リソース管理とは?その重要性を明らかに

Professionals optimizing resource management

ビジネスリーダーとしての業務の大部分は、自社のパフォーマンスを最適化することです。たとえば、チームと遠隔でコラボレーションして作業を完成させることがあります。プロジェクト単位で戦略的成果を管理しようとすることもあります。あるいは、プロジェクトを組織化し、リスクを軽減しようとしているかもしれません。

どのような場合でも、優れたリソース管理は非常に重要です。人、時間、予算などのリソースを評価、配分、正しく活用する方法は、プロジェクトマネジメントをこれまで以上に容易にする貴重なスキルです。リソースマネジメントを最大限に活用するために、ここでは次のことを説明します。

リソース管理とは何か?

リソース管理とは、予算、時間、チームのキャパシティをどこでどのように使うかを決定することです。 各タスクに最適なアセットを割り当てることで、リソースを最大限に活用することができます。

リソースとは、プロジェクトを完了するために必要なあらゆるものを指します。リソースの例としては、次のようなものがあります。



これらのリソースを戦略的に配分することで、効率を高め、成果を向上することができます。

リソース管理を適切におこなうには、予算、ツール、チームメンバーなど、あらゆるリソースを可視化する必要があります。また、必要に応じてプロジェクトを更新または再割り当てする機能や、チーム全員の足並みをリアルタイムに揃えることができるコミュニケーションツールも必要です。

Resource management dashboard in Workfront

リソース管理が重要な理由

リソース管理は、大手企業だけのものではありません。リソース管理は、規律と実践の面で、あらゆる規模の組織に数多くの利点をもたらします。

たとえば、Harvard Business Review によると、経営陣は、会議に週平均23時間費やしており、71%が、会議は効率的でなく、生産的でないと感じています。リソース管理を適切に活用することで、チームメンバーが最も効率的に時間を使うことができるようになります。

リソース管理を活用すると、以下のことが可能になります。

リソース管理の主な4つの手法


リソース管理は大仕事です。組織の規模やリーダーシップのスタイルなど、さまざまな要因によって具体的な戦略は異なります。しかし、将来のプロジェクトの計画やプロジェクトの途中での調整など、特定のシナリオに役立つように発展した手法がいくつか存在します。

これらの手法はそれぞれ少しずつ異なりますが、リソースを可能な限り効率的に管理するという最終的な目的は同じです。

リソース予測

リソース予測とは、将来のプロジェクトで必要となるリソースを予測するプロセスのことです。リソース予測を実施することで、今後必要となるリソースを予測し、そのニーズに対応するための準備を整えることができます。また、潜在的な問題を予測することで、万が一問題が発生した場合にも、スムーズに対処することができます。

リソース予測は、プロジェクトの計画準備段階で実施されます。プロジェクトの立案時に、必要なリソースを特定します。どのようなリソースが必要で、そのニーズを満たすために何を利用できるのかを把握するために、次のようなことを検討します。

リソース管理の経験を積めば、予測は容易になります。たとえば、初めてのリソース予測では、チームメンバーの能力把握のために必要な情報が揃っていないかもしれません。しかし、多くのプロジェクトのタイムトラッキングデータを入手すれば、特定のプロジェクトでのチームの稼働状況をより容易に予測できるようになります。

Workfront resource management work view

リソース配分

リソース配分とは、「スケジューリング」とも呼ばれ、リストの各タスクに、利用可能な最良のリソースを割り当てるプロセスのことです。プロジェクトに必要な設備、時間、メンバーの専門知識などを指定し、各タスクに最適なリソースを割り当てます。

リソース配分では、手持ちのリソースを最適化することが重要性です。たとえば、従業員のスキルセットを適切なタスクに組み合わせることで、誰の才能も無駄にせず、チームの力を最大限に引き出すことができます。リソースを適切に配分することで、生産性、信頼性、効率性を最大限に高めることができます。また、チームメンバーは、自身の専門性が評価され、生かされていると感じることができるため、経験値も向上します。

リソース配分で重要な点は、リソースがいつ利用できるのかを把握し、プロジェクトに合わせてスケジューリングすることです。つまり、プロジェクトの範囲を十分に把握する必要があります。リソースとプロジェクトの詳細を確認したら、リソース管理ソフトウェアと可視化されたカレンダーを利用して、同時におこなう必要があるタスクを組み合わせます。

