La méthode PDCA ou comment créer une culture d’amélioration continue
Les entreprises les plus florissantes sont celles capables de ne pas se laisser distancer par les évolutions du marché. Pour garder la mainmise sur les impératifs croissants de ce dernier, elles doivent s’adapter aux nouveaux enjeux et répondre aux attentes. Or, la conduite du changement est parfois loin d’être simple à mettre en œuvre. Savoir par où commencer peut s'avérer plus difficile qu'il n'y paraît.
Le cycle PDCA (« Plan, Do, Check, Act ») correspond à une stratégie de « lean management », autrement dit de gestion au plus juste, aidant les leaders à maîtriser l’amélioration continue. Il sert de guide à l’instauration d’un changement dans les processus de l’entreprise.
Cet article vous préparera, votre équipe et vous, à la conduite du changement en abordant les points suivants :
- Qu’entend-on par méthode PDCA ?
- Les quatre phases du cycle PDCA
- Exemple concret des avantages induits par la méthode PDCA
- Mise en place de la méthode PDCA
Qu’entend-on par méthode PDCA ?
PDCA est l’acronyme de « Plan, Do, Check, Act », méthode que l’on pourrait traduire par Planifier, Déployer, Contrôler, Agir. Ce cadre de gestion s’inscrit dans une démarche d’amélioration et de croissance constantes au sein d’une entreprise. La méthode PDCA est aussi parfois appelée roue de Deming (du nom de William Deming, qui l’a fait connaître dans les années 1950 sous l’appellation de cycle de Shewhart, en hommage à son maître à penser, le physicien Walter A. Shewhart à qui en revient la paternité).
Le cycle PDCA couvre la planification des objectifs, la mise en œuvre (déploiement) de nouvelles stratégies, le contrôle des résultats obtenus et le choix des moyens d’action à pérenniser d’après ces résultats. Cette stratégie se répète à l’infini, à l’instar du cercle sans fin représenté ici. Le cadre PDCA est une méthode scientifique applicable à la gestion des activités de l’entreprise.
Les quatre phases du cycle PDCA
Examinons chacune des quatre phases du cycle PDCA, notamment en quoi elles consistent, ce qu’elles recouvrent et ce qu’il y a lieu de respecter pour chacune d’elles. Soyez attentif à l’enchaînement de l’une à l’autre, puis au retour en début de cycle. La méthode PDCA a pour objet d’atteindre la croissance par le changement continu.
1. « Plan » : Planifier
La première phase du cycle PDCA consiste à définir l’objectif que vous cherchez à atteindre et les processus qu’il faudra mettre en œuvre à cet effet.
À ce stade, vous jetez les bases de votre démarche PDCA. C’est un peu comme si vous réalisiez une expérimentation. Il est primordial de définir un objectif et une série de processus simples avant de passer à la phase suivante. Vous devez également préparer l’évaluation des résultats de votre expérimentation. Le choix des indicateurs KPI en amont est le gage d’une mesure objective de votre réussite ultérieure.
Imaginons, par exemple, qu’un cadre cherche le moyen d’aider son équipe à s’adapter à des horaires hybrides. Cette première phase consisterait à définir l’objectif et le processus pour y parvenir. En l’occurrence, son objectif pourrait être de maintenir le niveau de productivité, tout en adoptant un modèle de travail hybride. Le processus pourrait inclure la mise en place d’un tableau de gestion de projet auquel les membres de l’équipe pourraient se référer durant leurs horaires variables. La réussite de cette expérimentation peut être évaluée à l’aune d’indicateurs KPI qui indiqueront, par exemple, le nombre de projets menés à terme sur une quinzaine.
2. « Do » : Déployer
Mettez ensuite votre plan d’action à l’œuvre pour tester les stratégies ou processus envisagés. Si cette phase exige le concours de l’équipe toute entière, il importe de réunir et d’organiser les ressources afin que chaque acteur cerne parfaitement sa mission.
Veillez à suivre très exactement le plan d’action, tel que vous l’avez établi à la phase précédente. C’est en vous y tenant que vous parviendrez à distinguer les stratégies ou processus qui fonctionnent.
