Maîtriser la structure de répartition du travail (WBS) pour une meilleure gestion de projets.

Si vous êtes project manager ou si vous supervisez un projet de grande envergure, une structure de répartition du travail (Work Breakdown Structure, WBS) peut vous être très utile. Le rôle d’une WBS consiste à subdiviser un projet en une série de tâches et de livrables pouvant être triés par ordre de priorité. Elle peut améliorer la planification, l’organisation et le contrôle sur un projet.

La WBS peut être axée sur les différents livrables ou sur les différentes phases du projet. Elle peut être adaptée en fonction de vos priorités et de votre façon de travailler. Si vous êtes à la recherche d’outils de gestion de projets, continuez la lecture de cet article pour en savoir plus sur les structures de répartition du travail.

• Qu’est-ce qu’une structure de répartition du travail ?
• Principaux composants d'une structure de répartition du travail.
• Guide étape par étape de création d’une structure de répartition du travail.
• Bonnes pratiques de création d’une structure de répartition du travail.

Une structure de répartition du travail (Work Breakdown Structure, WBS) est un outil qui aide à diviser un projet en plusieurs tâches. Face à un projet de grande envergure, on peut facilement se sentir dépassé et ne pas savoir par où commencer. L'objectif d'une WBS est de diviser une tâche complexe en plusieurs tâches plus simples afin de déterminer les priorités d’un projet. Une WBS doit contenir les éléments suivants :

• Des livrables : ce que vous allez produire d’ici la fin du projet. Vous avez peut-être un seul livrable final ou plusieurs objectifs à atteindre. Quelle que soit l’ampleur de votre projet, il est judicieux d’identifier vos livrables le plus tôt possible.
• Des tâches : ce que vous devez faire pour produire vos livrables. Une structure de répartition du travail vous aidera à les déterminer, et chaque tâche sera adaptée à votre situation spécifique. Les tâches peuvent être pour vous ou déléguées à d’autres membres de l’équipe.
• Des sous-tâches : des tâches trop volumineuses qui devront être subdivisées en sous-tâches. En théorie, on peut diviser les sous-tâches en des sous-tâches de plus en plus petites, mais il existe une limite naturelle où il devient inutile de subdiviser davantage une tâche.

En résumé, une WBS est une solution vous permettant de créer un organigramme qui transforme tous les livrables en tâches plus simples et offre à votre équipe un guide pour développer ou mener à bien un projet.

Un aspect important d'une WBS est la relation entre structure, portée du projet, planning et budget. Tous ces éléments s’influencent mutuellement et déterminent ce qui peut ou ne peut pas être fait. Par exemple, un planning serré de deux semaines limitera l’envergure du projet, mais pourra également contribuer à réduire le budget global. D’un autre côté, un budget important peut vous permettre d’embaucher plus de personnel, ce qui vous permettra d’élargir l’envergure du projet ou d’accomplir davantage de tâches dans le délai imparti.

Un autre point à prendre en compte : la règle des 100 %. Cette règle stipule que la WBS doit couvrir 100 % du projet et des livrables. Autrement dit, ne laissez rien hors de la WBS et veillez à prendre en compte chaque aspect du projet, aussi petit ou insignifiant soit-il.

WBS axée sur les livrables ou WBS axée sur les phases : choisir la bonne approche.

Il existe deux approches distinctes pour la création d’une WBS : une structure axée sur les livrables, qui se concentre sur des tâches individuelles ou des parties du projet, ou une structure axée sur les phases, qui divise le projet en plusieurs périodes de travail.

Axée sur les livrables.

Les approches axées sur les livrables sont les plus communes en gestion de projets. Elles cherchent à créer une visualisation de la relation entre les livrables du projet et la portée du travail. Cette approche peut aider à diviser les tâches en sous-tâches.

Avantages :

• Orientée sur les résultats. La structure se concentre sur les livrables d’ici la fin du projet, ce qui facilite le suivi de la progression.
• Gestion simplifiée des risques. Tout risque potentiel est plus facile à repérer, car les risques sont associés à des livrables spécifiques.

Inconvénients :

• Risque de déviation des objectifs. Si les livrables ne sont pas clairement définis, cela peut engendrer du travail supplémentaire et contribuer à dévier des objectifs initiaux.
• Accent démesuré sur les livrables. Lorsque l’on se concentre uniquement sur les livrables, il est facile de passer à côté de détails importants concernant les processus.

Axée sur les phases.

Les approches axées sur les phases comportent généralement cinq étapes : l’initiation, la planification, l’exécution, le contrôle et la clôture du projet. Une fois ces phases définies, l’équipe s’organise pour trier et attribuer les tâches à la phase appropriée.

Avantages :

• Étapes claires. En divisant le projet en différentes phases, il est plus facile de visualiser la progression du projet.
• Meilleurs contrôle et gestion. Chaque phase étant gérée de manière indépendante, le contrôle sur les ressources, les délais et les budgets est amélioré.

Inconvénients :

• Flexibilité réduite. La structure par phases peut être relativement rigide, cela peut faire perdre de la flexibilité au projet.
• Problèmes de communication. La communication entre les phases peut être plus difficile avec ce type de structure.

