Hier gehen Tradition und Moderne Hand in Hand

Heute sind Nachhaltigkeit sowie das Zusammenspiel von Körper und Seele für ein gesundes Leben anerkannte Fakten. Doch als Sebastian Kneipp Mitte des 19. Jahrhunderts für ein ganzheitliches Lebenskonzept eintrat, das Mensch, Lebensgewohnheiten und Umwelt als untrennbar miteinander verwoben begreift, war er seiner Zeit voraus. Mit Disruption kennt man sich bei Kneipp also aus. Seit mehr als 130 Jahren steht die Marke mit Sitz in Würzburg für pharmazeutische und kosmetische Produkte, die traditionelles Heilkundewissen mit moderner Forschung kombinieren. Das wirkt sich auch auf die Workflows hinter den Kulissen aus.

Gerade weil Nachhaltigkeit, ein ausgewogener Lebensstil und Self Care in den vergangenen Jahren breiten Einzug in Wohnungen weltweit gehalten haben, herrscht ein hoher Innovationsdruck in der Branche. Neben tradiertem Wissen und langjähriger Erfahrung setzt Kneipp deshalb auf modernste Technologien, um die eigene starke Position am Markt weiter ausbauen zu können. Mit Adobe Workfront hat sich das rund 650 Mitarbeiter*innen starke, international operierende Unternehmen für ein starkes Projektmanagement-Tool entschieden und seine Workflows deutlich effizienter gemacht.

Jederzeit den vollen Überblick

Viele Unternehmen kennen das Dilemma: Die Kommunikation läuft hauptsächlich über E-Mail, relevante Informationen und wichtige Timings sind über verschiedene Postfächer verteilt, Dateien liegen zum Teil in persönlichen Ordnern ab und Zuständigkeiten verschwimmen. Gerade wenn neue Kolleg*innen einsteigen oder Teams zu bestehenden Abläufen hinzustoßen, ist die strukturierte Einarbeitung eine Herausforderung. Für Kneipp war klar: hier muss System rein!

Insbesondere in Entwicklungsprozesse neuer Produkte ist fast das ganze Unternehmen eingebunden. Von Research & Development, Labor und Produktmanagement über Marketing bis hin zu Vertrieb, Logistik und Rechtsabteilung steuern viele Teams ihre Expertise bei. „Bei der Neu- und Weiterentwicklung unserer Produkte sind nahezu alle Abteilungen involviert. Mithilfe von Adobe Workfront kann jedes Team und jede*r Kolleg*in jederzeit sehen, wie das Gesamttiming aussieht, wo wir aktuell stehen, welche Aufgaben voneinander abhängen und wer im Detail für welche Aufgabe zuständig ist“, erklärt Christine Vogel, Project Controllerin bei Kneipp. „Dank der Transparenz sparen wir nicht nur wertvolle Zeit für Abstimmungen ein, es herrscht auch ein hohes Verständnis füreinander. Und es motiviert, so deutlich zu sehen, dass wirklich alle auf das gleiche Ziel hinarbeiten.“

Eine große Stärke sieht Christine Vogel zudem in der Parallelität von hoher Flexibilität und Standardisierung. Spontan aufploppende Themen können ad hoc durch die jeweilige Abteilung aufgesetzt werden, vorgegebene Prozesse folgen durch die standardisierte Struktur einem klaren und übersichtlichen Fahrplan. Gerade weil Kneipp als Hersteller von Nahrungsergänzungs- und Arzneimitteln einer lückenlosen Dokumentationspflicht unterliegt, sind diese Vorlagen eine deutliche Arbeitserleichterung. „Templates sind für uns eine deutliche Zeitersparnis“, erzählt Christine Vogel. „Sie geben uns einen klaren Rahmen vor, gleichzeitig lernen wir in jedem Prozess dazu und können unsere vorgegebenen Abläufe immer weiter optimieren und flexibel auf neue Herausforderungen reagieren.“

Bei Kneipp schaut man über den Badewannenrand hinaus

Flexibel ist man bei Kneipp auch hinsichtlich der Anwendungsmöglichkeiten des Projektmanagement-Tools. Die Lösung digitalisiert nicht nur Workflows, sondern ist auch selbst Roadmap für die Digitalisierung des Unternehmens. Über Adobe Workfront hat Kneipp den aktuellen Fortschritt jederzeit im Blick.

