かんばんボードとは、アジャイルプロジェクト管理ツールであり、プロジェクト管理者がワークフローの効率を最大化し、進捗中のワーク量を制限し、個々のタスクを視覚化できるようにします。これらのボードは複数の列に分かれており、それぞれの列がワークフローの各ステージを表しています。これらの列の中には、個別のタスクを表すカードがあります。各タスクが完了すると、これらのカードは列間を移動し、プロジェクト開発の自然な進行を示します。かんばんボードは物理的なものとデジタルなものの両方があります。
かんばんボードは、かんばん手法の要となる存在であり、繰り返し可能なプロセスを明確なステージやステップに分割するプロジェクト管理フレームワークです。プロジェクトマネージャーやチームメンバーがかんばんボードを確認すると、ワークフロー内の各タスクや割り当てのステータスをより明確に理解できます。
かんばんボードの要素
かんばんボードはチームの目的によって異なりますが、ほとんどの場合、円滑な運用を支えるいくつかの共通要素があります。
- カード：各かんばんカードは、完了する必要がある特定の作業項目またはタスクを表します。
- 列：ほとんどのかんばんボードには、「To Do」「Doing」「Done」という3つの列があります。
- 進行中のワーク（WIP）上限：進行中のワークは、チームが現在アクティブに取り組んでいるタスクの数を示します。WIP制限は、任意の時点で進行中であるべきタスクの最大数です。
- コミットメントポイント：コミットメントポイントは、チームがプロジェクトに取り組み始める時点です。
- デリバリーポイント：デリバリーポイントは、ワークフローの終了を表します。一般的に、サービスや製品が顧客に届けられると、チームはこの段階に到達します。
- スイムレーン：スイムレーンは、営業やマーケティングなど、ワークの異なるカテゴリーを区切るかんばんボード上の横の区切り線です。
これらの要素をかんばんボードに取り入れたら、プロジェクトの要件に応じてカスタマイズし始めることができます。例えば、チームの規模や利用可能なリソースに応じて、WIP制限を設定できます。
主な内容：
かんばんボード例
かんばんボードは、多くのソフトウェア開発チームに愛用されているツールです。ワークを可視化し、整理整頓し、プロジェクトをスムーズに進めることができます。
IT運用チーム向けかんばんボード例
プロジェクト管理に関して、ITチームは絶えず押し寄せてくるリクエストや常に変化する優先度の課題に直面しています。そのため、管理者が特定のプロジェクトにどのようなリソースが割り当てられているのか、あるいは与えられた時間枠の中でタスクがどのように進行するのかを把握することが難しくなります。
そこで、IT運用マネージャーは、いくつかのかんばん要素をカスタムすることができます。各列またはステータスがチームのワークフローを反映するよう変更することに加えて、スイムレーンという機能を利用することもできます。スイムレーンとは、異なるワークカテゴリを区切る、かんばんボード上の横方向の行のことです。たとえば、IT運用チームでは、「進捗中」の列に、ネットワークタスク、セキュリティタスク、ソフトウェアアップグレードタスクなど、ワークの種類ごとに複数のスイムレーンを設定することができます。これにより、マネージャーはWIPの制限をモニタリングしながら、適切なリソース配分を確保することができます。
大規模な組織では、スイムレーンは異なる成果物やスキルセットに特化した様々なチームやグループを表すこともできます。これにより、チームリーダーやマネージャーは業務負荷が均等に配分されていることを確認でき、部門が設定された期間内で提供できる以上の成果物へのコミットを防ぐことができます。
ソフトウェア開発チーム向けかんばんボード例
ソフトウェア開発チームは、アジャイルフレームワークを実装することで、しばしば多くのメリットを得られます。ほかの方法論を利用しているチームでも、ワークフローをかんばんボードで可視化することでメリットを得ることができます。開発プロセスでは通常、標準の4つのステータス以上が必要となるため、プロジェクトマネージャーはボードのカラムがチームのプロジェクトの進捗に必要な工程を反映していることを確認することから開始すべきです。これには、バックログ、グルーミング、開発、テスト、検証、レビュー、リグレッション、実装、配信といったステージが含まれることが多いです。