リソース稼働率

リソース稼働率は、作業量を測定し、利用可能なリソースがどの程度利用されているかを示します。最大限に活用されていないリソースを発見するのに役立ちます。この手法は、別の方法で配分する必要があるリソースを明らかにするのに有効な手法です。

課金対象時間(配分時間)をリソースキャパシティで割ることで、チームのリソース稼働率を求めます。稼働率は、日数、時間、または利用可能な時間に対する割合で測定することができます。

Resource utilization rate formula

リソースの平準化

リソースを過剰に配分している場合や、間違った方法で配分している場合は、リソースの平準化をおこなう必要があります。リソースの平準化とは、問題を修正し、タイムラインや予算を調整することで、利用可能な最良のリソースでプロジェクトを完了できるようにするプロセスのことです。

リソースの平準化によって、誰もオーバーワークにならずに、プロジェクトを時間通りに完了させることができます。平準化は、予測や配分とは異なり、プロジェクトの途中で必要になることがあるリソース管理手法です。

リソースの平準化の方法は、何が問題で何が必要なのかによって異なるため、標準的な計算式はありません。チームがオーバーワーク状態であれば、プロジェクト完了のために追加のリソースを投入したり、プロジェクトの期限を調整して、全員がすこし余裕をもって作業を完了できるようにすることが、平準化の方法となります。

また、締め切りや優先順位を確認したり、プロジェクトのロードマップを作成することで、不足している部分を明らかにすることもできます。

Workfront product development dashboard

リソース管理プロセスの4つの段階

リソース管理には複数の段階があり、次の4段階は柔軟に進めることができます。ここで紹介した順番とは別の順番で進めることも可能で、プロジェクトが落ち着いた時点で調整することもできます。以下は、リソース管理プロセスの一般的な概要であり、どのような方法で利用する場合でも、リソース管理を始めるために最適なものです。

1.リソースの精査

最初の段階は、必要なリソースを精査することです。次のようなリソースを精査します。


タイムトラッキング機能や従業員のスキルを記入する欄があるソフトウェアを使用すれば、人材の稼働状況や専門性を把握することができます。利用可能なリソースについて把握することは、リソースを正しく配分するために不可欠なことです。

2.集結と配分

プロジェクトを完了するために必要なリソースを把握できたら、次はそのリソースを集めて割り当てます。人材を召集し、プロジェクトの詳細について説明します。リモートチームの場合は、Microsoft Teamsのオンライン会議や、プロセスやワークフローを説明するデジタル資料を使用することができます。必要なスキルやソフトウェアがすべて揃っていることを確認します。

次に、プロジェクト管理ツールを利用して、特定のリソースを特定のタスクに配分し、割り当てます。チームメンバーが作業をするために必要なものがすべて提供されていることを確認します。特にリモートチームでは、コミュニケーション漏れが生じやすいので、この点は重要です。

3.リソースの管理

プロジェクトを通して、チームの管理を積極的におこないます。もし、リソースを過剰に配分したり、間違って配分していることに気づいたら、できるだけ早くリソースの平準化を始めます。

4.レビュー

リソース管理の最終段階はレビューです。次のように問いかけます。


新しいプロジェクトを始めるときは、リソースを精査するところから始めます。以前のプロジェクトの最終レビュー段階で集めた情報は、次のプロジェクトを始める際に役立ちます。

たとえば、以前の目標が高すぎたので、調整する必要があることに気づくかもしれません。また、レビューで予算をわずかに下回っていることが示され、リソース管理が適切であったことを確認できるかもしれません。プロジェクトに参加したチームメンバーに問題があった場合は、次回、より適したスキルや専門知識を有する人材を見つけるにはどうしたらよいかを考えます。

リソース管理ツール

リソース管理には多大な労力が必要です。多くの組織において、リソース管理は、独自におこなうには荷が重いため、市場にはいくつかのリソース管理プラットフォームが存在しています。このようなソリューションは、作業に関するあらゆるリソースや人材を容易に可視化することで、リソースの整理と管理を支援します。また、プロジェクト完了後のレビューにも適しています。

自社にメリットをもたらし、次のような機能を備えているリソース管理ツールを選択しましょう。


チームに最適なリソース管理ソフトウェアを見つけるには、ニーズを詳細に把握しておく必要があります。コミュニケーション機能、レポート機能、自動化機能など、ツールに求める機能について考えてみてください。既存のツールやシステムに何が不足しているかを考え、その不足分を補うソリューションを探します。

