Online-Umsatzsteuer in den USA – was darunter zu verstehen ist, wann sie einzuziehen ist und wie ihr Compliance sicherstellt.

Online-Händler müssen die Online-Umsatzsteuer verwalten, um Compliance sicherzustellen, was sich als schwierig erweisen kann. Zu diesen Schwierigkeiten gehört, den Überblick über die verschiedenen Steuersätze zu behalten (die Umsatzsteuer wird in den USA auf Ebene der einzelnen Bundesstaaten erhoben, sodass sich die Pflichten zur Abführung sowie die Höhe der Steuer von Bundesstaat zu Bundesstaat unterscheiden). Außerdem müsst ihr wissen, in welchen Bundesstaaten ein Umsatzsteuer-Nexus (Präsenz, die zu einer Steuerpflicht führt) besteht.

Wenn ihr ausführlicher über Online-Steuergesetze informiert seid, könnt ihr besser ermitteln, wann und wie viel Umsatzsteuer ihr von eurer Kundschaft erheben müsst, damit euer Unternehmen gesetzeskonform bleibt.

Um die Online-Umsatzsteuer zu erläutern, werden in diesem Artikel die folgenden Themen behandelt:

• Was ist Online-Umsatzsteuer?
• Müsst ihr bei Online-Verkäufen Umsatzsteuer erheben?
• Umsatzsteuer-Nexus.
• Einzelstaatliche Gesetze zum Economic Nexus.
• Risiken bei nicht ordnungsgemäßer Verwaltung der Umsatzsteuer.
• So bleibt ihr umsatzsteuerkonform.
• Umsatzsteuer-Tipps für den E-Commerce.
• Erste Schritte rund um die Online-Umsatzsteuer.

Was ist Online-Umsatzsteuer?

Bei der Online-Umsatzsteuer handelt es sich um einen kleinen Prozentsatz des Gesamtumsatzes, der von Online-Einzelhändlern automatisch zur Deckung der Steuern erhoben wird. Eine Besonderheit der Online-Umsatzsteuer ist, dass sie von dem US-Bundesstaat erhoben wird, in dem ein betreffendes Produkt verkauft wird, sodass die Online-Umsatzsteuer – mit einigen Ausnahmen – je nach US-Bundesstaat variiert.

Müsst ihr bei Online-Verkäufen Umsatzsteuer erheben?

Ihr müsst die Umsatzsteuer auf Online-Verkäufe erheben, wenn euer Unternehmen in dem US-Bundesstaat, in dem eure Kundschaft ansässig ist, physisch präsent ist, was als Nexus bezeichnet wird, und wenn das betreffende Produkt in diesem Bundesstaat steuerpflichtig ist. Es gibt jedoch einige Besonderheiten – das Wayfair-Urteil aus South Dakota von 2018 ist ein Beispiel hierfür. Nach Kritik an der Bevorteilung außerstaatlicher Verkäufer hat der US-Bundesstaat South Dakota ein Gesetz erlassen, wonach die Umsatzsteuer so erhoben und abgeführt werden muss, als ob der Verkäufer eine physische Präsenz im Bundesstaat hätte.

Da die meisten US-Bundesstaaten von Online-Unternehmen die Erhebung von Umsatzsteuer verlangen, ist es ratsam, sich zu informieren, um zu wissen, was die einzelnen Bundesstaaten erwarten.

Umsatzsteuer-Nexus.

Von Umsatzsteuer-Nexus ist dann die Rede, wenn der Kundschaft in einem Bundesstaat Umsatzsteuer berechnet wird, da das betreffende Unternehmen nach den Gesetzen des jeweiligen Bundesstaates dort ausreichend präsent ist. Was als „ausreichende“ physische Präsenz eines Unternehmens gilt, ist von Bundesstaat zu Bundesstaat unterschiedlich.

Ein Nexus liegt in der Regel dann vor, wenn sich ein Geschäftssitz oder ein Warenlager im betreffenden Bundesstaat befindet, Mitarbeitende in dem Bundesstaat ansässig sind, Dropshipping von diesem Bundesstaat aus betrieben wird oder Produkte vorübergehend auf einer Messe oder einer ähnlichen Veranstaltung verkauft werden.

Nachfolgend sind die vier häufigsten Umstände aufgeführt, die nach Angaben des Sales Tax Institute zu einem Umsatzsteuer-Nexus in einem bestimmten Bundesstaat führen.

