Un tableau Kanban est un outil de gestion de projet Agile permettant aux project managers d’optimiser les workflows, de limiter le volume de travail en cours et de visualiser chaque tâche. Ces tableaux sont divisés en colonnes, chacune représentant une étape du workflow. Ces colonnes contiennent des cartes qui représentent des tâches individuelles. À mesure que chaque tâche est achevée, les cartes associées passent d’une colonne à l’autre. Elles témoignent d’une progression naturelle dans le développement du projet. Les tableaux Kanban peuvent être physiques ou digitaux.
Le tableau kanban représente la base de la méthodologie Kanban, un framework de gestion de projet qui divise les processus répétitifs en étapes ou phases. Grâce au tableau Kanban, un project manager ou un membre de l’équipe peut rapidement obtenir un aperçu du statut de chaque tâche ou mission d’un workflow.
Éléments du tableau Kanban.
Bien que chaque tableau Kanban diffère selon les objectifs de l’équipe, la plupart partagent quelques composants essentiels pour assurer le bon déroulement du projet.
- Cartes : chacune des cartes représente un élément de travail ou une tâche spécifique qui doit être effectuée.
- Colonnes : la plupart des tableaux Kanban comportent trois colonnes : à faire, en cours et achevé.
- Limites de travail en cours (WIP) : le WIP révèle le nombre de tâches sur lesquelles l'équipe travaille activement. La limite WIP correspond au nombre maximal de tâches qui peuvent être en cours au même moment.
- Point d'engagement : le point d'engagement désigne le moment où une équipe commence à travailler sur un projet.
- Points de livraison : le point de livraison désigne la fin d'un workflow. En général, les équipes atteignent ce point à la livraison du service ou produit.
- Couloirs : les couloirs sont des lignes horizontales dans un tableau Kanban séparant différentes catégories de travail, comme les ventes et le marketing.
Une fois que vous avez intégré tous ces éléments au tableau Kanban, vous pouvez commencer à le personnaliser selon les impératifs de votre projet. Par exemple, vous pouvez définir des limites WIP en fonction de la taille de votre équipe et du nombre de ressources dont vous disposez.
Cet article aborde les sujets suivants :
Exemples de tableaux kanban.
Les tableaux Kanban sont un outil de prédilection pour de nombreuses équipes de développement logiciel. Ils facilitent la visualisation du travail, permettent de rester organisé et de faire avancer les projets.
Exemple de tableau Kanban pour des équipes IT.
Les équipes IT sont souvent confrontées à une avalanche de demandes et de changements de priorités. Il peut être difficile pour les managers d’obtenir un aperçu des ressources allouées à des projets spécifiques ou de la progression d'une tâche sur une période donnée.
Ici, les managers de l'équipe IT peuvent personnaliser certains éléments du tableau Kanban. En plus de veiller à ce que chaque colonne ou statut reflète le workflow de l’équipe, il est également possible d’utiliser des couloirs. Les couloirs sont des lignes horizontales dans un tableau Kanban qui séparent différentes catégories de travail. Par exemple, pour une équipe IT, il peut y avoir une colonne « en cours » comportant plusieurs couloirs pour différents types de travail, comme des tâches de réseau, de sécurité et de mise à jour logicielle. Ceux-ci peuvent aider les managers à allouer correctement les ressources tout en surveillant les limites WIP.
Pour les grandes organisations, les couloirs peuvent également représenter différentes équipes ou groupes de personnes dédiés à différents livrables ou ensembles de compétences. Cela peut également permettre aux responsables d’équipe et aux managers de s’assurer que les charges de travail sont réparties équitablement et à empêcher le service de s’engager à fournir plus de livrables qu’il ne peut en fournir dans un délai imparti.
Exemple de tableau Kanban pour des équipes de développement logiciel.
Les équipes de développement logiciel tirent souvent parti de la mise en œuvre de cadres Agile. Les équipes utilisant d’autres frameworks peuvent également bénéficier de la visualisation de leur flux de travail sur un tableau Kanban. Les processus de développement nécessitent généralement plus que les quatre statuts standards. Les project managers doivent commencer par s’assurer que les colonnes de leur tableau reflètent les nombreuses étapes des projets de leur équipe. Cela inclut souvent des étapes telles que le backlog, l’affinage, le développement, les tests, la validation, la révision, la régression, le déploiement et la livraison.
