Comment créer une structure de répartition du travail détaillée ?

Work Breakdown Structure Screenshot

Une structure de répartition du travail permet aux équipes de visualiser précisément un projet en le décomposant en plusieurs parties, plutôt que d’essayer de l’aborder d’emblée dans sa globalité. Cet article offre une présentation détaillée des structures de répartition du travail, explique comment les mettre en œuvre et fournit des exemples utiles de structures de ce type ayant fait la différence dans le monde professionnel.

Cet article aborde les points suivants :

Qu’est-ce qu’une structure de répartition du travail ?

Une structure de répartition du travail permet de visualiser un projet volumineux en le décomposant en petites parties plus faciles à gérer. Elle prend souvent la forme d’un document qui détaille les composantes majeures et mineures d’un projet, les échéances à respecter et les ressources disponibles.

Une structure de répartition du travail comprend des livrables ou des étapes jalonnant l’exécution du projet. Chacune de ces petites parties, que l’on pourrait également appeler des modules de travail, des sous-tâches ou des éléments, définit le travail, la durée et les coûts de ce qui doit être accompli.

Avantages d’une structure de répartition du travail

L’intégration d’une structure de répartition du travail dans votre workflow offre de nombreux avantages. Une structure de répartition du travail peut vous aider à :

Estimer la durée et le coût d’un projet et allouer les ressources. Si vous avez une idée précise des ressources nécessaires à la réalisation d’une tâche, vous pourrez structurer votre projet en conséquence.
Identifier les contraintes, les objectifs prioritaires et les risques. Une structure de répartition du travail permet d’organiser et de prendre en compte les tâches nécessitant plus de temps ou d’efforts, les risques visibles ou les objectifs clairs.
Visualiser le périmètre d’un projet pour simplifier l’élaboration d’un plan et la définition d’échéances. L’étendue d’un projet détaille chacun des livrables prévus dans le projet final. Cette aide visuelle peut fournir une vue d’ensemble aux équipes.
Attribuer plus facilement et précisément les responsabilités et clarifier les rôles. L’attribution des rôles est cruciale pour démarrer un projet. Une fois chacune des tâches établie dans la structure de répartition du travail, il est facile d’attribuer les responsabilités correspondantes.
Suivre l’avancement du projet et identifier les jalons et points de contrôle. Dès qu’un stade est atteint, informez-en toutes les personnes concernées afin que l’équipe puisse passer à l’étape suivante.
Définir des échéances claires et veiller à ce qu’aucune tâche ne soit omise ou accomplie deux fois. Si vous n’identifiez pas les tâches et ne communiquez pas sur leur avancement, vous risquez d’en oublier certaines ou de vous apercevoir que plusieurs personnes travaillent sur la même tâche. Avec une structure de répartition du travail, toute l’équipe est sur la même longueur d’onde.

Procédure à suivre pour créer une structure de répartition du travail

En fonction de la taille et de l’étendue de votre projet, votre structure de répartition du travail pourra aussi bien comporter cinq étapes que quinze. Il n’y a pas de bon ou de mauvais nombre. Décomposez simplement le projet en parties les plus petites possible. La création d’une structure de répartition du travail comporte cependant plusieurs étapes importantes

1. Identifier les membres clés de l’équipe

Il est essentiel d’identifier les membres clés de l’équipe dès le début du processus pour les impliquer dans la planification et la programmation du projet. Ces membres de l’équipe peuvent également vous aider à identifier les livrables et à vérifier que le projet comporte toutes les informations utiles. Une fois les membres clés identifiés, il est plus facile de gérer les informations et d’attribuer les responsabilités.

2. Définir l’étendue et les objectifs du projet

Les membres clés de l’équipe simplifieront ce processus. La définition de l’étendue du projet commence par l’identification de ses objectifs et de ses limites. Lorsque les objectifs sont définis à un stade précoce du projet, les parties prenantes savent clairement ce qu’elles doivent faire et comment s’y prendre.

3. Réunir des documents importants

Pour maintenir un sentiment de clarté et favoriser le travail en équipe, il est crucial de collecter les documents ou informations utiles tout au long du projet. En veillant à ce que chaque membre de l’équipe ait accès aux ressources adéquates, vous les aiderez à accomplir leurs tâches de manière efficace. Ces ressources peuvent inclure les plans, les informations budgétaires ou caractéristiques techniques des précédents projets.

4. Définir des phases et des livrables clés

Cette étape implique que les membres clés de l’équipe mettent à profit leur compréhension du projet et le décomposent en petites parties distinctes. Une fois le projet global divisé en différentes phases, telles que la planification, la conception, le recueil de commentaires et le développement, ils peuvent scinder chacune de ces phases en livrables plus précis. Gardez à l’esprit les rôles de chaque membre de l’équipe et demandez-vous comment répartir les livrables entre ces différentes personnes.

5. Créer des modules de travail (tâches et sous-tâches)

Une fois le projet décomposé, vous pouvez diviser les livrables en tâches distinctes et les attribuer aux membres compétents de l’équipe. Ces tâches sont souvent appelées des éléments, des niveaux, des livrables, des sous-tâches ou des modules de travail. La décomposition des livrables est similaire à la création d’un échéancier. Les sous-tâches doivent se suivre dans l’ordre chronologique jusqu’à la création du livrable et chaque livrable doit conduire à l’accomplissement des tâches et du projet global.