Une WBS clairement définie vous permet de vous assurer que chaque détail et chaque phase du projet sont pris en compte avant de commencer. La WBS offre une vue d’ensemble du projet qui aide les participantes et les participants à rester alignés tout au long du projet.

Plusieurs fonctionnalités clés contribuent à la WBS, chacune se situe à un niveau distinct. Le niveau 1 indique l’objectif général ou les objectifs généraux. À mesure que vous descendez les niveaux, l’objectif est divisé en tâches, et les tâches sont subdivisées en sous-tâches plus petites. Voici les principales composantes d’une WBS classique :

• Livrables finaux. Vos livrables finaux, autrement dit les objectifs finaux du projet, figurent au sommet de votre structure et représentent les résultats attendus. Selon le format utilisé, cette composante peut apparaître en haut de votre structure ou dans la première colonne.
• Principaux livrables. Ils se trouvent au niveau 2 de la structure, chaque livrable principal étant placé dans une catégorie clé. Chacun des aspects de votre projet doit relever d’une de ces catégories.
• Sous-livrables. Le niveau 3 décompose chaque livrable principal en tâches plus petites et plus faciles à gérer.
• Lots de travail. Situés au bas de la WBS, les lots de travail sont des livrables qui ne peuvent être décomposés qu'en tâches et sous-tâches.

Plus on descend dans la structure, plus les tâches sont détaillées. Plus haut dans la structure, vous y verrez des objectifs généraux qui nécessiteront l'accomplissement de plusieurs tâches plus petites. Vous pouvez utiliser une WBS pour assurer le suivi des jalons de votre projet en attribuant un objectif clair à chaque sous-tâche. Une fois terminé, utilisez votre WBS pour surveiller et cocher chacune des sections.

Lorsque vous créez une WBS, vous commencez par définir le résultat souhaité. En opérant à rebours, de la fin du projet à son lancement, vous divisez le projet en livrables plus petits, puis vous divisez chaque livrable en tâches et sous-tâches plus simples à gérer.

Selon la taille et l’envergure de votre projet, votre WBS peut comporter trois niveaux, ou dix. Il n’y a pas de nombre idéal de niveaux ou de tâches dans votre WBS. Continuez à diviser le travail en tâches plus petites. Vous saurez que vous avez atteint le bon nombre lorsque vous ne pourrez plus diviser un livrable en sous-livrables, et que chaque lot de travail correspondra à un seul résultat de projet.

Étape 1 : répertoriez les livrables principaux.

Commencez par identifier votre livrable final : le résultat ou l’objectif du projet. Ce livrable figure au sommet de votre structure, au niveau 1. Par exemple : lancement d'une campagne de contenu ciblée.

Une fois défini, décomposez-le en livrables principaux, situés au niveau 2. Les catégories de travail nécessaires pour atteindre cet objectif. Celles-ci peuvent correspondre à des services, des flux de travail ou des phases de projet.

Par exemple, voici les principaux livrables d’une campagne de contenu ciblée :

1. Supports téléchargeables
2. E-mails
3. Pages web
4. Réseaux sociaux
5. Blogs
6. Newsletters

En cas d’ambiguïté ou de confusion concernant les ressources du projet, les livrables ou les contraintes, vous devez lever ces doutes avant de vous plonger dans la WBS. Vous gagnerez ainsi beaucoup de temps lors des révisions et éviterez des conflits potentiels à l'avenir.

Enfin, veillez à ce que votre liste soit examinée et approuvée par toutes les parties prenantes à l'aide d'un outil de relecture parties prenantes à l'aide d'un outil de relecture digital. Selon le projet, il peut y avoir plusieurs parties prenantes provenant de différentes équipes, de différents services ou même de différentes sociétés. Toutes les parties prenantes doivent avoir approuvé la liste des livrables et tout le monde doit être d’accord.

Étape 2 : divisez chaque livrable en composants.

Les composants de travail sont des groupes de livrables qui forment ensemble un livrable plus grand et plus important. Selon la taille et l'envergure de votre projet, il peut y avoir plusieurs niveaux de composants de travail. Vous pouvez commencer à les diviser par type de tâche ou par rôle. Par exemple :

Livrable : Réseaux sociaux

• Composant de travail : X
• Composant de travail : Instagram
• Composant de travail : Facebook
• Composant de travail : LinkedIn

Si nécessaire, vous pouvez encore diviser les composants de travail.

Composant de travail : Facebook

• Sous-composant : Copywriting
• Sous-composant : Design graphique
• Sous-composant : Montage vidéo

Il n’y a aucune contrainte ni limite quant au nombre de composants de travail. Ce qui compte c’est que cela ait du sens pour votre équipe.

Étape 3 : décomposez chaque composant de travail en lot de travail.

Le dernier niveau de votre WBS, le plus détaillé, correspond à des lots de travail, autrement dit des listes de tâches individuelles qu’une personne peut accomplir. Considérez chaque lot de travail comme un mini-projet nécessitant son propre budget, ses propres ressources, son propre planning et ses propres jalons.