Les couloirs peuvent également représenter différentes priorités pour une équipe de développement. Certaines équipes Scrum, par exemple, estiment l’effort que différentes tâches nécessiteront à l’aide de points ou de la méthode des tailles de t-shirt. Les tâches peuvent alors être réparties dans des couloirs en fonction du niveau d’effort nécessaire. Une autre utilisation des couloirs consiste à diviser les tâches en niveaux de priorité afin de garantir que les éléments urgents disposent des ressources appropriées et sont priorisés par rapport aux tâches moins urgentes.
L’utilisation de tableaux Kanban peut également aider les managers, les product owners ou les Scrum masters à s’assurer qu’aucun développeur ou aucune développeuse ne se voit attribuer plus de tâches qu’elle ne peut gérer au cours d’un sprint ou d’un cycle d’itération donné. Les limites WIP sont essentielles pour vous assurer que tout ce qui est assigné dans un sprint peut être terminé dans les temps, en gardant à l’esprit les délais de livraison.
Exemple de tableau Kanban pour des équipes de design et créatives.
Les équipes créatives travaillent souvent sur plusieurs campagnes et projets simultanémen, qu’elles planifient entièrement, des lancements de produits aux promotions évènementielles. La gestion des ressources peut s’avérer difficile si les project managers ne réalisent pas l'implication des projets attribués sur une période donnée, lorsque les éléments sur lesquels ils travaillent aujourd’hui peuvent ne pas être utiles avant six mois.
Les workflows créatifs ont également tendance à être plus longs lorsqu’il s’agit de brainstorming et de développement. Au lieu d’avoir une seule étape « en cours », les project managers peuvent préférer créer un en-tête « en cours » et y regrouper plusieurs colonnes pour représenter les étapes d’avancement, comme l’idéation et le raffinement du concept, avec plusieurs phases de révisions pour l’équipe et l’approbation des parties prenantes. Tout cela peut intervenir avant l’étape « en cours de développement ». Cette étape reflète les tâches en cours, y compris la rédaction, le design graphique, l’édition, la livraison finale et le déploiement.
Par exemple, les tableaux Kanban des équipes créatives peuvent favoriser l’efficacité et n’utiliser qu’une seule colonne pour les révisions au lieu de sept colonnes différentes, tout en reflétant des workflows et des étapes réalistes. Les couloirs sont un excellent moyen de séparer les éléments sandbox, expérimentaux ou optionnels des projets essentiels. Les livrables de campagne peuvent également être détaillés à l’aide de différentes cartes de tâches, afin d’identifier les tâches qui contribuent à chaque livrable.
Exemple de tableau Kanban pour l’ingénierie et le développement de produits.
Originaire du secteur industriel, la méthode Kanban est parfaitement adaptée aux environnements de production physiques. Le développement de produits fait souvent intervenir plusieurs équipes, ce qui rend essentielle la communication sur les livrables et les délais. Un tableau Kanban peut décomposer un processus complexe en un rapport de situation clair et facile à lire.
Les project managers alignent généralement chaque colonne de leur tableau Kanban sur une étape différente du cycle de production. Cela inclut souvent plusieurs statuts de préproduction, parfois appelés zone de dépôt ou colonne non attribuée, afin de visualiser les demandes entrantes et de surveiller les problèmes. Les project managers peuvent également regrouper les colonnes dans des catégories plus larges pour rendre le tableau plus lisible, par exemple en créant un en-tête appelé « en attente » et en y plaçant les colonnes « backlog » et « à faire ».
Les tableaux Kanban sont également souvent utilisés pour fournir aux managers et aux parties prenantes des informations sur l’avancement des projets ou des produits. Les managers peuvent choisir de structurer leurs tableaux de façon à regrouper les tâches de manière plus générale, puis à les détailler progressivement à mesure qu’ils descendent dans les différents couloirs. Par exemple, le premier couloir peut présenter une vue d’ensemble du planning pour tous les projets en cours, tandis que le couloir suivant présente les cartes attribuées à un projet particulier.
Exemple de tableau Kanban pour des équipes de support client.
Pour les petites équipes de support qui ne disposent pas d’un système de gestion de tickets pour les demandes d’assistance, le tableau Kanban constitue une solution efficace pour suivre le statut des tâches. Les statuts peuvent être regroupés sous des en-têtes qui donnent une idée précise du nombre de problèmes durant la révision ou en attente d’une réponse du client, tout en permettant le suivi des statuts individuels tels que « demandé », « déployé » et « escaladé ».
Les éléments peuvent passer d’un statut de colonne à un autre, selon les actions entreprises par les membres de l’équipe de support et la clientèle. Une colonne « en attente du client » peut également désigner des éléments qui ont été pris en compte mais ne sont pas encore prêts à être clos. Le fait de noter chaque interaction sur la carte est également utile, car les éléments sont pris en charge par différents membres de l’équipe ou réaffectés en fonction du niveau de support requis.
