Neuf exemples de tableau Kanban pour vos équipes métier

À l’origine, le Kanban était un moyen simple d’optimiser les lignes de fabrication de l’industrie automobile. Depuis, il s’est mué en framework Agile adopté par tous types d’entreprises et d’équipes. Il existe même des applications dédiées à la gestion de projet Kanban, un domaine d’activité qui devrait représenter 234,7 millions de dollars d’ici 2028 et dont le taux de croissance annuel devrait atteindre 18,4 %.

Le framework Kanban est notamment prisé pour sa souplesse et sa capacité d’adaptation à différents types d’équipes et de projets. Du développement applicatif à la gestion de produit en passant par le marketing, des spécialistes de toutes sortes tirent parti d’une manière ou d’une autre de la structure organisationnelle facile à mettre en œuvre et de l’approche visuelle de la gestion des tâches propres au Kanban.

Cette liberté et cette souplesse s’accompagnent toutefois de leur lot de difficultés. Les leaders peuvent avoir du mal à créer un tableau Kanban répondant précisément aux besoins de leur équipe. Il peut donc être utile d’avoir des exemples et des idées en tête, car en matière de Kanban, il n’existe pas de solution universelle.

Que vous soyez officiellement gestionnaire de projet ou non, l’étude d’exemples appliqués à différents types d’équipes pourra vous aider à concevoir un tableau Kanban idéal, quelle que soit la nature de votre projet ou l’organisation de votre équipe. Voyons de plus près en quoi consistent les tableaux Kanban et étudions quelques cas d’usage précis par type d’équipe.

• Rôle d’un tableau Kanban
• Conseils d’utilisation des exemples de tableau Kanban
• Exemple de tableau Kanban simple
• Exemple pour les opérations IT
• Exemple pour le développement applicatif
• Exemple pour l’ingénierie et le développement produit
• Exemple pour le design et la création
• Exemple pour le service client
• Exemple pour le marketing
• Exemple pour les ventes
• Exemple pour les RH

Rôle d’un tableau Kanban

Utilisé par les gestionnaires de projet, cet outil du framework Agile représente visuellement les tâches d’un projet donné sous forme de cartes. Pour illustrer la progression, les tâches en cours traversent différentes colonnes ou lignes jusqu’à leur achèvement. Un tableau Kanban est conçu pour aider les leaders à instiller de la transparence dans la gestion des tâches, tout en optimisant l’efficacité et la gestion des ressources à mesure que les éléments progressent dans le cycle de développement.

Grâce à cette connaissance précise du statut des différentes variables d’un projet, chaque contributeur, chaque contributrice et chaque responsable d’équipe peut :

• Visualiser le processus de travail. Tout le monde sait exactement à quelle étape se situe une tâche donnée et le travail nécessaire pour la faire progresser.
• Simplifier les workflows. La définition précise de phases représentées par des colonnes élimine les étapes inutiles et améliore la prévisibilité du projet.
• Gagner en efficacité. Les équipes peuvent se focaliser sur les tâches à accomplir du fait de leur étape ou de leurs responsabilités, ce qui simplifie la production et écourte les délais de livraison.

Pour en savoir plus sur les tableaux Kanban, lisez notre article Présentation et méthodes d’utilisation des tableaux Kanban.

Conseils d’utilisation des exemples de tableau Kanban

Comme vous le verrez dans les exemples ci-dessous, le degré de complexité de la mise en place d’un tableau Kanban dépend des besoins du projet et de l’équipe. Avant de débuter la planification, il convient de garder à l’esprit quelques principes essentiels qui peuvent simplifier le processus de gestion de projet et éviter aux membres de l’équipe de se laisser déborder.

• Privilégiez la simplicité dans la mesure du possible. Les tableaux Kanban peuvent comporter un nombre illimité d’étapes ou de colonnes. Évitez de compliquer inutilement vos tableaux en y ajoutant plus d’états ou de points de contrôle qu’il n’en faut pour atteindre les objectifs du projet.
• N’utilisez que ce qui fonctionne. Tous les tableaux Kanban ne se valent pas. Lorsque vous parcourez les différents exemples proposés, retenez les idées les plus adaptées à votre équipe et à votre style de gestion de projet. Ce qui fonctionne pour une personne ne fonctionnera pas forcément pour une autre, même si elle travaille dans le même secteur d’activité ou le même service de l’entreprise.
• Assurez-vous que le tableau est utile à tout le monde. Si la disposition d’un tableau Kanban peut sembler logique aux gestionnaires de projet, il faut veiller à mettre au point une méthode qui conviendra à toute l’équipe. Pour faciliter la transition, les étapes de workflow, les conventions d’appellation et les séquences de tâches devront refléter les éléments du workflow actuel.

