Remote-Teams verwalten und Erwartungen der Mitarbeitenden setzen.

A manager setting expectations with remote employees

Die Verwaltung von Remote-Teams ist heute eine Anforderung an Führungskräfte aller Ebenen. Aber es gehört mehr dazu, als einfach die im Büro entwickelten Fähigkeiten ins digitale Umfeld zu übertragen. Bei der Verwaltung von Remote-Teams treten ganz eigene Herausforderungen auf, die es zu meistern gilt.

Damit ihr eure aktuellen Fähigkeiten entsprechend anpassen könnt, wird in diesem Post Folgendes erläutert:

Was ist ein Remote-Team?

Ein Remote-Team ist eine Gruppe von Mitarbeitenden, die an verschiedenen Standorten und in verschiedenen Zeitzonen zusammenarbeiten. Die Team-Mitglieder kommunizieren und arbeiten miteinander von verschiedenen Städten, Ländern oder sogar Kontinenten aus.

Der Wechsel zu Remote-Teams und deren Verwaltung ist eine Herausforderung – besonders wenn ihr den Management-Stil beibehaltet, den ihr bei Nicht-Remote-Arbeit anwendet. Remote-Teams haben individuelle Anforderungen, die spezielle Lösungen erfordern.

Wenn ihr diese Herausforderungen aber überwinden könnt, hat Remote-Arbeit einige große Vorteile für die Mitarbeitenden und das Unternehmen.

Die Herausforderungen bei der Remote-Arbeit.

Bei allen Vorteilen ist die Remote-Arbeit nicht perfekt. Für Firmen, Management und Mitarbeitende ergeben sich eigene Herausforderungen, wenn die Teams von zu Hause arbeiten.

Ablenkungen und Zeit-Management.

Zu Hause ist immer viel los. Viele Remote-Arbeitskräfte haben kleine Kinder oder andere Familienmitglieder, um die sie sich kümmern müssen. Auch die Hausarbeit ist eine häufige Ablenkung und viele Remote-Mitarbeitende haben noch keinen dedizierten Arbeitsplatz und sitzen auf dem Sofa über ihren Laptop gebückt.

Tatsächlich hat eine Studie von Joblist gezeigt, dass Fernsehen, Kochen und Besorgungen die häufigsten Ablenkungen bei der Arbeit von zu Hause sind. Bei so vielen Dingen, die die Aufmerksamkeit erfordern, kann es für das Team schwierig werden, sich auf die Aufgaben zu konzentrieren.

Fragmentierte Kommunikation.

Bei der Remote-Arbeit kann Kommunikation schnell fragmentiert werden. Viele Unternehmen nutzen mehrere Kommunikations-Tools wie Messaging und Telefon, sodass die Kommunikation schnell unorganisiert wird. Eine einfache Antwort von einer Kollegin oder einem Kollegen zu erhalten, kann für Remote-Teams viel schwieriger sein, wenn sie nicht einfach mal eben einem Mitarbeitenden auf die Schulter tippen können.

Technische Probleme.

Eine stabile Internet-Verbindung und zuverlässige Hardware sind das Fundament für die Remote-Arbeit. Im Büro können die Angestellten auf eine Internet-Verbindung auf Unternehmensniveau und auf ein Team für technischen Support zugreifen. Ein Heim-WLAN oder Mobilfunknetz sind aber vielleicht nicht so verlässlich und technische Hilfe ist auch schwieriger zu erhalten.

Schwächere professionelle Netzwerke.

Professionelle Beziehungen lassen sich leichter mit Kolleginnen und Kollegen oder Vorgesetzten im Büro knüpfen. Wenn ein Rat oder die Unterstützung von einem oder einer Vorgesetzten benötigt wird, reicht es aus, einfach an seine oder ihre Tür zu klopfen. Remote-Teams können dies nicht, also wissen Vorgesetzte vielleicht gar nicht, wie ihre Mitarbeitenden zurechtkommen oder woran sie gerade arbeiten. Und das Personal hat vielleicht den Eindruck, die Vorgesetzten seien sich ihrer Situation gar nicht bewusst oder wüssten sie nicht zu schätzen.

Soziale Isolation.