スイムレーンは、開発チームのさまざまな優先度を表すこともできます。例えば、スクラムチームでは、ポイントやTシャツサイズを使って各タスクの作業量を見積もることがあります。そして、タスクをその労力レベルにもとづいてスイムレーンに分けます。スイムレーンのもうひとつの利用方法は、タスクを優先度レベルに分け、緊急のタスクに適切なリソースを割り当て、より緊急性の低いタスクよりも優先的に処理することです。
かんばんボードを利用することで、マネージャー、プロダクトオーナー、スクラムマスターは、各スプリントや反復サイクルにおいて、開発者一人ひとりに処理可能な以上のタスクが割り当てられないよう管理することができます。再度、WIP制限は、スプリントで割り当てられたすべてのタスクを約束通りに完了し、納期を守るために不可欠となります。
デザインチームおよびクリエイティブチーム向けかんばんボード例
クリエイティブチームは、製品のローンチからイベントのプロモーションまで、さまざまなキャンペーンやプロジェクトを同時進行で進めることがよくあります。リソース管理は、プロジェクトマネージャーが割り当てられたプロジェクトの進捗状況や関与度をその時点で正確に把握していない場合、困難になります。今日取り組んでいる項目が、実際には6カ月後まで必要とされないこともあります。
クリエイティブなワークフローは、ブレインストーミングや開発を含む場合、より時間がかかる傾向があります。ひとつの「進捗中」ステージではなく、プロジェクトマネージャーは「進捗中」ヘッダーを作成し、複数の列をグループ化して「アイデア出し」や「コンセプトの洗練」といった進捗ステージを表し、チームでの検討や関係者の承認のために複数のレビューポイントをビルトインすることが多いです。これらすべては、コピーライティング、グラフィックデザイン、編集、最終配信、実装などの実際のワークが行われる、真の「開発中」ステータスの前に発生する場合があります。
例えば、クリエイティブチーム向けのかんばんボードでは、実際のワークフローや現実的なステップを反映しつつ、7つの異なるレビュー用の列ではなく、レビュー用の単一の列を使うことで効率化を促すべきです。スイムレーンは、サンドボックスや実験的な項目、付加的な項目を必須のプロジェクトから切り離すのに最適な方法です。また、キャンペーンの成果物を異なるタスクカードで分けることで、どのタスクがどの成果物に紐づいているかを把握できます。
エンジニアリングや製品開発チーム向けかんばんボード例
かんばん方式は製造業にルーツがあるため、物理的な生産環境で効果的に機能するのも納得です。製品開発では複数のチームが関与することが多く、成果物や期間について明確なコミュニケーションが必要不可欠です。かんばんボードは、複雑なプロセスを、読みやすいシンプルなステータスレポートに分解することができます。
プロジェクトマネージャーは、かんばんボードの各列を生産ライフサイクルの異なるステージに割り当てるのが一般的です。これには、プリプロダクションステータスが複数含まれることが多く、これらは「ドロップレーン」や「未割り当て列」と呼ばれることもあり、受信リクエストの表示やイシューの監視に利用されます。プロジェクトマネージャーは、ボードをより見やすくするために、列をより大きなカテゴリでグループ化することもできます。例えば、「タスクキュー」というヘッダーを作成し、その下に「バックログ」や「To-do」などの列を配置する方法です。
かんばんボードは、経営層や関係者にプロジェクトや製品の進捗更新を提供するためにも広く利用されています。マネージャーは、タスクを大まかにグループ化し、さまざまなスイムレーンを通ってボードの下方に移動するにつれて、段階的に詳細化するように整理することができます。例えば、上位のスイムレーンには進行中のすべてのプロジェクトの概要タイムラインが表示され、その下のスイムレーンには特定のプロジェクトに割り当てられたカードが表示される場合があります。
カスタマーサポートチーム向けかんばんボード例
サポートの問い合わせにチケットシステムを利用していない小規模なカスタマーサポートチームにとっては、タスクのステータスをトラッキングするためにかんばんボードが有効な手段となります。ステータスは、見出しごとにグループ化することで、レビュー中のイシュー数と顧客への返信待ちのイシュー数をひと目で把握でき、さらに「リクエスト」「ワーク」「エスカレーション済み」などの個別ステータスもトラッキングできます。
