver comunicato in privato o tramite e-mail.

“Workfront ci aiuta a mettere sempre davanti a tutto le persone, che sono sempre in prima linea nel lavoro”, dice Pett.

Oltre al miglioramento dei processi, CHG sta utilizzando i dati di Workfront per ottenere informazioni importanti sulle tendenze dei carichi di lavoro, in modo che i project manager riescano a gestire più efficacemente la capacità. A supporto della sua cultura basata sulle persone, ora CHG ha dei dati sull’utilizzo affidabili e in tempo reale che la aiutano a individuare eventuali problemi di coinvolgimento e successo rilevando i disequilibri nella capacità dei carichi di lavoro più rapidamente.

Secondo Pett, “nel caso di una project manager particolarmente efficiente, senza Workfront non ci saremmo mai resi conto del fatto che aveva un carico di lavoro eccessivo. Il suo ritmo era insostenibile e avrebbe sicuramente avuto un esaurimento, ma siamo riusciti a togliere parte del carico di lavoro in tempo e lei ne è rimasta molto contenta. Ora, la project manager contribuisce comunque in altri modi molto rilevanti, perché ha la capacità per aggiungere valore. Inoltre, apprezza molto il fatto che l’azienda abbia risposto alle sue esigenze risolvendo il suo problema”.

In molti casi, Workfront ha permesso a CHG di essere più cosciente della quantità di lavoro che i project manager assegnano ogni volta. Le attività di marketing ora vengono distribuite in incrementi più gestibili (ad esempio, tre lavori da finire entro la settimana e quattro per la successiva) e non vengono più assegnati 15 lavori insieme da completare entro la fine del mese. “Workfront ci aiuta a raggruppare il lavoro in modo più efficiente, utilizzando i dati per giustificare la crescita dei team e delle opportunità”, racconta Pett.

Project management con Agile e Waterfall

Anche le funzionalità di project management Agile di Workfront aiutano i project manager di CHG a bilanciare meglio i carichi di lavoro, permettono ai dipendenti di adattarsi al cambiamento di priorità e migliorano la collaborazione fra team. I project manager di CHG che lavorano con più marchi impostano i progetti in base al backlog del team di marketing. Lo sviluppo web ha un team molto variegato che esegue degli sprint di due settimane in Workfront. I dettagli vengono inseriti in diversi moduli personalizzati di Workfront e i project manager pianificano man mano tramite il backlog utilizzando la board Scrum per gestire le attività giornaliere e tracciare le ore per la pianificazione della capacità.

“Gestiamo in Workfront tutto ciò che è legato a questa funzione, come la pianificazione di sprint, gli aggiornamenti giornalieri, l’assegnazione di priorità o la scrematura dei backlog, lo story boarding, le stime, la revisione dell’iterazione, la retrospettiva”, spiega Pett.

Per i project manager di CHG, molte delle funzionalità di Workfront semplificano la gestione dei progetti in Agile. Ad esempio, la visualizzazione del team Agile permette ai project manager di creare e organizzare i team Agile, visualizzare e gestire i backlog dei team, pianificare gli sprint attuali e futuri e revisionare quelli passati. I backlog dei team vengono utilizzati per raccogliere tutte le richieste e le attività pianificate in un unico posto, fornendo visibilità completa sui carichi di lavoro e consentendo ai project manager di gestire e modificare le priorità di sviluppo web quando necessario.

Inoltre, la pianificazione di sprint in Workfront consente loro di impostare e gestire facilmente ogni sprint, come anche di popolarli con nuove attività, selezionare la capacità e l’ambito di un team, impostare l’arco temporale degli sprint e dare un codice colore alle attività. I grafici del lavoro mostrano e misurano il progresso dello sprint di un team in tempo reale e forniscono una previsione della data di completamento in base al ritmo di lavoro. Le storyboard interattive, invece, mostrano il lavoro contrassegnandolo come pianificato, in attesa di approvazione o completo e indicando anche il numero delle attività e delle ore completate come avanzamento delle attività.

Oltre allo sviluppo web, i team di CHG delle comunicazioni aziendali e delle pubbliche relazioni utilizzano Workfront per gestire i calendari editoriali e i requisiti di pubblicazione per social media, blog, campagne e-mail e molto altro. Anche tutti i test A/B delle e-mail dei clienti vengono tracciati nelle board personalizzate in Workfront.

Questa soluzione di gestione del lavoro è ideale anche per i progetti di sviluppo in Agile e il lavoro creativo gestito con metodologie Waterfall più tradizionali. Con il supporto effettivo di entrambi i modelli, CHG riesce a utilizzare una board combinata in Workfront per i progetti più ampi, ad esempio i refresh dei marchi.