Manche Team-Mitglieder werden persönliche Interaktionen vermissen und dies kann zu Einsamkeit führen. Für extrovertierte Menschen ist dies schlimmer, da sie das Herumalbern und gemeinsame Mittagessen mit Kolleginnen und Kollegen vermissen, aber auch introvertierte Personen können das Gefühl bekommen, sie gehörten nicht dazu. Formlose Beziehungen bei der Arbeit sind einer der Vorteile, die die Arbeit im Büro gegenüber dem Homeoffice hat. Wenn diese Beziehungen fehlen, kann das die Team-Leistung beeinträchtigen und die Produktivität senken.

So setzt ihr die richtigen Erwartungen für die Remote-Arbeit.

Der erste Schritt zur Bewältigung dieser Herausforderungen besteht darin, frühzeitig die richtigen Erwartungen zu setzen. Wenn ihr den Mitarbeitenden klare Richtlinien vorgebt, könnt ihr die Probleme im Zusammenhang mit Remote-Arbeit abschwächen. Und macht euch keine Sorgen, wenn euer Team schon längere Zeit remote arbeitet. Die Vorteile korrekt gesetzter Erwartungen werden in jeder Phase sichtbar.

Richtet feste Arbeitszeiten ein.

Wenn jeder im Büro ist, ergeben sich die Arbeitszeiten quasi von selbst. Wenn die Menschen aber zu Hause und in verschiedenen Zeitzonen arbeiten, wird es etwas komplizierter. Das Personal muss wissen, ob es zu bestimmten Zeiten arbeiten soll, zum Beispiel von 09:00 bis 17:00 Uhr, oder nicht.

Wenn die Teams über verschiedene Zeitzonen verteilt sind, müsst ihr eindeutig festlegen, ob alle synchron mit der Zeitzone der Vorgesetzten arbeiten müssen oder ob zeitversetztes Arbeiten in Ordnung ist. Außerdem muss jeder wissen, ob und wie die Arbeitszeit erfasst werden soll.

Legt Kommunikationsregeln fest.

Bei so vielen verfügbaren Kommunikations-Tools sind klare Vorgaben wichtig. Die Mitarbeitenden brauchen eine Liste der Tools, die sie verwenden sollen, und ausführliche Unternehmensrichtlinien, wie sie sie verwenden sollen.

Beispielsweise könntet ihr Kommunikation in dringend und nicht dringend unterteilen. So könnt ihr festlegen, dass dringende Kommunikation über Instant-Messaging-Software zu erfolgen hat, aber E-Mails akzeptabel sind, wenn nicht sofort eine Antwort erforderlich ist. Außerdem empfiehlt es sich, einige Regeln bezüglich Videokonferenz-Software aufzustellen. Stellt beispielsweise klar, ob jeder seine Kamera standardmäßig aktivieren soll oder nicht.

Workfront task management

Definiert Ziele und Metriken.

Eine Methode, Remote-Teams auf Kurs zu halten, ist die Vorgabe klarer Ziele für jeden. Hierzu müsst ihr den Mitarbeitenden die Metriken und KPIs mitteilen, anhand derer ihr ihre Performance beurteilt. Gebt jedem erreichbare Ziele und realistische Zeitvorgaben, um Motivation zu gewährleisten.

Seid bei der Homeoffice-Einrichtung behilflich.

Ein ausgewiesener Arbeitsbereich ist eine der besten Methoden, um Ablenkungen zu minimieren. Gebt eurem Team Hilfestellungen zur Verwendung von externen Monitoren, Schreibtischen oder Stehtischen und geeigneten Bürostühlen. Teilt ihnen außerdem mit, wenn ihr bei der Anschaffung finanzielle Hilfe leisten könnt. Möglicherweise stellt das Unternehmen die benötigte Ausstattung oder übernimmt die Kosten.

So verwaltet ihr Remote-Teams, nachdem die Erwartungen gesetzt wurden.

Ihr habt eure Erwartungen klar definiert. Nun wird es Zeit, für kontinuierlich gute Arbeit eures Remote-Teams zu sorgen. Hier sind einige Best Practices, mit denen ihr die Herausforderungen beim Management von Remote-Teams meistern könnt.

1. Helft den Mitarbeitenden beim effektiven Zeit-Management.

Wenn ihr euer Team ermutigt, einen Zeitplan zu erstellen, hilft ihnen das beim guten Zeit-Management. Wenn jeden Tag dieselben Zeiten für konzentriertes Arbeiten reserviert werden, bleiben die Mitarbeitenden auf Kurs. Aber die Zeitpläne müssen transparent sein, wenn die Team-Mitglieder über verschiedene Zeitzonen verteilt sind.

