リソース管理 – 貴社にとって重要な理由
効果的なリソース管理 は、いかなるビジネスにおいても極めて重要です。貴社の持つ可能性を最大限に引き出すためには、人材、時間、財務等、多くのリソースを計画し、スケジューリングし、そのリソースを配分するためのプロセスが必要です。
リソース管理をフルに活用するために、次の内容をご確認ください。
リソース管理とは？
リソース管理とは、予算、時間、チームのキャパシティをどこでどのように使うかを決定することです。
それは、貴社のビジネス価値を最大限にするためにリソースを割り当てるプロセスです。予算、ツール、チームメンバーなど、業務推進の上で必要なものすべてを、完全に可視化する必要があります。
各タスクに最適なアセットを戦略的に割り当てることによって、これらのリソースを最大限に活用します。このリソース管理を貴社の引き出しに入れておけば、プロジェクト要件を満たし、業務効率とその成果を向上させることができます。
プロジェクトマネジメントにおけるリソース管理は、予算、キャパシティ、チームメンバーといった貴社のリソースと、その割り当てが含まれています。このリソース管理を成功させるには、次の要素が必要です。
- インサイト： リソース管理は、チームが何に取り組んでいるのか、各タスクを完了するのにどれくらいの時間がかかるかについての細かいインサイトが基本となります。
- 優先順位： プロジェクトの優先順位による管理とその期待値を明確にし、利害関係者やチームメンバーと共有する必要があります。
- トラッキング：プロジェクトのライフサイクルを通じて、ステータスの更新を追跡する必要があります。
リソース管理により、チームは適切なタイミングで適切な作業に取り組むことができます。プロジェクト管理において、リソース管理プロセスは、リソース計画とリソースのスケジューリングの2段階で行われます。
プロジェクトにおけるリソース管理のメリット
リソース管理のメリットは特に重要で、誇張しすぎるということはまずありません。リソース管理計画がなければ、納期の遅れ、チームメンバーの過労、利害関係者の不満に直面するでしょう。
リソース管理により、チームの効率性、利害関係者に対する適切な可視性、コストと収益性の管理を実現します。リソース管理は一見、大きな投資のように感じられますが、そこには数えきれないほどの様々なメリットがあります。
リソース管理により、次のことが可能となります。
- トラブルや遅延の回避。 不測の事態は、常に発生しうるものですが、信頼のおけるリソース管理により、こうした問題を可能な限り最小限に抑えることができます。
- 過度な負担の軽減。 リソースを戦略的に管理することで、業務を分散させ、チームメンバーの誰かひとりに過度の負荷がかからない様にします。
- セーフティネットの構築。 リソースの状態を把握することで、何が、いつ利用可能かを具体的に知ることができます。これにより、立案プロセスがシンプルになり、計画の信頼性が高まります。
- 透明性の向上。 リソースの可視化によって、各メンバーの時間やスキル、資金やテクノロジーなどのリソースを最大限に活用することができます。
- 効率性の測定。 何か問題が発生したとき、チームが実行できることをすべて行っていたかどうかを確認することができます。また、プロジェクトが順調に進んでいる際は、チームの効率性を正確に数値化することができます。
リソース管理の手法
リソース管理は大仕事です。組織の規模やリーダーシップのスタイル等、様々な要素によってその具体的な戦略は異なります。しかし、将来のプロジェクト計画やプロジェクトの途中での調整など、特定のシナリオに役立つように進化した手法がいくつか存在します。
これらの手法はいずれも多少は異なっていますが、リソースを可能な限り効率的に管理するという最終目的においては同じです。
リソース計画
リソース管理のリソース計画段階において、プロジェクトに必要なリソースを特定します。この段階では、チームメンバーにタスクを割り当てたり、予算を配分したりすることはなく、基盤を構築するだけです。
リソース配分
リソース配分とは、リストの各タスクに、利用可能な最良のリソースを割り当てるプロセスのことです。タスクやプロジェクトにリソースを割り当てるだけでなく、チームメンバーのスキルや能力に応じてリソースを絞り込むことができます。そのため、利用可能なリソースだけでなく、誰がどのようなスキルを持っているかを把握することもできます。
リソース稼働率
リソース稼働率は、一定の期間におけるチームのキャパシティを把握するのに役立ちます。この手法は、充分に活用されていないリソースや、過剰に使われているリソースを特定することに役立ちます。現在利用中のリソースや過剰に利用されているリソースを把握することで、メンバー内の過度な負担を回避するための措置を講じることができます。
リソース予測
リソース予測は貴社のリソースをバランスよく、今後のプロジェクトに対応できるよう計画することができます。プロジェクトの立案時に、プロジェクトの範囲、予算、チームメンバーの稼働状況とそのスキル等、プロジェクトのニーズに合った必要なリソースを特定します。この重要なステップを踏むことで、貴社の今後のニーズを予測し、そのニーズに応える準備ができます。
