Méthode Kanban : guide complet pour les débutants

A professional team collaborating on a kanban board

La gestion de projet est depuis toujours une pratique tout en nuances. Pour faire en sorte qu’une équipe tienne le cap et éviter qu’elle ne se disperse, il faut parfois mettre l’accent sur l’organisation, la communication et une gestion énergique.

Depuis quelques années, beaucoup d’équipes sont passées aux environnements de travail hybride ou à distance, ce qui complique encore la gestion de projet. Parallèlement, cette évolution a aussi incité de nombreuses équipes dirigeantes à privilégier la visibilité et l’efficacité des projets, complexifiant encore la gestion.

Parce qu’elle contribue à rationaliser la gestion de projet, la méthode Kanban est, de ce fait, très appréciée des équipes de développement d’applications. Que vous vous initiiez à la méthode Kanban ou rafraîchissiez vos connaissances en la matière, cet article contient tout ce que vous devez savoir. Lisez la suite pour découvrir ce qu’est la méthode Kanban, ses origines, ses principes de fonctionnement et les raisons pour lesquelles elle est essentielle au maintien d’un équilibre et à la préservation de l’agilité au sein de votre entreprise.

Sommaire

Qu’est-ce que la méthode Kanban ?

La méthode Kanban est une approche de la gestion de projet qui décompose les étapes d’un processus répétitif en phases précises. Dans le système Kanban, les tâches se déplacent d’une colonne à l’autre dans un tableau Kanban commun, ce qui permet de visualiser la progression du traitement étape par étape. Tout membre de l'équipe qui y jette un œil a ainsi une visibilité très complète sur le statut de chaque tâche.


Example of a kanban board with sticky notes

L’objectif de la méthode Kanban consiste à repérer très tôt les goulets d’étranglement potentiels et à faire en sorte que les membres de l'équipe soient sur la même longueur d’onde à chacune des étapes du processus. La méthode Kanban permet aux équipes de corriger les problèmes rapidement et d’être opérationnelles à moindre coût. Le plus souvent associée au développement logiciel, elle peut être appliquée à quasiment tout type de travail suivant un processus répétitif.

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Les origines de la méthode Kanban

Si le système Kanban est très en vogue parmi les équipes DevOps et de développement logiciel, ses origines remontent à la fin des années 1940. Alors en poste chez Toyota, Taiichi Ōno remarque que ses collègues et lui-même ont du mal à s’en tenir à un plan affectant la gestion des stocks et la productivité. Il entreprend donc de mettre au point une méthode permettant d’éviter les ruptures d’approvisionnement, d’encourager l’efficacité et de limiter les risques de surstockage d’articles.

Face à une problématique aussi complexe, la solution se devait d’être simple et transparente. D’où le système « Kanban », terme japonais que l’on pourrait traduire par « tableau visuel ». Taiichi Ōno a élaboré un tableau Kanban composé de trois colonnes : « À faire », « En cours » et « Terminé ». Dans chacune d’elles, il a ajouté des cartes représentant les tâches indispensables à la production automobile. À chaque colonne correspondaient également des seuils, et il était interdit aux ouvriers de prendre en charge une nouvelle carte sans avoir terminé au préalable les tâches sur lesquelles ils travaillaient déjà.

Chaque jour, l'équipe se référait à ce tableau et ajoutait, déplaçait ou supprimait des cartes en fonction des priorités et des capacités, prenant note des goulets d’étranglement persistants dans le processus de production afin de les éliminer.

Taiichi Ōno est devenu sans le savoir un pionnier de la méthode « juste à temps » (JAT) dans l’industrie, qui adapte en permanence la production à la demande. En ne produisant ni trop, ni trop peu, le système Kanban réduit le gaspillage, améliore l’efficacité et augmente la productivité.

La méthode Kanban appliquée à l’IT et au développement logiciel

Avec la mise en œuvre du système Kanban inventé par Taiichi Ōno, les ventes de Toyota ont grimpé en flèche et, à l’heure actuelle, l’entreprise demeure un constructeur automobile de premier plan. L’ingénieur David Anderson s’est inspiré des travaux de Taiichi Ōno pour adapter la méthode Kanban au développement logiciel. Après l’avoir appliquée à ses propres missions chez Corbis et Microsoft, il a publié un livre, Kanban : enclenchez le moteur d’amélioration continue de votre IT. Aujourd’hui, nombre d’équipes de développement d’applications continuent à utiliser cette méthode dans la gestion de leurs projets au quotidien.

La méthode Kanban est répandue dans le secteur IT car elle privilégie les améliorations progressives. Lorsque les équipes travaillent sur des livrables dans le cadre de projets de grande envergure, il est impossible de tout mener à bien dans le cadre et les délais prévus sans un suivi quotidien de l’état d’avancement. Le système Kanban permet aux équipes de décomposer les lourdes charges de travail en petites parties plus faciles à gérer, en suivant la progression des tâches dans le workflow. Parallèlement, les collaborateurs peuvent aisément repérer les blocages à mesure qu’ils se produisent, et non à la toute fin d’un projet.

