Natürlich sieht ein Gemba Walk in jedem Unternehmen ein bisschen anders aus. Aber diese Schritte geben euch eine gute Orientierung, wie ihr vorgehen könnt – von der Planung bis zur Umsetzung.
1. Macht einen Plan.
Überlegt euch vorab, worauf ihr achten wollt und welche Themen ihr in den Blick nehmt. So wird euer Walk produktiver.
Ihr könnt zum Beispiel mit einem Schwerpunkt starten – etwa Zeit-Management, Workflows oder Ineffizienzen bei Projektabläufen. Legt euren Fokus fest und überlegt euch eine detaillierte Liste mit Punkten, die ihr genauer unter die Lupe nehmen wollt.
Diese Liste ist nur ein Leitfaden: Das eigentliche Ziel ist es, Dinge zu entdecken, die euch vom Schreibtisch aus nie aufgefallen wären. Bleibt dabei flexibel.
Außerdem kann es hilfreich sein, ein paar Fragen vorzubereiten, die ihr Team-Mitgliedern während des Walks stellt. Ihr könnt sie zum Beispiel bitten, ihre Aufgaben und Verantwortlichkeiten genauer zu erläutern oder zu erzählen, was sie als die größte Herausforderung in ihrem Arbeitsalltag empfinden.
2. Bereitet euer Team vor.
Wenn ihr einen Rundgang plant, um ins Gespräch zu kommen – sei es virtuell oder vor Ort –, solltet ihr die Mitarbeitenden rechtzeitig darüber informieren. Die Walks sollten keine Bedenken und kein Misstrauen bei den Mitarbeitenden wecken – und schon gar nicht den Eindruck entstehen lassen, dass Arbeitsplätze auf dem Spiel stehen.
Informiert deshalb alle, wann der Walk stattfindet, und erklärt Zweck sowie Ziele. Betont, welchen Nutzen der Gemba Walk für euer Team hat, und macht klar: Es geht darum, Workflows und Arbeitsabläufe langfristig zu verbessern.
So fühlen sich Mitarbeitende wohler dabei, ihre Gedanken und Ideen mit euch zu teilen. Das wiederum stärkt das Vertrauen und führt zu besserem, ehrlicherem Feedback.
3. Legt den Fokus auf den Prozess, nicht auf die Mitarbeitenden.
Das Ziel des Gemba Walks ist es nicht, eure Mitarbeitenden unter die Lupe zu nehmen, da dies kontraproduktiv sein könnte. Sich auf Mitarbeitende und ihre „Fehler“ zu konzentrieren, kann unsensibel erscheinen und als persönlicher Angriff wahrgenommen werden.
Legt den Fokus stattdessen auf bestimmte Prozesse, um den Druck zu mindern und Ideen sowie Zusammenarbeit zu fördern. Stellt außerdem sicher, dass eure Fragen deutlich machen: Es gibt keine richtigen oder falschen Antworten.
Euer Team könnte Gemba Walks sonst schnell als unangenehm empfinden – besonders dann, wenn sie den Eindruck haben, währenddessen kritisiert zu werden. Das kann Misstrauen fördern und ihr erhaltet kein realistisches Bild davon, wie euer Unternehmen in Wirklichkeit arbeitet. Wichtig ist, klarzustellen: Ihr nehmt keine Bewertungen vor. Es geht darum, den Wert bestimmter Prozesse zu verstehen und herauszufinden, wie sie sich optimieren lassen.
4. Folgt der Wertschöpfungskette.
Die Wertschöpfungskette – oder auch Wertstrom – beschreibt den Fluss von Werts durch euer Unternehmen. Welches Produkt stellt ihr her? Überlegt, welchen Wert ihr schafft und wie eure Organisation diesen entwickelt und bereitstellt.
Dazu müsst ihr herausfinden, wo der „Wertfluss“ beginnt. Das kann am Anfang einer Produktionslinie sein oder in dem Moment, in dem ein neuer Auftrag hereinkommt. Der eigentliche Startpunkt liegt bei der Person, die den Auftrag annimmt und die ersten Schritte einleitet.
Geht euren Walk also entlang dieses Wertstroms. Startet grundsätzlich am Anfang.
Wenn ihr den Weg Schritt für Schritt nachgeht, erkennt ihr mögliche Ineffizienzen, etwa beim Übergang zwischen Teams. Ihr könnt Engpässe aufdecken, die entstehen, wenn Arbeitslasten zusammenlaufen oder Aufgaben nicht optimal verteilt werden.
5. Fragt nach dem Wer, Was, Wann, Wo und Warum.
Falls ihr während der Planungsphase Fragen vorbereitet habt, ist jetzt der richtige Zeitpunkt, sie zu stellen. Während ihr euren Gemba Walk macht – oder der Wertschöpfungskette folgt – könnt ihr die Fünf-W-Methode nutzen und euch dabei an den fünf Ws orientieren: Wer, Was, Wann, Wo und Warum.
Beispiele für mögliche Fragen:
- Wer ist an einem bestimmten Prozessschritt beteiligt?
- Was machen die Team-Mitglieder genau? Was sind die Schritte und wie werden sie ausgeführt?
- Wo findet die Arbeit statt? Ist der Arbeitsplatz so gestaltet, dass es die Effizienz fördert, oder eher unübersichtlich und hinderlich?
