Zahlungsabwicklung – Definition, Funktionsweise und die richtige Lösung.
Durch die Zahlungsabwicklung können Unternehmen Debit- oder Kreditkartentransaktionen online oder persönlich akzeptieren. Da E-Commerce und digitale Transaktionen immer mehr zur Regel werden, ist die Zahlungsabwicklung zur Notwendigkeit geworden.
Mit der richtigen Gebührenstruktur und Integration eurer Zahlungsabwicklung könnt ihr eure Gewinnmargen positiv beeinflussen. Aber die Auswahl der richtigen Lösung ist nicht einfach, wenn ihr mit der Zahlungsabwicklung nicht vertraut seid.
Am Ende dieses Posts wisst ihr, wie die Zahlungsabwicklung funktioniert, kennt und versteht die relevanten Begriffe und wisst, welche wichtigen Aspekte ihr bei der Auswahl der passenden Zahlungsabwicklung für euer Unternehmen beachten müsst.
In diesem Beitrag werden die folgenden Themen behandelt:
- Was ist die Zahlungsabwicklung?
- Terminologie für die Zahlungsabwicklung.
- Wie funktioniert die Zahlungsabwicklung?
- So wählt ihr den richtigen Zahlungsauftragsverarbeiter aus.
- Preismodelle der Auftragsverarbeiter.
- Welcher Zahlungsauftragsverarbeiter ist der richtige für euch?
Was ist die Zahlungsabwicklung?
Die Zahlungsabwicklung ist das System, mit dem Unternehmen elektronische Zahlungen entgegennehmen können, einschließlich Debit- und Kreditkartentransaktionen.
Die Zahlungsabwicklung umfasst zwei Teile.
- Ein Zahlungs-Gateway, über das die Zahlungsinformationen der Kundschaft sicher an die Finanzinstitute übertragen werden.
- Einen Zahlungsauftragsverarbeiter oder -anbieter, der das Geld von der Kundschaft an den Händler transferiert.
Dieses System ist für alle Unternehmen wichtig, da die meisten Menschen digital bezahlen. Laut dem Report Diary of Consumer Payment Choice von 2021 verwenden Verbraucherinnen und Verbraucher heute für über 50 % der Einkäufe Kredit- und Debitkarten.
Um die Zahlungsabwicklung zu verstehen, müsst ihr zunächst wissen, was jedes Mal passiert, wenn eine Kundin oder ein Kunde die Kreditkarteninformationen eintippt, eingibt oder die Karte durch das Lesegerät zieht.
Terminologie für die Zahlungsabwicklung.
Bevor wir zur Logistik hinter dem Zahlungsabwicklungssystem kommen, müssen wir zunächst einige wichtige Begriffe klären.
Was ist ein Point-of-Sale-System?
Ein Point-of-Sale-System (POS) ist die Kombination aus Hardware und Software, über die die Kundschaft ihre Käufe durchführen kann. Außerdem können Unternehmen damit Verkäufe nachverfolgen. Die POS-Hardware – zum Beispiel eine Registrierkasse, ein Karten-Terminal oder ein digitaler Einkaufswagen – ermöglicht in Verbindung mit Software den Transfer von Geldmitteln von der Kundschaft an den Händler.
Außerdem erfasst das System wichtige Transaktionsdaten wie das Datum und die Uhrzeit des Kaufs und addiert bei Bedarf fällige Umsatzsteuern.
Was ist ein Zahlungs-Gateway?
Das Zahlungs-Gateway ist ein Tool, das Zahlungsdaten der Kundschaft sicher einliest und an das Finanzinstitut des Händlers kommuniziert. Es prüft, ob die Kundin oder der Kunde über ein ausreichendes Guthaben für den Kauf verfügt, und überweist diesen Betrag auf das Bankkonto des Händlers.
Das Zahlungs-Gateway schützt die Kundinnen und Kunden auch vor Angriffen während Transaktionen, indem es die Daten vor dem Versand durch das Kreditkartennetzwerk verschlüsselt. Die Kreditkarteninformationen werden komplex codiert, damit Betrügerinnen und Betrüger nicht darauf zugreifen können, während die Daten die Zahlungskette durchlaufen.
Was ist ein Acquirer?
Ein Acquirer, auch Aquiring Bank genannt, ist ein Finanzinstitut, das Geld vom Kreditkartennetzwerk einer Kundin oder eines Kunden erhält und es auf ein bestimmtes Händlerkonto einzahlt. Dieses Händlerkonto ist der Ort, an dem sich das Geld am Ende des Kaufverfahrens befindet.
Der Acquirer hält die Zahlungen an einen Händler und fungiert als Vermittler zwischen Händler und Kreditkartennetzwerken.
Was ist ein Issuer?
