Tout savoir sur l’automatisation des workflows : avantages, utilisations, etc.

L’envoi d’un e-mail ou l’actualisation d’une base de données est un exercice manuel relativement simple. Certes, ces tâches ne prennent qu’une minute, mais du fait de leur caractère répétitif, elles ont tôt fait de monopoliser votre temps.

Selon ADP, 70 % des cadres en entreprise indiquent consacrer de 45 minutes à 3 heures, sur les huit heures de leur journée de travail, à des tâches répétitives. Or, l’automatisation des workflows permet précisément de les en dispenser.

Les tâches manuelles et répétitives ont tendance à ralentir le travail, à le compliquer et à le rendre moins homogène que celui réalisé par automatisation logicielle. Par chance, l’automatisation des workflows a vocation à rendre les membres de votre équipe meilleurs et plus efficaces dans l’exercice de leurs fonctions.

En s’intéressant aux workflows automatisés, les entreprises peuvent mettre en œuvre des processus simplifiés générant des gains d’efficacité opérationnelle, davantage de transparence et moins d’erreurs humaines.

Cet article aborde les points suivants :

• En quoi consiste l’automatisation des workflows ?
• Avantages de l’automatisation des workflows
• Qui recourt à l’automatisation des workflows ?
• Types d’automatisation des workflows
• Exemples d’automatisation de workflows
• Étapes d’automatisation d’un workflow
• Applications d’automatisation des workflows
• Cas d’usage d’automatisation des workflows

En quoi consiste l’automatisation des workflows ?

L’automatisation des workflows consiste à faire appel à la technologie pour s’acquitter de tâches répétitives (communications par e-mail, saisie de données et mises à jour logicielles, par exemple) sans qu’une intervention humaine soit nécessaire. Pour ce faire, une application crée une série d’expressions conditionnelles de type « if-then » qui déterminent de quelle manière ces tâches doivent être accomplies. Les entreprises qui automatisent leurs workflows constatent que le travail s’effectue plus rapidement, plus facilement et de manière plus homogène.

Avantages de l’automatisation des workflows

Les entreprises de toutes tailles peuvent recourir à l’automatisation des workflows pour améliorer à grande échelle leurs processus à forte intensité de main-d’œuvre et de capital. L’automatisation des workflows offre plusieurs avantages :

1. Gain de productivité. L’automatisation des workflows libère le personnel des tâches répétitives et fastidieuses. Celui-ci peut alors se recentrer sur les tâches à plus forte valeur ajoutée qui en appellent à la stratégie et à la créativité humaines.
2. Économies. L’automatisation limitant le degré de dépendance vis-à-vis des interventions humaines, vous pouvez réduire les coûts de main-d’œuvre pour certaines tâches. Elle évite également les erreurs humaines et les coûteuses anomalies qui en découlent.
3. Précision accrue. L’automatisation permet de gagner en précision en éliminant les interventions superflues.
4. Augmentation de la rapidité. L’automatisation bannit les atermoiements, et garantit la transmission des éléments de travail en un temps record.
5. Meilleure communication. L’automatisation adresse systématiquement les éléments de travail appropriés, les demandes de commentaires et les notifications aux bonnes personnes, sans délais ni retard.
6. Visibilité accrue. Les cadres peuvent suivre l’état d’avancement des tâches en temps réel et connaître ainsi l’identité des parties prenantes. Voilà qui facilite la supervision du travail et permet de maîtriser les délais.

Qui recourt à l’automatisation des workflows ?

Parce que les entreprises apprécieraient souvent d’avoir davantage de temps devant elles, l’automatisation des workflows est un outil idéal pour celles qui souhaitent accomplir leurs tâches plus rapidement et avec davantage de précision.

L’automatisation des workflows peut s’appliquer à tous les services d’une entreprise : finance, ressources humaines, marketing, opérations, ventes, etc. Néanmoins, son impact est particulièrement conséquent dans les secteurs suivants.

1. Secteur privé

Alors que davantage d’entreprises adoptent l’automatisation, celles qui présentent des processus manuels archaïques auront du mal à tirer leur épingle du jeu. De la prévention des erreurs humaines au gain de temps, l’automatisation permet aux entreprises de passer très facilement à l’échelle supérieure, en toute fiabilité.