Qu’entend-on par tableau Kanban ?

Un tableau Kanban est un outil de gestion de projet axé sur la représentation visuelle du processus de travail, dont les colonnes correspondent aux différentes étapes et les cartes déplaçables aux tâches elles-mêmes. Il peut se présenter sur support digital ou physique.

Example of a digital kanban board

Le nombre de colonnes d’un tableau Kanban est variable. Sous sa forme la plus simple, un tableau Kanban en comportera trois (« À faire », « En cours » et « Terminé »), mais nombreux sont ceux qui possèdent plusieurs colonnes, comme « Demande adressée », « En attente », « En cours d’analyse », « En cours de développement », « En cours de test » et « Terminé ». Toute série d’étapes ou de phases de réalisation d’un projet récurrentes peut se matérialiser par des colonnes dans un tableau Kanban.

En règle générale, les équipes organisent des réunions quotidiennes pour faire le point sur le tableau Kanban. Cela optimise la transparence entre leurs membres et la direction. Ce tableau les aide également à cerner la quantité de travail qu’elles peuvent raisonnablement absorber à un moment donné, en mettant en évidence les limites imposées par le nombre de tâches en cours.

Qu’entend-on par carte Kanban ?

Une carte Kanban est une petite fiche (bristol, note repositionnable ou encore note ou case digitale) représentant une tâche à accomplir. Disposées sur un tableau Kanban, ces cartes permettent aux membres de l’équipe de visualiser la progression de leur travail.

Certaines équipes suivant l’évolution d’indicateurs clés de performance en lien avec leurs tâches, il n’est pas rare que plusieurs mentions figurent sur chaque carte (demandeur de la tâche, délai imparti pour sa réalisation et collaborateur auquel cette tâche est confiée). Les cartes peuvent également inclure une description succincte de la tâche, des liens ou pièces jointes vers des documents de référence ou un espace réservé aux commentaires pour faciliter la collaboration.


Example of a kanban card highlighted on a kanban board

Les avantages de la méthode Kanban

La méthode Kanban offre plusieurs avantages aux équipes de toutes tailles, dans tous les secteurs d’activité. Si elle a fait ses débuts dans l’industrie et a aujourd’hui la faveur des développeurs de logiciels, elle offre d’indéniables atouts aux petites équipes de vente, services RH des grandes entreprises, responsables marketing et à toutes les fonctions intermédiaires.

Cycles accélérés

Le temps de cycle est la durée totale qui s’écoule entre le moment où un membre de l'équipe démarre une tâche et celui où il la termine. Le temps de cycle moyen est souvent un indicateur de mesure clé pour les équipes Kanban car il les aide à évaluer le degré d’efficacité de leur travail.

L’analyse des temps de cycle peut permettre aux chefs de projet de repérer les goulets d’étranglement et de déterminer qui est en mesure d’y remédier. Dans le système Kanban, les membres de l'équipe sont supposés s’entraider dans la réalisation de leurs tâches respectives. Puisque les tableaux Kanban fournissent un aperçu clair de la répartition du travail, les chefs de projet peuvent aisément isoler ceux qui, par leurs compétences communes, peuvent apporter leur contribution si le projet prend du retard.

Adéquation entre les objectifs de l’entreprise et leur réalisation

Les nouvelles cartes ne sont mises en liste d’attente (backlog) Kanban que si elles sont en adéquation avec la stratégie principale de l’entreprise. Sitôt sur cette liste d’attente, elles sont classées par ordre d’importance. Les cartes ultra-prioritaires seront ensuite placées en premier dans le tableau. De ce fait, les équipes se consacrent uniquement aux tâches les plus stratégiques.

Souplesse de planification

Si le degré de priorité d’une tâche doit être redéfini, il est possible de la sortir de la liste d’attente pour l’insérer dans le workflow au moment où l’équipe fait le point sur le tableau Kanban. Cette souplesse conférée par Kanban aide les chefs de projet à faire face aux impératifs de l’entreprise et des clients sans interrompre le workflow de leur équipe.

Amélioration de la satisfaction client

En s’efforçant d’écourter les temps de cycle, les chefs de projet boostent nécessairement la production de leur équipe, mais pas au détriment de la qualité. Les tableaux Kanban définissent les étapes à suivre pour tester et contrôler le travail, ce qui garantit des résultats satisfaisants. Bénéficiant de fonctionnalités mieux conçues en moins de temps, les clients sont plus satisfaits.