Auch Zeiterfassungs-Software ist ein effektiver Weg zum Zeit-Management. Wenn die für unterschiedliche Aufgaben aufgewendete Zeit erfasst wird, sind sich eure Mitarbeitenden besser über ihre Arbeitsgewohnheiten im Klaren. Dies kann bei der Verbesserung der Effizienz hilfreich sein.

2. Stellt Kommunikationsoptionen bereit.

E-Mail und Instant Messaging sind die häufigsten Kommunikations-Tools, aber ihr müsst auch andere Optionen bereitstellen. Videokonferenzen sind zum Beispiel ein gutes Mittel gegen das Gefühl der Vereinsamung. Außerdem bieten sie visuelle Anhaltspunkte zum Wohlbefinden der Mitarbeitenden, die ihr über E-Mails oder Instant Messaging nicht erkennen könnt.

Ein weiteres Beispiel sind Projekt-Management-Tools mit Messaging- und Kommentarfunktion. Damit können die Mitarbeitenden direkt im Programm kommunizieren und sparen Zeit, da sie nicht mehr zwischen Tabs oder Programmen wechseln müssen. Wenn ihr mehrere Kommunikationsoptionen bereitstellt, seid ihr bestens für verschiedene Workflows, Zeitzonen und Eventualitäten gerüstet.

3. Bietet technische Unterstützung an.

Damit Probleme mit unzuverlässiger Technologie behoben werden können, ist ausreichende technische Unterstützung nötig. Hierfür kann es schon genügen, wenn ihr sicherstellt, dass jeder im Team auf dieselben Tools zugreifen kann, sei dies Projekt-Management-, Cloud-Speicher- oder Produktivitäts-Software. Möglicherweise müsst ihr auch Computer, externe Monitore und WLAN-Router bereitstellen, die eure Mitarbeitenden zu Hause nutzen können.

Wichtig ist bei Remote-Mitarbeitenden auch der IT-Support, falls es zu Hardware- oder Software-Problemen kommt. Und da Remote-Teams viele verschiedene Tools verwenden, solltet ihr fortlaufende Schulungen und Ressourcen anbieten.

4. Richtet regelmäßige Meetings und Check-ins ein.

Damit die Menschen vernetzt und aufeinander abgestimmt bleiben, sind regelmäßige Meetings wichtig. Diese können tägliche Stand-ups, persönliche Meetings oder beides umfassen. Wenn ihr dies regelmäßig und konsistent macht, wissen die Mitarbeitenden, dass sie sich auf eure Unterstützung verlassen können und dass ihre Anliegen nicht ignoriert werden.

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5. Schafft Raum für soziale Interaktionen.

Die größte Herausforderung für Managerinnen und Manager von Remote-Teams ist wohl der Kampf gegen die Vereinsamung. Hybride Arbeitsplätze sind ein effektiver Weg, um Menschen zu vernetzen. In einer hybriden Arbeitsumgebung können die Mitarbeitenden bei Bedarf ins Büro kommen und ihren Kolleginnen und Kollegen persönlich begegnen. Bei Adobe beispielsweise können die Mitarbeitenden online oder im Büro an Meetings teilnehmen, da die hybride Arbeit der Standard ist.

Aber auch online lassen sich Beziehungen aufbauen. Viele Unternehmen haben kreative Wege zur Durchführung von Online-Events gefunden. Da es problemlos möglich ist, Remote-Mitarbeitenden zu bestimmten Uhrzeiten Waren zu liefern, können Unternehmen virtuelle Pizza-Partys, Kochkurse oder Kinoabende planen. Wenn ihr wisst, dass die Team-Mitglieder in der Nähe zueinander wohnen, könnt ihr auch persönliche Treffen zum Kennenlernen und Teamwork organisieren.

Grundlagen des Remote-Team-Managements.

Ohne solides Management können sich die unterschiedlichsten Probleme für Remote-Teams ergeben. Ihr braucht ganz neues Know-how, aber es ist grundsätzlich möglich, diese Herausforderungen zu überwinden und ein effektives Remote-Team zu managen.

Damit ihr sicher sein könnt, dass euer Remote-Team auf Kurs ist, solltet ihr zunächst Richtlinien für eure Team-Mitglieder dokumentieren. Das Setzen klarer Erwartungen ist der erste Schritt zum guten Management eures Remote-Teams.

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