2. Développement et opérations (DevOps)

En règle générale, le développement et les opérations sont deux activités fonctionnant indépendamment l’une de l’autre, mais que l’automatisation des workflows permet de rapprocher. Elle limite ainsi la formation de goulets d’étranglement et favorise une communication moins fracturée.

Les équipes DevOps sont à même d’organiser le pipeline de développement applicatif et de mieux en gérer les étapes, comme la supervision et la collecte des données, le test du code et les demandes d’assistance.

3. Administration du réseau IT

L’administration du réseau IT comporte de nombreuses variables. Les workflows automatisés permettent à la direction de superviser le cloud, le réseau, le système d’exploitation et les autres services. Cette couche de visualisation l’aide à anticiper les problèmes et à s’atteler à l’intégrité du réseau et aux menaces de sécurité avant qu’elles n’engendrent de coûteuses difficultés.

Types d’automatisation des workflows

Indépendamment de votre modèle commercial ou de votre cas d’usage, l’automatisation des workflows peut être mise en œuvre de différentes manières au sein de votre entreprise. S’il en existe de plusieurs types, les entreprises ont essentiellement le choix entre des automatisations de workflows statiques ou dynamiques :

• Statique : lorsque l’automatisation des workflows est statique, les étapes sont suivies à la lettre, sans aucun écart. À supposer qu’une instruction « if-then » soit définie, rien ne se produira tant que la condition « if » n’est pas déclenchée. Les variables externes ne sont pas prises en compte dans l’automatisation des workflows statique, même si elles peuvent potentiellement affecter le résultat.
• Dynamique : avec l’automatisation dynamique des workflows, les étapes sont déterminées au moment même de leur exécution. Concrètement, l’application utilise un modèle de schéma qui gère diverses données et tient compte de différentes variables avant de passer à l’action. Cette approche favorise l’agilité et exige un minimum de maintenance à long terme.

Certaines équipes se demandent s’il est préférable d’opter pour l’automatisation des workflows ou pour l’automatisation des processus par la robotique (RPA). Ces deux solutions sont intéressantes chacune à leur manière, et il est fréquent qu’elles soient toutes deux utilisées en entreprise. La RPA désigne un bloc de code, appelé « robot », chargé de la réalisation d’une tâche précise. En théorie, l’automatisation des processus par la robotique est similaire à l’automatisation des workflows. Elles se différencient en ceci que la RPA convient davantage à l’automatisation de tâches ponctuelles, tandis que l’automatisation des workflows se prête plutôt aux successions de tâches.

Si la RPA ne cadre pas avec les objectifs d’une entreprise, la gestion des processus métier constitue un autre type d’automatisation des workflows utile. Il s’agit d’une méthodologie à grande échelle qui gère de multiples workflows, offre une vue d’ensemble sur les opérations en cours afin de servir au mieux la clientèle, et améliore l’efficacité des processus métier pour atteindre les objectifs stratégiques. Bien souvent, une application d’automatisation des workflows s’inspire, dans sa conception, de la philosophie régissant la gestion des processus métier. Avec ses macros et sa fonction de remplissage automatique, Excel constitue l’un des premiers exemples d’automatisation de workflows.

Exemples d’automatisation de workflows

L’automatisation des workflows peut faciliter vos opérations au quotidien en faisant appel à la technologie pour un certain nombre de tâches, à savoir :

1. Synchronisation des données entre les applications et les systèmes d’enregistrement pour obtenir des rapports unifiés et précis
2. Remplissage automatique des calendriers en fonction de la disponibilité des ressources
3. Assignation des tâches au membre approprié de l’équipe en fonction des échéances, de la charge de travail et d’autres critères
4. Report dans votre système financier des modifications du budget alloué à un projet marketing
5. Transmission de rapports personnalisés aux parties prenantes compétentes
6. Transferts entre les collaborateurs et collaboratrices, les équipes et les services
7. Synchronisation et centralisation des données en vue de l’obtention d’un état d’avancement des tâches exécutées par les différentes équipes avec plusieurs outils

Étapes d’automatisation d’un workflow

Puisque l’automatisation des workflows nécessite la contribution de votre équipe, sollicitez les personnes qui gèrent les opérations afférentes au quotidien afin d’esquisser un schéma d’automatisation. Pour commencer à automatiser les workflows au sein de votre entreprise, suivez la procédure suivante :

1. Définissez le workflow.

Premièrement, réfléchissez aux aspects sur lesquels il est impératif de gagner du temps. Où vos workflows débutent-ils et où prennent-ils fin ? Qu’est-ce qui déclenche un workflow ? Qu’est-ce qui le conclut ? À ce stade, documentez le cheminement suivi par le workflow.