Dans notre exemple de mise en place d’horaires hybrides, le tableau de gestion de projet devra être mis en pratique durant deux semaines pendant lesquelles l’équipe se conformera à cette stratégie. Le cadre ou le responsable d’équipe veillera à ne pas assigner de tâches à ses membres autrement que par ce tableau, la moindre entorse au plan d’action risquant d’avoir des répercussions sur les résultats ultérieurs.
3. « Check » : Contrôler
Analysez les résultats du plan d’action mis en œuvre. Déterminez dans quelle mesure ce plan vous a aidé à réaliser vos objectifs ou, au contraire, ne vous a pas permis de les atteindre. C’est précisément à ce stade que les KPI définis en phase 1 vous seront très utiles.
Ne vous faites pas trop de reproches par rapport aux insuffisances inhérentes à certains aspects de votre démarche. Rappelez-vous (et insistez sur ce point auprès de votre équipe) que l’approche PDCA s’apparente à une méthode scientifique et qu’un revers n’est donc pas vraiment un échec : c’est un résultat riche d’enseignements à l’issue de votre test.
Lors de cette phase, le cadre, dans notre exemple d’équipe hybride, analysera le nombre de projets finalisés, qu’il comparera à celui des projets menés à terme lors de la période précédente. Il pourra également faire le point avec les membres de l’équipe et ainsi s’enquérir des éventuels ajustements à apporter au processus.
4. « Act » : Agir
Enfin, à partir de vos observations et conclusions à la phase précédente, déterminez les améliorations que vous jugez utile de pérenniser et la nature des changements à apporter au cycle PDCA suivant. À l’issue de cette ultime phase, vous repartez au début du cycle suivant, à sa phase de planification. À présent que vous en avez mené un à son terme, vous pouvez exploiter vos nouveaux insights pour vous atteler à la planification d’un nouveau cycle.
Dans notre exemple, le responsable de l’équipe hybride décidera si le tableau de gestion de projet doit être conservé et identifiera les améliorations à apporter au cycle suivant. Pour les deux semaines suivantes, par exemple, il peut définir des échéances pour les différents projets et faire ainsi en sorte que ceux-ci avancent dans les délais prévus.
Exemple : grâce à la méthode PDCA, Sony a amélioré le fonctionnement de son site web de 800 %
Face à l’évolution accélérée de l’industrie des jeux vidéo, il fallait que Sony Interactive Entertainment (SIE) trouve le moyen de s’adapter en s’efforçant de continuer à proposer une expérience client à la hauteur de sa réputation.
SIE a décidé qu’il était indispensable de simplifier la gestion du contenu de son site web en l’internalisant, en marge des mises à jour, toujours plus nombreuses, apportées à ses contenus. L’entreprise entendait également dispenser une assistance de meilleure qualité sur le nombre considérable de devices utilisés par ses clients.
En s’appuyant sur un cadre PDCA, SIE a pu accélérer la production de son site web de 800 %. Pour ce faire, l’entreprise a testé différentes méthodes de gestion de contenu et simplifié le processus d’envoi de messages sur l’ensemble des devices.
Quand la méthode PDCA s’impose-t-elle ?
La méthode PDCA est utile à chaque fois que vous devez améliorer un processus ou gérer un changement. Qu’il s’agisse d’élaborer une stratégie pour un tout nouveau produit ou de rectifier des méthodes en place, l’approche PDCA offre un cadre stratégique efficace pour orienter le changement.
Responsables et leaders peuvent recourir à un cycle PDCA pour :
créer un processus applicable à un nouvel outil ou produit ;
modifier un processus en place ;
instaurer une culture d’amélioration continue ;
s’adapter à de nouvelles normes ou règlementations ;
tester des solutions potentielles avant leur mise en œuvre ;
rationaliser les tâches fastidieuses ;
évoluer vers un modèle de télétravail.
Mise en place de la méthode PDCA
La méthode PDCA aide les entreprises à s’adapter au changement. En traitant les initiatives commerciales par cycles successifs (plutôt que de manière rectiligne), vous pouvez utiliser les résultats PDCA pour progresser en permanence.
Pour initier un changement continu, commencez par définir votre objectif et les processus nécessaires à sa réalisation. Détaillez minutieusement cet objectif et exposez clairement les processus. N’oubliez pas que votre équipe devra s’en tenir à ce plan d’action. Faites donc en sorte que rien ne puisse prêter à confusion.
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