Guide d’initiation à la méthode Kanban

La méthode Kanban est une approche de la gestion de projet qui décompose les étapes d’un processus répétitif en phases précises.

Ce guide aborde les points suivants :

• Qu’est-ce que la méthode Kanban ?
• Qu’est-ce qu’un tableau Kanban ?
• Qu’est-ce qu’une carte Kanban ?
• Quels sont les avantages de la méthode Kanban ?
• Quelles sont les six bonnes pratiques de la méthode Kanban ?
• Opter pour Kanban ou pour Scrum ?
• En quoi la méthode Kanban contribue-t-elle à l’agilité de l’entreprise ?
• Comment appliquer la méthode Kanban ?

Qu’est-ce que la méthode Kanban ?

Il s’agit d’un framework Agile s’appuyant sur un workflow visuel très répandu dans le développement applicatif. Les tâches se déplacent d’une colonne à l’autre dans un tableau Kanban commun, ce qui permet de visualiser la progression du traitement étape par étape. Tout membre de l’équipe qui y jette un œil a ainsi un maximum de visibilité sur le statut de chaque tâche.

Lorsqu’il est utilisé par les équipes de développement, le Kanban affiche une liste d’attente de user stories (brèves descriptions orientées utilisateur des fonctionnalités requises) à traiter. Les product owners et les parties prenantes doivent impérativement mettre à jour et ordonner la liste d’attente, qui sert de référence.

Lorsqu’un membre de l’équipe est prêt à travailler sur une nouvelle user story, il la place dans la colonne « En cours » du tableau Kanban. À mesure que le projet avance, elle se déplace dans le tableau jusqu’à atteindre la colonne « Terminé ». Tant que le projet n’est pas achevé, l’équipe ne doit pas commencer à traiter d’autres éléments de la liste d’attente.

La méthode Kanban vise à repérer très tôt les goulets d’étranglement et à faire en sorte que tout le monde soit sur la même longueur d’onde à chacune des étapes du processus. Elle permet aux équipes de corriger les problèmes rapidement et d’être opérationnelles à moindre coût. Le plus souvent associée au développement applicatif, elle peut être utilisée pour quasiment tout type de travail dont le processus est répétitif.

Les origines de la méthode Kanban

Kanban est un terme japonais qui signifie « panneau d’affichage ». Le concept a été mis au point à la fin des années 1940 par Taiichi Ōno, ingénieur chez Toyota. S’inspirant des supermarchés qui ne stockent que la quantité de produits nécessaire pour répondre à la demande, les équipes de fabrication du groupe automobile ont commencé à utiliser des cartes pour signaler aux autres parties de la ligne de production qu’elles avaient besoin de pièces.

Cette première version du Kanban s’appuyait sur la méthode « juste-à-temps », qui permet aux usines de ne produire que le nombre de pièces requises à l’instant t au lieu de gaspiller des ressources en fabriquant des exemplaires en plus.

Les équipes de développement ont repris ces idées pour créer leur propre version du système Kanban dans le cadre de la méthodologie Agile et s’en servent très souvent pour optimiser leur workflow.

La méthode Kanban appliquée à l’IT et au développement

L’ingénieur David Anderson s’est inspiré des travaux de Taiichi Ōno pour adapter la méthode Kanban au développement applicatif. Après l’avoir utilisée lors de ses propres missions chez Corbis et Microsoft, il a publié un ouvrage intitulé Kanban : enclenchez le moteur d’amélioration continue de votre IT.

La méthode Kanban est très répandue dans le secteur IT car elle privilégie les améliorations progressives. Lorsque les équipes travaillent sur des livrables lors de projets de grande envergure, il est impossible de tout mener à bien dans le cadre et les délais prévus sans un suivi quotidien de l’état d’avancement. Le Kanban permet de décomposer les lourdes charges de travail en petites étapes plus faciles à gérer et de suivre la progression des tâches dans le workflow. Il est très facile de repérer les blocages à mesure qu’ils se produisent, et non à la toute fin d’un projet.

