Als Führungsteam könnt ihr nicht überall gleichzeitig sein. Deshalb ist es ganz normal, dass wiederkehrende Herausforderungen oder Ineffizienzen manche Abläufe in eurem Unternehmen ausbremsen. Und genau hier kommt der Gemba Walk ins Spiel.

Mit dieser Praxis könnt ihr Abläufe verbessern, Probleme schneller lösen und unnötige Verschwendung vermeiden. Es ist eine einfache Strategie, um Ineffizienzen aufzudecken, Probleme zu lösen und kontinuierliche Verbesserungen voranzutreiben.

Im Folgenden erfahrt ihr, was ein Gemba Walk genau ist, warum er so wichtig ist und wie ihr ihn in eure Unternehmensstrategie einbinden könnt.

Inhalt:

• Was ist ein Gemba Walk?
• Warum sind Gemba Walks wichtig?
• Wie oft solltet ihr einen Gemba Walk machen?
• So führt ihr einen einfachen Gemba Walk durch.
• Was ist ein virtueller Gemba Walk?
• So führt ihr einen virtuellen Gemba Walk durch.
• Eure Gemba-Walk-Checkliste.
• Euer Einstieg in Gemba Walks.

Was ist ein Gemba Walk?

Ein Gemba Walk ist eine Methode aus dem Lean Management, mit der Führungskräfte Arbeitsabläufe direkt im Kontext beobachten können. Ähnlich wie beim Management by Walking Around (MBWA) geht es darum, die Team-Mitglieder vor Ort persönlich zu besuchen, wo sie Arbeit leisten, um sich ein besseres Bild davon zu machen, wie die Abläufe funktionieren. Die Methode hilft Führungskräften auch, Verbesserungspotenziale zu identifizieren. Das Ziel des Gemba Walks ist es, ihnen zu zeigen, was in ihrer Organisation wirklich vor sich geht.

Seinen Ursprung hat der Gemba Walk in der Produktionsabteilung von Toyota in Japan – „Gemba“ bedeutet so viel wie „der tatsächliche Ort“. Auch wenn der Gemba Walk ursprünglich aus der Fertigung kommt, lässt er sich in fast allen Branchen und Arbeitsumgebungen sinnvoll einsetzen.

Warum sind Gemba Walks wichtig?

Wenn ihr Arbeitsprozesse regelmäßig direkt vor Ort betrachtet, helfen euch Gemba Walks, Verschwendung zu erkennen und Ineffizienzen besser zu steuern. So könnt ihr euch stärker in tägliche Abläufe einbringen und Entscheidungen treffen, die realistischer und fundierter sind.

• Gemba Walks können ein entscheidendes Werkzeug sein, um kontinuierliche Verbesserungen voranzutreiben. Eure Entscheidungen basieren dabei auf echten, präzisen Beobachtungen am Arbeitsplatz basieren. Schauen Führungskräfte regelmäßig vor Ort dabei, hilft das die Kluft zwischen der Führungsvision und der gelebten Realität im Arbeitsalltag des Teams zu überbrücken.
• So gewinnt ihr eine frische Perspektive darauf, wie euer Unternehmen tatsächlich läuft, statt euch nur auf Informationen aus zweiter Hand zu verlassen.
• Ganz nebenbei stärkt ihr durch Gemba Walks auch die Beziehung zwischen Führungskräften und ihren Teams. Neben der Gewissheit, dass ihr als Führungsteam sichtbar vor Ort seid, eröffnet euch der Gemba Walk auch die Möglichkeit, direkt mit euren Mitarbeitenden ins Gespräch zu kommen und echtes, unverfälschtes Feedback einzuholen.

So baut ihr stärkere Beziehungen auf, versteht Prozesse besser und legt damit die Basis für nachhaltige, positive Veränderungen.

Wie oft solltet ihr einen Gemba Walk machen?

Wie häufig ein Gemba Walk sinnvoll ist, hängt von vielen Faktoren ab, zum Beispiel:

• Branche, in der ihr tätig seid.
• Produkten oder Dienstleistungen, die euer Unternehmen anbietet
• Firmengröße
• Zielen und Prioritäten

In Bereichen wie Fertigung oder Gesundheitswesen kann es hilfreich sein, täglich Gemba Walks zu machen, um verschiedene Teile des Betriebs im Blick zu behalten. So entsteht ein durchgängiges Bild der Abläufe, und Ineffizienzen lassen sich schneller erkennen.