- Wann werden die einzelnen Schritte durchgeführt? Werden Schritte in einer bestimmten Reihenfolge abgeschlossen? Sind die Schritte optimal organisiert?
- Warum ist die ausgeführte Arbeit wichtig? Inwiefern schafft sie Mehrwert oder trägt zum Wertstrom bei? Gibt es Dinge, die getan werden, die keinen Zweck erfüllen?
6. Macht euch ausführliche Notizen.
Verlasst euch nicht darauf, dass ihr euch alles merken könnt, was euch bei eurem Rundgang auffällt. Notiert während des Gemba Walks, was ihr seht, und nicht erst danach. So behaltet ihr möglichst viele Details im Blick.
- Auch wenn ihr ein gutes Gedächtnis habt: Kurze, präzise Notizen – gern auch in Stichworten – sind verlässlicher und bilden eine solide Basis für spätere Entscheidungen.
- Außerdem helfen sie euch, den Fokus auf bestimmte Beobachtungen zu richten. Lasst euch nicht dazu verleiten, direkt während des Walks Verbesserungsvorschläge zu machen. Besser ist es, die Eindrücke erst einmal wirken zu lassen und dann durchdacht in einen Verbesserungsplan zu überführen.
So formuliert ihr die Vorschläge sorgfältiger und trefft fundiertere Entscheidungen.
7. Gebt während des Walks kein Feedback.
Ein Gemba Walk dient dem Beobachten und Lernen. Es ist in Ordnung, klärende Fragen zu stellen – aber Feedback oder gar direkte Korrekturen haben während des Walks keinen Platz.
Vielleicht hat ihr zu diesem Zeitpunkt noch nicht alle nötigen Details. Betrachtet den Walk deshalb als Fact-Finding-Mission. Erst danach besprecht ihr auf Basis der gesammelten Eindrücke mögliche Lösungen gemeinsam mit eurem Management-Team und euren Mitarbeitenden.
Wichtig: Gemba Walks sollen nicht dazu dienen, Mitarbeitende zu kritisieren. Sie sind dafür da, Verbesserungen zu identifizieren, die langfristig für mehr Effizienz sorgen. Andernfalls riskiert ihr, Engagement und Motivation im Team zu schwächen.
8. Zieht jemanden Neutralen hinzu.
Nehmt eine neutrale Beobachterin oder einen Beobachter mit, um zusätzliche Einblicke zu gewinnen. Das kann eine Führungskraft aus einem anderen Bereich sein, jemand Externes oder jemand aus eurem Unternehmen, der nicht direkt in den Prozess eingebunden ist.
Damit der oder die Beobachtende wirklich neutral ist, sollte die Person kein eigenes Interesse am Ergebnis des Gemba Walks haben. So kann sich die Person ganz auf das konzentrieren, was sie tatsächlich beobachtet – und nicht auf das, was sie sich erhofft oder vielleicht befürchtet.
Eine neutrale Beobachterin oder ein neutraler Beobachter kann zudem wertvolle Fragen stellen, auf die ihr selbst vielleicht nicht gekommen wärt – gerade weil sie oder er weniger mit euren Teammitgliedern und Abläufen vertraut ist.
9. Wertet gemeinsam mit eurem Team aus.
Nach dem Walk solltet ihr eure Notizen durchsehen und eine erste Liste mit möglichen Veränderungen, Verbesserungen und Vorschlägen erstellen. Wenn ihr soweit seid, dann besprecht die Ergebnisse mit eurem Team.
Ihr könnt das entweder in einem Meeting mit den Team-Leitern tun oder indem ihr eine E-Mail senden oder eine Mitteilung versendet. Weil ein Gemba Walk ein kollaborativer Prozess ist, solltet ihr die Ergebnisse immer offen teilen und euer Team um weitere Vorschläge bitten. Wenn ihr Team- oder Projektmanagement-Software
nutzt, könnt ihr die Ergebnisse und Vorschläge eures Gemba Walks auch direkt auf einer unternehmensweiten Plattform teilen. So entwickelt ihr nicht nur effizientere Workflows, sondern zeigt auch, dass ihr das Feedback eurer Mitarbeitenden ernst nehmt.
Wichtig: Wenn ihr Veränderungen ansprecht, erklärt unbedingt die Gründe dahinter und die langfristige Vision. Menschen finden es oft viel einfacher, mit Prozessänderungen umzugehen, wenn sie denn Sinn dahinter verstehen und erkennen, welchen konkreten Nutzen sie selbst davon haben. Welchen Nutzen haben eure Mitarbeitenden selbst davon?
10. Führt einen weiteren Walk durch.
Kontinuierliche Verbesserung lebt von Regelmäßigkeit. Plant deshalb nach einer gewissen Zeit weitere Gemba Walks ein, sobald eure ersten Vorschläge umgesetzt wurden.
Bei eurem nächsten Walk könnt ihr direkt sehen, wie gut die Veränderungen greifen und ob dadurch neue Herausforderungen entstanden sind. Außerdem könnt ihr die Mitarbeitenden nach ihrer Meinung fragen und in Erfahrung bringen, ob sie bereits spürbare Effizienzverbesserungen wahrnehmen.