Qu’est-ce qu’un tableau Kanban ?

Un tableau Kanban est un outil de gestion de projet axé sur la représentation visuelle du processus de travail, dont les colonnes correspondent aux différentes étapes et les cartes déplaçables aux tâches proprement dites. Qu’il soit digital ou physique, il doit refléter visuellement la réalité du workflow de votre équipe, et non la façon dont vous l’imaginez idéalement ou dont les parties prenantes l’envisagent.

Le nombre de colonnes d’un tableau Kanban est variable. Dans sa forme la plus simple, un tableau Kanban en comportera trois (« À faire », « En cours » et « Terminé »), mais nombreux sont ceux qui en comptent davantage (« Demande adressée », « Liste d’attente », « En cours d’analyse », « En cours de développement », « En cours de test » et « Terminé »). Toute série d’étapes ou phases de réalisation d’un projet récurrentes peut être matérialisée par des colonnes dans un tableau Kanban.

En règle générale, les équipes organisent des réunions quotidiennes pour faire le point sur le tableau Kanban. La transparence entre elles et la direction est ainsi totale. Ce tableau leur donne également une idée de la quantité de travail qu’elles peuvent raisonnablement absorber à un moment donné, en mettant en évidence les limites imposées par le nombre de tâches en cours.

Qu’est-ce qu’une carte Kanban ?

Les cartes Kanban sont de petites fiches (bristols, notes repositionnables ou encore cases digitales) représentant une tâche à accomplir. Disposées sur un tableau Kanban, elles permettent de visualiser la progression du travail.

Comme certaines équipes suivent des indicateurs de performance clés en lien avec leurs tâches, il n’est pas rare que plusieurs mentions figurent sur chaque carte (personne à l’origine de la demande, date d’achèvement de la tâche et collaborateur/collaboratrice à qui elle est confiée). Les cartes peuvent également inclure une description succincte de la tâche, des liens ou pièces jointes vers des documents de référence, ou un espace réservé aux commentaires pour faciliter la collaboration.

Autres éléments clés du système Kanban

• Limites de travail en cours. Une fois le tableau Kanban créé, des règles doivent régir la gestion du travail dans chaque colonne. Appelées limites de travail en cours, ces directives aident l’équipe à atteindre l’un des principaux objectifs de la méthode Kanban : résoudre le problème des tâches entamées, mais jamais achevées.

  Chaque colonne et ligne du tableau Kanban a une limite. Une fois qu’elle est atteinte, aucun élément ne peut être ajouté à la ligne en question tant qu’un autre n’en a pas été retiré. Par exemple, si la révision de quatre user stories est en attente et que votre limite de travail en cours pour la ligne concernée est de quatre, vous ne pouvez plus ajouter de contenu tant qu’une user story n’a pas été révisée.

• Liste d’attente. C’est à cet emplacement que la direction, les gestionnaires de projet et les autres parties prenantes, qui décident du travail à effectuer, ajoutent les nouvelles user stories.

• Mises à jour régulières. La version originale du système Kanban est dépourvue de sprints imposant une nouvelle itération dans un délai imparti. Dans ce framework, les équipes Agile publient leurs projets applicatifs ou marketing dès leur achèvement.

• Diagrammes de flux cumulatifs. Ces diagrammes sont un moyen de visualiser l’ensemble du workflow. Ils permettent d’identifier les goulets d’étranglement, de gérer les limites de travail en cours et de réduire les cycles.

Quels sont les avantages de la méthode Kanban ?

La méthode Kanban présente plusieurs avantages pour les équipes, quel que soit leur taille ou leur secteur d’activité. Si elle a fait ses débuts dans l’industrie, elle est aujourd’hui plébiscitée par les services de développement applicatif. Par ailleurs, cette méthode présente des atouts indéniables pour les petites équipes de vente, le pôle RH des grandes entreprises, les responsables marketing et toutes les fonctions intermédiaires.

