Qu’est-ce qu’un diagramme de Gantt ? Avantages, utilisation et autres considérations

Les cheffes ou chefs de projet doivent constamment jongler avec des échéances, jalons, allocations de ressources et autres contraintes pour s’efforcer de tenir les délais, sachant que le moindre retard peut impacter l’ensemble du projet. Pour obtenir une vue d’ensemble et suivre l’avancement des projets complexes, qui comportent de nombreuses parties fluctuantes et relations dépendantes, ils ou elles ont besoin d’un outil de planification.

C’est là qu’entrent en jeu les diagrammes de Gantt, qui fournissent une présentation visuelle détaillée des projets, notamment des tâches, du temps nécessaire pour les exécuter et des relations entre les différentes unités de travail. Les diagrammes de Gantt scindent les gros projets en plusieurs parties de petite taille pour aider les cheffes et chefs de projets à évaluer l’impact de chaque tâche et à trouver des solutions aux problèmes potentiels.

Que vous débutiez tout juste ou que vous vous apprêtiez à passer au niveau supérieur, cet article vous apprendra à utiliser efficacement les diagrammes de Gantt dans la gestion de projets.

• Qu’est-ce qu’un diagramme de Gantt ?
• Comment utiliser les diagrammes de Gantt ?
• Quels sont les avantages des diagrammes de Gantt ?

Qu’est-ce qu’un diagramme de Gantt ?

Un diagramme de Gantt est un outil de gestion de projets qui représente un plan de projet sous forme de graphique à barres horizontales. La colonne de gauche recense les tâches à accomplir et l’axe x horizontal est une chronologie correspondant au calendrier de projet. Les diagrammes de Gantt offrent une vue d’ensemble de votre projet : dates de début et de fin, jalons, dépendances par rapport à d’autres tâches, responsables des tâches et membres de l’équipe affectés.

Les diagrammes de Gantt fournissent des informations clés sur votre projet, notamment :

• Chronologie. L’axe x est la chronologie du projet, qui peut être scindée en segments de tailles plus adaptées à l’exécution de ce dernier.
• Tâches. Les tâches sont répertoriées sur l’axe y. L’état d’avancement de chacune d’elles et la personne qui en est responsable sont parfois indiqués. Les barres horizontales représentent les tâches dans la chronologie. Les barres qui se chevauchent représentent les tâches exécutées simultanément.
• Dépendances. Les lignes ou les flèches qui relient les tâches dans le diagramme représentent les dépendances. Par exemple, certaines tâches ne peuvent démarrer qu’une fois que l’équipe a terminé la tâche précédente.
• Jalons. Dans un diagramme de Gantt, les jalons sont représentés par des losanges ou des étoiles. Ils correspondent à des points importants ou des échéances de votre chronologie.

Toutes ces informations fournissent une vue d’ensemble de votre calendrier de projet et vous permettent de savoir précisément où vous en êtes, quelles sont les échéances et qui fait quoi.

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Les diagrammes de Gantt ont fait leur apparition entre la fin du XIXe et le début du XXe siècle. L’ingénieur polonais Karol Adamiecki a créé le premier diagramme de Gantt en 1896 pour visualiser des calendriers de production, mais il ne l’a publié que dans les années 1930. Vers 1910, aux États-Unis, Henry Gantt travaillait sur une version graphique d’un calendrier de projet. Sa version utilisait davantage d’éléments visuels et de graphiques pour représenter les calendriers de fabrication et les performances du personnel.

Ces premières versions ont évolué pour devenir les diagrammes de Gantt aujourd’hui utilisés par de nombre de cheffes et chefs de projet. L’invention des ordinateurs personnels a accéléré l’adoption et accru la popularité des diagrammes de Gantt. La mise à jour des modifications, fastidieuse à l’époque où il fallait utiliser un crayon et du papier, s’effectue désormais en quelques clics.

Comment utiliser les diagrammes de Gantt ?

Les diagrammes de Gantt affichent une vue d’ensemble des projets, mais leur succès auprès des cheffes et chefs de projet ne s’explique pas seulement par leurs fonctions de reporting visuel. Ces outils sont en effet très utiles également pour planifier les projets dès le début. Ils permettent de clarifier et de gérer tout ou partie d’un projet.