Chaque lot de travail doit être unique, et aucun ne doit être répété sous un composant de travail.

Par exemple :

Livrable : Réseaux sociaux

• Composant de travail : Instagram

  • Sous-composant : Copywriting

    • Lot de travail : 3 publications sponsorisées
    • Lot de travail : 2 publications pour un concours
    • Lot de travail : 1 publication de distribution de cadeaux
    • Lot de travail : 5 publications créées par l'utilisateur ou l'utilisatrice

  • Sous-composant : Design graphique

    • Lot de travail : 1 nouveau logo
    • Lot de travail : 10 retouches photo
    • Lot de travail : 1 infographie

Étape 4 : identifiez les dépendances.

Une fois que vous avez répertorié l’ensemble du travail nécessaire pour le projet jusqu’aux tâches les plus détaillées, identifiez les tâches qui dépendent de l’achèvement d’autres tâches. Par exemple, vous ne pouvez pas terminer le montage vidéo tant que vous n'avez pas reçu le script de voix off du copywriter. Connaître l'ordre dans lequel le travail doit être effectué vous aidera à planifier, gérer le temps plus efficacement et à prévoir d’éventuels obstacles.

Étape 5 : priorisez et attribuez les tâches.

L’étape finale de la création d’une WBS consiste à classer le travail par ordre de priorité, à l’aide de votre liste de dépendances. Une fois que votre WBS est organisée dans un ordre logique, vous pouvez attribuer les lots de travail aux participantes et aux participants, puis créer votre planning en remontant des lots de travail jusqu’aux livrables finaux.

La WBS peut également contenir les informations suivantes pour faciliter l’organisation et la transparence :

• Le nom du service responsable de chaque tâche
• Les coût estimés du projet et des composants du travail
• Les dates de début et de livraison

Différents formats de visualisation de votre WBS.

Vous pouvez créer une WBS sous forme d’une liste à plusieurs niveaux, cependant l’un des principaux avantages de ce document est d’offrir une hiérarchie visuelle de votre workflow, divisé en plus petits composants. Chaque livrable est pris en compte et assigné aux membres de l’équipe, mais on peut aussi clairement identifier la façon dont chaque composant s’intègre dans une tâche plus vaste et dans l’ensemble du projet. Vous pouvez envisager de créer votre WBS à l'aide d'un tableau, d'un organigramme ou d'un logiciel collaboratif.

Vous disposez de plusieurs options de partage de votre WBS. Les options les plus courantes sont les feuilles de calcul, les organigrammes ou les arborescences, les listes à plusieurs niveaux ou les diagrammes de Gantt. Chacun option a ses avantages et ses inconvénients, alors n’hésitez pas à expérimenter pour trouver celle qui vous convient le mieux.

• Les feuilles de calcul sont relativement simples à utiliser et à modifier, mais elles ne sont pas toujours très attrayantes visuellement.
• Les organigrammes offrent une représentation visuelle claire de la hiérarchie d’un projet et peuvent illustrer clairement la relation entre les tâches.
• Les listes à plusieurs niveaux offrent également une représentation de la hiérarchie d’un projet, mais sous un format textuel cette fois. Elles fonctionnent bien avec une WBS simple, mais deviennent trop complexes à grande échelle.
• Les diagrammes de Gantt avec WBS intégrées permettent de combiner une représentation visuelle avec une vue chronologique afin d’apporter des perspectives différentes.

L'une des bonnes pratiques les plus courantes avec les WBS est la règle des 100 %.

Inventée par Gregory T. Haugan, la règle des 100 % stipule qu’une WBS doit inclure 100 % du travail nécessaire à la réalisation des livrables et ne doit pas inclure de tâches non définies du projet.

Votre WBS doit être exhaustive et détaillée afin de vous aider à identifier les lacunes ou les redondances dans le travail, tout en éliminant les tâches inutiles. Soyez spécifique, soyez minutieux, et n'ayez pas peur d'entrer dans les détails.

L’exclusivité est une autre bonne pratique pour la WBS. Limitez les répétitions, non seulement pour éviter d’enfreindre la règle des 100 %, mais aussi pour éviter un mauvais usage des ressources, du budget ou du temps. Par ailleurs, vous devez vous concentrer sur les résultats, et non sur les actions. Investissez votre énergie dans les résultats de votre travail plutôt que dans vos actions.

Premiers pas avec Adobe Workfront.

Bien que vous puissiez créer des WBS manuellement ou à l’aide d’organigramme, c’est souvent chronophage et difficile à tenir à jour. L'utilisation d'un logiciel de gestion de projets pour créer une WBS permet de maintenir toutes les informations sur le projet à jour et offre à votre équipe une meilleure visibilité, tout en vous donnant la flexibilité nécessaire pour planifier le travail.

Adobe Workfront est une solution de gestion du travail qui vous permet à vous, ainsi qu’à vos équipes, de planifier, suivre et organiser votre charge de travail. En plus de cela, Adobe Workfront offre tous les outils nécessaires pour créer, visualiser et gérer une WBS.

Découvrez comment Adobe Workfront peut vous aider à créer votre WBS et à atteindre vos objectifs.