In weniger „aktiven“ Arbeitsumgebungen – wie etwa in einem Finanz- oder Software-Unternehmen – können wöchentliche oder monatliche Rundgänge sinnvoller sein. Damit bleibt genügend Raum für Eigenständigkeit im Team, während ihr dennoch für konstante Verbesserungen sorgt.

Am Ende entscheidet ihr selbst, welche Frequenz am besten zu eurem Unternehmen, euren Teams und euren Zielen passt.

So führt ihr einen einfachen Gemba Walk durch.

Natürlich sieht ein Gemba Walk in jedem Unternehmen ein bisschen anders aus. Aber diese Schritte geben euch eine gute Orientierung, wie ihr vorgehen könnt – von der Planung bis zur Umsetzung.

1. Macht einen Plan.

Überlegt euch vorab, worauf ihr achten wollt und welche Themen ihr in den Blick nehmt. So wird euer Walk produktiver.

Ihr könnt zum Beispiel mit einem Schwerpunkt starten – etwa Zeit-Management, Workflows oder Ineffizienzen bei Projektabläufen. Legt euren Fokus fest und überlegt euch eine detaillierte Liste mit Punkten, die ihr genauer unter die Lupe nehmen wollt.

Diese Liste ist nur ein Leitfaden: Das eigentliche Ziel ist es, Dinge zu entdecken, die euch vom Schreibtisch aus nie aufgefallen wären. Bleibt dabei flexibel.

Außerdem kann es hilfreich sein, ein paar Fragen vorzubereiten, die ihr Team-Mitgliedern während des Walks stellt. Ihr könnt sie zum Beispiel bitten, ihre Aufgaben und Verantwortlichkeiten genauer zu erläutern oder zu erzählen, was sie als die größte Herausforderung in ihrem Arbeitsalltag empfinden.

2. Bereitet euer Team vor.

Wenn ihr einen Rundgang plant, um ins Gespräch zu kommen – sei es virtuell oder vor Ort –, solltet ihr die Mitarbeitenden rechtzeitig darüber informieren. Die Walks sollten keine Bedenken und kein Misstrauen bei den Mitarbeitenden wecken – und schon gar nicht den Eindruck entstehen lassen, dass Arbeitsplätze auf dem Spiel stehen.

Informiert deshalb alle, wann der Walk stattfindet, und erklärt Zweck sowie Ziele. Betont, welchen Nutzen der Gemba Walk für euer Team hat, und macht klar: Es geht darum, Workflows und Arbeitsabläufe langfristig zu verbessern.

So fühlen sich Mitarbeitende wohler dabei, ihre Gedanken und Ideen mit euch zu teilen. Das wiederum stärkt das Vertrauen und führt zu besserem, ehrlicherem Feedback.

3. Legt den Fokus auf den Prozess, nicht auf die Mitarbeitenden.

Das Ziel des Gemba Walks ist es nicht, eure Mitarbeitenden unter die Lupe zu nehmen, da dies kontraproduktiv sein könnte. Sich auf Mitarbeitende und ihre „Fehler“ zu konzentrieren, kann unsensibel erscheinen und als persönlicher Angriff wahrgenommen werden.

Legt den Fokus stattdessen auf bestimmte Prozesse, um den Druck zu mindern und Ideen sowie Zusammenarbeit zu fördern. Stellt außerdem sicher, dass eure Fragen deutlich machen: Es gibt keine richtigen oder falschen Antworten.

Euer Team könnte Gemba Walks sonst schnell als unangenehm empfinden – besonders dann, wenn sie den Eindruck haben, währenddessen kritisiert zu werden. Das kann Misstrauen fördern und ihr erhaltet kein realistisches Bild davon, wie euer Unternehmen in Wirklichkeit arbeitet. Wichtig ist, klarzustellen: Ihr nehmt keine Bewertungen vor. Es geht darum, den Wert bestimmter Prozesse zu verstehen und herauszufinden, wie sie sich optimieren lassen.

