Für Maxine Pierce, die als Fachkraft für Marketing und Business Development bei BDP – einem global tätigen Architektur-, Ingenieur- und Designbüro – die Angebotserstellung verantwortet, konnte das Zusammenstellen einer einzigen Einreichung tagelange Arbeit bedeuten: relevante Fallstudien aus abgeschlossenen Projekten zusammensuchen, Mitarbeiternachweise verifizieren, Compliance-Zertifikate ausfindig machen und Vertragsklauseln abgleichen.
Im Laufe der Jahre hat BDP ein umfangreiches Projektwissen aufgebaut, das in einer Vielzahl von Dokumenten festgehalten ist. Doch mit wachsendem Wissensumfang wurde es zunehmend schwieriger, die richtigen Informationen schnell zu finden – besonders wenn es darauf ankam, etwa bei der Vorbereitung von Wettbewerbsangeboten. Mit Lösungen von Adobe Acrobat macht BDP nun das über Jahrzehnte in seinen Dokumenten angesammelte Unternehmenswissen für Mitarbeitende leichter zugänglich und nutzbar.
Mit Wissensdatenbank, einer neuen Funktion in Adobe Acrobat Studio, können BDP-Teams umfangreiche Sammlungen kuratierter Dokumente in zugängliches Wissen verwandeln und in Sekundenschnelle verlässliche Antworten mit Quellenangaben finden – von einzelnen Sätzen oder Bildern bis hin zu einer bestimmten Tabellenzelle. PDF Spaces bietet zudem einen gemeinsamen Arbeitsbereich, in dem Teams Angebote entwerfen, prüfen und verfeinern können – so wird sichergestellt, dass ihre Einreichungen alle Anforderungen aus der Ausschreibungsunterlage (ITT) eines Interessenten erfüllen.
Von verborgenen Dokumentdaten zu verlässlichem Wissen
Noch vor der Zusammenarbeit mit Adobe hatte BDP eine Intranet-basierte Bibliothek aufgebaut, um sein Unternehmenswissen zu zentralisieren. Da jedoch intelligente Suchfunktionen fehlten, mussten die Mitarbeitenden Ordner und Dateien nach wie vor manuell durchsuchen, um die benötigten Informationen zu finden.
Mit der Wissensdatenbank gewann das Unternehmen eine verlässliche Wissensquelle auf Unternehmensebene. Anstatt Daten aus historischen Dokumenten manuell zu suchen, abzurufen und zusammenzuführen, verbindet sich die Lösung mit den Dokumentenarchiven von BDP und liefert auf Abruf in Sekundenschnelle relevante Angebotsunterlagen, Fallstudien und Qualifikationsnachweise – mit präzisen Quellenangaben bis auf den genauen Satz im Quelldokument, nicht nur Dateiname oder Seitenzahl.
Durch die Kombination von Knowledge Base und Acrobat KI-Assistent in PDF Spaces können Teammitglieder Ausschreibungsunterlagen zusammenfassen, Lücken in Antwortentwürfen erkennen und ihre finalen Einreichungen mithilfe einer KI-gestützten Überprüfung stärken – alles in einem einzigen, vernetzten Arbeitsbereich. Mitarbeitende können Fragen in natürlicher Sprache stellen und dabei Format, Wortanzahl und Branchenfokus nach Bedarf vorgeben – für mehr Flexibilität und Kreativität bei der Ausgestaltung finaler Angebotsunterlagen.
Nach der Fertigstellung nutzen Teammitglieder die Plattform, um die Antworten von BDP automatisch mit der Ausschreibungseinladung (ITT) eines Interessenten abzugleichen. So lassen sich Lücken in den Antworten schließen, relevante Fallstudien aufdecken, die möglicherweise übersehen wurden, und sicherstellen, dass jede Anforderung der Ausschreibung vollständig erfüllt wurde.
„Die Arbeit mit Knowledge Base hat uns die Augen für tote Winkel in unserem Ausschreibungsprozess geöffnet“, sagt Pierce. „Das gesamte Wissen unserer Organisation ist nur eine Frage entfernt – das ermöglicht es uns, das volle Leistungsspektrum von BDP unter Beweis zu stellen und gleichzeitig auf die individuellen Anforderungen jedes Interessenten umfassend einzugehen."
KI-Erkenntnisse in vernetzte Workflows überführen
Einer der unmittelbarsten Vorteile für BDP war die schnelle Einsatzbereitschaft der Acrobat-Plattformlösungen – ohne aufwendige Implementierung oder langwieriges IT-Projekt. Nachwuchskräfte erstellen die ersten Angebotsantworten des Unternehmens in PDF Spaces, wo sie anschließend von erfahrenen Mitarbeitenden auf derselben Plattform geprüft und verfeinert werden. Dieser kollaborative Ansatz schafft Transparenz und Vertrauen – und stärkt sowohl die Qualität der Einreichungen als auch die Weiterentwicklung des Teams.