1. Marketplace Nexus. Ihr betreibt einen E-Commerce-Marktplatz, der Verkäufern eine Infrastruktur bietet, z. B. Zahlungsabwicklung oder Kunden-Service.
2. Click-through Nexus. Euer außerhalb ansässiges Unternehmen zahlt eine Provision an ein Unternehmen in dem Bundesstaat für eine Empfehlung oder einen Verkauf über einen Link. Hierfür gelten Mindestumsatzgrenzen.
3. Affiliate Nexus. Euer außerhalb ansässiges Unternehmen hat eine Niederlassung in dem Bundesstaat, um Produkte zu vermarkten und zu verkaufen. Nicht immer ist gemeinsames Eigentum an dem betreffenden Unternehmen erforderlich und nicht in jedem Fall sind Tätigkeiten im Zusammenhang mit dem Verkauf, der Lieferung, dem Service sowie dem Betrieb einer Niederlassung in dem betreffenden Bundesstaat eingeschlossen.
4. Economic Nexus. Euer Unternehmen überschreitet eine bestimmte Anzahl von Verkäufen oder Transaktionen in einem Bundesstaat, auch wenn eine physische Präsenz für Unternehmen nicht erforderlich ist. Jeder Bundesstaat hat eigene Anforderungen an den Economic Nexus, über die ihr euch informieren solltet.

Einzelstaatliche Gesetze zum Economic Nexus.

In den folgenden vier Bundesstaaten müssen E-Commerce-Verkäufer keine Umsatzsteuer erheben: Delaware, Montana, New Hampshire und Oregon. In den übrigen 46 Bundesstaaten und im District of Columbia gelten Gesetze zum Economic Nexus, auf die nachstehend eingegangen wird. Informiert euch unbedingt auf der offiziellen Website des jeweiligen Bundesstaates über die Online-Umsatzsteuer.