4. Folgt der Wertschöpfungskette.

Die Wertschöpfungskette – oder auch Wertstrom – beschreibt den Fluss von Werts durch euer Unternehmen. Welches Produkt stellt ihr her? Überlegt, welchen Wert ihr schafft und wie eure Organisation diesen entwickelt und bereitstellt.

Dazu müsst ihr herausfinden, wo der „Wertfluss“ beginnt. Das kann am Anfang einer Produktionslinie sein oder in dem Moment, in dem ein neuer Auftrag hereinkommt. Der eigentliche Startpunkt liegt bei der Person, die den Auftrag annimmt und die ersten Schritte einleitet.

Geht euren Walk also entlang dieses Wertstroms. Startet grundsätzlich am Anfang.

Wenn ihr den Weg Schritt für Schritt nachgeht, erkennt ihr mögliche Ineffizienzen, etwa beim Übergang zwischen Teams. Ihr könnt Engpässe aufdecken, die entstehen, wenn Arbeitslasten zusammenlaufen oder Aufgaben nicht optimal verteilt werden.

5. Fragt nach dem Wer, Was, Wann, Wo und Warum.

Falls ihr während der Planungsphase Fragen vorbereitet habt, ist jetzt der richtige Zeitpunkt, sie zu stellen. Während ihr euren Gemba Walk macht – oder der Wertschöpfungskette folgt – könnt ihr die Fünf-W-Methode nutzen und euch dabei an den fünf Ws orientieren: Wer, Was, Wann, Wo und Warum.

Beispiele für mögliche Fragen:

• Wer ist an einem bestimmten Prozessschritt beteiligt?
• Was machen die Team-Mitglieder genau? Was sind die Schritte und wie werden sie ausgeführt?
• Wo findet die Arbeit statt? Ist der Arbeitsplatz so gestaltet, dass es die Effizienz fördert, oder eher unübersichtlich und hinderlich?
• Wann werden die einzelnen Schritte durchgeführt? Werden Schritte in einer bestimmten Reihenfolge abgeschlossen? Sind die Schritte optimal organisiert?
• Warum ist die ausgeführte Arbeit wichtig? Inwiefern schafft sie Mehrwert oder trägt zum Wertstrom bei? Gibt es Dinge, die getan werden, die keinen Zweck erfüllen?

6. Macht euch ausführliche Notizen.

Verlasst euch nicht darauf, dass ihr euch alles merken könnt, was euch bei eurem Rundgang auffällt. Notiert während des Gemba Walks, was ihr seht, und nicht erst danach. So behaltet ihr möglichst viele Details im Blick.

• Auch wenn ihr ein gutes Gedächtnis habt: Kurze, präzise Notizen – gern auch in Stichworten – sind verlässlicher und bilden eine solide Basis für spätere Entscheidungen.
• Außerdem helfen sie euch, den Fokus auf bestimmte Beobachtungen zu richten. Lasst euch nicht dazu verleiten, direkt während des Walks Verbesserungsvorschläge zu machen. Besser ist es, die Eindrücke erst einmal wirken zu lassen und dann durchdacht in einen Verbesserungsplan zu überführen.

So formuliert ihr die Vorschläge sorgfältiger und trefft fundiertere Entscheidungen.

7. Gebt während des Walks kein Feedback.

Ein Gemba Walk dient dem Beobachten und Lernen. Es ist in Ordnung, klärende Fragen zu stellen – aber Feedback oder gar direkte Korrekturen haben während des Walks keinen Platz.

Vielleicht hat ihr zu diesem Zeitpunkt noch nicht alle nötigen Details. Betrachtet den Walk deshalb als Fact-Finding-Mission. Erst danach besprecht ihr auf Basis der gesammelten Eindrücke mögliche Lösungen gemeinsam mit eurem Management-Team und euren Mitarbeitenden.

Wichtig: Gemba Walks sollen nicht dazu dienen, Mitarbeitende zu kritisieren. Sie sind dafür da, Verbesserungen zu identifizieren, die langfristig für mehr Effizienz sorgen. Andernfalls riskiert ihr, Engagement und Motivation im Team zu schwächen.

