Les équipes de développement logiciel tirent souvent parti de la mise en œuvre de cadres Agile. Les équipes utilisant d’autres frameworks peuvent également bénéficier de la visualisation de leur flux de travail sur un tableau Kanban. Les processus de développement nécessitent généralement plus que les quatre statuts standards. Les project managers doivent commencer par s’assurer que les colonnes de leur tableau reflètent les nombreuses étapes des projets de leur équipe. Cela inclut souvent des étapes telles que le backlog, l’affinage, le développement, les tests, la validation, la révision, la régression, le déploiement et la livraison.
Les couloirs peuvent également représenter différentes priorités pour une équipe de développement. Certaines équipes Scrum, par exemple, estiment l’effort que différentes tâches nécessiteront à l’aide de points ou de la méthode des tailles de t-shirt. Les tâches peuvent alors être réparties dans des couloirs en fonction du niveau d’effort nécessaire. Une autre utilisation des couloirs consiste à diviser les tâches en niveaux de priorité afin de garantir que les éléments urgents disposent des ressources appropriées et sont priorisés par rapport aux tâches moins urgentes.
L’utilisation de tableaux Kanban peut également aider les managers, les product owners ou les Scrum masters à s’assurer qu’aucun développeur ou aucune développeuse ne se voit attribuer plus de tâches qu’elle ne peut gérer au cours d’un sprint ou d’un cycle d’itération donné. Les limites WIP sont essentielles pour vous assurer que tout ce qui est assigné dans un sprint peut être terminé dans les temps, en gardant à l’esprit les délais de livraison.
Exemple de tableau Kanban pour des équipes de design et créatives.
Les équipes créatives travaillent souvent sur plusieurs campagnes et projets simultanémen, qu’elles planifient entièrement, des lancements de produits aux promotions évènementielles. La gestion des ressources peut s’avérer difficile si les project managers ne réalisent pas l'implication des projets attribués sur une période donnée, lorsque les éléments sur lesquels ils travaillent aujourd’hui peuvent ne pas être utiles avant six mois.
Les workflows créatifs ont également tendance à être plus longs lorsqu’il s’agit de brainstorming et de développement. Au lieu d’avoir une seule étape « en cours », les project managers peuvent préférer créer un en-tête « en cours » et y regrouper plusieurs colonnes pour représenter les étapes d’avancement, comme l’idéation et le raffinement du concept, avec plusieurs phases de révisions pour l’équipe et l’approbation des parties prenantes. Tout cela peut intervenir avant l’étape « en cours de développement ». Cette étape reflète les tâches en cours, y compris la rédaction, le design graphique, l’édition, la livraison finale et le déploiement.
Par exemple, les tableaux Kanban des équipes créatives peuvent favoriser l’efficacité et n’utiliser qu’une seule colonne pour les révisions au lieu de sept colonnes différentes, tout en reflétant des workflows et des étapes réalistes. Les couloirs sont un excellent moyen de séparer les éléments sandbox, expérimentaux ou optionnels des projets essentiels. Les livrables de campagne peuvent également être détaillés à l’aide de différentes cartes de tâches, afin d’identifier les tâches qui contribuent à chaque livrable.
Exemple de tableau Kanban pour l’ingénierie et le développement de produits.
Originaire du secteur industriel, la méthode Kanban est parfaitement adaptée aux environnements de production physiques. Le développement de produits fait souvent intervenir plusieurs équipes, ce qui rend essentielle la communication sur les livrables et les délais. Un tableau Kanban peut décomposer un processus complexe en un rapport de situation clair et facile à lire.
Les project managers alignent généralement chaque colonne de leur tableau Kanban sur une étape différente du cycle de production. Cela inclut souvent plusieurs statuts de préproduction, parfois appelés zone de dépôt ou colonne non attribuée, afin de visualiser les demandes entrantes et de surveiller les problèmes. Les project managers peuvent également regrouper les colonnes dans des catégories plus larges pour rendre le tableau plus lisible, par exemple en créant un en-tête appelé « en attente » et en y plaçant les colonnes « backlog » et « à faire ».
Les tableaux Kanban sont également souvent utilisés pour fournir aux managers et aux parties prenantes des informations sur l’avancement des projets ou des produits. Les managers peuvent choisir de structurer leurs tableaux de façon à regrouper les tâches de manière plus générale, puis à les détailler progressivement à mesure qu’ils descendent dans les différents couloirs. Par exemple, le premier couloir peut présenter une vue d’ensemble du planning pour tous les projets en cours, tandis que le couloir suivant présente les cartes attribuées à un projet particulier.
Exemple de tableau Kanban pour des équipes de support client.