1. In Alabama liegt der Schwellenwert für den Economic Nexus bei 250.000 $ (keine staatliche Steuer, nur lokale Steuern).
2. In Alaska liegt der Schwellenwert für den Economic Nexus bei 100.000 $.
3. In Arizona liegt der Schwellenwert für den Economic Nexus bei 100.000 $.
4. In Arkansas liegt der Schwellenwert für den Economic Nexus bei 100.000 $ bzw. der Schwellenwert bei 200 Transaktionen.
5. In Kalifornien liegt der Schwellenwert für den Economic Nexus bei 500.000 $.
6. In Colorado liegt der Schwellenwert für den Economic Nexus bei 100.000 $.
7. In Connecticut liegt der Schwellenwert für den Economic Nexus bei 100.000 $ bzw. der Schwellenwert bei 200 Transaktionen.
8. In Florida liegt der Schwellenwert für den Economic Nexus bei 100.000 $.
9. In Georgia liegt der Schwellenwert für den Economic Nexus bei 100.000 $ bzw. der Schwellenwert bei 200 Transaktionen.
10. In Hawaii liegt der Schwellenwert für den Economic Nexus bei 100.000 $ bzw. der Schwellenwert bei 200 Transaktionen.
11. In Idaho liegt der Schwellenwert für den Economic Nexus bei 100.000 $.
12. In Illinois liegt der Schwellenwert für den Economic Nexus bei 100.000 $ bzw. der Schwellenwert bei 200 Transaktionen.
13. In Indiana liegt der Schwellenwert für den Economic Nexus bei 100.000 $ bzw. der Schwellenwert bei 200 Transaktionen.
14. In Iowa liegt der Schwellenwert für den Economic Nexus bei 100.000 $.
15. In Kansas liegt der Schwellenwert für den Economic Nexus bei 100.000 $ (keine Transaktionen erforderlich).
16. In Kentucky liegt der Schwellenwert für den Economic Nexus bei 100.000 $ bzw. der Schwellenwert bei 200 Transaktionen.
17. In Louisiana liegt der Schwellenwert für den Economic Nexus bei 100.000 $ bzw. der Schwellenwert bei 200 Transaktionen.
18. In Maine liegt der Schwellenwert für den Economic Nexus bei 100.000 $.
19. In Maryland liegt der Schwellenwert für den Economic Nexus bei 100.000 $ bzw. der Schwellenwert bei 200 Transaktionen.
20. In Massachusetts liegt der Schwellenwert für den Economic Nexus bei 100.000 $.
21. In Michigan liegt der Schwellenwert für den Economic Nexus bei 100.000 $ bzw. der Schwellenwert bei 200 Transaktionen.
22. In Minnesota liegt der Schwellenwert für den Economic Nexus bei 100.000 $ bzw. der Schwellenwert bei 200 Transaktionen.
23. In Mississippi liegt der Schwellenwert für den Economic Nexus bei 250.000 $.
24. In Missouri liegt der Schwellenwert für den Economic Nexus bei 100.000 $ (ab dem 1. Januar 2023)
25. In Nebraska liegt der Schwellenwert für den Economic Nexus bei 100.000 $ bzw. der Schwellenwert bei 200 Transaktionen.
26. In Nevada liegt der Schwellenwert für den Economic Nexus bei 100.000 $ bzw. der Schwellenwert bei 200 Transaktionen.
27. In New Jersey liegt der Schwellenwert für den Economic Nexus bei 100.000 $ bzw. der Schwellenwert bei 200 Transaktionen.
28. In New Mexico liegt der Schwellenwert für den Economic Nexus bei 100.000 $.
29. In New York liegt der Schwellenwert für den Economic Nexus bei 500.000 $ bzw. der Schwellenwert bei 100 Transaktionen.
30. In North Carolina liegt der Schwellenwert für den Economic Nexus bei 100.000 $ bzw. der Schwellenwert bei 200 Transaktionen.
31. In North Dakota liegt der Schwellenwert für den Economic Nexus bei 100.000 $.
32. In Ohio liegt der Schwellenwert für den Economic Nexus bei 100.000 $ bzw. der Schwellenwert bei 200 Transaktionen.
33. In Oklahoma liegt der Schwellenwert für den Economic Nexus bei 100.000 $.
34. In Pennsylvania liegt der Schwellenwert für den Economic Nexus bei 100.000 $.
35. In Rhode Island liegt der Schwellenwert für den Economic Nexus bei 100.000 $ bzw. der Schwellenwert bei 200 Transaktionen.
36. In South Carolina liegt der Schwellenwert für den Economic Nexus bei 100.000 $.
37. In South Dakota liegt der Schwellenwert für den Economic Nexus bei 100.000 $ bzw. der Schwellenwert bei 200 Transaktionen.
38. In Tennessee liegt der Schwellenwert für den Economic Nexus bei 100.000 $.
39. In Texas liegt der Schwellenwert für den Economic Nexus bei 500.000 $.
40. In Utah liegt der Schwellenwert für den Economic Nexus bei 100.000 $ bzw. der Schwellenwert bei 200 Transaktionen.
41. In Vermont liegt der Schwellenwert für den Economic Nexus bei 100.000 $ bzw. der Schwellenwert bei 200 Transaktionen.
42. In Virginia liegt der Schwellenwert für den Economic Nexus bei 100.000 $ bzw. der Schwellenwert bei 200 Transaktionen.
43. In Washington liegt der Schwellenwert für den Economic Nexus bei 100.000 $.
44. In Washington liegt der Schwellenwert für den Economic Nexus bei 100.000 $ bzw. der Schwellenwert bei 200 Transaktionen.
45. In Virginia liegt der Schwellenwert für den Economic Nexus bei 100.000 $ bzw. der Schwellenwert bei 200 Transaktionen.
46. In Wisconsin liegt der Schwellenwert für den Economic Nexus bei 100.000 $.
47. In Wyoming liegt der Schwellenwert für den Economic Nexus bei 100.000 $ bzw. der Schwellenwert bei 200 Transaktionen.

Sobald ihr den Grenzwert überschritten habt, müsst ihr Umsatzsteuer von eurer Kundschaft erheben. Wie ihr dabei Risiken vermeidet, wird im nächsten Abschnitt erläutert.

Risiken bei nicht ordnungsgemäßer Verwaltung der Umsatzsteuer.

Unternehmer sind für die Erhebung der Online-Umsatzsteuer verantwortlich. Wenn ihr es versäumt, die Umsatzsteuer direkt von eurer Kundschaft einzuziehen, müsst ihr sie aus eigener Tasche bezahlen. Weitere Folgen einer nicht ordnungsgemäßen Verwaltung der Umsatzsteuer:

• Säumniszuschläge von bis zu 10 %
• Fällige Zinsen
• Einzugsgebühren
• Eventuelle Haftstrafen in einigen Bundesstaaten

Die Vermeidung von Folgekosten bei der Erhebung der Umsatzsteuer erfordert sorgfältige Organisation.