8. Zieht jemanden Neutralen hinzu.

Nehmt eine neutrale Beobachterin oder einen Beobachter mit, um zusätzliche Einblicke zu gewinnen. Das kann eine Führungskraft aus einem anderen Bereich sein, jemand Externes oder jemand aus eurem Unternehmen, der nicht direkt in den Prozess eingebunden ist.

Damit der oder die Beobachtende wirklich neutral ist, sollte die Person kein eigenes Interesse am Ergebnis des Gemba Walks haben. So kann sich die Person ganz auf das konzentrieren, was sie tatsächlich beobachtet – und nicht auf das, was sie sich erhofft oder vielleicht befürchtet.

Eine neutrale Beobachterin oder ein neutraler Beobachter kann zudem wertvolle Fragen stellen, auf die ihr selbst vielleicht nicht gekommen wärt – gerade weil sie oder er weniger mit euren Teammitgliedern und Abläufen vertraut ist.

9. Wertet gemeinsam mit eurem Team aus.

Nach dem Walk solltet ihr eure Notizen durchsehen und eine erste Liste mit möglichen Veränderungen, Verbesserungen und Vorschlägen erstellen. Wenn ihr soweit seid, dann besprecht die Ergebnisse mit eurem Team.

Ihr könnt das entweder in einem Meeting mit den Team-Leitern tun oder indem ihr eine E-Mail senden oder eine Mitteilung versendet. Weil ein Gemba Walk ein kollaborativer Prozess ist, solltet ihr die Ergebnisse immer offen teilen und euer Team um weitere Vorschläge bitten. Wenn ihr Team- oder Projektmanagement-Software

nutzt, könnt ihr die Ergebnisse und Vorschläge eures Gemba Walks auch direkt auf einer unternehmensweiten Plattform teilen. So entwickelt ihr nicht nur effizientere Workflows, sondern zeigt auch, dass ihr das Feedback eurer Mitarbeitenden ernst nehmt.

Wichtig: Wenn ihr Veränderungen ansprecht, erklärt unbedingt die Gründe dahinter und die langfristige Vision. Menschen finden es oft viel einfacher, mit Prozessänderungen umzugehen, wenn sie denn Sinn dahinter verstehen und erkennen, welchen konkreten Nutzen sie selbst davon haben. Welchen Nutzen haben eure Mitarbeitenden selbst davon?

10. Führt einen weiteren Walk durch.

Kontinuierliche Verbesserung lebt von Regelmäßigkeit. Plant deshalb nach einer gewissen Zeit weitere Gemba Walks ein, sobald eure ersten Vorschläge umgesetzt wurden.

Bei eurem nächsten Walk könnt ihr direkt sehen, wie gut die Veränderungen greifen und ob dadurch neue Herausforderungen entstanden sind. Außerdem könnt ihr die Mitarbeitenden nach ihrer Meinung fragen und in Erfahrung bringen, ob sie bereits spürbare Effizienzverbesserungen wahrnehmen.

Was ist ein virtueller Gemba Walk?

Ein virtueller Gemba Walk findet nicht am physischen Arbeitsplatz statt, sondern über Video-Calls, bei denen Prozesse beobachtet oder durchgesprochen werden.

Diese digitalen „Rundgänge“ sind für Remote- oder Hybrid-Teams genauso effektiv wie für die Produktion – und eine ideale Lösung für Unternehmen ohne eigenes Büro.

Virtuelle Gemba Walks können Zeit und Reisekosten sparen und gleichzeitig den gesamten Ablauf optimieren. Da sie oft als Einzelgespräche stattfinden, fördern sie zudem die Zusammenarbeit auf Distanz. Besonders wertvoll ist das für Team-Mitglieder, die sonst nur selten direkten Kontakt zu Kolleginnen, Kollegen oder Führungskräften haben.

So führt ihr einen virtuellen Gemba Walk durch.