6. Créer un dictionnaire de la structure de répartition du travail

Pour les membres de l’équipe, il peut s’avérer difficile de travailler sur une tâche s’ils n’ont pas pris part à sa création. L’élaboration d’un document détaillé définissant chaque tâche et chaque livrable, et tout ce que cela implique, peut considérablement améliorer le workflow. Un dictionnaire de la structure de répartition du travail permet de dissiper la confusion des membres de l’équipe et les aide à travailler rapidement. Ce dictionnaire doit contenir des informations sur chaque tâche et chaque livrable, notamment les activités requises, la durée et les coûts.

7. Créer un échéancier dans le format souhaité

Une fois les tâches décomposées et attribuées, définissez le meilleur échéancier pour vous-même et pour votre équipe. Cet échéancier doit contenir des informations sur chaque tâche ou chaque livrable, ainsi que le délai imparti. Le format de l’échéancier peut varier en fonction des besoins du projet et des préférences de l’équipe.

La création d’une structure de répartition du travail commence par l’identification des livrables du projet et se termine par l’attribution des tâches, la collaboration et le suivi.

Règles à appliquer lors de la création d’une structure de répartition du travail

En suivant les étapes ci-dessus, vous obtiendrez une structure de répartition du travail organisée et efficace. Bien que votre entreprise puisse se contenter de créer une unique structure de répartition du travail applicable à chaque projet, cette structure doit suivre un processus itératif pour être véritablement efficace.

Autrement dit, après la première utilisation d’une structure de répartition du travail, il convient de la modifier pour qu’elle réponde mieux aux besoins de votre équipe par la suite. Vous devez systématiquement exécuter ce processus pour préserver l’efficacité de votre structure. Pour qu’elle reste optimale et à jour, respectez les règles suivantes lors de sa création :

Appliquez la règle des 100 %. Le travail initialement représenté par votre structure doit correspondre à 100 % des tâches nécessaires pour mener le projet à bien. La structure ne doit pas inclure de travaux n’ayant aucun rapport avec le projet. En incluant immédiatement l’ensemble du travail, vous aurez l’assurance que chaque membre de l’équipe comprend parfaitement le processus à suivre pour exécuter la tâche.
Rendez les tâches mutuellement exclusives. Évitez de dupliquer le travail. En attribuant deux fois la même tâche ou en confiant la même responsabilité à plusieurs personnes, vous enfreignez la règle des 100 % et semez la confusion parmi les membres de l’équipe. Il pourrait également être plus difficile de déterminer la quantité de ressources nécessaires pour mener le projet à bien.
Concentrez-vous sur les résultats et non sur les actions. Par exemple, pour la confection d’un gâteau, un livrable pourrait être « glaçage » et l’une des actions pourrait être « réaliser le glaçage ».
Appliquez la règle des 8/80. Cette règle n’est qu’un exemple parmi d’autres de la façon de déterminer si un livrable n’est pas trop petit. La règle des 8/80 stipule que la création d’un livrable ne doit pas prendre moins de 8 heures ni plus de 80 heures, soit 10 jours de travail à plein temps. Il existe d’autres manières de déterminer la bonne quantité de travail. En cas de doute, optez pour ce que vous estimez être la meilleure option pour votre équipe ou pour une solution ayant déjà fait ses preuves.
Divisez en trois niveaux. En règle générale, essayez d’inclure trois niveaux de détail dans votre structure de répartition du travail. Par exemple, dans le secteur de l’édition, il pourrait s’agir de la première version d’un document, de la deuxième version et de la version finale. Chacun de ces niveaux doit contenir les livrables sous-jacents. Bien que cette règle puisse varier en fonction de la complexité du projet, si la majeure partie de votre structure comprend trois niveaux de détail, vous êtes sur la bonne voie.
Attribuez toujours les tâches. Chaque tâche doit être attribuée à une équipe ou à une personne. Pour que les responsabilités restent claires, les attributions ne doivent pas empiéter les unes sur les autres.

Exemples de structures de répartition du travail

Les structures de répartition du travail se présentent souvent comme ceci :

Notez que cette structure de répartition du travail utilise chaque consigne pour expliquer clairement comment mener à bien le projet (en l’occurrence, confectionner un gâteau). Le tableau répartit les tâches sans les dupliquer pour qu’elles puissent être facilement attribuées à des personnes ou à des groupes.

Les tâches sont d’abord réparties en trois sections, puis divisées en sous-tâches faciles à gérer. Vous pouvez inclure autant de sous-tâches que vous le voulez. Dans cet exemple, il y en a quatre par livrable. Cette méthode permet de répartir 100 % du travail au sein d’une seule équipe pour mener le projet à bien. Pour compléter cet exemple, un budget pourrait également être associé à chaque tâche et sous-tâche.

Templates de structures de répartition du travail

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Planifier, prioriser et itérer facilement les tâches

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