コンテンツ管理とは？概要と利点
コンテンツは静的なものではありません。顧客と共に進化するものです。そのためには、制作するコンテンツが最新のものであり、それぞれの顧客に適したものであるようにする必要があります。結局のところ、ゴールは顧客と生涯にわたる関係を築くことであり、単に優れたコンテンツを提供することではありません。
コンテンツは非常に重要であるにもかかわらず、その管理は難しいものです。企業は、コンテンツ管理の課題を克服するために、堅牢なコンテンツ管理システム（CMS）によって、優れたデジタル体験を効果的に管理、提供することで、コンテンツのサイロ化を避けるこことができます。
この記事では、コンテンツ管理に関して、次のことについて解説します。
- コンテンツ管理の定義
- 構造化コンテンツと非構造化コンテンツ
- コンテンツ管理におけるガバナンス
- コンテンツ管理の利点
- コンテンツ管理のライフサイクル
- コンテンツ管理向けのシステムとツール
- コンテンツ管理を成功に導く戦略
- コンテンツ管理戦略のテンプレート
- コンテンツ管理のヒント
コンテンツ管理の定義
コンテンツ管理（CM）とは、デジタルメディアの制作、保存、アクセス、配信、最適化を、一元化されたプラットフォームでおこなうことです。
構造化コンテンツと非構造化コンテンツ
コンテンツには、構造化されたものと構造化されていないものがあります。どちらの形式のコンテンツも、顧客体験に組み込むことができますが、形式化の方法が異なります。構造化コンテンツは、特定のフォーマットで構成され、メタデータを使用します。このコンテンツは理解しやすい一定の目的を持っています。データベースやスプレッドシートなどがその一例です。
非構造化コンテンツは、特定の形式でフォーマットされていないため、コンピューターに読み込むことが難しくなります。テキスト、文書、動画、画像など、多くのコンテンツが非構造化コンテンツです。
組織のコンテンツニーズは多様で、コンテンツが大量にあることが多いため、特定の体験を構築するためには、構造化コンテンツと非構造化コンテンツの両方が必要になります。
多くのコンテンツ管理ツールは両方のタイプのコンテンツに対応していますが、一部のツールはどちらか一方の管理を得意としています。たとえば、コンテンツ管理システム（CMS）は構造化されたコンテンツを扱うのに適していますが、デジタルアセット管理（DAM）システムは非構造化コンテンツの取り扱いに適しています。
コンテンツ管理におけるガバナンス
一般的な意味では、ガバナンスは、コンテンツライフサイクルの各段階をガイドするフレームワークです。最も一般的なガバナンスの種類は、コンテンツガバナンスとデジタルコンテンツ管理ガバナンスです。コンテンツガバナンスは、クリエイターが、規則に従って一貫性のあるコンテンツを制作する手助けになります。これには、インベントリやリスク管理などに関するガイドラインが含まれます。複数のチームを擁する大規模な組織において、まとまりのあるコンテンツを制作する必要がある場合に特に役立ちます。
デジタルコンテンツ管理のガバナンスは、コンテンツ制作に関するプロセスを合理化するための一連のガイドラインです。これには、コンテンツの所有権を割り当てたり、誰がどのコンテンツにアクセスできるかを制御したりするだけでなく、メタデータ、バージョニング、承認ワークフローの標準を定義することも含まれます。これらはすべて、コンテンツが効率的に制作、保存、利用されるようにするためのものです。
コンテンツを管理する一般的な方法には、コンテンツワークフローや分類基準があります。これらは、クリエイターがコンテンツを整理しておくための方策として機能します。
コンテンツ管理の利点
パーソナライズされたコンテンツは、あらゆる企業が消費者と関わる手段です。企業にとって、対面での体験とデジタル体験の両方が重要ですが、デジタル体験は、さまざまなチャネルで顧客にリーチする方法として、ますます価値が高まっています。実際、世界のデジタルマーケティングの売上は、2027年までに1兆米ドルを超えると予測されています。
今日の消費者は、音声デバイス、IoT、ウェアラブルなど、多くの顧客接点でコンテンツに関わっています。デジタル体験を適切に管理すれば、企業には次のような大きな利点があります。
- 効率の向上： ワークフローを自動化して整理し、チームメンバーがコンテンツの制作、編集、公開のタイミングを把握できるようにします。
- カスタマーサービスの向上： セルフサービスポータルは、顧客の質問にカスタマーサービスが対応することなく回答するのに役立ちます。
- 運営コストの削減： タスクを自動化することで、より効率的に作業できるようになり、コストとリソースを節約できます。
- オンラインでの可視性の向上： コンテンツを最適化することは、webサイトがより多くの顧客に適したものになり、検索順位が上がることを意味します。
- 利便性： より有意義で関連性の高い方法でコンテンツを整理し、顧客に提供することができます。
- より強力なコンテンツコントロール： コンテンツ管理システムにより、組織はさまざまな種類のコンテンツに誰がアクセスでき、どのように利用できるかをコントロールすることができます。
- 容易な配信： webサイト、ソーシャルメディア、電子メールなど、適切なチャネルで適切な体験に容易にアクセスできます。