1. Gérer les jalons et les échéances

Les chronologies visuelles des diagrammes de Gantt simplifient la gestion des jalons et des échéances.

Les jalons sont des étapes importantes de l’avancement d’un projet (contrôles financiers, inspections externes, réunions, etc.). Marquez-les d’un losange dans la chronologie de votre diagramme de Gantt pour éviter qu’ils passent inaperçus dans l’agitation de la gestion quotidienne du projet.

Le diagramme de Gantt vous aide à gérer ces jalons en affichant le travail accompli et restant à faire pour chacun d’eux. Suivez régulièrement l’état d’avancement au cours des jours et des semaines qui précèdent un jalon afin de déterminer si le projet se déroule correctement, puis gérez l’équipe en conséquence. Par exemple, si certaines tâches sont en retard en amont d’un jalon, la cheffe ou le chef de projet peut mobiliser des ressources supplémentaires ou revoir le calendrier de projet.

De même, les échéances courtes représentées visuellement dans un diagramme de Gantt sont plus faciles à évaluer et à gérer. Pour chaque tâche, faites débuter la barre horizontale le plus tôt possible et prolongez-la jusqu’à l’heure limite fixée pour accomplir la tâche. Une fois que vous aurez placé toutes les échéances du projet dans une chronologie claire, vous pourrez déterminer si elles sont raisonnables. Si ce n’est pas le cas, modifiez-les avant le lancement du projet.

2. Scinder les projets en petites tâches

Les cheffes et chefs de projet qui en ont les compétences scindent les gros projets en petites tâches, ce qui peut s’avérer compliqué. Un diagramme de Gantt permet de scinder un gros projet de manière stratégique.

Une fois que vous avez placé des jalons et d’autres échéances importantes sur votre diagramme de Gantt, suivez les étapes ci-dessous pour créer des tâches et sous-tâches pertinentes.

1. Identifiez les étapes précédant chaque jalon. Remontez en amont de chaque jalon pour identifier les processus généraux ou séries de tâches à exécuter pour les atteindre. Chaque étape peut nécessiter plusieurs tâches, commencez donc par dégager une vue d’ensemble.
2. Scindez chaque étape en tâches. Dans la mesure du possible, scindez chaque grande unité de travail critique en petites tâches distinctes, puis représentez-les dans le diagramme sous forme de lignes et de barres.
3. Analysez vos tâches. Déterminez comment accomplir chaque tâche, avec quelles ressources et en combien de temps. Si une tâche nécessite davantage de personnes ou de ressources qu’une autre, scindez-la en unités de travail plus petites.
4. Scindez à nouveau les grandes tâches. Identifiez les barres longues dans le diagramme de Gantt. Il est souvent possible de scinder ces tâches complexes, qui nécessitent plus de temps, en sous-tâches.

Continuez à examiner les tâches et à scinder les plus grandes d’entre elles en unités de travail plus petites, tout en veillant à ce que les petites tâches et sous-tâches restent pertinentes.

3. Visualiser les dépendances des tâches

Dans les projets modernes, plusieurs membres de l’équipe travaillent sur des tâches liées entre elles, appelées dépendances . Il existe quatre types de dépendances de projet.

• Dépendances de la fin au début. Vous ne pouvez pas commencer la tâche B avant d’avoir terminé la tâche A. Il s’agit du type de dépendance le plus courant et le plus recommandé.
• Dépendances du début au début. Vous ne pouvez pas commencer la tâche B avant d’avoir commencé la tâche A.
• Dépendances de la fin à la fin. Vous ne pouvez pas terminer la tâche B avant d’avoir terminé la tâche A.
• Dépendances du début à la fin. Vous ne pouvez pas terminer la tâche B avant d’avoir commencé la tâche A. Ce type de dépendance est rarement utilisé et, dans la mesure du possible, doit être évité.

Tracez des flèches sur le diagramme de Gantt pour représenter l’ordre dans lequel exécuter les tâches et relier visuellement les tâches dépendantes. Par exemple, voyons comment représenter visuellement une dépendance de la fin au début sur un diagramme.

