効果的なリソース管理は、あらゆるビジネスにおいて重要です。企業は、人、時間、予算などのリソースを計画、スケジュール、配分し、その可能性を最大限に引き出すためのプロセスを必要としています。
この記事では、リソース管理の概要、利点、実践方法を解説します。
リソース管理とは？
リソース管理とは、予算、時間、チームのキャパシティをどこでどのように使うかを決定することです。
ビジネスの価値を最大化するために、リソースを割り当てるプロセスです。リソース管理を適切に行うには、予算、ツール、チームメンバーなど、あらゆるリソースを可視化する必要があります。
これらのリソースを各タスクに戦略的に配分することで、リソースを最大限に活用することができます。リソース管理をツールボックスに組み込むことで、プロジェクト要件に対応し、業務効率と成果を向上させるのに役立ちます。
プロジェクト管理におけるリソース管理には、組織のリソースの管理と割り当てが含まれます。リソース管理を成功させるには、次の要素が必要です。
- インサイト：リソース管理は、チームが何に取り組んでおり、各タスクを完了するのにどのくらいの時間がかかるのかに関する、詳細なインサイトを基盤としています。
- 優先順位：プロジェクトの優先順位管理と期待値を明確にし、関係者やチームメンバーと共有する必要があります。
- トラッキング：プロジェクトのライフサイクルを通じて、ステータスの更新を追跡する必要があります。
リソース管理により、チームは適切なタイミングで適切な作業に取り組むことができます。
プロジェクトリソース管理の利点
リソース管理の利点は、いくら強調してもし過ぎることはありません。リソース管理計画がなければ、期限の遅れ、チームメンバーの過労、関係者の不満といった問題に直面することになるでしょう。
リソース管理により、チームを効率化し、関係者に対する適切な可視性を確保して、コストと収益性を管理できます。リソース管理には、多くの労力とコストがかかるように思えるかもしれません。しかし、リソース管理は、企業に様々な利点をもたらします。
リソース管理を活用すると、以下のことが可能になります。
- トラブルや遅延の回避： 予期せぬ事態が発生することは避けられませんが、優れたリソース管理によって、こうした事態を可能な限り最小限に抑えることができます
- 燃え尽き症候群の防止： リソースを戦略的に管理することで、負荷を分散させ、どのチームメンバーにも過度な負担をかけないようにすることができます
- セーフティネットの構築： リソースの状況を把握することで、いつどのリソースを利用できるのかを明確に把握することができます。これにより、立案プロセスがシンプルになり、計画の信頼性が高まります
- 透明性の向上： 可視性を確保することで、各メンバーの時間やスキル、資金やテクノロジーなどのリソースを最大限に活用することができます。
- 効率性の実証： 何か問題が発生したとき、実行できることをすべて行ったかどうかを確認することができます。また、プロジェクトが順調に進行したときは、チームの効率性を正確に数値化することができます。
リソース管理の手法
リソース管理は大仕事です。組織の規模やリーダーシップのスタイルなど、様々な要因によって具体的な戦略は異なります。しかし、将来のプロジェクトの計画やプロジェクトの途中での調整など、特定のシナリオに役立つように発展した手法がいくつか存在します。
これらの手法はそれぞれ少しずつ異なりますが、リソースを可能な限り効率的に管理するという最終的な目的は同じです。
リソース計画
リソース計画では、プロジェクトに必要なリソースを特定します。この段階では、チームメンバーにタスクを割り当てたり、予算を配分したりすることはなく、基盤を構築するだけです。
リソース配分
リソース配分とは、リストの各タスクに、利用可能な最良のリソースを割り当てるプロセスのことです。タスクやプロジェクトにリソースを割り当てるだけでなく、チームメンバーのスキルや能力に応じてリソースを絞り込むことができます。そのため、利用可能なリソースだけでなく、誰がどのようなスキルを有しているのかを把握することもできます。
リソース稼働率
リソース稼働率は、一定の期間におけるチームのキャパシティを把握するのに役立ちます。この手法は、最大限に活用されていないリソースを発見するのに役立ちます。現在利用されているリソースや、過剰に利用されているリソースを把握することで、燃え尽き症候群を回避するための措置を講じることができます。
リソース予測