Cycles accélérés

Le temps de cycle est le temps qui s’écoule entre le moment où un membre de l’équipe démarre une tâche et celui où il la termine. Le temps de cycle moyen est souvent un indicateur de mesure clé pour les équipes Kanban, car il les aide à évaluer l’efficacité de leur travail.

L’analyse des temps de cycle permet aux gestionnaires de projet de repérer les goulets d’étranglement et de savoir qui est en mesure de les éliminer. Les membres de l’équipe sont supposés s’entraider dans l’exécution de leurs tâches respectives. Comme les tableaux Kanban fournissent un aperçu clair de la répartition du travail, les gestionnaires de projet peuvent aisément isoler les personnes qui, par leurs compétences communes, peuvent contribuer au projet s’il prend du retard.

Alignement entre les objectifs de l’entreprise et leur réalisation

Les nouvelles cartes ne sont ajoutées à la liste d’attente Kanban que si elles sont en adéquation avec la stratégie principale de l’entreprise. Elles sont ensuite classées par ordre d’importance, ce qui signifie que les cartes prioritaires sont placées en premier dans le tableau. Ainsi, les équipes se consacrent uniquement aux tâches les plus stratégiques.

Souplesse de planification

Si le degré de priorité d’une tâche doit être redéfini, il est possible de la sortir de la liste d’attente pour l’insérer dans le workflow au moment où l’équipe fait le point sur le tableau Kanban. Grâce à cette souplesse de fonctionnement, les gestionnaires de projet répondent aux impératifs de l’entreprise et de la clientèle sans interrompre le workflow de leur équipe.

Amélioration de la satisfaction client

En s’efforçant d’écourter les temps de cycle, les gestionnaires de projet boostent la production, mais pas au détriment de la qualité. Les tableaux Kanban définissent les étapes à suivre pour tester et contrôler le travail, ce qui garantit des résultats satisfaisants. La clientèle bénéficie de fonctionnalités mieux conçues en moins de temps, ce qui augmente sa satisfaction.

Meilleure prévisibilité

Si vous suivez en permanence les progrès de votre équipe, il devient plus facile de prévoir la durée de réalisation des projets. Les gestionnaires de projet apprennent à allouer correctement les ressources, à limiter les tâches superflues et à alléger la charge de travail de leur équipe afin d’acquérir davantage de visibilité et d’épauler les autres équipes dans leurs efforts de planification.

Quelles sont les six bonnes pratiques de la méthode Kanban ?

L’ingénieur David Anderson expose six bonnes pratiques permettant de profiter de tous les avantages de la méthode Kanban. Bien que ciblant essentiellement les équipes de développement, elles s’appliquent à toutes celles qui utilisent le système.

1. Visualiser le workflow

Un tableau Kanban fournit une représentation visuelle claire du workflow d’une équipe. Il est alors possible de déterminer dans quelle mesure les membres de cette dernière prennent part à la réalisation de l’objectif final au vu des tâches restant à accomplir. En actualisant constamment votre tableau Kanban et en le réexaminant chaque jour, vous jouez la carte de la transparence avec l’équipe.

2. Limiter le nombre de tâches en cours

Le système Kanban permet de savoir s’il y a assez ou trop de cartes dans le tableau, et donc de mieux cerner les compétences et la disponibilité des ressources. En se reportant chaque jour au tableau Kanban et en fixant des limites de travail en cours, les gestionnaires de projet évaluent la charge de travail afin que l’équipe ne soit ni surchargée, ni désœuvrée.

3. Gérer le flux

Dans le système Kanban, le « flux » désigne le déroulement du travail, c’est-à-dire le cheminement des tâches entre les différentes phases du tableau. En passant chaque jour en revue le tableau Kanban, les gestionnaires de projet doivent trouver un équilibre entre rapidité et risque. La gestion du flux aide les équipes à définir leurs limites quant au nombre de tâches en cours acceptables et met en évidence les blocages et les goulets d’étranglement, ce qui permet de gagner en efficacité.