Vier Möglichkeiten, um umsatzsteuerkonform zu bleiben.

Compliance ist schneller gefährdet, als man annehmen mag. Jeder US-Bundesstaat und jedes Unternehmen hat eigene Anforderungen, aber es gibt einige Best Practices, die in den meisten Fällen geeignet sind. Ein guter Anfang sind die folgenden Schritte, die euch bei der Compliance unterstützen.

1. Ermittlung von Steuerpflicht und Nexus.

Der erste Schritt zur Einhaltung der Umsatzsteuerpflicht besteht darin, festzustellen, welche eurer Produkte steuerpflichtig sind und in welchen Bundesstaaten ein Nexus besteht. Bundesstaaten können ein und dasselbe Produkt unterschiedlich bewerten. So ist beispielsweise Kleidung in Pennsylvania nicht steuerpflichtig, sodass auch keine Umsatzsteuer anfällt. Anhand der einschlägigen lokalen Gesetze könnt ihr ermitteln, ob dort ein Nexus vorliegt und welche Umsatzsteuer ihr zu erheben habt.

2. Registrierung für eine Umsatzsteuergenehmigung.

Die Erhebung der Umsatzsteuer ohne entsprechende Genehmigung, „Sales Tax Permit“ genannt, ist in vielen Bundesstaaten rechtswidrig. Ohne eine Genehmigung könnten Unternehmen vorgeben, die Umsatzsteuer zu erheben, und das Geld dann unterschlagen.

Wenn ihr eure Genehmigung erhaltet, wird euch auch mitgeteilt, wie oft ihr die Umsatzsteuererklärung einreichen müsst (beispielsweise monatlich, vierteljährlich oder jährlich). Wendet euch an das Department of Revenue des jeweiligen Bundesstaats, um euch zu registrieren und ausführlicher zu informieren.

3. Erhebung der Umsatzsteuer.

Sobald ihr eure Genehmigung habt, müsst ihr euren Marktplatz oder euren Warenkorb so einrichten, dass die Umsatzsteuer ausgewiesen wird. Jedes Software-Programm setzt dies anders um. Durch Nutzung einer E-Commerce-Plattform lässt sich dieser Prozess jedoch vereinfachen. Eine gute E-Commerce-Lösung sollte genaue Umsatzsteuerberechnungen, Daten für die automatische Erstellung der Steuererklärung, Steuererhebung und Steuerüberweisung sowie unkomplizierten Support und Sicherheit bieten.

Während die meisten Bundesstaaten für Fernverkäufer ausschließlich die Beschaffung am Zielort heranziehen, ist die Beschaffung am Ursprungsort ebenfalls ein wichtiges Kriterium für innerstaatliche Verkäufer. Bundesstaaten mit unterschiedlichen lokalen Steuersätzen können festlegen, ob der am Standort eures Unternehmens (Ursprungsort) geltende Steuersatz oder der am Standort der Kundin bzw. des Kunden (Zielort) geltende Satz angewendet werden soll.

Dadurch wird sichergestellt, dass die Behörden der einzelnen Bundesstaaten den genauen Betrag der von den Käuferinnen und Käufern in deren Gerichtsbarkeit erhobenen Umsatzsteuer erhalten.

4. Dokumentation, Erklärung, Anmeldung und Abführung der Umsatzsteuer.

Der letzte Schritt zur Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen ist die Anmeldung bei den einzelnen Bundesstaaten am Fälligkeitstag der Umsatzsteuer. Stellt sicher, dass ihr die Umsatzsteuerdaten für jeden einzelnen Bundesstaat erfasst, um dies zu erleichtern. In vielen Bundesstaaten werden je nach lokaler Zuständigkeit auch Umsatzsteuernummern abgefragt.

Reicht immer eine Steuererklärung ein, auch wenn ihr während des letzten Erfassungszeitraums keine Umsatzsteuer eingenommen habt. Dies wird als Zero Returns (Nullmeldung) bezeichnet. Ordnet eure Verkaufsunterlagen, um die Steuererklärung so einfach wie möglich zu gestalten.

Umgang mit Umsatzsteuerbefreiungen.