2. Identifiez tous les processus du workflow.

À partir du moment où vous définissez les points de début et de fin d’un workflow, vous devez trouver le fil conducteur. Songez à celles et ceux qui sont en prise directe avec un workflow donné, et à la manière de transférer des données d’un point (ou d’une personne) à l’autre.

3. Dressez la liste de l’ensemble des systèmes, applications et outils.

Prenez note des applications de collaboration, boîtes de réception partagées, bases de données ou composants en place servant à l’exécution du workflow. Cette mesure vous aidera à choisir la meilleure solution d’automatisation.

4. Relevez toutes les voies de contribution possibles.

Des entrées correctement mises en forme sont indissociables du succès des workflows automatisés. Entre autres voies de contribution possibles à vos opérations quotidiennes peuvent figurer des formulaires prenant en compte les e-mails, requêtes ou données en provenance d’une application ou d’un système.

5. Prêtez attention aux passages de relais.

À ce stade, vous allez déléguer les responsabilités d’une personne à une autre. L’identité de chaque personne chargée d’une tâche donnée doit être clairement définie. Outre les personnes concernées, réfléchissez aux modalités de mise en œuvre et au moment propice à la réalisation de ces transferts de responsabilités.

6. Établissez une liste de souhaits d’automatisation.

Maintenant que vous maîtrisez mieux vos workflows, sans doute existe-t-il des aspects que vous jugez perfectibles. Notez toutes les tâches que vous souhaiteriez automatiser ou celles dont le manque d’efficacité pourrait être pallié par l’automatisation.

7. Créez la future version de votre workflow.

Le moment est venu de construire. Optez pour la solution d’automatisation de votre choix, et créez une nouvelle version de votre workflow. Sans doute tâtonnerez-vous avant de réussir, mais le jeu en vaudra la chandelle au vu du résultat final.

8. Testez cette future version.

Sitôt votre future version prête, testez-la. Le résultat obtenu tient-il ses objectifs tout au long des différentes étapes ? Existe-t-il des goulets d’étranglement, des fuites de données ou d’autres problèmes ?

9. Formez vos utilisateurs et vos utilisatrices.

Les membres de l’équipe ont parfois besoin de temps pour s’adapter à l’automatisation d’un workflow. Préparez-les à travailler avec ce nouvel outil. Si votre équipe maîtrise l’automatisation, faites le point avec elle sur le nouveau workflow optimisé.

10. Déployez, contrôlez et optimisez.

Une fois le workflow prêt, mettez-le en pratique. Déployez, contrôlez et optimisez occasionnellement votre workflow afin de garantir sa productivité et son efficacité.

Applications d’automatisation des workflows

Les applications d’automatisation sont aussi appelées applications d’automatisation des workflows, systèmes de gestion des workflows ou tout simplement systèmes de workflows. Si certaines applications conviennent aux entreprises de tous types, d’autres répondent à des besoins spécifiques. Certains critères essentiels sont néanmoins à prendre en compte au moment d’en choisir une.

Privilégiez une plateforme offrant des fonctionnalités à valeur ajoutée. Par exemple :

1. Capacités d’intégration pour élargir la gamme de fonctions d’automatisation susceptibles d’être mises en œuvre.
2. Outils sans programmation pour limiter l’assistance IT nécessaire à l’implémentation et aux mises à jour de l’application. Concrètement, celles et ceux qui utilisent cette dernière pourront profiter pleinement des avantages de l’automatisation sans justifier de connaissances ou presque en programmation.
3. Simplicité, étayée par une interface conviviale et des solutions sans programmation.
4. Données en temps réel et tableaux de bord centralisés facilitant la création de rapports.
5. Outils visuels de gestion des ressources vous permettant d’analyser facilement les demandes en fonction des priorités et d’équilibrer les charges de travail.
6. Reporting intégré pour analyser les retards, suivre le déroulement des tâches et apporter des perfectionnements.
7. Fonctionnalités mobiles afin que vous puissiez travailler en tout lieu, sur tout type d’appareil.