Exemple de tableau Kanban simple

Par définition, le Kanban consiste à représenter la progression des tâches d’un projet. Il s’agit d’un design simple à base de colonnes qui, lues de gauche à droite, représentent les différentes étapes ou les différents états d’avancement du projet.

Chaque tâche est représentée par une carte contenant des informations et un historique du travail : cahier des charges, documents de référence, notes de l’équipe, etc. En général, les gestionnaires de projet limitent le nombre de tâches en cours. Cette bonne pratique consiste à restreindre le nombre de cartes présentes dans une colonne d’état en fonction des ressources dont dispose l’équipe. Ce système évite aux membres de l’équipe d’être surchargés de travail ou de devoir créer un backlog en cours de projet.

Une carte qui franchit les étapes se déplace de gauche à droite pour se rapprocher de l’achèvement ou du point de livraison final. La dernière étape doit représenter la fin du workflow, lorsque le produit est finalisé et livré conformément aux spécifications de la tâche.

Les tableaux Kanban les plus simples suivent ces principes tout en incorporant les étapes clés suivantes :

• À faire. La première étape du tableau Kanban doit être le point de départ du processus, où toutes les tâches sont rassemblées pour être examinées et attribuées. Les gestionnaires de projet nomment parfois cette colonne « Non commencé », car personne n’accomplit ces tâches pour l'instant.
• En cours. Les cartes doivent atteindre cette étape une fois qu’elles ont été attribuées à un membre de l’équipe et que le travail correspondant a débuté. Cette étape montre tout ce qui a été alloué à une ressource. Les responsables peuvent ainsi distinguer les tâches du backlog de celles qui ont déjà commencé.
• En révision. Une fois le travail terminé, les tâches changent de statut et passent en révision et validation. La révision peut être effectuée par l’équipe et les validations par différentes parties prenantes, notamment en externe. Personne n’intervient activement sur les tâches qui se trouvent à cette étape. Une fois les commentaires disponibles, la carte peut soit avancer si la tâche est validée, soit repasser au statut « En cours » si un travail supplémentaire est requis.
• Terminé. Quand une tâche est totalement terminée, sa carte passe dans la colonne Terminé. Plus aucun travail supplémentaire ne sera effectué sur cette tâche, qui est considérée comme livrée.

Si cette structure simple convient à de nombreuses équipes peu familières de la méthode Kanban, les gestionnaires de projet peuvent aussi l’adapter pour représenter les spécificités de leur workflow. Par exemple, au lieu de faire repasser une tâche dans la colonne « En cours » à la suite d’une révision, il est possible d’ajouter une étape « Révision » pour distinguer le travail initial de celui effectué à la suite de commentaires.

Exemple pour les opérations IT

En matière de gestion de projet, les équipes IT font souvent face à un flux constant de demandes entrantes et de priorités fluctuantes. Il peut donc être difficile pour la direction de savoir exactement quelles ressources sont allouées à tel ou tel projet, ou comment une tâche progresse sur une période donnée.

Les responsables des opérations IT peuvent alors personnaliser quelques facteurs Kanban. Outre le fait de veiller à ce que chaque colonne ou état reflète le workflow de leur équipe, elles ou ils peuvent utiliser une fonctionnalité appelée « ligne d’eau ». Les lignes d’eau sont des lignes horizontales qui séparent les différentes catégories de tâches dans un tableau Kanban. Une équipe d’opérations IT peut ainsi avoir une colonne « En cours » avec plusieurs lignes d’eau pour différents types de tâches, par exemple, celles liées au réseau, à la sécurité et aux mises à jour. Les managers peuvent ainsi garantir l’allocation appropriée des ressources tout en surveillant la limite du nombre de tâches en cours.

Pour les structures de grande envergure, les lignes d’eau peuvent également servir à représenter différentes équipes ou divers groupes de personnes qui se consacrent à plusieurs livrables ou possèdent des compétences spécifiques. Les responsables d’équipe et les membres de la direction peuvent donc s’assurer que la charge de travail est répartie de manière équitable et éviter que le service ne s’engage à fournir plus de livrables qu’il ne le peut dans un délai donné.