Für die meisten Regeln gelten Ausnahmen. Die Ausnahmen für die Online-Umsatzsteuer unterscheiden sich von Bundesstaat zu Bundesstaat. Informationen dazu findet ihr in der entsprechenden Dokumentation des jeweiligen Bundesstaates. Einige übliche Ausnahmen gelten für:

• Hersteller. Für Rohstoffe, die noch nicht zu einem Produkt verarbeitet wurden, oder für die Ausrüstung, die zur Herstellung eines Produkts verwendet wird, gilt häufig eine Steuerbefreiung.
• Fachhändler. Der Verkauf an einen verifizierten Fachhändler und nicht direkt an Verbraucherinnen und Verbraucher ist ggf. auch steuerbefreit. Vergewissert euch jedoch, dass der Fachhändler über die entsprechenden Bescheinigungen verfügt.
• Gemeinnützige Organisationen. Bestimmte Käufe von gemeinnützigen Organisationen können steuerbefreit sein, wenn sie in direktem Zusammenhang mit ihrem gemeinnützigen Zweck stehen.

Sechs zusätzliche Umsatzsteuer-Tipps für den E-Commerce.

Im Folgenden finden ihr einige zusätzliche Tipps für die Verwaltung der Umsatzsteuer in E-Commerce-Unternehmen.

1. Dokumentiert alles akribisch. Detaillierte Aufzeichnungen helfen euch, all eure steuerlichen Auflagen zu erfüllen und bei eventuellen Problemen den Überblick zu behalten.
2. Haltet erhobene Steuern gesondert vor. Verwahrt die Umsatzsteuer getrennt von den Geldmitteln eures Unternehmens, sobald ihr sie einnehmt. So wisst ihr immer, wo das Geld ist, und könnt es bei Bedarf in voller Höhe bezahlen.
3. Behaltet alle Steuerfristen im Blick. Setzt euch Erinnerungen im Kalender, damit ihr immer wisst, wann ihr in den einzelnen Bundesstaaten eine Steuererklärung abgeben müsst.
4. Überprüft immer wieder, ob Compliance sichergestellt ist. Überprüft regelmäßig eure Steuerprozesse, um sicherzugehen, dass ihr immer noch uneingeschränkt konform seid und in den entsprechenden Bundesstaaten ein Nexus vorliegt. Wenn beispielsweise ein Mitarbeiter ausscheidet, müsst ihr in seinem Heimatstaat möglicherweise keine Steuern mehr zahlen. Überprüft die Compliance-Standards regelmäßig, um Korrekturen in letzter Minute vor dem Einreichungstermin zu vermeiden.
5. Haltet euch über die Umsatzsteuergesetze der einzelnen Bundesstaaten auf dem Laufenden. Die aktuelle Umsatzsteuerregelung besteht seit 2018 und ändert sich jedes Jahr. Egal, ob es um Änderungen des Steuersatzes oder um neue Nexus-Anforderungen geht: Stellt sicher, dass euer Unternehmen auf dem neuesten Stand ist.
6. Zieht einen Experten hinzu. Grundkenntnisse der Umsatzsteuergesetze und der Compliance eures eigenen Unternehmens sind eine wichtige Voraussetzung. Dennoch solltet ihr nicht auf fachkundige Unterstützung verzichten. Zieht immer eine Steuerberaterin bzw. einen Steuerberater oder eine Wirtschaftsprüferin bzw. einen Wirtschaftsprüfer hinzu, um Compliance sicherzustellen.

Erste Schritte rund um die Online-Umsatzsteuer.

Die Umsatzsteuer im E-Commerce ist ein kleiner Prozentsatz, der automatisch auf Einkäufe bei Online-Händlern erhoben wird. Online-Unternehmen müssen wissen, wie sie diese Steuern verwalten sollten, um gesetzeskonform zu bleiben. Wenn ihr ausführlicher über Online-Steuergesetze informiert seid, könnt ihr besser ermitteln, wann und wie viel Umsatzsteuer ihr von eurer Kundschaft erheben müsst.

Der nächste Schritt besteht darin, sicherzustellen, dass euer E-Commerce-Unternehmen umsatzsteuerkonform ist. Für den Anfang könnt ihr eine zuverlässige E-Commerce-Plattform nutzen. Der Zugriff auf zentralisierte Echtzeit-Informationen erleichtert zudem den gesamten Compliance-Prozess.

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