Virtuelle Gemba Walks lassen sich auf verschiedene Weise durchführen. Da sie virtuell durchgeführt werden, habt ihr hinsichtlich des Formats etwas mehr Flexibilität. Zu Ihren Optionen gehören unter anderem:

• Einzelgespräche.Vereinbart einen Video-Call mit euren Mitarbeitenden und sprecht mit ihnen über ihre Aufgaben und bestimmte Prozesse. Das bietet eine gute Gelegenheit für detailliertes – oder auch sensibles – Feedback in einem vertraulichen Rahmen.
• Online-Fokusgruppen.Diese Option ist ideal, wenn ihr in einem kollaborativen Umfeld arbeitet. Fokusgruppen können Menschen zusammenbringen und dazu beitragen, dass der virtuelle Prozess deutlich kooperativer wird. Ihr könnt die Teilnehmenden direkt nach ihrer Meinung zu bestimmten Themen fragen, eine offene Diskussion anregen und den Fokus darauf legen, welche Hürden sie im Alltag sehen – und wie ihr helfen könnt, diese zu beseitigen.
• Virtuelles Shadowing.Mitarbeitende teilen ihren Bildschirm, während ihr ihren Arbeitsprozess live mitverfolgt. Wie beim physischen Gemba Walk gilt: Nur für Rückfragen unterbrechen, nicht für direktes Feedback.

Virtuelle Gemba Walks folgen denselben Schritten und Checklisten wie Vor-Ort-Begehungen. Zusätzlich habt ihr hier den Vorteil, Screenshots zu machen oder Sitzungen aufzuzeichnen. So könnt ihr Informationen leichter dokumentieren, langfristig nutzen und in eure Verbesserungspläne einfließen lassen.

Eure Gemba-Walk-Checkliste.

Gemba Walks leben von Regelmäßigkeit. Deshalb ist es wichtig, eine Checkliste zu nutzen, um jeden Walk klar zu strukturieren. Sie bietet euch und eurem Team einen Rahmen und sorgt dafür, dass die Ergebnisse vergleichbar und von gleichbleibender Qualität sind.

Natürlich ist jedes Unternehmen anders, aber ihr könnt diese Gemba-Walk-Checkliste als Ausgangspunkt für eure eigenen Schwerpunkte und Fragen verwenden:

Arbeitsprozesse klären.

• Beschreibt den Arbeitsprozess.
• Wie unterstützt dieser Prozess die Unternehmensziele?
• Welcher Mitarbeitende ist für welche Aufgabe verantwortlich?

Prozesse reflektieren.

• Ist der Prozess klar dokumentiert?
• Warum wird die Aufgabe so erledigt, wie sie erledigt wird?
• Was könnte dazu führen, dass der Prozess sein Ziel nicht erreicht?
• Gibt es einen Prozess für das Melden von Problemen?
• Weiß der Mitarbeitende, an wen er Probleme melden kann?

Lösungen entwickeln.

• Was würde den Prozess beschleunigen oder verbessern?
• Hat der Mitarbeitende Bedenken oder Probleme in Bezug auf den Prozess?
• Was ist die Ursache des Problems?
• Haben Mitarbeitende Ideen oder Vorschläge zur Lösung?
• Welche Materialien, Maschinen oder Software könnten den Prozess erleichtern?

Euer Einstieg in Gemba Walks.

Gemba Walks profitieren von Struktur und Beständigkeit. Es mag verlockend sein, direkt den ersten Gemba Walk zu starten, aber es ist wichtig, dass ihr euch Zeit nehmt, um euch und euer Team gut vorzubereiten.

Denkt daran: Bei dem Walk geht es darum, Informationen zu sammeln, nicht darum, reaktives Feedback zu geben. Erst im Anschluss an eure Beobachtungen entwickelt ihr einen langfristigen Plan, um eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung zu fördern.

Wenn ihr bereit seid, Veränderungen umzusetzen, können Lösungen wie Adobe Workfront dabei helfen, eine bessere Zusammenarbeit zu ermöglichen und messbare Geschäftsergebnisse zu erzielen.

Workfront verbindet Menschen, Daten, Prozesse und Technologien im gesamten Unternehmen. So könnt ihr den gesamten Projekt-Lebenszyklus von Anfang bis Ende steuern und erhaltet ein klares Gesamtbild eurer Wertschöpfungskette. Durch die Optimierung und Zentralisierung digitaler Projekte können funktionsübergreifende Teams von überall aus zusammenarbeiten, sich abstimmen und ihr Potenzial voll ausschöpfen.

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