COVID-19パンデミックの発生時には、世界中の職場が急速な変化の影響を受けました。科学の分野で世界をリードするThermo Fisher Scientificにとって、これは勤務場所と作業の管理方法を変更し、ビジネスと顧客にとって非常に重要な時期においてコンテンツ制作や法務の承認をスムーズに進める必要があることを意味しました。
パンデミック中のペースアップ
多くの業界がパンデミックの影響で低迷する中、医療業界は迅速な医療革新と情報の需要に応えるため、規模を拡大する必要がありました。ライフサイエンス機器のリーディングカンパニーとして、診断薬、個人防護具（PPE）、機器類からワクチンや治療薬の製造まで、あらゆるものを科学者に提供している同社には、一刻の猶予もありませんでした。今日の科学を一歩先に進めたいのであれば、なおさらのことでした。
業務が一晩で完全にリモートに移行する中で、マーケティングオペレーションマネージャーのAmy Zakrzewskiとチームは、生産効率を改善し、全員を結び付けて業務を一元化させる方法を見つける必要がありました。また、顧客中心のデジタルコンテンツを開発し、市場への提供をグローバルでスピードアップする必要もありました。最近導入された法務の承認がプロセスを遅らせていたため、コンプライアンス要件の増加によってコンテンツの市場投入にかかる時間が大幅に長くならないようにする必要がありました。
Zakrzewski氏とチームはそうした課題に取り組みました。パンデミックの不確実性を成長の機会として受け入れ、作業管理とコンテンツ需要の増加に対応するために、チームはAdobe Workfrontと提携しました。
変化を受け入れ、より優れた働き方を発見
多くの企業がリモートワークに対応するために新しいシステムやワークフローの構築に追われる中、同社はAdobe Workfrontを使用して業務を一元化し、効率化しました。Adobe Workfrontは、俊敏性とカスタマイズ性の両方に対応した業務管理システムであり、リモートワークや変動する優先事項に迅速に適応することが可能となりました。また、オンライン校正、キャパシティプランニング、ワークフローの自動化、レポート作成などの機能を備えていることで、同社はオペレーショナルエクセレンスを実現できました。
チームはワークフローを調整し、パンデミックの急激な影響によって増大した新たなニーズと既存のニーズに対応しました。コンテンツ制作者やマーケターは、Adobe Workfrontの統合機能を活用して簡単にコラボレーションし、クリエイティブな作業を効率的にレビューおよび承認することができたため、コンテンツの作成と提供のスピードが向上しました。
Thermo Fisher Scientificは、市場の需要に対応するためにコンテンツ制作を加速させただけでなく、コンプライアンスと法務プロセスを簡素化し、全員の役割を明確にし、可能な限りタスクを自動化しました。また、法務レビュープロセス全体を追加しましたが、ワークフローのスケジュールの延長は2日にとどまりました。
こうした法務の承認を促進し、迅速化するために、Zakrzewski氏とチームは、あらゆる関連文書と情報を保存する、関係者向けのダッシュボードを作成しました。このダッシュボードは、許可されたユーザーにプロジェクトの可視性を提供し、全員が自身の作業を効率的におこなうために必要な詳細情報を提供します。
「今では法務部に関連する情報を最初に提示し、さらに必要な追加情報を迅速に見つけるための方向性を示すことができるようになりました。ダッシュボードにより、情報を一ヶ所で確認して、レビューを迅速に完了させることができます」と、Zakrewski氏は述べています。
校正コメントを収集し、レポートにまとめることができるため、同社は、パートナーやサプライヤーに新しい法的ガイドラインを通知し、法務の承認の期間をさらに短縮できました。また、手作業のタスクを自動化し、申請フォームや法務の承認を合理化し、コンプライアンスレビューを実施できるようになったことで、業務は記録的な速さで進みました。その結果、法務レビューの目標期間を24％短縮し、通常の社内平均を50％近く上回るスピードを達成しました。それにより、プロジェクト全体の期間が20％短縮されました。そして、Thermo Fisher Scientificは、顧客が世界をより健康で、より清潔で、より安全なものにする手助けをするという使命を、たとえ世界的なパンデミック時でも、まさにその渦中に果たすことができたのです。
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