Cas d’usage d’automatisation des workflows

Si l’automatisation des workflows est profitable à divers secteurs d’activité, les marchés verticaux ci-après sont souvent les mieux placés pour récolter les fruits de leurs investissements.

Cybersécurité

Le temps est un facteur clé dans le domaine de la cybersécurité. En accélérant la riposte aux incidents, l’automatisation des workflows améliore l’efficacité du processus. En cas de cyberattaque, elle permet de déclencher automatiquement des alertes et de prioriser les incidents, donnant ainsi aux analystes les moyens de repérer les menaces et d’y répondre plus rapidement. De plus, des guides opérationnels sur la sécurité peuvent aussitôt être déployés pour certains types d’incidents.

Finance

Dans le secteur financier, qui jongle avec les chiffres et les budgets, la saisie de données représente une tâche des plus chronophages. Or, la saisie de données, au même titre que les processus de validation de comptes, les demandes de congés, les réajustements de salaires et la facturation, se prêtent parfaitement à l’automatisation. Les workflows assurent l’envoi automatique de bordereaux de facturation entre la clientèle et les membres de l’équipe.

Santé

L’automatisation permet de générer les plannings et horaires de travail du personnel, ainsi que la rotation des astreintes en dehors de toute intervention humaine. Elle assure également le transfert des dossiers médicaux électroniques de la patientèle entre les prestataires de soins. Les professionnels de santé, en disant ainsi adieu à la paperasserie, peuvent s’occuper plus vite de leurs malades.

Ressources humaines

De par sa capacité à accélérer le traitement et l’envoi de données, l’automatisation est particulièrement utile aux RH. Elle permet de simplifier la validation des feuilles de présence, l’onboarding et l’offboarding, ainsi que la gestion des mouvements de personnel.

Technologies de l’information

L’automatisation vient à l’appui des équipes IT en orchestrant de manière structurée le pipeline de développement applicatif. Des étapes comme la supervision et la collecte des données, le test du code et les demandes d’assistance peuvent être automatisées facilement à l’aide d’applications de gestion des workflows.

Marketing

Les équipes marketing doivent optimiser leur retour sur investissement. Par chance, l’automatisation des workflows permet d'éliminer les tâches les plus ardues de leur planning. Elle permet en effet de tout gérer, des publications sur les réseaux sociaux au marketing par e-mail.

Opérations

L’automatisation des workflows simplifie la gestion du personnel entre les différents services, que les équipes soient rattachées aux ventes, aux finances, au pôle juridique ou à l’administration. L’encadrement sait ainsi à qui incombent les responsabilités et quels sont les effectifs disponibles et suit l’état d’avancement des tâches.

Ventes

Les commerciaux peuvent chiffrer leurs estimations sur la base d’un volume plus conséquent de leads grâce à l’automatisation, laquelle permet aussi d’automatiser les tâches fastidieuses comme les validations de propositions, les devis et les interactions sur le site web. Dès l’instant où un rendez-vous est fixé entre un lead et l’équipe commerciale, l’application d’automatisation peut même générer des listes de tâches pour les différents membres qui la composent.

Gérez un travail de qualité à n’importe quelle échelle grâce aux processus automatisés

L’automatisation aide les entreprises à gagner en rapidité, en qualité et en efficacité. Si celles-ci prennent fait et cause pour cette technologie, c’est parce qu’elle permet à leur personnel d’en faire plus avec moins de moyens.

Pour tirer pleinement parti de l’automatisation des workflows, vous avez besoin des outils adéquats. Au moment de simplifier vos workflows et de passer à la vitesse supérieure, Adobe Workfront peut vous aider.

Workfront accélère les campagnes grâce à la puissance de l’automatisation. À mesure que les besoins de votre clientèle évoluent, l’automatisation actualise vos projets et vos missions à la vitesse de l’éclair et avec une précision sans pareille.

Utilisez des outils visuels de gestion des ressources et une automatisation performante qui permettent d’analyser facilement les demandes en fonction des priorités, d’équilibrer vos charges de travail et d’identifier les bonnes personnes pour chaque projet.

Suivez la visite guidée ou regardez la vidéo de présentation pour savoir si Adobe Workfront est la solution qu’il vous faut.