リソース予測を実施することで、今後必要となるリソースを予測し、そのニーズに対応するための準備を整えることができます。プロジェクトの立案時に、プロジェクトの範囲、予算、チームメンバーの稼働状況とスキルなど、プロジェクトのニーズを満たすために必要なリソースを特定します。リソース予測を実施することで、今後必要となるリソースを予測し、そのニーズに対応するための準備を整えることができます。
リソースを予測するには、「What-If」シナリオを考慮する必要があります。これにより、他の優先事項やプロジェクトのタイムラインにどのような影響があるのかを把握できます。リソース管理計画の一部としてシナリオプランニングを活用すると、予算の超過、コミュニケーション不足、タスクやチーム間の大きなトラブルを回避できます。
リソースの平準化
リソースの平準化とは、問題を修正し、タイムラインや予算を調整することで、利用可能な最良のリソースでプロジェクトを完了できるようにするプロセスのことです。ひとりのチームメンバーが過労状態にある場合、新規採用や請負業者への委託に伴うコストを避けるために、同様のスキルを持つ他のチームメンバーにタスクを割り当てることができます。ここでの目的は、チームメンバー間の負担のギャップを解消し、リソースの消費を最小限に抑えることです。
リソースのスケジューリング
リソース管理計画のスケジュール段階では、ニーズと可用性を比較します。計画段階で予測した時間、予算、スキルなどのリソースを使用して、チームの現在のプロジェクトと作業負荷との重複箇所を特定できるようになります。
リソース管理ソフトウェアを使用してリソースを予測し、チームの可用性を把握することで、各チームメンバーのスキルと能力に基づいてタスクを割り当てることができます。チームメンバーがそれぞれの専門分野に取り組めるようにすることで、メンバーの満足度やエンゲージメントを向上させ、プロジェクトのターンアラウンドを改善できます。
ビジネスインテリジェンスとレポート
企業は、リソースに関する膨大なデータを日々生成しています。これらのデータを分析することで、実践的なインサイトを獲得できます。リアルタイムデータ、個別化されたレポート、ダッシュボードは、的確な意思決定、リソース管理、キャパシティ計画に役立ちます。
リソース管理の段階
1.リソースの精査
まず、利用可能なリソースと、プロジェクトの完了に必要なリソースを把握する必要があります。
次のようなリソースを精査します。
- 特定のスキル、経験、専門知識を有する人材
- ツールやソフトウェア
- 予算金額
2.集結と配分
プロジェクトを完了するために必要なリソースを把握できたら、次はそのリソースを集めて割り当てます。必要なリソースが社内にあるか、代理店や請負業者などの外部リソースに委託する必要があるかを判断する必要があります。
プロジェクトの開始時に適切な数のチームメンバーを確保することで、最善の状態でプロジェクトを開始することができます。
3.リソースの整理
すべてのチームメンバーの役割と責任を明確に定義します。リモートチームの場合は、ビデオ会議や、プロセスやワークフローを説明するデジタル資料を使用することができます。必要なスキルやソフトウェアがすべて揃っていることを確認します。
続いて、Adobe Workfrontなどのプロジェクト管理ツールを使用して、特定のリソースをタスクに割り当てます。チームメンバーが作業をするために必要なものがすべて提供されていることを確認します。特にリモートチームでは、コミュニケーション漏れが生じやすいので、この点は重要です。
4.リソースの測定
リソース管理ツールを使用して、プロジェクトの進捗状況、効率性、有効性を測定し続ける必要があります。リソースを過剰に配分したり、誤って配分していることに気づいたら、できるだけ早くリソースの平準化を始めます。
効果的な時間追跡ツールがあれば、プロジェクトの期間に対してチームの時間を最大限に活用できるようになります。
Adobe Workfrontでリソース管理を改善
リソース管理は、利用可能なリソースの配分を最適化し、質の高い作業をより迅速に、より効率的に行うことを可能にします。また、適切なリソース管理を行うことで、業務の中断を最小限に抑え、燃え尽き症候群を防ぐことができます。
新しいプロジェクトを始める際には、まず必要なものをしっかりと把握することから始めます。プロジェクトに関わるタスクの優先順位を決めてから着手することが、成功への近道です。現在使用しているリソース管理ソフトウェアに問題があるとお考えなら、Adobe Workfrontがお役に立ちます。
Adobe Workfrontが、それぞれの担当者に適切なタスクを割り当てるのにどのように役立つのか、インタラクティブツアーおよび動画でご確認ください。作業計画を立て、プロセスを合理化し、進捗を測定して、プロジェクトが計画通りに進んでいることを確認できます。