Sobald ein Angebot ausgearbeitet ist, laden Teams ihre Vorschläge in PDF Spaces hoch und fordern beim Acrobat KI-Assistenten eine abschließende Überprüfung an. Dabei kommen häufig Details ans Licht, die eine manuelle Prüfung übersehen könnte – etwa eine übergangene Ausschreibungsanforderung oder eine starke Projektreferenz, die versehentlich fehlt.
Die Integration von Adobe Acrobat mit Microsoft SharePoint und Microsoft Teams ermöglicht es BDP, funktionsübergreifend projektspezifische Wissensdatenbanken für Mitarbeitende aufzubauen. Die SharePoint-Integration erleichtert Teams die Suche nach aktuellen Quellinformationen für fundierte Entscheidungen, während die Teams-Integration den direkten Zugriff auf Knowledge Base ermöglicht – ohne ständiges Wechseln zwischen Anwendungen.
Mit zuverlässigen, quellengestützten Erkenntnissen jederzeit zur Hand verbringen die Teams von BDP weniger Zeit im Archiv und mehr Zeit mit der Arbeit, die sie ursprünglich zur Architektur und Gestaltung geführt hat: der Lösung komplexer Herausforderungen für ihre Kundschaft.
Vertrauen in KI-Workflows aufbauen
Für BDP waren Ausschreibungsprozesse erst der Anfang. Als die Teams erkannten, wie KI ihnen helfen kann, das kollektive Wissen des Unternehmens besser zu nutzen, weitete sich die Einführung schnell über das Angebotsmanagement hinaus aus. Heute setzen Teams aus den Bereichen HR bis hin zur Technik KI-Unterstützung bei ihrer eigenen Dokumentenarbeit ein.
Diese Transformation ist umso bemerkenswerter, wenn man bedenkt, dass die Führungsebene von BDP einst zögerte, AI Agents zu vertrauen – angesichts der Anforderungen an Sicherheit, Governance und Nachvollziehbarkeit.
Bei einem Angebot reicht es beispielsweise nicht aus, wenn KI den Teams eine korrekte Antwort liefert – diese muss auch die eigene Erfahrung des Unternehmens widerspiegeln. Jede Aussage, die BDP trifft, muss auf die eigene Projekthistorie zurückzuführen sein. Das schließt allgemeine KI-Tools ohne unternehmensgerechte Zitierung und Quellenangabe aus. Ebenso wichtig ist, dass das Unternehmen darauf vertrauen kann, dass die Informationen, die die Teams täglich erstellen und teilen, fundiert und nachvollziehbar sind.
„Wir haben uns einen Namen damit gemacht, neue Wege zu gehen und dabei stets den Menschen in den Mittelpunkt unseres Gestaltens zu stellen und einen positiven Beitrag zu leisten. KI ohne Leitplanken einzusetzen, würde diesem Auftrag widersprechen“, erklärt Alistair Kell, COO von BDP.
Die Zusammenarbeit mit den vertrauenswürdigen Lösungen von Adobe hat BDP dabei geholfen, bewährte Ergebnisse mit der nötigen Verlässlichkeit in Bezug auf Genauigkeit und Governance zu verbinden. Dieses Vertrauen hat die Wahrnehmung von KI im gesamten Unternehmen verändert – so sehr, dass die Teams nun eng mit Adobe zusammenarbeiten, um die Roadmap der Acrobat-Plattform mitzugestalten, einschließlich KI-gestützter Funktionen für designorientierte Unternehmen.
Die Erfahrungen von BDP mit der Acrobat-Plattform haben bestätigt, was die Führungsebene einst bezweifelte: dass KI die Arbeitsweise eines Designunternehmens verbessern kann, ohne die Maßstäbe für Genauigkeit, Quellenangabe und kreative Integrität zu gefährden, auf denen das Unternehmen aufgebaut wurde. Was als Experiment im Ausschreibungsprozess begann, ist heute zu einem Modell dafür geworden, wie die Teams von BDP im gesamten Unternehmen auf das Wissen zugreifen, es verstehen und nutzen, das die Organisation in sechs Jahrzehnten aufgebaut hat.
„Die besten KI-Lösungen sind wie Spielzeug von Fisher-Price“, sagt Kell. „Nicht in dem Sinne, dass sie simpel wären, sondern weil sie einfach zu bedienen, robust und vertrauenswürdig sind. Unsere Beziehung zu Adobe ist so stark, weil wir über Monate des Testens, Diskutierens und Verfeinerns Vertrauen aufgebaut haben – in der Art, wie wir KI in unseren vernetzten Dokument-Workflows einsetzen."