Les couloirs peuvent segmenter davantage les cartes de votre tableau Kanban en les regroupant selon le statut SLA, le temps de traitement ou la criticité. Elles peuvent également être utilisées pour refléter les niveaux de support et l’escalade des problèmes si d’autres équipes internes, telles que le développement ou les ventes, sont nécessaires pour résoudre un problème.
Exemple de tableau Kanban pour des équipes marketing.
Les services marketing réfléchissent souvent à leurs campagnes et ont besoin de workflows organisationnels complexes pour garder leurs projets sur la bonne voie. Les tableaux Kanban offrent des représentations visuelles non seulement pour élaborer les détails des campagnes, mais incluent également des statuts qui indiquent quand une ressource est prête à être publiée, quand elle est en ligne (et où), et quand elle est retirée.
Les managers marketing peuvent exploiter les propriétés organisationnelles du tableau Kanban en regroupant les colonnes selon les tâches à effectuer avant et après le lancement. Par exemple, un en-tête « design en cours » pourrait englober « maquettes initiales », « validation des parties prenantes » et « révisions ». Les couloirs peuvent être utilisés de plusieurs façons, allant du regroupement d’éléments similaires au sein d’une même campagne ou de types de tâches similaires, comme le SEO, le design et la rédaction, jusqu’à l’affichage de l’allocation des ressources par type. Les équipes peuvent également utiliser le statut des campagnes actives une fois les projets terminés pour savoir ce qui est en ligne.
Une autre façon de structurer un tableau Kanban marketing consiste à refléter le funnel marketing global et le parcours client d’une organisation. Les tableaux les plus complexes peuvent représenter différents regroupements d’en-têtes pour les étapes reflétant les activités en haut, au milieu et en bas du funnel, avec des couloirs qui segmentent ensuite les programmes en fonction de l’activité ou du type de campagne.
Exemple de tableau Kanban pour des équipes de ventes.
En ce qui concerne le parcours client, les équipes de ventes peuvent également utiliser des tableaux Kanban. Même si les responsables des ventes ont parfois recours à des systèmes plus complexes pour suivre les commissions ou les objectifs financiers, elles ou ils doivent avoir un aperçu clair de leur pipeline d'un point de vue global et hiérarchique. Ils peuvent ainsi se faire une idée plus précise des performances de leur équipe par rapport aux cibles de vente fixées pour le parcours client et la progression des ventes. Les managers peuvent également utiliser cette méthode pour avoir un aperçu des performances individuelles des représentants commerciaux et mettre en lumière les opportunités de coaching.
Les tableaux Kanban peuvent utiliser les étapes du funnel de vente pour classer les opportunités et les tâches :
- Sensibilisation. Les prospects qui connaissent la marque et bénéficient de l’attention d’un ou d’une responsable des ventes, mais ne sont pas encore prêts à prendre une décision d’achat.
- Intérêt. Les prospects ayant manifesté de l’intérêt pour des produits ou services spécifiques peuvent être amenés à maturité commerciale en leur fournissant davantage d’informations ou par des relances.
- Décision. Les prospects qui sont prêts à faire leur choix d’achat et ont réduit leurs options au point de considérer le prix.
- Action. Des prospects qui se convertissent finalement en clientes ou en clients en effectuant un achat, transformant ainsi des opportunités en contrats remportés.
Au sein de ces différentes étapes du tunnel de vente, les petites équipes peuvent trouver utile d’utiliser des statuts qui reflètent les actions menées par l’équipe de ventes, telles que les appels, les e-mails ou l’envoi de documents pour mieux engager les prospects. Les couloirs sont également une excellente option pour vous permettre de repérer facilement les ventes plus lentes ou bloquées, qui pourraient nécessiter une attention supplémentaire de votre part ou être retirées du pipeline à l’avenir.
Importance des tableaux Kanban.
Si chaque équipe peut tirer parti de l’utilisation de tableaux Kanban, plusieurs avantages essentiels s’appliquent à tous les projets et secteurs d’activité utilisant la gestion de projet Kanban :
- Engagement accru de l'équipe. Les membres de l'équipe bénéficieront d'un meilleur engagement lors de leurs intéractions avec un tableau Kanban et déplaceront les tâches de leur liste de choses à faire au fur et à mesure de leur accomplissement.