コンテンツ管理のライフサイクル
コンテンツはアイデア出しから始まります。クリエイティブチームがアイデアを出し、それを形にします。コンテンツを制作したらアセット管理ソリューションに追加します。アセット管理ソリューションは、自社の従業員がいつでもコンテンツにアクセスできる動的なライブラリとして機能します。そして、CMSが必要に応じてコンテンツを取り出し、公開します。その時点でコンテンツは公開され、積極的にプロモーションされます。顧客はコンテンツに関与し、企業はそのパフォーマンスを追跡、分析します。
コンテンツ管理ライフサイクルの各段階を詳しく見てみましょう。
計画
コンテンツを制作する前に、何を作成し、どこで公開するかを決める必要があります。これには、どの顧客に、どのチャネルで、どのようなメッセージを伝えたいかを決めることも含まれます。
制作
コンテンツには、ブログ記事、ガイド、インフォグラフィック、動画など、さまざまな形式があります。形式により顧客に情報を伝える方法は異なるので、特定の種類のコンテンツに適しているものもあれば、そうでないものもあります。たとえば、インフォグラフィックは指標をわかりやすい形式で伝えるのに適している形式で、動画は製品の主な特徴を取り上げるのに適している形式です。
保存
コンテンツを制作したら、適切なチームがアクセスしやすい場所に保存する必要があります。コンテンツが顧客に配信される前は、通常、DAMに保存されます。顧客が利用できるようになったら、webサイト、リポジトリ、ブログなどに保存するのが一般的です。
ワークフロー
コンテンツを制作、管理するには、組織の複数のメンバーが協力する必要があります。ワークフローを確立することで、組織のポリシーに従って、適切な担当者間でコンテンツをやり取りすることができます。また、アクセスが容易になり、プロジェクト間の一貫性も保たれます。
編集
編集はバージョン管理とも呼ばれることもあります。フィードバックは組織的に実施し、レビュー担当者全員が時間を厳守する必要があります。
公開
コンテンツは、webサイト、ソーシャルメディア、電子メールなど、さまざまなチャネルを通じて公開することができます。コンテンツが社内メッセージを伝えるためのものであれば、イントラネットに公開することもできます。
削除
削除はアーカイブと呼ばれることもあります。コンテンツが古くなると、公開されていたチャネルから削除されます。企業は、古くなったコンテンツやエンゲージメントの低いコンテンツを削除します。
コンテンツ管理向けのシステムとツール
コンテンツを効果的に管理するには、DAMや文書管理システムが重要です。アセットが少ない小規模の企業の場合は、Dropboxなどのファイル共有ツールを利用することができます。多数のアセットを保有している企業は、コンテンツを最新の状態に保ち、規制準拠やライセンス付与、適切なタグ付けをおこなうために、DAMシステムが必要となります。DAMは、必要なときに適切なコンテンツをすぐに見つけるのに役立ちます。
コンテンツ管理のさまざまなツールやシステムについて解説します。
コンテンツ管理システム（CMS）
CMSを利用すると、必要に応じてwebサイトのファイルを保存、変更履歴を追跡、公開、更新することができ、webページ全体で統一された外観を保つことができます。
エンタープライズコンテンツ管理システム（ECM）
ECMは、企業レベルでCMSと同様にコンテンツを保存、管理、配信することができます。これには、文書、画像、動画、組織にとって重要なその他の形式のコンテンツが含まれます。
デジタルアセット管理システム（DAM）
DAMは、文書、動画、オーディオファイルなどのリッチメディアを保存、管理するCMSの一種です。最も強力なDAMでは、コンテンツをデジタル体験に構築している最中に、コンテンツを編集することができます。
ソーシャルメディアコンテンツ管理
ソーシャルメディア用に制作されたコンテンツは、ソーシャルメディアコンテンツ管理フレームワークで管理されます。さまざまなチャネルにまたがる強力なソーシャルメディアマーケティング戦略の策定と実施を支援します。
モバイルコンテンツ管理（MCM）
MCMプラットフォームは、企業がスマートフォンやタブレットなどのスマートデバイスにコンテンツを配信することを可能にします。
コンテンツ管理を成功に導く戦略
コンテンツ管理戦略を定義する上で重要なのは、コンテンツ管理プロセスの各段階で各チームが連携し、チーム間の引き継ぎがスムーズにおこなわれるようにすることです。
また、マーケティングチームやコンテンツチームがコンテンツを公開できるよう支援することも重要です。強力なコンテンツ管理戦略がなければ、それぞれのチームが別々のコンテンツに取り組むようなことになり、効率性が失われてしまいます。強力なコンテンツ管理戦略は、適切なCMSを導入することから始まります。たとえば、コンテキスト内プレビュー機能やドラッグ＆ドロップ機能など提供するCMSが必要です。
企業によっては、最新の製品情報をwebサイトに載せたり、成長中のビジネスのためにオンラインストアを開設したりするために、コンテンツ管理システムを利用する必要があるかもしれません。また、より多くのチャネルを通じて顧客にリーチする方法を探しているのであれば、コンテンツ管理システムを利用してモバイルアプリを開発することもできます。また、社内で情報を共有したいのであれば、コンテンツ管理システムを利用して、情報が必要な従業員に適切なコンテンツを提供することができます。