リソースを予測するには、「もし～だったら」というシナリオ を考慮する必要があります。これにより、他の優先事項やプロジェクトのスケジュールにどのような影響があるかを把握することができます。リソース管理計画の一部としてシナリオプランニングを活用すると、予算の超過、コミュニケーション不足、タスクやチーム間で生じる多くの不満を避けることができます。
リソースの平準化
リソースの平準化とは、利用可能な最善のリソースでプロジェクトを完了できるように、問題を修正し、スケジュールや予算を調整するプロセスのことです。あるチームメンバーが業務過多の場合、平準化により、新規メンバーを採用したり、業務委託費に伴うコストを避けるために、同様のスキルを持つ他のチームメンバーにタスクを割り当てることができます。ここでの目標は、リソースの支出を最小限に抑えるために、業務や予算等のあらゆるギャップを埋めることです。
リソースのスケジューリング
リソース管理計画のスケジュールの作成段階では、ニーズと可用性を比較します。計画段階で予測した時間、予算、スキルなどのリソースを使用して、チームの現在のプロジェクトと作業量における重複箇所を特定することができます。
リソース管理ソフトウェアを使用してリソースを予測し、チームの稼働状況を把握することで、各チームメンバーのスキルと能力に基づいてタスクを割り当てることができます。チームメンバーがそれぞれの得意分野に取り組めるようにすることで、メンバーの満足度や士気が上がることで、プロジェクトのターンアラウンドを改善させます。
ビジネスインテリジェンスとレポート
貴社はリソースに関する膨大なデータを日々生成しています。これらのデータを分析することで、実践的なインサイトを獲得できます。リアルタイムデータ、個別レポート、ダッシュボードは的確な意思決定、リソース管理、キャパシティプランニングに役立ちます。
リソース管理の4ステップ
1.リソースの精査
リソースの精査は、利用可能なリソースを洗い出し、プロジェクトの完了に必要なリソースを把握する必要があります。
まずは、次のようなリソースを精査します。
- 特定のスキル、経験、専門知識を持つ人材
- ツールやソフトウェア
- 予算額
2.リソースの集結と配分
プロジェクトを完了するために必要なリソースを把握できたら、次はそのリソースを集め、割り当てます。必要なリソースが社内にあるか、代理店や業務委託先などの外部リソースに依頼する必要があるかを判断しなければいけません。
プロジェクトの開始時に適切な人数のチームメンバーを確保することで、最善の状態でプロジェクトを開始することができます。
3.リソースの整理
リソースの整理をする段階で、すべてのチームメンバーの役割と責任を明確に定義します。リモートチーム（地理的に離れたメンバーで構成されたチーム）の場合、ビデオ会議や、プロセスやワークフローを説明するデジタルの指示書でやることかもしれません。まずは、このプロジェクトにとって必要なスキルやソフトウェアがすべて揃っていることを確認してください。
次に、Adobe Workfront等のプロジェクト管理ツールを使用し、特定のリソースを各タスクに割り当てます。ここで、チームメンバーが作業をするために必要なものがすべて提供されていることを確認してください。これは、特にリモートチームにとって重要です。というのも、リモートチームはコミュニケーションが途切れてしまいやすいからです。
4.リソースのモニタリング
プロジェクトが進行するにつれて、その進捗状況や効率性、有効性に関し、リソース管理ツールを使用して測定し続ける必要があります。リソースの割り当てが過剰であったり、その割り当てが誤っている場合は、できるだけ早くリソースの平準化を開始します。
効果的な時間管理ツールがあれば、プロジェクト期間中のチームの時間を最大限に活用できるでしょう。
リソース管理はAdobe Workfrontで改善
リソース管理により、利用可能なリソースの配分を最適化し、質の高い作業をより迅速に、かつ効率的に行うことができます。適切なリソース管理を行うことで、業務の混乱を最小限に抑え、チームの疲弊を防ぐことができます。
貴社内で新しいプロジェクトを始めるのであれば、最初に必要なものをすべて洗い出すことからスタートするのを忘れないでください。作業に取り掛かる前に、そのプロジェクトに関連するタスクに優先順位をつけることが、成功への近道です。もし、現在使用しているリソース管理ソフトウェアに満足されていないのであれば、Adobe Workfrontがその解決策となるでしょう。
Adobe Workfrontの無料のインタラクティブツアーをご覧いただくか、Adobe Workfrontの概要説明の動画をご視聴することで、適切な人材が適切な業務に取り組むことがいかに簡単であるかを実感してください。チームの作業計画を立て、プロセスを合理化し、進捗を測定することで、プロジェクトが軌道に乗っていることを、事前に把握しましょう。
