Da più di 80 anni Seiko Epson Corporation (Epson) detta gli standard dell’innovazione. All’inizio era un piccolo produttore di componenti di precisione per orologi, ma da allora l’azienda è cresciuta fino a diventare uno dei nomi più importanti nel settore della robotica, dei proiettori, dei semiconduttori e dei sensori. Molti consumatori e persone che lavorano in ufficio conoscono Epson soprattutto come marchio affidabile di stampanti e fotocopiatrici per uso commerciale e industriale: la EP-101 è stata la prima mini-stampante a livello globale e le macchine Epson si trovano nelle case e negli uffici di tutto il mondo.

Di recente Epson ha iniziato a estendere i propri servizi anche a persone che lavorano in uffici decentrati e affittano uno spazio di lavoro per pochi minuti o alcune ore, ad esempio per partecipare a una videoconferenza, collegarsi al Wi-Fi o tenere una breve riunione.

In alcuni di questi uffici decentrati ora sono disponibili stampanti Epson con Epson Print Admin, per permettere alle persone di stampare documenti in modo più sicuro mentre vanno a una riunione. E grazie all’API dei servizi Adobe PDF, parte dei servizi Adobe Acrobat, Epson consente di stampare file di Microsoft Office in modo rapido, semplice e preciso.

“Con il diffondersi del lavoro da remoto e degli uffici decentrati, i team hanno bisogno di ambienti di lavoro affidabili e sicuri ovunque si trovino”, afferma Tatsuya Mine, rappresentante tecnico presso Epson. “L’API dei servizi Adobe PDF ci ha aiutato a migliorare i servizi di stampa, rendendo gli uffici decentrati condivisi ambienti sicuri e funzionali, al pari di qualsiasi altro edificio aziendale”.

Un processo di stampa più facile e sicuro

L’approccio di Epson Print Admin alla stampa aziendale punta alla massima sicurezza: solo gli utenti registrati possono stampare, fotocopiare o scansionare documenti, e il materiale viene rilasciato dalla coda di stampa solo dopo che l’utente accede alla stampante. Per farlo può essere necessario immettere un nome utente e una password o passare una tessera ID davanti al lettore apposito. Gli uffici decentrati cercavano, però, un metodo ancora più universale, che permettesse a qualsiasi utente registrato di stampare senza doversi ricordare una password o portare con sé una tessera.

Ecco quindi che Epson ha incorporato in Epson Print Admin un sistema di riconoscimento facciale sviluppato da Panasonic System Solutions Japan per alcuni uffici decentrati in Giappone. In questo modo gli utenti registrati non devono fare altro che posizionarsi davanti a un tablet e attendere l’autorizzazione da parte del riconoscimento facciale, in tutta semplicità.

“La sicurezza è fondamentale, soprattutto quando il personale di diverse aziende condivide lo stesso ufficio”, afferma Hiroshi Matsumoto, team leader presso Epson. “Il riconoscimento facciale permette di tutelare la riservatezza dei documenti stampati in modo più facile e sicuro rispetto a una password o a una tessera ID. Siamo ancora in fase di sperimentazione, ma è possibile che presto il riconoscimento facciale sarà disponibile anche in altri uffici decentrati in tutto il Giappone”.

Gli uffici decentrati avevano richiesto anche una versione senza driver di Epson Print Admin, per ridurre gli aggiornamenti e i rischi per la sicurezza che comportano driver e software installati. Tuttavia, la versione senza driver poteva stampare solo documenti PDF, e non i documenti di Microsoft Office, più diffusi tra gli utenti aziendali. Gli utenti, quindi, dovevano prima convertire i documenti di Microsoft Office sui loro dispositivi personali e poi caricare i PDF nel cloud per stamparli. Epson ha voluto migliorare l’efficienza e la comodità di questo sistema integrando la conversione automatica dei documenti di Microsoft Office prima della stampa.

“Quando abbiamo comunicato a Microsoft l’esigenza di convertire i documenti in PDF in modo veloce e preciso, ci è stato consigliato di usare l’API dei servizi Adobe PDF”, racconta Koki Togashi, responsabile presso Epson.

Con la funzione Crea PDF, l’utente può selezionare qualsiasi documento di Microsoft Office dall’interfaccia di Epson Print Admin. Questo viene quindi convertito in automatico in un file PDF ad alta fedeltà, evitando molti errori di conversione che potrebbero verificarsi usando altri tipi di strumenti di conversione PDF. L’utente non deve fare altro che selezionare le impostazioni di stampa e fare clic sul pulsante di avvio.

“Grazie all’integrazione dell’API dei servizi PDF, la stampa risulta molto più semplice e non c’è più bisogno di convertire manualmente i documenti”, afferma Togashi. Inoltre, senza i passaggi manuali, i tempi di stampa sono dimezzati. Le persone perdono meno tempo ad aspettare i fogli stampati e possono quindi dedicarsi di più al proprio lavoro nell’ufficio decentrato”.

Servizi di stampa innovativi per gli uffici moderni

Dopo l’integrazione dell’API dei servizi PDF, le postazioni Epson Print Admin hanno registrato un aumento del numero di transazioni effettuate da utenti abituali, a dimostrazione del fatto che il servizio sta riscuotendo successo tra il personale mobile. Sebbene al momento sia prevista solo la creazione di documenti PDF, le API Adobe potrebbero offrire all’azienda la possibilità di integrare altri servizi in futuro, dalla modifica dei PDF al riconoscimento ottico dei caratteri (OCR).

“Lavorare con l’API dei servizi PDF è stato molto semplice, grazie alla documentazione chiara e al materiale di riferimento che ci hanno permesso di integrare rapidamente la funzione Crea PDF nel nostro flusso di lavoro”, afferma Takeshi Yamada, responsabile tecnico presso Seiko Epson Corporation. “Insieme ad Adobe stiamo sviluppando nuovi modi per rispondere alle esigenze di stampa e digitali del personale dislocato”.

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