コンテンツの種類によって、次のような戦略の種類を検討することができます。
リードジェネレーション
リードジェネレーション戦略とは、企業との関わりを深めるためにコンテンツを利用することに重点を置いた戦略です。たとえば、新規顧客がオプトインしてメーリングリストに登録するようにコンテンツを利用します。顧客の向上を支援するためにコンテンツを利用し、価値ある体験を提供します。
ソートリーダーシップ
この戦略は、業界のリーダーや専門家として認知されることで、リーチを増やすことに重点を置いています。自社ビジネスに関連するトピックについて、革新的かつ詳細で、新しいコンテンツを配信することが含まれます。
検索エンジン最適化（SEO）
検索エンジン向けにコンテンツを最適化することは、webにリードトラフィックをもたらす強力な方法です。この戦略には、人々が何を求めて検索しているかを知り、検索エンジンが容易に識別できるようにコンテンツを整えることが含まれます。
エンタープライズコンテンツマーケティング戦略
従業員数が1,000人を超える企業は、エンタープライズマーケティング戦略を利用して、重要なオーディエンスに関連性の高いコンテンツを配信することができます。この戦略では、組織のリソースを最適化し、大規模にコンテンツを制作する方法を検討します。
コンテンツ管理戦略のテンプレート
コンテンツ管理戦略の構築には多くの要素が関わっています。次のような要素を検討します。
- コンテンツの種類： どのような種類のコンテンツを制作するかを決めます。ブログ記事、ガイド、インフォグラフィック、動画、ウェビナーなどです。
- タイトル： 作業中のタイトルは、作成中のコンテンツを整理しておくのに役立ちます。
- ペルソナ： 顧客ペルソナを示すことで、コンテンツ内で適切な情報が適切な方法で示されるようにします。
- ターゲットキーワード： コンテンツにトラフィックをもたらすのに役立つ主要キーワードを決定します。
- コンテンツのステータス： コンテンツが、調査段階なのか、ドラフト段階なのか、修正段階なのか、公開段階なのか、プロモーション段階なのかを示します。
- 執筆者： プロジェクトと負荷を整理しておくために、誰がコンテンツの執筆者なのかを明記します。
- ドラフトの提出期限： 全員がコンテンツを期限までに提出できるように、期限を明記しておきます。
- 編集者： 編集者を早めに指名し、責任とスケジュールを周知します。
- 編集期限： フィードバックの期限を明確にします。
- 公開日： 公開日を設定し、逆算してタイムラインを構築します。
- 公開場所： コンテンツをどこで公開するかを決めます。
- 画像： 作品を引き立たせる画像を使用します。
コンテンツ管理のヒント
ベストプラクティスを実践することで、コンテンツ管理を軌道に乗せることができます。たとえば、異なるチャンネルのコンテンツを別々のチームで担当している企業では、一貫性に問題が生じることがよくあります。ベストプラクティスのひとつは、コンテンツ制作を一元化して、ひとつチームがコンテンツ制作を担当し、それを複数のチャネルで公開することです。
もうひとつのベストプラクティスは、コンテンツを分析し、パーソナライゼーションに注力することです。パーソナライゼーションをコンテンツ管理戦略に組み込むことで、一人ひとりの顧客により適切なコンテンツを提供することができます。
コンテンツを管理するために考慮すべきベストプラクティスをいくつか紹介します。
- コンテンツを最大限に活用できるように分類する： CMS内でメタデータ、カテゴリー、タグを使用して、あらゆるコンテンツの詳細なインベントリーを作成します。
- エディトリアルカレンダーを使って整理整頓する： どのようなコンテンツを制作し、どこで公開し、いつ公開するのかを把握し、早い段階でギャップや機会を特定します。
- コンテンツチームの説明責任を確立し、維持する： 明確なガイドラインを作成します。たとえば、「コンテンツのワークフロー」、「バージョン管理」、「進捗の追跡」、「スタイルガイドの遵守」などのガイドラインを作成します。
- コラボレーション文化を育み、全員の参加を維持する： クリエイティブチームがつながっていることを確認します。これには、レビューや承認プロセスを軌道に乗せるために、SME（分野の専門家）、ライター、デザイナーなどの関係を築くことをも含まれます。
- 作業をスムーズに進めるために、適切なツールを選ぶ： コンテンツ制作でコラボレーションできるツールを提供します。これにより、公開が遅れる問題を回避することができます。
オートメーションツールであらゆるチャネルのコンテンツを管理する
コンテンツの必要性はますます高まっています。強力なコンテンツ管理戦略があれば、需要に対応し、コンテンツのサイロ化を解消するなど、一般的な課題を克服することができます。チャネルをまたいで一貫性のある、卓越したデジタル体験を提供することもできます。
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