Pour les petites équipes de support qui ne disposent pas d’un système de gestion de tickets pour les demandes d’assistance, le tableau Kanban constitue une solution efficace pour suivre le statut des tâches. Les statuts peuvent être regroupés sous des en-têtes qui donnent une idée précise du nombre de problèmes durant la révision ou en attente d’une réponse du client, tout en permettant le suivi des statuts individuels tels que « demandé », « déployé » et « escaladé ».
Les éléments peuvent passer d’un statut de colonne à un autre, selon les actions entreprises par les membres de l’équipe de support et la clientèle. Une colonne « en attente du client » peut également désigner des éléments qui ont été pris en compte mais ne sont pas encore prêts à être clos. Le fait de noter chaque interaction sur la carte est également utile, car les éléments sont pris en charge par différents membres de l’équipe ou réaffectés en fonction du niveau de support requis.
Les couloirs peuvent segmenter davantage les cartes de votre tableau Kanban en les regroupant selon le statut SLA, le temps de traitement ou la criticité. Elles peuvent également être utilisées pour refléter les niveaux de support et l’escalade des problèmes si d’autres équipes internes, telles que le développement ou les ventes, sont nécessaires pour résoudre un problème.
Exemple de tableau Kanban pour des équipes marketing.
Les services marketing réfléchissent souvent à leurs campagnes et ont besoin de workflows organisationnels complexes pour garder leurs projets sur la bonne voie. Les tableaux Kanban offrent des représentations visuelles non seulement pour élaborer les détails des campagnes, mais incluent également des statuts qui indiquent quand une ressource est prête à être publiée, quand elle est en ligne (et où), et quand elle est retirée.
Les managers marketing peuvent exploiter les propriétés organisationnelles du tableau Kanban en regroupant les colonnes selon les tâches à effectuer avant et après le lancement. Par exemple, un en-tête « design en cours » pourrait englober « maquettes initiales », « validation des parties prenantes » et « révisions ». Les couloirs peuvent être utilisés de plusieurs façons, allant du regroupement d’éléments similaires au sein d’une même campagne ou de types de tâches similaires, comme le SEO, le design et la rédaction, jusqu’à l’affichage de l’allocation des ressources par type. Les équipes peuvent également utiliser le statut des campagnes actives une fois les projets terminés pour savoir ce qui est en ligne.
Une autre façon de structurer un tableau Kanban marketing consiste à refléter le funnel marketing global et le parcours client d’une organisation. Les tableaux les plus complexes peuvent représenter différents regroupements d’en-têtes pour les étapes reflétant les activités en haut, au milieu et en bas du funnel, avec des couloirs qui segmentent ensuite les programmes en fonction de l’activité ou du type de campagne.
Exemple de tableau Kanban pour des équipes de ventes.
En ce qui concerne le parcours client, les équipes de ventes peuvent également utiliser des tableaux Kanban. Même si les responsables des ventes ont parfois recours à des systèmes plus complexes pour suivre les commissions ou les objectifs financiers, elles ou ils doivent avoir un aperçu clair de leur pipeline d'un point de vue global et hiérarchique. Ils peuvent ainsi se faire une idée plus précise des performances de leur équipe par rapport aux cibles de vente fixées pour le parcours client et la progression des ventes. Les managers peuvent également utiliser cette méthode pour avoir un aperçu des performances individuelles des représentants commerciaux et mettre en lumière les opportunités de coaching.
Les tableaux Kanban peuvent utiliser les étapes du funnel de vente pour classer les opportunités et les tâches :
- Les prospects qui connaissent la marque et bénéficient de l’attention d’un ou d’une responsable des ventes, mais ne sont pas encore prêts à prendre une décision d’achat.
- Les prospects ayant manifesté de l’intérêt pour des produits ou services spécifiques peuvent être amenés à maturité commerciale en leur fournissant davantage d’informations ou par des relances.
- Les prospects qui sont prêts à faire leur choix d’achat et ont réduit leurs options au point de considérer le prix.
- Des prospects qui se convertissent finalement en clientes ou en clients en effectuant un achat, transformant ainsi des opportunités en contrats remportés.
Au sein de ces différentes étapes du tunnel de vente, les petites équipes peuvent trouver utile d’utiliser des statuts qui reflètent les actions menées par l’équipe de ventes, telles que les appels, les e-mails ou l’envoi de documents pour mieux engager les prospects. Les couloirs sont également une excellente option pour vous permettre de repérer facilement les ventes plus lentes ou bloquées, qui pourraient nécessiter une attention supplémentaire de votre part ou être retirées du pipeline à l’avenir.