Meilleure prévisibilité

Dès lors que vous suivez constamment l’état d’avancement de votre équipe, il est plus facile de prévoir la durée nécessaire à la réalisation des projets d’envergure. Les chefs de projet apprennent à allouer correctement les ressources, à limiter les tâches superflues et à rationaliser la charge de travail de leur équipe de manière à acquérir davantage de visibilité et à épauler les autres équipes dans leurs efforts de planification.

Les six pratiques centrales de la méthode Kanban

L’ingénieur David Anderson expose six bonnes pratiques permettant aux équipes de profiter de tous les avantages de la méthode Kanban. Bien que ciblant essentiellement les équipes logicielles, elles s’appliquent à toutes les équipes Kanban.

1. Visualiser le workflow

Un tableau Kanban fournit à tous une représentation visuelle claire du workflow d’une équipe. Il est alors possible de déterminer dans quelle mesure les membres de l’équipe prennent part à la réalisation de l’objectif final au vu des tâches restant à accomplir. En actualisant constamment votre tableau Kanban et en le réexaminant chaque jour, vous faites preuve de transparence auprès des membres de votre équipe, les encouragez à discuter des risques et leur donnez le sentiment que leur travail fait véritablement la différence.

2. Limiter le nombre de tâches en cours

Le système Kanban permet aux chefs de projet d’évaluer aisément s’il y a suffisamment ou trop de cartes dans le tableau et, ce faisant, de mieux cerner les compétences et la disponibilité des ressources. En se reportant chaque jour au tableau Kanban, les chefs de projet et les membres de l’équipe ont la possibilité d’évaluer leur charge de travail et de faire en sorte que l’équipe ne soit jamais ni surchargée, ni désœuvrée.


A team reviewing a kanban board

3. Gérer le flux

Dans le contexte Kanban, le « flux » désigne le déroulement du travail, c’est-à-dire le cheminement des tâches entre les différentes phases du tableau. En passant en revue le tableau Kanban chaque jour, les chefs de projet doivent s’efforcer de trouver un équilibre entre rapidité et risque. La gestion du flux aide leurs équipes à définir leurs limites quant au nombre de tâches en cours acceptables et met en évidence les blocages et goulets d’étranglement. Cela permet aux équipes de travailler plus efficacement.

4. Rendre les règles des processus explicites

Les tableaux Kanban clarifient qui fait quoi, comment les problèmes doivent être soulevés, et la date limite de réalisation des tâches. En explicitant les règles, les chefs de projet peuvent ainsi empêcher tout affect d'interférer dans les prises de décision et se recentrer sur la qualité du travail.

5. Mettre en place des boucles de rétroaction

L’amélioration continue est essentielle pour demeurer agile. Les développeurs et les chefs de projet doivent tenir compte des commentaires qui leur sont adressés au cours des réunions quotidiennes ou lors d’échanges avec d’autres intervenants afin de proposer des produits encore meilleurs la fois suivante.

6. Viser l’amélioration par le biais de la collaboration

La méthode Kanban est très orientée équipe. Chaque collaborateur est invité à dispenser des conseils, formuler des critiques constructives et apporter son aide chaque fois que nécessaire. Mais ce système n’est efficace que si chacun applique les mêmes principes et s’attèle aux problèmes de la même manière. En partageant leurs informations et en conjuguant leurs compétences, les équipes peuvent accomplir davantage de tâches en moins de temps.

Les principes de la méthode Kanban

Dans son livre, David Anderson expose les principes de la méthode Kanban, qui relèvent de deux catégories : la gestion du changement et la prestation de service.

Principes liés à la gestion du changement

La mise en œuvre de la méthode Kanban n’a rien d’une promenade de santé, en particulier pour les équipes habituées à d’autres stratégies de gestion de projet. Si vous l’introduisez dans votre entreprise, il est important de mettre l’accent sur ces trois principes liés à la gestion du changement.

Dans un premier temps, tenez-vous en à ce que vous maîtrisez.

Les objectifs trop vagues ou trop ambitieux sont difficiles à suivre et encore plus à réaliser. La méthode Kanban encourage les équipes à évaluer leurs moyens, leurs capacités et leur disponibilité, et seulement ensuite à ajouter des tâches claires et concises, en fonction des besoins. Cette approche mesurée favorise une croissance à un rythme soutenable, en vous rapprochant chaque jour de vos objectifs.

Acceptez d’appliquer des changements progressifs et évolutifs.

La méthode Kanban étant conçue pour des changements lents et réguliers, chacun des membres de l’équipe associé au processus Kanban doit s’engager à opérer un changement progressif. Même si l’approche peut paraître déconcertante, de légères modifications sont préférables à des changements drastiques car elles suscitent moins de résistance de la part de la direction, génèrent moins d’erreurs et des charges de travail plus acceptables.