La barre de la tâche B commence à l’endroit où s’arrête la barre de la tâche A, et une flèche relie la tâche A à la tâche B. L’utilisation d’un diagramme de Gantt pour représenter visuellement votre workflow constitue un moyen efficace d’identifier les dépendances et de vous assurer que votre plan de projet est logique.

4. Surveiller l’avancement du projet

Une fois la planification terminée et le projet lancé, utilisez le diagramme de Gantt pour gérer l’avancement et anticiper les retards.

• Suivez chaque tâche. Utilisez les barres de votre diagramme de Gantt pour identifier les tâches terminées et retardées. Pour indiquer visuellement l’état d’avancement d’une tâche, montrez son pourcentage d’achèvement en remplissant graduellement la barre correspondante à mesure que le projet avance.
• Surveillez les jalons. Suivez l’avancement des tâches pour identifier les jalons atteints et ceux qui ne le seront peut-être pas, puis procédez aux ajustements nécessaires.

Servez-vous du diagramme de Gantt pour contrôler l’avancement aussi souvent que nécessaire. Surveillez les retards et les ralentissements afin de pouvoir réagir rapidement en cas de problème.

Quels sont les avantages des diagrammes de Gantt ?

Non seulement les diagrammes de Gantt sont utilisables à différentes fins, mais ils améliorent également la productivité et l’efficacité de votre équipe. Voici quelques avantages des diagrammes de Gantt dans la gestion de projets.

Gestion du temps simplifiée à tous les niveaux

La vue unifiée du projet permet aux membres de l’équipe de participer à la planification.

• Les cheffes et chefs de projet planifient les tâches et sous-tâches et définissent les dépendances.
• Les membres de l’équipe les utilisent pour indiquer leur avancement et signaler les difficultés rencontrées.

Au niveau du projet, le fait que tous les membres de l’équipe soient sur la même longueur d’onde et connaissent parfaitement les relations entre les tâches contribue au bon déroulement du projet.

Vue stratégique des dépendances

Tous les gros projets comportent des tâches concomitantes et des dépendances. Un diagramme de Gantt vous aide à éviter les retards et les goulets d’étranglement en affichant ces dépendances. Vous pouvez donc réagir en cas de retard et réaffecter les ressources nécessaires pour éviter que les dépendances ne se transforment en goulets d’étranglement.

Par exemple, la tâche A d’une équipe de construction peut consister à terminer l’ossature d’un bâtiment. La tâche B est l’installation des portes et fenêtres. Le projet présente une dépendance de la fin au début, ce qui signifie que l’équipe ne peut pas commencer la tâche B avant d’avoir terminé la tâche A. Si la construction de l’ossature du bâtiment prend du retard, la cheffe ou le chef de projet peut allonger la barre de la tâche A dans le diagramme de Gantt. Lorsqu’elle commence à chevaucher la barre de la tâche B, la cheffe ou le chef de projet comprend immédiatement qu’il ou elle doit différer l’installation des portes et fenêtres, gérer les demandes d’heures supplémentaires et se préparer à des retards.

Planification de projet simplifiée

Les diagrammes de Gantt simplifient considérablement la planification de projet en fournissant une vue d’ensemble détaillée. Ils vous permettent d’identifier le chemin critique de votre projet, notamment les tâches les plus longues (les barres horizontales). Ces tâches sont critiques, car tout retard dans leur exécution a d’importantes répercussions sur le reste du projet. Les diagrammes de Gantt vous montrent clairement quelles tâches prennent le plus de temps et sont prioritaires dans votre planification.

La création d’un diagramme de Gantt peut même constituer un préalable utile à l’élaboration d’un plan de gestion de projet complet. La présentation visuelle et la souplesse de format offertes par les applications modernes permettent de visualiser facilement l’intégralité du projet, de le scinder en tâches plus simples à gérer, de planifier ces tâches et d’affiner le plan global. Une fois toutes les dates et dépendances établies dans le diagramme de Gantt, vous pouvez convertir ces données dans le format utilisé par vos parties prenantes.