Und das ist nicht der einzige „out of the box“-Einsatz. Seit Workfront in immer mehr Teams zum Standard gehört, kommen immer mehr Abteilungen mit neuen Ideen zu Christine Vogel. „Der Firmen-Fuhrpark ist bei uns im Einkauf angegliedert“, erzählt sie. „Die Kolleg*innen haben aufgrund ihrer positiven Erfahrungen im Produktentwicklungsprozess angeregt, ob wir die Firmenwagen nicht ebenfalls über Workfront managen könnten.“ Jedes Fahrzeug läuft jetzt als eigenes Projekt, dessen Laufzeit vom Ersteinsatz bis zur Rückgabe an den Leasingpartner strukturiert ist – inklusive aller Werkstatttermine, Reifenwechsel und, im Falle der Poolfahrzeuge, Fahrten. So lässt sich die Flotte nicht nur schnell und effizient organisieren, jeder Einsatz und jede*r Fahrer*in kann zudem lückenlos dokumentiert werden.

Cleane Dashboards sorgen für den vollen Durchblick

Genau darin sieht Christine Vogel den großen Vorteil von Adobe Workfront: „Das Tool lässt sich sehr leicht individualisieren und an die eigenen Bedürfnisse anpassen, sowohl in Bezug auf Projekte als auch hinsichtlich der Darstellung.“ Mit wenig Aufwand kann die Project Controllerin maßgeschneiderte Dashboards für alle Stakeholder und Ansprüche zusammenstellen. Auch sie selbst hat als Administratorin wichtige System KPIs wie Nutzungsstatistiken sowie die Anzahl und das Monitoring der Projekte jederzeit im Blick und kann die Teams schnell über den aktuellen Stand informieren.

Auch in der Ressourcenplanung ist das eine deutliche Arbeitserleichterung. Weil alle Projekte inklusive der benötigten Kapazitäten in Workfront vorausgeplant werden, haben die Verantwortlichen bei Kneipp jederzeit den vollen Überblick über das Portfolio des Unternehmens sowie den Workload der Mitarbeiter*innen. So lässt sich schnell abschätzen, ob neue Themen umgesetzt oder geplante Initiativen verschoben oder gestrichen werden müssen.

Ein Tool für alle Fälle

Apropos Ressourcen: Auch wenn die Implementierung von Adobe Workfront schnell und unkompliziert ist – der Faktor Mensch ist entscheidend, damit sich das Tool auch wirklich durchsetzt. Deshalb wurden nur die Key User gleich zu Beginn eingewiesen, die meisten Anwender*innen haben ihre Einführung erst wenige Tage vor dem Start von Workfront erhalten. Christine Vogel ist überzeugt, dass der sanfte Start entscheidend für die Akzeptanz von Workfront war: „Lieber mit weniger Funktionen starten und sukzessive nachrüsten, als Anwender*innen gleich zu Beginn zu überfordern.“ Die Zahlen geben ihr recht: Innerhalb von zwei Jahren ist die Anzahl der Nutzer*innen rasant gestiegen auf mittlerweile knapp 80 Prozent der involvierten Mitarbeiter*innen. „Wer Workfront hat, nutzt es auch“, fasst Christine Vogel zusammen.

Für Kneipp ist Workfront inzwischen viel mehr als ein Projektmanagement-Tool. Die Planung und Organisation von bestehenden Projekten, der Einsatz von Arbeitskräften sowie die Entscheidungen über zukünftige Projekte – all das läuft bereits heute über Workfront. Das Ziel, Workfront als Operational System of Records zu etablieren, ist für Christine Vogel bereits in greifbarer Nähe.

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