글로벌 건축, 엔지니어링 및 디자인 전문 기업 BDP에서 입찰 제안서를 총괄하는 마케팅·사업 개발 담당자 Maxine Pierce에게, 제안서 하나를 완성하는 일은 며칠에 걸친 작업이었습니다. 과거 프로젝트의 사례 연구를 찾고, 직원 자격을 확인하고, 컴플라이언스 인증서를 확보하고, 계약 조항을 하나하나 교차 검토해야 했기 때문입니다.
BDP는 오랜 시간에 걸쳐 다양한 문서에 방대한 프로젝트 지식을 축적해 왔습니다. 그러나 지식이 늘어날수록 경쟁 입찰 준비처럼 정작 중요한 순간에 필요한 정보를 빠르게 찾는 일이 점점 더 어려워졌습니다. 이제 BDP는 Adobe Acrobat 솔루션을 통해 수십 년간 문서에 축적된 기업 지식을 직원들이 더 손쉽게 찾아 활용할 수 있도록 지원하고 있습니다.
Adobe Acrobat Studio의 새로운 기능인 지식 베이스를 활용하면, BDP 팀은 엄선된 대규모 문서를 손쉽게 접근 가능한 지식으로 전환할 수 있습니다. 출처 문서의 특정 문장, 이미지, 표 셀까지 직접 연결되는 인용과 함께 신뢰할 수 있는 답변을 몇 초 만에 확인할 수 있습니다. 한편, PDF 스페이스는 팀이 입찰 제안서를 초안 작성부터 검토 및 수정까지 함께 진행할 수 있는 공유 작업 영역을 제공하여, 잠재 고객의 입찰 초청서(ITT)의 모든 요구 사항을 제안서에 빠짐없이 반영할 수 있도록 지원합니다.
문서에 묻힌 데이터를 신뢰할 수 있는 지식으로 전환하기
Adobe와 협력하기 전, BDP는 조직 지식을 한곳에 모으기 위해 인트라넷 기반 라이브러리를 구축했습니다. 그러나 지능형 검색 기능이 없었기 때문에, 직원들은 필요한 정보를 찾기 위해 여전히 폴더와 파일을 일일이 수동으로 뒤져야 했습니다.
지식 베이스를 도입한 BDP는 기업 지식의 신뢰할 수 있는 원천을 확보하게 되었습니다. 과거 문서에서 지식을 추출하기 위해 데이터를 수동으로 검색·추출·통합하는 번거로운 작업 대신, 이 솔루션은 BDP의 문서 저장소에 직접 연결하여 관련 입찰 콘텐츠, 사례 연구, 자격 정보를 즉시 몇 초 안에 제공합니다. 모든 답변에는 파일 이름이나 페이지 번호가 아닌, 출처 문서의 정확한 문장이 인용됩니다.
지식 베이스와 Acrobat AI 어시스턴트를 PDF 스페이스 내에서 통합하면, 팀원들은 입찰 문서를 요약하고 초안 응답의 빈틈을 파악하며 AI 기반 검토를 통해 최종 제출물의 완성도를 한층 높일 수 있습니다. 이 모든 과정이 하나의 연결된 작업 영역 안에서 이루어집니다. 직원들은 필요한 형식, 분량, 업종 초점을 직접 지정하며 자연어로 질문할 수 있어, 최종 입찰 문서를 보다 유연하고 창의적인 방식으로 완성할 수 있습니다.
작업이 완료되면 팀원들은 해당 플랫폼을 통해 잠재 고객의 입찰 초청서(ITT)에 맞춰 BDP의 응답 내용을 자동으로 검토합니다. 이를 통해 응답의 빈틈을 보완하고, 미처 파악하지 못한 관련 사례 연구를 발굴하며, 입찰의 모든 요건이 빠짐없이 반영되었는지 확인할 수 있습니다.
"지식 베이스를 활용하면서 저희 입찰 프로세스에서 미처 보지 못했던 맹점을 발견하게 되었습니다,"라고 Pierce는 말합니다. "조직 내 모든 지식을 질문 하나로 바로 끌어낼 수 있게 되어, 각 잠재 고객의 요구에 더욱 완벽하게 대응하면서 BDP의 역량을 빠짐없이 발휘할 수 있습니다."
AI 인사이트를 연결된 워크플로로 전환하기
BDP가 즉각적으로 체감한 주요 혜택 중 하나는 복잡한 구현 작업이나 별도의 IT 프로젝트 없이도 팀이 Acrobat 플랫폼 솔루션을 신속하게 활용할 수 있다는 점이었습니다. 신입 팀원들이 PDF 스페이스에서 초기 입찰 응답 초안을 작성하면, 숙련된 직원들이 동일한 플랫폼에서 이를 검토하고 다듬습니다. 이러한 협업 방식은 투명성과 신뢰를 높이며, 제출물의 품질과 팀 역량 개발을 동시에 강화합니다.
