Gestion des équipes distantes et définition des attentes vis-à-vis du personnel

A manager setting expectations with remote employees

La gestion des équipes distantes est devenue une compétence indispensable aux postes à responsabilités mais elle ne consiste pas seulement à transposer dans l’espace digital les compétences acquises au bureau. Elle comporte son lot de difficultés à surmonter.

Ce post vous aidera à adapter vos compétences actuelles. Nous y développerons les points suivants :

Présentation d’une équipe distante

Il s’agit d’un groupe de personnes qui travaillent ensemble, où qu’elles soient et quel que soit leur fuseau horaire. Elles collaborent et communiquent depuis des villes, des pays, voire des continents différents.

Il est difficile de s’adapter à la gestion des équipes distantes, surtout si vous vous en tenez à un style de management classique. Les équipes distantes ont des besoins et des problèmes particuliers, qui nécessitent des solutions spécifiques.

Mais si vous réussissez à surmonter ces difficultés, le télétravail présente des avantages indéniables pour le personnel et l’entreprise.

Les problématiques du télétravail

Bien qu’intéressant, le télétravail présente aussi des inconvénients. Les entreprises, responsables et effectifs sont confrontés à des difficultés particulières lorsque les équipes travaillent à distance.

Distractions et gestion du temps

Le domicile est synonyme d’effervescence. De nombreuses personnes en télétravail ont des enfants en bas âge ou d’autres proches à charge. Les tâches ménagères sont une autre source de distraction courante et il est fréquent que le domicile ne comporte aucun bureau ni espace dédié. Le canapé devient alors le lieu de travail par défaut.

Il n’est donc pas étonnant qu’une étude de Joblist cite la télévision, la cuisine et les courses comme les principales sources de distraction des adeptes du télétravail. Vu leur nombre, il peut être difficile pour une équipe de rester concentrée.

Communication fragmentée

En télétravail, la communication peut facilement se distendre. Face à la multiplication des outils (e-mails, messagerie instantanée, téléphone, etc.) mis en place par l’entreprise, le risque de désorganisation guette. Lorsque l’équipe est disséminée, impossible d’aller voir un ou une collègue à son bureau pour obtenir une réponse rapide.

Difficultés techniques

Une connexion Internet stable et du matériel fiable sont essentiels au télétravail. Au bureau, le personnel bénéficie d’une connexion de qualité professionnelle et d’une équipe de support technique dédiée. Les connexions Wi-Fi ou cellulaires à domicile n’offrent pas les mêmes garanties et il est plus difficile d’obtenir de l’aide en cas de problème.

Distension du réseau professionnel

Il est plus facile de nouer des relations avec ses collègues ou responsables au bureau. Pour obtenir des conseils ou un soutien de la part d’une personne, il suffit de se rendre à son bureau. Quand les équipes travaillent à distance, les responsables ne savent pas forcément comment elles vont, ni sur quoi elles travaillent. Et le personnel peut avoir l’impression que les responsables ne sont pas à leur écoute, volontairement ou non.

Isolement

Les interactions en face à face peuvent manquer et provoquer un sentiment de solitude. Si le problème est encore pire pour les personnes extraverties, qui regrettent de ne pas pouvoir plaisanter ou aller déjeuner avec leurs collègues, il peut aussi concerner celles plus réservées, qui peuvent avoir l’impression de ne pas être à leur place. La possibilité de nouer des relations informelles est l’un des avantages du présentiel par rapport au distanciel. L’absence de telles relations peut avoir un impact sur les performances et freiner la productivité.

Définition des attentes vis-à-vis du personnel en télétravail

La première mesure essentielle à prendre pour gérer les difficultés est de définir vos attentes dès le début. En fournissant au personnel des directives claires, vous pourrez aplanir les problèmes liés au télétravail. Et si votre équipe travaille à distance depuis un certain temps déjà, ne vous en faites pas : il sera toujours utile de définir des attentes.

Fixez des horaires de travail clairs.

Quand tout le monde est au bureau, les horaires sont simples, mais avec le télétravail et les fuseaux horaires multiples, les choses se compliquent. Le personnel doit savoir si l’on attend de lui qu’il travaille à des heures précises (de 9 à 17 h, par exemple) ou non.

Si les membres de votre équipe travaillent dans plusieurs fuseaux horaires, indiquez-leur clairement s’ils doivent impérativement être présents en même temps que leur responsable. Vous devez également préciser si les heures de travail doivent être consignées et, si oui, comment.

Établissez des règles de communication.

Avec la multiplication des outils de communication, il est important de fixer un cadre clair. Les effectifs ont besoin d’une liste des outils requis, ainsi que de procédures détaillées concernant leur utilisation.

Vous pouvez par exemple établir une distinction entre les communications urgentes et non urgentes. Vous pourrez ainsi préciser que les communications urgentes doivent passer par une application de messagerie instantanée, mais qu’un e-mail suffit lorsqu’une réponse peut attendre. Il est également judicieux de fixer quelques règles élémentaires concernant les systèmes de visioconférence. Vous pouvez par exemple préciser si la webcam doit être activée par défaut.