サポート担当者や顧客のアクションによって、アイテムはステータス列間を移動することがあります。「顧客待ち」の列には、対応済みだが、まだ完了することができないアイテムを配置することもできます。あらゆるやり取りがカードに記載されていることで、サポートの必要度に応じてチームメンバーが対応したり、再割り当てされたりする際にも役立ちます。
スイムレーンを使うことで、サービスレベル合意（SLA）のステータス、完了までの時間、重要度などに基づいて、かんばんボード上のカードをさらにセグメント化し、グループ化できます。また、開発や営業など他の社内チームによる対応が必要な場合に、サポート階層やイシューのエスカレーションを反映するためにも利用できます。
マーケティング向けかんばんボード例
マーケティング部門では、キャンペーンの検討が頻繁に行われ、プロジェクトを円滑に進めるためには複雑なワークフローが不可欠です。かんばんボードは、キャンペーンの詳細を可視化するだけでなく、アセットが公開準備完了、公開中（および公開場所）、公開終了といったステータスも一目で把握できます。
マーケティングマネージャーは、ローンチ前後のタスクに応じてかんばんボードのプロパティを使い、列をグループ化することができます。例えば、「デザイン中」というステータスヘッダーには、「初期モックアップ」「関係者レビュー」「修正」などが含まれる場合があります。スイムレーンは、単一のキャンペーン内で類似の項目をグループ化したり、SEO、デザイン、コピーライティングなどの類似したタスクの種類ごとにグループ化したり、タイプ別にリソース配分を表示したりと、さまざまな方法で活用できます。チームは、プロジェクト完了後にアクティブなキャンペーンのステータスを利用して、何が公開中かを把握することもできます。
マーケティングかんばんボードの別の構成方法は、組織全体のマーケティングファネルやカスタマージャーニーを反映することです。最も複雑なボードでは、ファネルの上位・中部・下部の各ステージを反映したヘッダーグループ化を設け、さらにアクティビティやキャンペーンタイプごとにプログラムをセグメント化するスイムレーンを配置できます。
営業部門向けかんばんボード例
カスタマージャーニーといえば、営業部門もかんばんボードを活用できます。セールスリーダーは、コミッションや財務目標を追跡するためにより複雑なシステムを利用する場合がありますが、トップダウンでパイプラインがどのようになっているかを明確に把握する必要があります。これにより、チームがカスタマージャーニーや商談の進捗における営業ターゲットに対してどのように成果を上げているかをより明確に把握できます。マネージャーはこの方法を使って、営業担当者のパフォーマンスを可視化し、コーチングの対象領域を特定することもできます。
かんばんボードは、セールスファネルのステージを利用して、商談とタスクを整理できます。
- 認知：ブランドを知っていて営業担当者の注目を集めているが、まだ購入の意思決定をする準備ができていないブランド見込み客
- 興味関心：特定の製品やサービスに興味を示し、より多くの情報やフォローアップを提供することで、購買準備が整う可能性のあるた見込み客
- 決定購入の意思を固め、価格を検討する段階まで選択肢を絞り込んだ見込み客
- アクション最終的に購入し、顧客へと変換され、商談がクローズとなる見込み客
これらの幅広いセールスファネルのステージの中で、少人数のチームでは、営業チームが見込み客をさらに引き込むために行う電話、メール、資料送付などのアクションを反映したステータスを活用すると便利です。スイムレーンは、進行が遅れている案件や停滞している案件に注目し、さらなる対応が必要か、今後パイプラインから削除すべきかを判断するための有効な方法です。
なぜかんばんボードが重要なのか
各チームがかんばんボードを活用することで独特の利点を見つける場合もありますが、かんばん型プロジェクト管理を用いるすべてのプロジェクトや業界に広く適用できる主なメリットもいくつか存在します。
- チームのエンゲージメント向上チームメンバーは、かんばんボードを操作し、完了したタスクをToDoリストから移動することで、より高いエンゲージメントを実感できます。