Encouragez l’initiative à tous les niveaux

Dans un environnement de travail orienté Kanban, chacun peut s’atteler aux problèmes qui surviennent. David Anderson suggère de développer une culture de l’encouragement et de la collaboration, portée par des collaborateurs capables et désireux de s’entraider pour résoudre les problèmes et atteindre les objectifs finaux.

Principes liés à la prestation de service

Une entreprise est constituée de centaines de services indépendants. Pour maintenir un équilibre, la méthode Kanban propose d’adhérer aux trois principes clés de la prestation de service.

Se concentrer sur les besoins du client

La gestion de votre projet selon la méthode Kanban doit être guidée par la connaissance de trois choses : les besoins de votre client, le pourquoi de ces besoins et ses attentes. Donnez systématiquement la priorité au client lorsque vous vous demandez comment classer les tâches par ordre de priorité dans la liste d’attente, gérer le budget ou résoudre les problèmes.

Laisser les collaborateurs s’organiser par rapport au travail à fournir

En laissant aux équipes de développement le choix de leurs tâches et des moyens pour les réaliser, vous améliorerez la gestion du flux, leur donnerez les moyens de s’affirmer comme leaders et ferez en sorte de ne pas les surcharger de travail.

Faire régulièrement le point sur le réseau de services et ses règles

Au terme de plusieurs centaines de livraisons de projets, vous savez forcément comment travaille votre équipe et ce que souhaitent les parties prenantes. Pour continuer à améliorer la satisfaction des clients et les résultats de l’entreprise, prenez le temps d’analyser et d’actualiser régulièrement vos règles et chartes.

Méthode Kanban ou Scrum ?

Si les approches Kanban et Scrum possèdent quelques concepts en commun, leur organisation du travail est différente.

Scrum organise des sessions de travail sur une à quatre semaines (baptisées « sprints ») qui donnent lieu à des livrables, et s’appuie sur quatre grandes « cérémonies » pour maintenir le cap : la planification de sprint, la revue de sprint, la rétrospective de sprint et les mêlées (réunions debout) quotidiennes. Au début de chaque sprint, l’équipe s’engage à effectuer certaines tâches. À l’issue de chaque sprint, elle évalue le travail accompli et discute des éventuels obstacles et des actions à mettre en œuvre pour les écarter définitivement.

À la différence de Kanban, il n’y a pas de chef de projet dans Scrum : uniquement un responsable produit (« product owner ») qui représente les intérêts du client, un « Scrum Master » qui veille au respect des principes d’agilité, et une équipe de développement qui travaille sur le projet.


En dépit de leurs similitudes, les méthodes Scrum et Kanban présentent des différences fondamentales qui vous aident à déterminer quelle méthode sera la mieux adaptée aux compétences et au style de votre équipe de développement.

La méthode Kanban à l’appui de l’agilité de l’entreprise

La méthode Kanban peut aider une entreprise à améliorer la fourniture de ses produits et services à tous les niveaux. Les équipes qui l’utilisent tiennent constamment compte des retours des clients et de la direction, en privilégiant les tâches adossées à des objectifs concrets et en faisant preuve de fiabilité dans leurs projets. Elles peuvent ainsi demeurer agiles même si la complexité et la taille de l’entreprise vont croissant. Les entreprises qui, à l’heure actuelle, utilisent Scrum ou d’autres méthodologies agiles peuvent bénéficier de l’optimisation et de la modernisation des processus que permet la méthode Kanban, pour de meilleures performances et une plus grande satisfaction.

Mise en route avec la méthode Kanban

La méthode Kanban a le pouvoir de rapprocher les ingénieurs des clients, d’encourager la collaboration et la transparence en interne, et de mener à bien des projets complexes sans provoquer de surmenage. Sa souplesse permet aux développeurs et aux chefs de projet d’élaborer leurs propres règles, d’apporter les ajustements qui s’imposent et de trouver les moyens d’aller toujours plus loin.

Néanmoins, si vous débutez avec la méthode Kanban, il vous faudra unifier et simplifier vos workflows complexes. Si vous évoluez dans l’univers de la gestion de projet depuis un moment, vous pouvez toujours donner une nouvelle dimension à votre approche. Adobe Workfront offre les fonctionnalités indispensables pour vous aider à agir plus efficacement, indépendamment du stade auquel vous vous trouvez dans votre parcours en gestion de projet.

Workfront simplifie la phase de préparation des projets en automatisant les workflows et en créant des formulaires personnalisés qui contribuent à donner vie à votre stratégie. À partir d’une vue unique, vous pouvez moduler les cartes Kanban en fonction de nouvelles priorités, remanier l’allocation des ressources et configurer les tableaux de bord pour mettre vos équipes sur les rails et faire en sorte qu’elles tiennent le cap. Riche de ses intégrations avec diverses applications d’entreprise, Workfront dote vos développeurs des outils nécessaires pour pouvoir travailler comme ils l’entendent et évaluer leur avancement en temps réel.

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