Der Issuer – oder die Issuing Bank – ist das Finanzinstitut, das die Zahlungskarte für die Kundin oder den Kunden bereitstellt. Er ist gleichzeitig die Quelle der Finanzmittel bei den Kundentransaktionen.
Der Issuer agiert als Wächter für die Transaktion. Die Issuing Bank stellt sicher, dass die Zahlungsaufforderung durch den Händler legitim ist, und prüft, ob die Kundin oder der Kunde über genügend Geld für den Kauf verfügt. Sobald dies bestätigt ist, gibt der Issuer den Betrag aus dem Kundenguthaben für die Zahlung frei.
Was ist ein Händlerkonto?
Ein Händlerkonto ist ein Bankkonto für Unternehmen, das die Annahme und Verarbeitung elektronischer Zahlungen ermöglicht, einschließlich Zahlungen mit Zahlungskarten. Dort wird das Geld eingezahlt, sobald die Transaktion abgeschlossen ist.
Um ein Händlerkonto eröffnen zu können, benötigt ihr eine Unternehmenslizenz und müsst die vom Issuer festgelegten Voraussetzungen erfüllen. Bevor eine Bank ein Händlerkonto genehmigt, bewertet sie beispielsweise eure finanzielle Historie, die Dauer eurer Unternehmenstätigkeit und euer Betrugsrisiko.
Wie funktioniert die Zahlungsabwicklung?
Die Zahlungsabwicklung umfasst eine komplexe Kette von Aktionen, die nahtlos durchlaufen werden muss. Jede kleinste Störung in dieser Kette kann zu entgangenen Verkäufen und unzufriedener Kundschaft führen.
Die Zahlungsabwicklung erfolgt in zwei getrennten Phasen: Autorisierung und Erfüllung. Nehmen wir als Beispiel eine typische Transaktion, bei der eine Kundin oder ein Kunde ein Produkt online oder persönlich über ein POS-System erwirbt.
- Während der Autorisierungsphase fragt das Zahlungs-Gateway bei der Issuing Bank an, ob die Kundin oder der Kunde die Zahlung autorisiert hat und über das entsprechende Guthaben für den Abschluss verfügt.
- Wenn dies bestätigt wird, beginnt die Erfüllungsphase. Die Kundenbank überweist den Kaufbetrag an einen Zahlungsauftragsabwickler . Der Zahlungsauftragsabwickler leitet diesen Betrag abzüglich Verarbeitungsgebühren an das Händlerkonto weiter.
So wählt ihr den richtigen Zahlungsauftragsverarbeiter aus.
Für welchen Zahlungsauftragsabwickler ihr euch entscheidet, hängt davon ab, wie hoch euer Umsatz ist, wo eure Transaktionen stattfinden und welche Produkte oder Dienstleistungen ihr anbietet. Einige Zahlungsauftragsabwickler eignen sich besser für bestimmte Transaktionsarten, zum Beispiel mobile Zahlungen. Andere bieten Funktionen an, die für bestimmte Unternehmen notwendig sind, zum Beispiel die Möglichkeit der manuellen Eingabe von Kreditkarteninformationen durch die Kundschaft.
Macht euch klar, welche Schritte eure Kundschaft für einen Kaufabschluss ausführen muss, und bestimmt dann die Funktionen, die euer Zahlungsauftragsabwickler bieten muss.
Drei Preismodelle der Auftragsverarbeiter.
Der passende Zahlungsauftragsabwickler wird auch kosteneffektiv sein. Die Kosten für die Verarbeitung eines einzelnen Zahlungsvorgangs sind zwar klein, aber wenn euer Unternehmen jeden Tag viele Käufe abwickelt, kommt schnell eine große Summe zusammen. Berücksichtigt bei der Abwägung des geeigneten Zahlungsauftragsabwicklers für euer Unternehmen, welche Gebührenstruktur für euch am besten geeignet ist. Welches Preismodell für euch geeignet ist, hängt von der Art eures Unternehmens ab.
Wenn ihr ein kleines Ladengeschäft habt und Artikel nur gelegentlich online verkauft, könnt ihr mit einem abgestuften Preismodell für persönliche Verkäufe am günstigsten fahren. Wenn ihr ein großes Unternehmen mit einem rentablen E-Commerce-Shop seid, kann ein Interchange-Plus-Preismodell eine kosteneffektive Lösung sein.
Außerdem solltet ihr berücksichtigen, ob bei einem Zahlungsauftragsabwickler Gebühren für euer Abonnement oder etwaige bereitgestellte Geräte anfallen.
1. Interchange-Plus.
Das Plus in Interchange-Plus bezieht sich auf eine zusätzliche Gebühr, die der Zahlungsauftragsabwickler zuzüglich zur Interchange-Gebühr erhebt. Die Zusatzgebühr deckt die Betriebskosten des Zahlungsauftragsabwicklers ab und gewährt ihm einen Gewinn.