Dashboard e report in tempo reale

Ora i project manager e i marketer riescono a visualizzare e tracciare facilmente il lavoro esistente, cosa c’è in programma e quali progetti sono già stati completati in Workfront. L’accesso rapido a importanti dettagli e scadenze di progetto aiutano l’azienda che si occupa di personale sanitario di rimanere concentrata sul lavoro. Mentre prima i report consistevano in una lista di lavori in corso, ora CHG vi inserisce più dettagli, come i lavori in sospeso e il mantenimento del lavoro.

Secondo Pett, “responsabili e richiedenti hanno la libertà di entrare in Workfront, visualizzare una richiesta di progetto, effettuare un aggiornamento, fare una domanda e aggiornare o visualizzare lo stato delle attività. Prima bisognava dare la caccia a qualcuno per scoprire cosa stava succedendo”.

Vantaggi

Un team di sei project manager e coordinatori di CHG gestisce attualmente circa 200 progetti all’anno in Workfront; tuttavia, con la crescita del marchio crescerà anche il lavoro. L’avanzamento di carriera è stato un vantaggio inaspettato dell’implementazione di Workfront per i project manager di CHG. Uno è stato riconosciuto con leader di ispirazione e come migliore del suo reparto e altri tre hanno ricevuto una promozione. Nel loro caso, Workfront è stato riconosciuto come il valore che hanno apportato al reparto marketing e che ha permesso di rafforzare e connettere i dipendenti di CHG, consacrandolo come testamento del motto “Putting People First” dell’azienda. A livello di marketing, CHG ha ottenuto grandi vantaggi dopo l’implementazione di Workfront:

• Aumento della visibilità e della trasparenza
  Prima il team di marketing di CHG non sapeva praticamente niente di come sarebbe stato il lavoro nelle tre settimane successive. Ora, invece, lo prevede tre mesi prima e i project manager possono prepararsi per tutto il lavoro che i team del marchio hanno intenzione di acquisire. “La visibilità e trasparenza tra i reparti hanno fatto la differenza. Ora, quando lavoriamo su più canali, abbiamo tutto molto chiaro”, dice Pett.
• Introduzione della pianificazione della capacità
  Ogni venerdì mattina, i project manager partecipano a una riunione sulla capacità per rivedere le assegnazioni della settimana precedente e preparare quelle della successiva. In questa occasione, il team controlla i report di Workfront e discute problemi e ostacoli previsti per il completamente delle attività. Avendo tutte le informazioni sul lavoro attuale e futuro, così come le tendenze, i project manager riescono a fare delle assegnazioni più intelligenti e più equilibrate. Inoltre, ora vengono considerati i dati sulla capacità per prendere decisioni, giustificando la crescita nel team e le nuove opportunità.
• Miglioramento della definizione e della qualità del lavoro
  Prevedendo le ore (invece che il numero di lavori) in Workfront, i project manager hanno un’idea più chiara di cosa serve per ogni progetto e di come pianificare le relative tempistiche di lavoro. I dipendenti creativi e quelli dello sviluppo web hanno la visibilità sui progetti che possono essere completati rapidamente e che richiedono più concentrazione e questo assicura che ognuno abbia il tempo di cui ha bisogno per completare più attività legate ai contenuti. Con l’evolversi dei team, anche il ritmo di lavoro si è evoluto. Se prima i dipendenti dovevano rispondere alle richieste di lavoro, ora i project manager pianificano e prevedono i progetti, quindi i membri del team sanno quali attività riceveranno e quali risorse avranno a supporto. “C’è più focus e la qualità del lavoro è migliore, quindi anche i lead sono migliori”, afferma Pett.
• Aumento della collaborazione e dell’efficienza
  Workfront ha flussi di lavoro CHG connessi e permette quindi a tutti di comprendere le priorità dei team creativi e del web. I reparti, a loro volta, sono più concentrati e più efficienti. Viene completato più lavoro effettivo e più velocemente e la collaborazione tra team è migliorata grazie alla visibilità fornita da Workfront. Quando il team web è passato a Workfront, CHG ha potuto perfezionare i processi Agile e Scrum in modo che funzionassero in modo meccanico.
• Incremento del coinvolgimento dei dipendenti
  Tra i successi principali di Workfront, secondo Pett, c’è il fatto che i dipendenti sono più coinvolti e più felici, perché hanno accesso a dati precisi e in tempo reale. Inoltre, hanno la certezza che i project manager smisteranno le attività in modo da assicurare un equilibrio corretto dei loro carichi.

“Con l’evoluzione del ruolo della gestione dei progetti in CHG, avere un sistema di registrazione delle operazioni ci ha permesso di eseguire una transizione di successo: da registrare ordini a diventare un partner di pianificazione strategica. Per chi come me si occupa da molto di gestione dei progetti, Workfront è un cambiamento enorme ed entusiasmante”, conclude Pett.

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