El mundo en sí mismo y todos los lugares de trabajo notaron el impacto del veloz cambio al principio de la pandemia de la COVID-19. En el caso de Thermo Fisher Scientific, una empresa líder mundial en la prestación de servicios científicos, ello conllevó un cambio abrupto del lugar de trabajo, de su forma de gestionarlo, y de la manera en la que mantenían el flujo de la creación de contenidos y de las aprobaciones jurídicas en un momento tan crucial para la empresa y sus clientes.

Aceleración del ritmo durante una pandemia

Aunque muchos sectores se enfrentaron a una recesión durante la pandemia, el sector médico tuvo que ampliarse a escala (y hacerlo velozmente) para satisfacer la demanda de rapidez en la innovación e información en el ámbito sanitario. Como fabricante líder de equipamiento para las ciencias biológicas que suministra a profesionales de la ciencia todo lo que va desde equipos de diagnóstico, de protección individual (EPI) e instrumental para la fabricación de vacunas y tratamientos, en Thermo Fisher Scientific no tenían ni un segundo que perder. O, al menos, no si querían seguir llevando la ciencia un paso por delante de la actualidad.

Cuando el trabajo pasó a ser remoto por completo básicamente de la noche a la mañana, Amy Zakrzewski, la directora de Operaciones de Marketing, y su equipo tuvieron que buscar formas de mejorar la eficiencia de la producción, así como de mantener a todo el mundo conectado y el trabajo centralizado. Además, tuvieron que desarrollar y agilizar a escala mundial la distribución en el mercado de contenidos digitales centrados en la clientela. Las aprobaciones jurídicas de reciente adopción ralentizaban el proceso, por lo que el equipo de Thermo Fisher Scientific tenía que conseguir que los requisitos endurecidos de cumplimiento normativo no prolongaran significativamente el tiempo que se tardaba en lanzar contenidos al mercado.

Zakrzewski y su equipo aceptaron el reto. Asumieron las incertidumbres de la pandemia como oportunidades de crecimiento y se reforzaron con Adobe Workfront para gestionar el trabajo y satisfacer las crecientes demandas de contenido.

Aceptación del cambio con templanza y búsqueda de formas más acertadas de trabajar

Mientras que muchas empresas se apresuraban a configurar sistemas y flujos de trabajo nuevos para adaptarse al teletrabajo, en Thermo Fisher Scientific centralizaron y optimizaron el trabajo en Adobe Workfront. Al ser un sistema de gestión del trabajo diseñado para ofrecer tanto agilidad como personalización, Workfront permitió una rápida adaptación al teletrabajo y a los cambios en las prioridades. Además, sus funciones de revisión online, de planificación de la capacidad, de automatización de flujos de trabajo y de elaboración de informes han ayudado a Thermo Fisher Scientific a lograr la excelencia operativa.

El equipo ajustó sus flujos de trabajo y satisfizo las necesidades nuevas y las existentes, exacerbadas por el rápido azote que supuso la pandemia. Los equipos de marketing y de creación de contenidos fueron capaces de colaborar con facilidad en el trabajo creativo, así como de revisarlo y aprobarlo de forma eficiente con las integraciones de Adobe Workfront, lo que agilizó la creación y distribución de contenidos.

Aparte de acelerar la creación de contenidos para seguir el ritmo de las demandas del mercado, en Thermo Fisher Scientific simplificaron el proceso jurídico y de cumplimiento normativo, aumentaron la claridad sobre las funciones de todo el personal y automatizaron tareas en todo lo posible. Asimismo, incorporaron todo un proceso de revisión jurídica y solo prolongaron dos días los cronogramas de su flujo de trabajo.

Para facilitar y agilizar estas aprobaciones jurídicas, Zakrzewski y su equipo crearon paneles para las personas involucradas a fin de almacenar todos los documentos y la información pertinentes. Estos paneles ofrecen a las personas autorizadas visibilidad sobre los proyectos, y le brindan a todo el mundo los pormenores que necesitan para realizar bien su trabajo.

“Ahora podemos poner la información pertinente directamente en las manos del equipo jurídico y, acto seguido, darles indicaciones sobre dónde pueden encontrar con rapidez la información adicional que necesitan”, afirmó Amy Zakrzewski. “El panel les brinda un único lugar en el que pueden finalizar las revisiones con rapidez”.

La capacidad para recopilar y consolidar comentarios de revisión en un informe también ayudó a Thermo Fisher Scientific a mantener a sus partners y proveedores al corriente y conscientes de las nuevas directrices jurídicas para agilizar aún más los cronogramas de aprobación legal. Además, dado que pudieron automatizar las tareas manuales, optimizar los formularios de admisión y las aprobaciones jurídicas, así como llevar a cabo revisiones del cumplimiento normativo, el trabajo avanzó a una velocidad récord. Lograron una reducción del 24 % en la duración objetivo de las revisiones jurídicas (casi un 50 % más rápido que la media de la empresa), lo que condujo a una reducción del 20 % en la duración global de los proyectos y mantuvo a Thermo Fisher Scientific encarrilada en su propósito: ayudar a sus clientes a conseguir que el mundo fuera más saludable, limpio y seguro, incluso…, no, sobre todo… durante una pandemia mundial.

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