La méthode des 5 P pour analyser les causes premières : de quoi s’agit-il, quand est-elle utile, et comment s’en servir ?

Toutes les entreprise sont confrontées à des problèmes, et certains sont plus longs et difficiles à résoudre que d’autres. Une clientèle à laquelle les mises à jour applicatives ne sont pas notifiées en temps utile ou des ruptures de stock quasi-systématiques en période de pic saisonnier en font partie. Si, parfois, des solutions sont mises en œuvre rapidement, celles-ci traitent rarement la cause première et le problème se répète.

Les entreprises qui réussissent ont appris à cerner en un clin d’œil l’origine des problèmes complexes et à mettre en œuvre des solutions pour empêcher qu’ils se reproduisent. La technique des « 5 P » (qui consiste à se poser cinq fois de suite la question Pourquoi) a fait ses preuves pour identifier la cause première de la quasi-totalité des problématiques et les résoudre plus facilement. Elle s’adapte aisément à toute entreprise et peut être utilisée pour instaurer des solutions durables.

Cet article vous aidera à vous lancer en abordant les points suivants :

Quelle est l’origine de la méthode des 5 P ?

La méthode des 5 P (5 Pourquoi) a été mise au point par Sakichi Toyoda, l’inventeur et industriel qui a fondé Toyota Industries. Il était persuadé que la direction d’une entreprise n’est pas en mesure de résoudre réellement un problème, dont les causes premières ne peuvent être trouvées que grâce aux insights apportés par les personnes les plus au fait de la situation. Sa méthode des 5 P s’est montrée d’une efficacité telle qu’elle a été intégrée dans le système de production Toyota.

« La base de l’approche scientifique développée par Toyota consiste à se poser cinq fois la question "Pourquoi ?" à chaque problème rencontré. À force de répéter cette question, la nature du problème, ainsi que sa solution, deviennent évidentes. »
- Taiichi Ōno, considéré comme le père du système de production Toyota

Le questionnement 5 P fait également partie de la méthodologie DMAIC (Define/Définir, Measure/Mesurer, Analyze/Analyser, Improve/Améliorer, Control/Contrôler) du projet Six Sigma, qui vise à améliorer les résultats des processus de l’entreprise.

Après avoir formé une équipe dont les membres sont directement concernés par le problème, il s’agit d’appliquer la méthode des 5 P en se posant d’abord la question suivante : « Pourquoi ce problème se pose-t-il ? » La réponse apportée doit ensuite faire l’objet de quatre interrogations successives, de type « Pourquoi ? ». Chaque série de questions permet de se rapprocher de l’origine, ou cause première, du dysfonctionnement.

Dès lors que cet exercice ne se révèle plus utile pour isoler la cause, le questionnement cesse et l’équipe se met à élaborer une solution. Bien que cette méthode s’appelle les 5 Pourquoi, le chiffre préconisé n’est pas absolu. Les questions ne doivent s’arrêter qu’à partir du moment où les réponses n’ont plus aucune utilité, qu’elles aient été posées à trois ou dix reprises.

Quand utiliser la méthode des 5 P ?

Les entreprises ont tôt fait de perdre leurs repères dès lors qu’elles sont confrontées à une situation délicate ou défavorable menaçant de compromettre la continuité de leur croissance et leur rentabilité.

L’intérêt de la méthode 5 P réside dans le fait qu’elle permet de résoudre la quasi-totalité des problèmes, sous réserve que les parties prenantes soient concernées par la situation et proposent des réponses pertinentes et factuelles. Cette méthode se révèle particulièrement efficace pour régler les dysfonctionnements mettant en jeu une interaction ou un facteur humain, comme la saisie de données ou un manque de discernement dans la réorganisation manuelle des stocks ou des pièces détachées.

Comment utiliser la méthode des 5 P pour analyser les causes premières ?

La méthode des 5 P est extrêmement constructive, mais brille aussi par sa simplicité. Tant que vous prenez soin de constituer l'équipe adéquate au départ, vous pouvez surmonter la quasi-totalité des difficultés ou obstacles que rencontre l’entreprise.

Jusqu’à présent, les équipes en présentiel recouraient à des tableaux blancs et blocs-notes pour consigner les différentes étapes, mais les équipes hybrides et en télétravail se tournent maintenant vers les applications de collaboration pour bénéficier d’une assistance virtuelle. Les applications spécialisées peuvent en effet aider à réaliser une analyse via la méthode des 5 P.

1. Formez une équipe.

La première étape menant à une analyse 5 P efficace consiste à former une équipe avertie. Les membres de cette équipe doivent être concernés par le problème et connaître les processus et dysfonctionnements. Les petites équipes pluridisciplinaires, transversales, sont les plus efficaces. Leurs membres proviennent de plusieurs services, où ils occupent des postes différents, et possèdent des degrés d’expérience variés. Les équipes aux bagages et points de vue diversifiés sont plus susceptibles de livrer un meilleur éclairage sur la cause première du problème.

Sitôt l'équipe constituée, désignez une personne chargée de l’animer. Le rôle de celle-ci consiste à encourager les échanges autour de chaque question « Pourquoi ? » tout en faisant en sorte que l’équipe demeure centrée sur la cause première du dysfonctionnement. Cette personne aiguille le processus et instaure la confiance de sorte que les participants et participantes se sentent libres de contribuer ou non.