4. Rendre les règles des processus explicites

Les tableaux Kanban clarifient qui fait quoi, comment les problèmes doivent être soulevés et la date limite de réalisation des tâches. Les gestionnaires de projet peuvent ainsi empêcher tout affect d’interférer dans la prise de décision et se recentrer sur la qualité du travail.

5. Prévoir un système de feedback

L’amélioration continue est essentielle pour demeurer agile. Les équipes de développement et les gestionnaires de projet doivent tenir compte des commentaires qui leur sont adressés au cours des réunions quotidiennes ou lors d’échanges avec d’autres parties prenantes afin de proposer de meilleurs produits la fois suivante.

6. Viser l’amélioration par le biais de la collaboration

La notion d’équipe est au cœur de la méthode Kanban. Chaque membre du personnel est invité à dispenser des conseils, formuler des critiques constructives et apporter son aide chaque fois que nécessaire. Cependant, ce système n’est efficace que si tout le monde applique les mêmes principes et s’attèle aux problèmes de la même manière. En partageant leurs informations et en alliant leurs compétences, les équipes peuvent accomplir davantage de tâches en moins de temps.

Quels sont les principes de la méthode Kanban ?

Dans son livre, David Anderson expose les principes de la méthode Kanban, qui relèvent de deux catégories : la conduite du changement et la prestation de services.

Principes liés à la conduite du changement

La mise en œuvre de la méthode Kanban n’a rien d’une promenade de santé, en particulier pour les équipes habituées à d’autres stratégies de gestion de projet. Si vous l’appliquez à votre entreprise, mettez l’accent sur ces trois principes liés à la conduite du changement.

1. Dans un premier temps, tenez-vous-en à ce que vous maîtrisez.

Les objectifs trop vagues ou trop ambitieux sont difficiles à suivre et encore plus à atteindre. La méthode Kanban encourage les équipes à évaluer leurs moyens, leurs capacités et leur disponibilité, avant d’ajouter des tâches claires et concises, en fonction des besoins. Cette approche mesurée favorise une croissance à un rythme soutenable, en vous rapprochant chaque jour de vos objectifs.

2. Acceptez d’appliquer des changements progressifs et évolutifs.

La méthode Kanban est conçue pour des changements lents et réguliers. Ainsi, chaque membre de l’équipe impliqué dans le processus doit s’engager à opérer un changement progressif. Même si l’approche peut paraître déconcertante, de légères modifications sont préférables à des changements drastiques, car elles suscitent moins de résistance de la part de la direction, limitent les erreurs et rendent les charges de travail plus acceptables.

3. Encouragez les initiatives à tous les niveaux.

Dans un environnement de travail orienté Kanban, tout le monde peut s’atteler aux problèmes qui surviennent. David Anderson suggère de développer une culture de l’encouragement et de la collaboration, portée par des membres de l’équipe capables et désireux de s’entraider pour surmonter les difficultés et atteindre les objectifs finaux.

Principes liés à la prestation de services

Une entreprise est constituée de centaines de services indépendants. Pour maintenir un équilibre, la méthode Kanban propose d’adhérer aux trois principes clés de la prestation de services.

1. Se concentrer sur les besoins de la clientèle

Pour gérer votre projet selon la méthode Kanban, vous devez connaître trois choses : les attentes de votre clientèle, ses besoins et le pourquoi de ces besoins. Placez la satisfaction de vos clientes et de vos clients au cœur de vos priorités lorsque vous vous demandez comment hiérarchiser les tâches dans la liste d’attente, gérer le budget ou résoudre les problèmes.

2. Laisser le personnel s’organiser par rapport au travail à fournir

Lorsque les équipes de développement peuvent choisir leurs tâches et les moyens de les remplir, elles s’affirment comme leaders et améliorent la gestion du flux sans être surchargées.