Exemple pour le développement applicatif

Les équipes de développement applicatif ont souvent intérêt à mettre en place un framework Agile. Celles qui optent pour d’autres méthodologies peuvent aussi tirer parti de la visualisation de leur workflow dans un tableau Kanban. En général, les processus de développement nécessitent plus que quatre états ; les gestionnaires de projet doivent donc commencer par s’assurer que les colonnes de leur tableau reflètent les différentes étapes à franchir par les projets gérés par leur équipe. Il s’agit souvent d’étapes comme la création et la gestion du backlog, le développement, les tests, la validation, la révision, la régression, le déploiement et la livraison.

Les lignes d’eau servent aussi à représenter les différentes priorités d’une équipe de développement. Par exemple, certaines équipes Scrum évaluent l’effort à fournir pour les différentes tâches à l’aide de points ou de tailles de t-shirt. Les tâches peuvent ensuite être séparées par des lignes d’eau en fonction du niveau d’effort. Autre cas d’usage des lignes d’eau : le fractionnement des tâches en niveaux de priorité afin que les éléments urgents bénéficient des ressources appropriées et soient prioritaires par rapport aux autres tâches.

L’utilisation de tableaux Kanban peut aussi aider les gestionnaires, les responsables produit ou les Scrum Masters à s’assurer qu’aucun développeur ou qu’aucune développeuse ne se voie assigner plus de tâches qu’il ou elle ne peut en traiter au cours d’un sprint ou d’un cycle d’itération donné. Là encore, la limite du nombre de tâches en cours joue un rôle essentiel pour garantir que toutes les tâches attribuées dans le cadre d’un sprint pourront être menées à bien comme prévu, en tenant compte des échéances de livraison.

Exemple pour l’ingénierie et le développement produit

Étant donné ses origines industrielles, il n’est guère surprenant que le Kanban fonctionne à merveille dans les environnements de production physique. Le développement d’un produit faisant souvent intervenir plusieurs équipes différentes, la communication des livrables et des délais s’avère déterminante. Un tableau Kanban permet de décomposer un processus complexe en rapport d’état facile à lire.

La plupart du temps, les gestionnaires de projet font coïncider chaque colonne de leur tableau Kanban avec une étape du cycle de vie de production. Différents états de préproduction figurent donc souvent dans une colonne de type « Non Attribué » pour représenter les requêtes entrantes et surveiller les problèmes. Les gestionnaires de projet peuvent également regrouper les colonnes par catégories plus générales pour rendre le tableau plus lisible, par exemple, en créant un en-tête intitulé « File d’attente des tâches » et en plaçant les colonnes « Backlog » et « À faire » en dessous.

Les tableaux Kanban sont aussi régulièrement utilisés pour fournir à la direction et aux parties prenantes des informations sur l’état d’avancement des projets ou des produits. Les responsables peuvent choisir d’organiser leurs tableaux pour catégoriser sommairement les tâches, puis les détailler progressivement à mesure qu’elles descendent via les différentes lignes d’eau. Par exemple, la ligne d’eau supérieure peut présenter un calendrier général de tous les projets en cours, avec une ligne d’eau en dessous pour les cartes attribuées à un projet précis.

Exemple pour le design et la création

Les équipes de création mènent souvent plusieurs campagnes et plusieurs projets de front. Elles doivent donc tout planifier à l’avance, des lancements de produit à la promotion des évènements. La gestion des ressources peut s’avérer compliquée si les responsables ne connaissent pas en permanence l’état d’avancement de leurs projets. Le risque est alors que le travail débute sur des tâches qui ne sont nécessaires que six mois plus tard.

Les workflows de création ont aussi tendance à être plus longs s’agissant du brainstorming et du développement. Au lieu d’une seule étape « En cours », les gestionnaires de projet préfèrent parfois créer un en-tête du même nom et regrouper en dessous plusieurs colonnes pour représenter différentes étapes comme « Idéation » et « Affinement du concept », en intégrant plusieurs révisions pour l’examen par l’équipe et la validation par les parties prenantes. Toutes ces étapes peuvent intervenir avant que le projet n’atteigne véritablement le statut « En développement », c’est-à-dire avant que le travail de rédaction, de design graphique, d’édition, de livraison finale et de déploiement ne soit réellement effectué.