Augmentation de la transparence

Comme les diagrammes de Gantt sont accessibles par tous les membres de votre équipe et indiquent qui fait quoi, vous pouvez optimiser le travail en équipe et la responsabilisation. La vue unifiée du projet améliore la transparence et renforce la confiance entre les membres de l’équipe.

Par exemple, les diagrammes de Gantt montrent clairement qui est responsable d’une tâche. Tous les membres de l’équipe peuvent donc voir si l’un d’eux risque de ne pas respecter une échéance. Cela les encourage à communiquer rapidement et, s’ils le peuvent, à proposer leur aide. Les équipes qui ont déjà atteint leurs jalons peuvent partager des ressources avec leurs collègues en difficulté pour garantir le bon déroulement du projet.

Responsabilisation renforcée

Les diagrammes de Gantt renforcent également la responsabilisation. L’équipe étant informée qu’une tâche particulière ralentit le projet, ses membres essaient naturellement d’éviter d’être responsables d’un retard. De plus, les membres de l’équipe qui atteignent des jalons en avance sur le calendrier obtiennent la reconnaissance qu’ils méritent pour leurs efforts.

Meilleure allocation des ressources

Dans les projets complexes comportant de nombreuses tâches, les membres de l’équipe peuvent travailler simultanément sur plusieurs tâches. Toutefois, confier trop de travail à une même personne comporte des risques. Les diagrammes de Gantt vous aident à éviter ces risques en vous permettant d’identifier facilement les personnes ayant une charge de travail excessive ou travaillant sur trop de tâches à la fois. Vous pouvez faire face à ces problèmes en déléguant et en réaffectant des ressources pour exécuter le projet dans les délais tout en préservant la santé et la satisfaction des membres de l’équipe.

Flexibilité accrue

La gestion de projets nécessite de la flexibilité. Inévitablement, il y aura une tâche en retard, le client modifiera la portée du projet, les ressources viendront à manquer… Plusieurs scénarios imprévus peuvent vous contraindre à changer de stratégie, l’allocation des ressources ou certaines tâches en cours de projet.

Rien n’est plus simple avec les diagrammes de Gantt. Vous pouvez voir où des modifications sont possibles et leur incidence sur l’équipe et l’ensemble du projet. De plus, les applications de création de diagrammes de Gantt vous permettent de replanifier des ressources, de réattribuer des tâches et de modifier des dépendances en quelques clics.

Augmentation de la productivité des équipes à distance

Les diagrammes de Gantt sont un excellent outil pour gérer les équipes distantes. Avec un calendrier de projet unifié accessible en tout lieu, elles avancent dans la même direction, même lorsqu’elles sont géographiquement dispersées.

Les membres du personnel éloignés peuvent voir qu’ils font partie d’une équipe et qu’ils atteignent des jalons avec leurs collègues malgré la distance qui les sépare. Les diagrammes de Gantt sont donc un outil de gestion à distance efficace et une excellente source de motivation pour l’équipe.

Mise en œuvre des diagrammes de Gantt

Si les diagrammes de Gantt sont si prisés dans la gestion de projets, c’est parce qu’ils créent une vue d’ensemble claire des tâches de l’équipe, de leur synchronisation et des ressources disponibles. Les calendriers de projet complexes deviennent faciles à comprendre dans un diagramme partagé utilisable par toute l’équipe.

Lorsque vous serez prêt ou prête à utiliser des diagrammes de Gantt, réunissez votre équipe pour placer des jalons sur un échéancier, puis ajoutez les tâches nécessaires pour les atteindre.

Adobe Workfront est une solution de gestion de projets de référence. Elle offre aux cheffes et chefs de projet une plateforme centrale permettant de suivre l’avancement, de définir des jalons et d’allouer des ressources. L’outil Scenario Planner d’Adobe Workfront actualise automatiquement votre projet au gré des changements d’échéances et de ressources, ce qui vous permet de vous concentrer sur le projet plutôt que sur la mise à jour de feuilles de calcul.

Suivez une visite guidée pour découvrir comment Adobe Workfront peut vous aider à gérer vos projets.