3. Faire régulièrement le point sur le réseau de services et ses règles

Au terme de plusieurs centaines de livraisons de projets, vous savez forcément comment votre équipe travaille et ce que les parties prenantes attendent. Pour continuer à améliorer la satisfaction de la clientèle et les résultats de l’entreprise, prenez le temps d’analyser et d’actualiser régulièrement vos règles et chartes.

Opter pour Kanban ou pour Scrum ?

Si les approches Kanban et Scrum ont certains concepts en commun, elles diffèrent dans l’organisation du travail.

Scrum organise des sessions de travail sur une à quatre semaines (baptisées « sprints ») qui donnent lieu à des livrables, et s’appuie sur quatre grandes « cérémonies » pour maintenir le cap : la planification de sprint, la revue de sprint, la rétrospective de sprint et les mêlées (réunions debout) quotidiennes. Au début de chaque sprint, l’équipe s’engage à effectuer certaines tâches. À la fin de chacun d’eux, elle évalue le travail accompli et discute des éventuels obstacles ainsi que des mesures à prendre pour les écarter définitivement.

À la différence de Kanban, il n’y a pas de gestionnaire de projet dans Scrum : uniquement un ou une product owner qui représente les intérêts du client ou de la cliente, un ou une « Scrum Master » qui veille au respect des principes Agile, et une équipe de développement qui travaille sur le projet.

En dépit de leurs similitudes, les méthodes Scrum et Kanban présentent des différences fondamentales qui vous aident à déterminer quelle méthode sera la mieux adaptée aux compétences et au style de votre équipe de développement.

Les équipes rebutées par la rigidité de Scrum apprécieront sans doute la liberté offerte par Kanban. Si vous adoptez la première et que vous constatez qu’elle n’est pas adaptée à vos réunions et processus, envisagez d’opter pour la seconde.

En quoi la méthode Kanban contribue-t-elle à l’agilité de l’entreprise ?

La méthode Kanban peut aider une entreprise à améliorer la fourniture de produits et la prestation de services à tous les niveaux. Les équipes qui l’utilisent tiennent constamment compte des retours de la clientèle et de la direction, en privilégiant les tâches liées à des objectifs concrets et en faisant preuve de fiabilité dans leurs projets. Elles peuvent ainsi demeurer agiles même si la complexité et la taille de l’entreprise augmentent. Les entreprises utilisant Scrum ou d’autres méthodologies Agile, à l’heure actuelle, trouveront sûrement un intérêt à la méthode Kanban qui optimise et modernise les processus, améliorant ainsi les performances et augmentant la satisfaction client.

Comment appliquer la méthode Kanban ?

Avec la méthode Kanban, vous pouvez rapprocher l’ingénierie de la clientèle, encourager la collaboration et la transparence en interne tout en menant à bien des projets complexes sans provoquer de surmenage. Sa souplesse permet aux équipes de développement et aux gestionnaires de projet d’élaborer leurs propres règles, de procéder aux ajustements nécessaires et de trouver les moyens d’aller toujours plus loin.

Cependant, si vous débutez avec la méthode Kanban, vous devez unifier et simplifier les workflows complexes. Si vous évoluez dans l’univers de la gestion de projet depuis un moment, vous pouvez donner une nouvelle dimension à votre approche. Avec Adobe Workfront, vous disposerez des fonctionnalités indispensables pour gagner en efficacité, où que vous vous trouviez dans votre parcours de gestion de projet.

Workfront simplifie la phase de préparation des projets en automatisant les workflows et en créant des formulaires personnalisés qui contribuent à donner vie à votre stratégie. À partir d’une vue unique, vous pouvez moduler les cartes Kanban en fonction de nouvelles priorités, réallouer les ressources et configurer les tableaux de bord pour mettre vos équipes sur les rails et faire en sorte qu’elles gardent le cap. Riche de ses intégrations avec diverses applications d’entreprise, Workfront offre à vos équipes de développement les outils nécessaires pour travailler comme elles l’entendent et évaluer leur avancement en temps réel.

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