입찰 제안서 초안이 완성되면 팀은 이를 PDF 스페이스에 다시 업로드하고 Acrobat AI 어시스턴트에 최종 검토를 요청합니다. 이 과정에서 수동 검토로는 놓치기 쉬운 부분, 예를 들어 미처 반영되지 않은 입찰 요건이나 누락된 프로젝트 실적이 발견되는 경우가 많습니다.
Adobe Acrobat과 Microsoft SharePoint 및 Microsoft Teams의 연동을 통해 BDP는 여러 부서의 직원들을 위한 프로젝트별 지식 저장소를 구축할 수 있었습니다. SharePoint 연동은 팀이 최신 소스 정보를 손쉽게 찾아 의사 결정에 활용할 수 있도록 지원하며, Teams 연동은 애플리케이션 간 전환 없이 지식 베이스를 바로 조회할 수 있게 해줍니다.
신뢰할 수 있는 출처 기반의 인텔리전스를 손쉽게 활용할 수 있게 된 BDP 팀은 자료를 찾는 데 쏟던 시간을 줄이고, 처음 건축과 디자인에 뛰어든 이유인 고객을 위한 복잡한 문제 해결에 더 많은 시간을 집중할 수 있게 되었습니다.
AI 워크플로에 대한 신뢰 구축하기
BDP에게 입찰 프로세스는 시작에 불과했습니다. 팀들이 AI를 통해 회사의 축적된 지식을 더욱 효과적으로 활용할 수 있다는 것을 직접 확인하면서, AI 도입 범위는 입찰 관리를 넘어 빠르게 확장되기 시작했습니다. 오늘날에는 HR부터 엔지니어링까지 다양한 팀이 문서 업무에 AI 지원을 적극 활용하고 있습니다.
보안, 거버넌스, 추적 가능성이 걸린 상황에서 BDP 경영진이 한때 AI 에이전트를 신뢰하는 것을 주저했다는 점을 감안하면, 이러한 변화는 더욱 놀랍습니다.
예를 들어, 입찰 과정에서 AI가 정확한 답변을 제공하는 것만으로는 충분하지 않습니다. 그 답변은 반드시 자사의 경험을 바탕으로 해야 합니다. BDP가 제시하는 모든 주장은 자사의 프로젝트 이력으로 추적될 수 있어야 하며, 이는 기업급 인용 및 출처 표기 기능이 없는 범용 AI 툴로는 충족하기 어려운 기준입니다. 못지않게 중요한 것은, 팀원들이 매일 생성하고 공유하는 정보가 근거에 기반하고 체계적으로 관리되어야 한다는 신뢰입니다.
"우리는 사람을 중심에 두는 설계와 긍정적인 영향력 창출이라는 목적에 충실하면서도 끊임없이 경계를 넓혀온 기업으로 명성을 쌓아왔습니다. 안전장치 없이 AI를 사용하는 것은 그 사명에 어긋납니다"라고 BDP COO Alistair Kell은 말합니다.
Adobe의 신뢰할 수 있는 솔루션을 활용함으로써 BDP는 검증된 성과와 함께 정확성 및 거버넌스에 대한 확신을 동시에 얻게 되었습니다. 이렇게 형성된 신뢰는 회사 전반의 AI에 대한 인식을 변화시켰으며, 이제 BDP 팀들은 Adobe와 긴밀히 협력하여 설계 중심 기업을 위한 AI 기반 기능을 포함한 Acrobat 플랫폼 로드맵을 함께 만들어 가고 있습니다.
Acrobat 플랫폼을 통한 BDP의 여정은 한때 경영진이 의문을 품었던 것, 즉 AI가 회사의 근간인 정확성, 출처 표기, 창의적 완결성의 기준을 훼손하지 않으면서도 설계 회사의 업무 방식을 발전시킬 수 있다는 사실을 입증해 보였습니다. 입찰 프로세스에서의 실험으로 시작된 것이 이제는 BDP 전사 팀들이 60여 년에 걸쳐 조직이 축적한 지식에 접근하고, 이를 이해하며, 실행에 옮기는 방식의 청사진이 되었습니다.
"최고의 AI 솔루션은 Fisher-Price 장난감과 같습니다"라고 Kell은 말합니다. "기초적이라는 의미가 아니라, 단순하고 견고하며 믿을 수 있다는 뜻입니다. Adobe와의 관계가 탄탄한 것은 수개월에 걸친 테스트와 논의, 그리고 연결된 문서 워크플로에서 AI를 활용하는 방식을 끊임없이 개선하며 쌓아온 신뢰 덕분입니다."