Die Höhe des Betrags richtet sich nach festen Raten, die situationsbedingt auf eine Transaktion angewendet werden. Einige Faktoren sind beispielsweise die Uhrzeit des Kaufs, die verwendete Karte und ob die Transaktion automatisch verlief oder nicht. Außerdem ist die Verarbeitung bei Premium-Kreditkarten in der Regel teurer als bei weniger exklusiven Karten.
Die Interchange-Gebühren belaufen sich allgemein auf 1 bis 3 % des Gesamtbetrags der Transaktion. Sie umfassen auch einen festen Cent-Betrag pro Transaktion. Der für euch bei jeder Transaktion fällige Betrag schwankt je nach Interchange-Rate.
2. Flatrate.
Beim Flatrate-Preismodell wird die variable Interchange-Rate zu einer einheitlichen Gebühr für jede Transaktion umgerechnet. Bei einem Flatrate-Gebührenmodell könnten zum Beispiel 2 % des Kaufpreises plus weitere 10 Cent aufgeschlagen werden. Einige Unternehmen bevorzugen das Flatrate-Modell, da die Gebühren leichter absehbar sind und Umsatzprognosen vereinfacht werden.
Dieser vereinfachte Ansatz bei den Gebühren für die Zahlungsabwicklung ist ideal für kleinere Unternehmen und Start-ups, die vielleicht nicht über die Ressourcen verfügen, auf jede Transaktion eine andere Interchange-Rate anzuwenden. Der Nachteil ist, dass im Vergleich zum Interchange-Plus-Modell normalerweise nicht die günstigste Rate für jede Art der bei euch verarbeiteten Debit- oder Kreditkartenzahlungen berechnet wird.
3. Abgestuft.
Beim abgestuften Preismodell, auch Paketpreismodell genannt, wird für verschiedene Arten von Käufen ein fester Betrag pro Transaktion fällig. Alle Transaktionen werden je nach Risiko in eine von drei Stufen eingeteilt – qualifiziert, bedingt qualifiziert und nicht qualifiziert – und mit der entsprechenden Gebühr belegt.
Bei einem abgestuften Zahlungsabwicklungssystem kann ein persönlicher Kauf mit Kreditkarte als eine qualifizierte Transaktion kategorisiert werden. Sie ist eine sichere Transaktion, bei der zum Beispiel eine Verarbeitungsgebühr von lediglich 1 % der Transaktionssumme plus 0,10 € anfallen. Ein riskanterer Kreditkartenkauf kann jedoch als nicht qualifizierter Kauf eingestuft werden. In diesem Fall könnte euer Unternehmen 3 % der Transaktionssumme plus 0,15 € zahlen müssen.
Welcher Zahlungsauftragsverarbeiter ist der richtige für euch?
Die Liste der Zahlungsauftragsabwickler wird immer länger. Bedenkt bei der Auswahl eines Zahlungsauftragsabwicklers, wie gut er in euer Geschäft integriert werden kann. Einige passen besser zu Ladengeschäften, andere sind besser für E-Commerce geeignet.
Wenn ihr sowohl persönliche als auch Online-Strategien verfolgt, erwägt eine E-Commerce-Plattform mit integriertem Zahlungsauftragsabwickler.
Erste Schritte bei der Zahlungsabwicklung.
Die meisten Unternehmen benötigen zweifellos einen Zahlungsauftragsabwickler, damit sie Debit- und Kreditkarten akzeptieren können. Es gibt auf jeden Fall eine geeignete Lösung zur Zahlungsabwicklung für euer Unternehmen, ob ihr gerade einen E-Commerce-Shop gestartet habt oder ein effektiveres System für persönliche Transaktionen benötigt.
Analysiert zunächst eure Geschäftsanforderungen. Bedenkt, wie viele eurer Transaktionen online oder persönlich stattfinden und wie hoch die Volumina jeweils sind. Wenn ihr diese Fragen beantwortet, könnt ihr besser einschätzen, wie viel euch die Zahlungsabwicklung kosten wird und welche Services ihr benötigt.
Optimiert eure Zahlungsabwicklung mit Adobe Commerce, der flexiblen und skalierbaren E-Commerce-Plattform, die alle eure Anforderungen an die Zahlungsabwicklung erfüllt. Mit Commerce könnt ihr Multi-Channel-Zahlungsabwicklungslösungen für B2B und B2C erstellen, die mit PayPal und Venmo integriert werden können. Außerdem könnt ihr eine Reihe verschiedener Zahlungsoptionen anbieten, damit der Einkauf für eure Zielgruppen so einfach wie möglich wird – unabhängig davon, wo sie den Einkauf tätigen oder welche Methode für digitale Zahlungen sie bevorzugen.
Startet eine Produkttour oder seht euch den Überblick zu Adobe Commerce an, um zu erfahren, wie ihr digitale Zahlungen optimieren und mehr Umsatz generieren könnt.