何を求めているのか把握できたら、関連するソフトウェアを調査します。検討中のツールに関する動画や顧客のレビューから、そのソフトウェアが期待通りのものであることを確認します。

リソース管理のユースケース

あらゆる業界の企業が、効率的かつ効果的に仕事を進めるためにリソース管理を活用しています。こうした企業が、リソース管理をどのように活用して、実際にどのような成果を上げたのかをご確認ください。


Foolproof logo

従業員とプロジェクトのキャパシティを倍増

イギリスのデザイン会社であるFoolproofは、リソース管理によって、従業員とプロジェクトのキャパシティを倍増しました。同社のプロジェクトマネージャーは、顧客エンゲージメントに関する計画をいくつか立てていましたが、これらの計画に、一ヶ所からオンラインでアクセスできないため、進捗を把握することが困難でした。

そこで同社では、従業員のタイムトラッキングのテンプレートとプロジェクトテンプレート、自動レポート機能の利用を始めました。これらのソリューションにより、4週間先までの稼働状況予測の精度を10%以内に抑えることができました。また、週次レポートの作成にかかる時間も24時間削減できました。


Heifer International

より多くのリソースの獲得

優れたリソース管理は、より多くのリソースの獲得に役立ちます。これは、Heifer Internationalが実証しています。同社のIT部門は、プロジェクトに追われており、既存のスプレッドシートでは対応しきれていませんでした。

そこで、従業員が正しい順序でプロジェクトを進行できるように、リソース管理ツールに着目しました。タイムトラッキングと全体の可視化により、チーム全体の生産性に大きな違いが生まれました。

Sound solutions logo

障害の最小化

音響テクノロジー企業のSound Solutionsでは、従業員が進行中のプロジェクトを確認できる一元化されたプロジェクト概要がなく、プロセスを最適化し、競争力を高めることが困難な状況でした。

しかし、優れたリソース管理によって、全社的に利用できるワンストップのプロジェクト管理ツールを導入することができました。そして、プロジェクトや作業量に関する意思決定に必要なデータを入手することができるようになり、このデータへのアクセスすることで、より簡単に将来に向けた計画を進めることができるようになりました。


Stanley Black & Decker logo

重複の解消

Stanley Black & Deckerでは、データシステムを手作業で更新するような繁雑な作業に時間を取られていました。システム運用マネージャーのMonique Evans氏が、ワークフローを合理化し、生産性を向上させる方法を模索し始めたとき、この課題は最優先事項のひとつになりました。

そこでEvans氏は、ワークフローにAIを導入し、データ関連業務やレポート作成とトラッキングを自動化することで、手作業によるデータ入力の必要性を解消することにしました。これにより、同社では、より重要な業務に注力できるようになり、同社の生産性と効率性は劇的に向上しました。

Thermo Fischer Scientific logo

作業の合理化

COVID-19の大流行の時期に、Thermo Fisher Scientificの業務は急速に増加しました。同社では、迅速に規模を拡大し、科学者や医師にウイルス対策に役立つ機器を提供する方法を必要としていましたが、同時に完全なリモートワークモデルに移行することには困難が伴いました。

マーケティング運用マネージャーのAmy Zakrzewski氏は、コンプライアンス規制を満たしつつ、生産効率を向上させるための措置を講じる必要があると判断しました。そこで、同社では、市場の要求に対応するため、コンテンツ制作のリモートコラボレーションを開始しました。これにより、同社はプロジェクト期間を20%短縮し、法的審査の目標期間を24%短縮することに成功しました。

リソース管理を次のレベルに高める

リソース管理は、利用可能なリソースの配分を最適化し、質の高い作業をより早く、より効率的におこなうことを可能にします。また、適切なリソース管理を行うことで、業務の中断を最小限に抑え、燃え尽き症候群を防ぐことができます。

新しいプロジェクトを始める際には、まず必要なものをしっかりと把握することから始めます。プロジェクトに関わるタスクの優先順位を決めてから着手することが、成功への近道です。現在使用しているリソース管理ソフトウェアに問題があるとお考えなら、Adobe Workfrontがお役に立ちます。


Adobe Workfrontのインタラクティブな製品ツアーで、適切な人材が適切な取り組みをおこなっていることを確認するのがいかに簡単かをご覧ください。作業計画を立て、プロセスを合理化し、進捗を測定して、計画よりも先に進んでいることを確認しましょう。