Définissez des objectifs et des indicateurs de mesure.

Si vous fixez des objectifs clairs pour tout le monde, les équipes distantes garderont le cap. Pour ce faire, communiquez les indicateurs de mesure et les KPI utilisés pour évaluer les performances. Fixez à chaque personne des objectifs atteignables, avec des échéances réalistes, pour préserver la motivation.

Aidez vos effectifs à installer leur bureau à domicile.

L’aménagement d’un espace de travail dédié est l’un des meilleurs moyens d’éviter les distractions. Donnez à votre équipe des conseils sur les écrans externes, les bureaux debout ou assis, ou encore les chaises de bureau appropriées. Il est également important de l’informer des aides financières prévues à cet effet, le cas échéant. L’entreprise peut par exemple fournir les équipements nécessaires ou les payer.

Gestion des équipes distantes une fois les attentes définies

Une fois vos attentes clairement définies, vous devez veiller à préserver l’efficacité de votre équipe. Les bonnes pratiques suivantes vous aideront à surmonter les difficultés liées à la gestion des équipes distantes.

1. Aidez le personnel à bien gérer son temps.

En incitant votre équipe à établir un planning, vous l’aiderez à mieux gérer son temps. En allouant les mêmes heures chaque jour à certaines tâches, les effectifs auront moins de mal à garder le cap. Mais s’ils travaillent dans plusieurs fuseaux horaires, les plannings doivent être transparents.

Les logiciels de suivi des heures sont un autre moyen efficace de gérer le temps. En suivant le temps consacré à différentes tâches, vos effectifs connaîtront mieux leurs habitudes. Ils pourront ainsi gagner en efficacité.

2. Proposez différents modes de communication.

Si les e-mails et la messagerie instantanée sont les outils de communication les plus couramment utilisés, il est important de proposer d’autres solutions. Les appels vidéo sont par exemple un excellent moyen de lutter contre le sentiment d’isolement. Ils fournissent aussi des indices visuels sur le bien-être de vos collaborateurs et collaboratrices.

Autre exemple : les outils de gestion de projet dotés d’un système de messagerie et de commentaires. En permettant de communiquer directement dans l’application, ils font gagner du temps, car ils évitent de devoir changer d’onglet ou de programme. En proposant différents modes de communication, vous couvrirez tous les cas de figure possibles (workflows et fuseaux horaires différents, etc.).

3. Prévoyez une assistance technique.

Pour gérer les problèmes techniques, il est important de disposer d’une bonne assistance. Il suffit parfois de veiller à ce que tous les membres de l’équipe aient accès aux mêmes outils (applications de gestion de projet ou de productivité, espace de stockage, etc.). Dans d’autres cas, il faut fournir des ordinateurs, des écrans externes et des routeurs Wi-Fi pour le télétravail.

Les effectifs en télétravail doivent par ailleurs avoir accès au support IT en cas de problème avec les applications ou le matériel. Compte tenu du nombre d’outils employés par ces effectifs, il faut également prévoir des formations régulières et des ressources pédagogiques.

4. Organisez des réunions et points réguliers.

Pour garantir la coordination et la cohésion des troupes, il est indispensable d’organiser des réunions régulièrement. Il peut s’agir de « mêlées », d’entretiens individuels ou des deux. Vos effectifs sauront ainsi qu’ils peuvent compter sur votre soutien et que leurs problèmes ne seront pas ignorés.

5. Favorisez les interactions sociales.

La lutte contre l’isolement est peut-être la principale difficulté rencontrée par les responsables d’équipes distantes. Le travail hybride offre un moyen efficace de créer du lien. Dans ce genre d’environnement, les gens peuvent se rendre au bureau en cas de besoin et voir leurs collègues en personne. Ainsi, chez Adobe, tout le monde peut participer aux réunions en ligne ou au bureau, l’entreprise ayant adopté le modèle hybride par défaut.

Il est également possible de nouer des liens en ligne. Nombre d’entreprises ont trouvé des moyens originaux d’organiser des évènements en ligne. Grâce aux livraisons à heure fixe aux personnes en télétravail, il est facile de prévoir un repas pizza, des cours de cuisine ou encore une soirée cinéma à distance. Si certains membres de votre équipe sont voisins, vous pouvez aussi organiser des rencontres locales pour socialiser et collaborer.

Le b.a.-ba de la gestion des équipes distantes

Mal gérées, les équipes distantes peuvent rencontrer de nombreux problèmes. Si la démarche suppose d’acquérir de nouvelles compétences, il est tout à fait possible de surmonter ces difficultés et de gérer des personnes en télétravail.

Pour veiller à ce que l’équipe distante reste sur les rails, la première chose à faire est de rédiger des consignes à l’attention de ses membres. La définition d’attentes claires et précises est la première étape d’une gestion efficace.

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