- Meilleure visibilité du projet. Les tableaux Kanban offrent une visibilité en temps réel sur l’état d’avancement des tâches, permettant aux project managers et aux membres de l’équipe de voir ce qui a été accompli, ce qui est en cours et ce qu’il reste à faire.
- Réduction du risque de tâches manquées. Les tâches essentielles peuvent facilement se perdre lorsque tout le monde se démène pour accomplir le travail qui lui est attribué. Les tableaux Kanban contribuent à éviter cela en fournissant une liste visuelle de tâches à réaliser, à laquelle les project managers peuvent se référer pour veiller à ce que toutes les tâches essentielles soient menées à bien.
- Moins de chevauchement. Les couloirs permettent aux équipes de séparer catégoriquement les flux de travail, assurant la clarté des responsabilités et minimisant la confusion ou la redondance entre les membres de l’équipe.
- Collaboration optimisée. Les tableaux Kanban, en particulier les limites WIP, empêchent les membres de l’équipe de prendre en charge trop de tâches à la fois. Cela favorise ainsi la collaboration et garantit que l’équipe dispose de ressources adéquates pour mener à bien les projets importants de façon efficace.
Et ce ne sont là que quelques-uns des nombreux avantages liés à l'utilisation des tableaux Kanban. Vous découvrirez de nombreux autres avantages une fois que vos équipes commenceront à utiliser cet outil de gestion de projet à la fois simple et efficace.
Tableaux Kanban digitaux et physiques.
Les tableaux Kanban se présentent sous différentes formes, le choix dépend de la configuration et des préférences de votre équipe. Que votre équipe travaille dans la même pièce ou à travers plusieurs fuseaux horaires, il existe un style Kanban adapté à tous.
1. Tableaux Kanban physiques.
Ce sont des tableaux traditionnels et interactifs, comme des tableaux blancs, des tableaux noirs ou des tableaux d’affichage. Les équipes utilisent des notes autocollantes ou des cartes pour les tâches et dessinent les colonnes et les couloirs directement sur la surface du tableau.
La plupart des équipes apprécient les tableaux physiques, car ils sont clairs et faciles à manipuler. Voir le tableau complet en personne peut créer un sentiment plus fort de progrès et de collaboration qu'une alternative digitale consultée sur un smartphone ou un ordinateur.
2. Tableaux Kanban digitaux.
Les tableaux Kanban digitaux sont créés et gérés sur des plateformes et des outils de gestion du travail. Au sein de l’interface, les utilisateurs et les utilisatrices autorisées peuvent créer des cartes, déplacer des tâches, et bien plus encore.
Le principal avantage des tableaux Kanban digitaux est qu’ils répondent aux besoins des équipes à distance ou hybrides. Il n’y a également aucun désordre avec les tableaux digitaux. Lorsque les project managers mettent en place un nouveau tableau, ils ou elles peuvent archiver l’actuel et en créer un nouveau.
Tableaux Kanban avec Workfront.
L’intégration des tableaux Kanban dans votre workflow n’a jamais été aussi simple, grâce à Workfront.
Création de rapports en temps réel.
Les outils Kanban centralisent la communication avec votre équipe et permettent à tout le monde de rester sur la bonne voie. L’affichage kanban de Workfront permet aux membres de l’équipe d’afficher le pourcentage d’achèvement d’une tâche et de donner des mises à jour écrites dans l’onglet Mises à jour. Les contributeurs et les contributrices individuelles peuvent mentionner les parties prenantes dans une tâche ou joindre un lien vers les dossiers Dropbox concernés.
Alignement des objectifs
En communiquant clairement leur vision, les dirigeantes et les dirigeants de l’entreprise peuvent s’assurer que seules les cartes Kanban alignées sur la stratégie principale sont ajoutées au backlog Kanban. Les project managers peuvent également classer les cartes Kanban par ordre d’importance. Les cartes prioritaires sont ajoutées au tableau en premier, ce qui signifie que les équipes ne travaillent que sur les tâches les plus critiques pour la mission.
Automatisation du travail.
Les tableaux Kanban dans Workfront simplifient le processus de prise en charge en automatisant les workflows. Des actions automatisées peuvent être déclenchées lorsqu'une carte est créée dans une colonne, déplacée vers ou hors d'une colonne, ou reste dans une colonne pendant une période déterminée.
Planification de scénarios.
La planification de scénarios dans le logiciel Kanban peut contribuer à obtenir l’adhésion de la direction. Par exemple, un professionnel du marketing produit pourrait comparer plusieurs campagnes en fonction des résultats prévus et des ressources nécessaires à leur réussite.
Pour en savoir plus sur Workfront regardez la vidéo de vue d’ensemble.
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