Les tableaux Kanban pour les équipes de création doivent favoriser l’efficacité, par exemple, en utilisant une seule colonne pour les révisions, tout en reflétant des workflows concrets et des étapes réalistes. Les lignes d’eau sont idéales pour faire la distinction entre les projets clés et les tâches relevant de la sandbox, de l’expérimentation ou du simple « plus ». Elles servent aussi à répartir les livrables d’une campagne entre différentes cartes liées pour indiquer clairement quelles tâches aboutissent à tel ou tel livrable.

Exemple pour le service client

Pour les petites équipes de service client qui n’utilisent pas de système de ticket pour les demandes d’assistance, un tableau Kanban peut s’avérer idéal pour garder un œil sur l’état d’avancement des tâches. Les états peuvent être regroupés sous des titres donnant un aperçu clair du nombre de problèmes à étudier par rapport à ceux en attente d’une réponse de la clientèle, tout en facilitant le suivi de chaque statut (« Demande », « En cours », « Remonté à la hiérarchie », etc.).

Les tâches peuvent progresser ou reculer entre les différentes colonnes de statut en fonction des actions entreprises par le personnel et la clientèle. Une colonne « En attente de la clientèle » peut aussi refléter les tâches qui ont été traitées mais ne sont pas encore prêtes à être clôturées. Il est également utile de noter chaque interaction sur la carte lorsque les tâches sont prises en charge par différents membres de l’équipe ou réattribuées en fonction du niveau d’assistance requis.

Les lignes d’eau permettent de segmenter davantage les cartes en les regroupant par état de SLA, délai d’achèvement ou criticité. Elles reflètent aussi les niveaux d’assistance et l’escalade des problèmes si d’autres équipes internes (le développement ou les ventes, par exemple) doivent intervenir pour résoudre un problème.

Exemple pour le marketing

À l'instar des équipes de création, les services marketing raisonnent souvent en termes de campagnes. Ils ont donc besoin de workflows organisationnels complexes pour maintenir le cap de leurs projets. Les tableaux Kanban fournissent une aide visuelle pour l’élaboration des détails d’une campagne et incluent des statuts indiquant quand un asset est prêt pour publication, quand il est publié (et où) et quand il est supprimé.

Les responsables marketing peuvent tirer pleinement parti des propriétés organisationnelles des tableaux Kanban en regroupant les colonnes en fonction des tâches en amont et en aval du lancement. Par exemple, un intitulé de statut « En cours de design » peut regrouper les étapes « Premières maquettes », « Révision par les parties prenantes » et « Révisions ». Les lignes d’eau peuvent être exploitées de différentes façons, par exemple, pour regrouper les tâches similaires d’une même campagne ou des types de tâches similaires (référencement, design, rédaction, etc.) afin de mieux visualiser l’allocation des ressources par type. Les équipes peuvent aussi utiliser des états de campagne actifs une fois les projets terminés pour savoir ce qui est actuellement sur le marché.

Un autre moyen de structurer un tableau Kanban pour le marketing consiste à refléter l’ensemble du funnel marketing ainsi que le parcours client prévu par l’entreprise. Les tableaux complexes peuvent comporter plusieurs groupes d’en-têtes pour les étapes reflétant les activités associées à la partie haute, intermédiaire et basse du funnel, avec des lignes d’eau qui segmentent davantage les programmes par type d’activité ou de campagne.

Exemple pour les ventes

S’agissant du parcours client, les équipes commerciales peuvent elles aussi tirer parti des tableaux Kanban. Les responsables des ventes peuvent utiliser des systèmes plus complexes pour assurer le suivi des commissions ou des objectifs financiers, mais il leur faut alors connaître précisément l’état de leur pipeline à tous les niveaux pour savoir comment leur équipe se situe par rapport aux objectifs commerciaux compte tenu de l’avancement du parcours client et des transactions. Les managers peuvent aussi employer cette méthode pour visualiser les performances de chaque vendeur et chaque vendeuse et identifier les domaines dans lesquels un coaching s’avère nécessaire.