2. Définissez le problème.

La première tâche incombant à l’équipe consiste à définir clairement le problème. Observez le problème à l’œuvre, si possible, puis schématisez-le et discutez-en. L’énoncé du problème doit mettre en évidence la différence entre la situation actuelle et la manière dont les choses devraient se dérouler. Documentez-le et rectifiez-le jusqu’à ce qu’une version finale fasse l’unanimité.

« Certains membres de la clientèle ne règlent pas leurs factures à temps » est un exemple d’énoncé de problème. Clair et concis, il expose le dysfonctionnement par rapport à une situation « normale », à savoir le respect des délais de paiement.

3. Posez la première des questions de type « Pourquoi ? ».

Déterminez la cause du problème. Cette question est la plus vaste du processus des 5 P. Elle pourrait être « Pourquoi les mises à jour applicatives sont-elles notifiées tardivement à la clientèle ? », par exemple, ou bien « Pourquoi les ruptures de stock sont-elles quasi-systématiques en période de pic saisonnier ? »

L’équipe convient ensuite d’une phrase claire et succincte répondant à cette question, qu’elle enregistre. Si vous entendez remonter véritablement à l’origine du problème, il est important que la réponse soit factuelle, et non l’expression d’une opinion ou d’une hypothèse.

4. Poursuivez ce questionnement de type « Pourquoi ? » à quatre autres reprises.

À ce stade, la réponse apportée à la première interrogation est remise en cause. Ce processus de questions-réponses se poursuit jusqu’à ce que les réponses avancées n’apportent plus aucune information sur la cause première du problème. La réponse finale identifiera cette dernière et fera l’unanimité.

Dans les situations plus complexes, plusieurs raisons peuvent être à l’origine d’un dysfonctionnement, et plusieurs réflexions peuvent découler d’une question « Pourquoi ? » jusqu’à parvenir à plusieurs causes premières possibles. Le processus comporte, en règle générale, cinq séries de questions, même si ce nombre peut être inférieur ou supérieur, en fonction du type et de la complexité du problème.

5. Définissez la marche à suivre.

Sitôt la cause première établie, l'équipe doit réfléchir à la solution et identifier les actions à mener pour résoudre le problème. La méthode des 5 P associe ces actions à des contre-mesures. Si plusieurs causes premières sont identifiées, l'équipe doit en choisir une pour commencer et les traiter ensuite à tour de rôle.

Un membre légitime de l'équipe se voit ensuite confier la responsabilité de mettre en œuvre les contre-mesures nécessaires à la résolution de la situation.

6. Surveillez le processus jusqu’à sa résolution.

L’équipe doit se réunir régulièrement pour superviser l’efficacité des contre-mesures. Si le problème n’est pas résolu, il convient de modifier la solution jusqu’à ce qu’un retournement de situation se produise.

Une fois le problème réglé, l'équipe s’attachera à documenter le processus et à partager ses résultats et insights avec le reste de l’entreprise. Cette étape est particulièrement importante pour élaborer des plans de gestion des risques destinés à prévenir les futurs problèmes.

Exemple d’utilisation de la méthode des 5 P

Voici un exemple concret du mode de fonctionnement de la méthode des 5 P. Imaginons une équipe ventes et marketing qui s’aperçoit, dans un rapport consacré aux pages vues, que le nombre de pages produit vues a reculé dernièrement. L’utilisation de la méthode des 5 P s’apparentera à celle-ci :

Problème : le nombre de pages produit vues sur le site web diminue.

Cause première : incapacité à trouver du personnel marketing de remplacement possédant les compétences adéquates.

Contre-mesures ou solution : confier aux équipes produit l’élaboration d’un nouveau contenu pour le site web jusqu’à ce que d’autres recrues viennent compléter les effectifs du service marketing.

Dans cet exemple, une équipe pluridisciplinaire a fait appel à la méthode des 5 P afin d’analyser les raisons pour lesquelles le nombre de pages produit vues sur le site web a reculé, puis a arrêté la marche à suivre pour résoudre cette problématique. Alors que la cause première était loin d’être évidente au départ, l’équipe a découvert que celle-ci était liée à la difficulté de recruter des profils marketing. En guise de contre-mesure, elle a mis les équipes produit à contribution en les invitant à actualiser le contenu du site web jusqu’à ce que le service marketing soit en mesure de recruter du personnel capable de reprendre le flambeau.

Il est important que l'équipe continue à se rencontrer régulièrement pour faire le point sur les progrès apportés par sa solution. Dans l’exemple qui nous intéresse, il s’avère que le contenu fourni par le service produit, trop technique, n’était pas adapté au site web. L’équipe 5 P a donc modifié sa recommandation en invitant le service marketing à revoir ce contenu pour l’axer davantage sur les besoins de la clientèle. En travaillant de concert, les services produit et marketing ont réactualisé le contenu déjà publié sur le site web tout en assurant le lancement de nouveaux produits, bien qu’étant à court de personnel.

Mise en œuvre de la méthode des 5 P

La méthode des 5 P pour analyser les causes premières s’avère idéale pour identifier l’origine de la quasi-totalité des problèmes en entreprise. En plus d’être efficace et économique, ce processus favorise la communication entre équipes et encourage la collaboration transverse. Il contribue également à prévenir les problèmes en dotant le personnel des outils permettant d’identifier très tôt les anomalies et d’en accélérer la résolution.

Au moment de vous lancer, n’oubliez pas que la formation de l’équipe adéquate est une première étape cruciale. Réunissez les membres de l’équipe qui sont directement concernés par le problème, mais sont également issus de services différents et justifient de qualifications diverses.

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