- プロジェクトの視認性の向上：かんばんボードはタスクのステータスに関するインサイトをリアルタイムで提供し、プロジェクトマネージャーやチームメンバーが完了済み、進行中、未完了のタスクを一目で確認できます。
- 見落としのリスクの低減：皆が自分の割り当てられたワークに追われていると、重要なタスクが簡単に見落とされてしまうことがあります。かんばんボードは、プロジェクトマネージャーが参照できる視覚的なToDoリストを提供することで、重要なタスクの漏れを防ぎ、すべての必須タスクが完了するようにします。
- 重複の削減：スイムレーンは、チームが作業ストリームをカテゴリーごとに分けることを有効にします。これにより、責任範囲が明確になり、チームメンバー間の混乱や重複を最小限に抑えられます。
- コラボレーションの強化：かんばんボード、特にWIP制限により、チームメンバーが同時に多くのタスクを抱え込むことを防ぎます。これにより、コラボレーションが促進され、チームが重要なワークを効率的に完了するために十分なリソースを確保できるようになります。
これらは、かんばんボードを使用することによる多くの利点の一部にすぎません。チームがこのシンプルで効果的なプロジェクト管理ツールの使用を開始すると、他にも多くの利点が見つかります。
デジタルかんばんボードと物理的なかんばんボード
かんばんボードには様々な形があり、適切な形式はチームの設定や好みによって異なります。作業場所やタイムゾーンに関係なく、すべてのチームに合ったかんばんスタイルがあります。
1. 物理的なかんばんボード
ホワイトボード、チョークボード、掲示ボードなど、従来の手作業のボードです。チームはタスクに付箋やカードを使い、ボードに直接列やスイムレーンを描きます。
多くのチームは、わかりやすく扱いやすい物理的なボードを使うことを楽しんでいます。ボード全体を直接見ることで、スマートフォンやコンピューターで表示されるデジタル版よりも、進捗やコラボレーションの感覚をより強く感じることができます。
2. デジタルかんばんボード
デジタルかんばんボードは作業管理プラットフォームやツールで作成および管理されます。承認済みのユーザーは、インターフェイス内でカードの作成やタスクの移動などを行うことができます。
デジタルかんばんボードの主な利点は、リモートチームやハイブリッドチームのニーズに対応できることです。また、デジタルボードは散らかることもありません。プロジェクトマネージャーは、新しいボードを作成したいときに、現在のボードをアーカイブして、次のボードを作成できます。
Workfrontでかんばんボードの利用を開始
Workfrontのおかげで、ワークフローにかんばんボードを組み込むのがこれまで以上に簡単になりました。
リアルタイムレポーティング
かんばんツールは、チームのコミュニケーションを一元化し、全員の進捗を管理できます。Workfrontのかんばん表示では、チームメンバーがタスクの完了率を表示したり、「更新」タブで文章による更新を記入したりできます。個々のコントリビューターは、タスク内で関係者をタグ付けしたり、関連するDropboxフォルダーへのリンクを追加したりできます。
目標の整合
会社のリーダーが自らのビジョンを明確に伝えることで、コア戦略に沿ったかんばんカードのみが、かんばんバックログに追加されるようにできます。プロジェクトマネージャーは、かんばんカードに優先順位を設定することもできます。優先度が最も高いカードが次にボードに取り込まれ、チームは最も重大なタスクのみに取り組むことになります。
業務自動化
Workfrontのかんばんボードは、ワークフローを自動化することで業務の受付プロセスを効率化します。カードが列に作成されたとき、列に移動されたとき、列から移動されたとき、または特定の期間列に留まったときに、自動アクションがトリガーされます。
シナリオプランニング
かんばんソフトウェアでのシナリオプランニングは、経営陣の賛同を得るのに役立ちます。たとえば、プロダクトマーケターは、予測される成果や成功に必要なリソースを考慮して、複数のキャンペーンを比較することができます。
Workfrontについて詳しくは、概要動画をご覧ください。
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