Les tableaux Kanban peuvent s’appuyer sur les étapes du funnel des ventes pour classer les opportunités et les tâches :

• Sensibilisation. Cette phase rassemble les prospects qui connaissent la marque et ont attiré l’attention de la force de vente, mais ne sont pas encore prêts à acheter.
• Centres d'intérêt. Cette phase rassemble les prospects qui ont fait preuve de curiosité à l’égard de certains produits ou services et pourraient être aidés à se décider avec des informations supplémentaires ou une relance.
• Décision. Cette phase rassemble les prospects qui sont prêts à faire un choix et ont affiné leur sélection au point de commencer à étudier les prix.
• Action. Cette phase rassemble les prospects qui finissent par se convertir en membres de la clientèle en effectuant un achat. C’est à ce stade que les opportunités se transforment en contrats signés.

À chacune de ces étapes du funnel des ventes, les petites équipes pourront trouver utile d’utiliser des statuts reflétant les actions entrantes et sortantes de la force de vente pour approfondir la relation avec les prospects (appels téléphoniques, e-mails, envoi de documents, etc.). Les lignes d’eau sont aussi un excellent moyen de signaler les transactions lentes ou bloquées qui peuvent nécessiter des actions supplémentaires ou doivent être supprimées du pipeline.

Exemple pour les RH

Les petites équipes de ressources humaines pourront également apprécier la commodité des tableaux Kanban pour suivre leur vivier de candidatures. En utilisant les colonnes pour représenter les différentes étapes du processus de recherche et d’entretien, les spécialistes du recrutement et les responsables RH peuvent rapidement visualiser les ouvertures de poste qui exigent une attention supplémentaire. Les lignes d’eau peuvent aider les équipes à distinguer par service ou niveau d’ancienneté les différentes candidatures susceptibles de suivre des étapes de recrutement distinctes.

Ce système peut aussi fluidifier la transition entre la phase préalable et la phase postérieure à l’embauche. Les tâches comme les entretiens et l’intégration étant souvent gérées par différentes personnes au sein de l’équipe RH, l’utilisation d’un tableau Kanban permet aux responsables de s’assurer que chaque étape du processus de recrutement est couverte.

Les colonnes de statut permettent aussi de savoir si l’équipe interne est responsable de l’action suivante (par exemple, prendre contact pour planifier un entretien) ou attend un retour de la part d’un candidat ou d’une candidate (par exemple, la réception d’un CV ou d’une lettre d’embauche signée) pour passer aux étapes suivantes. Des cartes servent aussi à vérifier si une recrue a franchi les étapes d’intégration et transmis les documents nécessaires avant sa première journée de travail.

Mise en place des tableaux Kanban

Un tableau Kanban peut être un excellent moyen de visualiser l’état d’avancement des tâches et le volume de travail d’une équipe donnée, afin de s’assurer que tout le monde assume ses responsabilités et sait exactement ce qu’il faut faire pour qu’un projet avance.

Bien qu’il n’y ait pas deux tableaux Kanban identiques, la plupart d’entre eux représentent un workflow d’étapes ou de phases à franchir par chaque tâche. L’objectif est d’amener chaque carte de tâche à l’état d’achèvement final dans les délais et conformément aux critères requis pour atteindre les objectifs de l’entreprise. Un tableau Kanban permet à la direction de visualiser l’état d’avancement d’un projet en quelques secondes, tout en identifiant les obstacles ou les problèmes d’allocation des ressources à régler.

Quand vous êtes sur le point de vous lancer, les étapes suivantes vous aident à créer votre propre tableau Kanban pour optimiser le workflow suivi par votre équipe dans le cadre de projets.

1. Évaluez les différentes étapes que la majorité des tâches de l’équipe doivent franchir avant d’être validées et utilisez-les pour définir vos colonnes de statut.
2. Déterminez si les tâches peuvent être regroupées par catégories (par exemple, équipes, campagnes ou postes) et créez des lignes d’eau pour segmenter davantage votre tableau.
3. Définissez la limite du nombre de tâches en cours pour vous assurer qu’aucun statut ou qu’aucun individu ne sature et freine la production.
4. Invitez les membres de l’équipe à donner leur avis sur ce qui fonctionne ou non lors du déploiement de votre nouveau tableau Kanban.
5. Songez à utiliser des outils digitaux pour aider les équipes à travailler n’importe où tout en sachant précisément quels livrables de projet leur incombent. Ces outils peuvent aussi simplifier le reporting destiné à la direction.

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