Swiss Medical Group, líder en servicio de excelencia optó por la firma electrónica de Adobe Sign

Introducción

Con el fin de hacer la vida más simple y que el beneficiario sienta la tranquilidad de saber que está siempre respaldado, Swiss Medical Group se actualizó en el contexto de pandemia y buscó todas las herramientas necesarias para hacerle más fácil el camino al usuario final. Es así que, en 2020, tuvieron la necesidad de resolver la recepción de documentación de forma digital, que hasta ese entonces se recibía en papel.

“La pandemia, y obviamente el aislamiento, nos obligó a cambiar las prioridades de las iniciativas que teníamos planificadas. La firma digital es algo que venía planteado desde antes, pero no estaba como un ítem urgente. Sin embargo, los acontecimientos globales nos llevaron a buscar alguna solución de firma electrónica. Iniciamos el proceso de búsqueda y decidimos ir por Adobe Sign, en particular, para algunos procesos de negocios”, indicó Eduardo Del Piano, CIO en Swiss Medical Group (Gerente Corporativo de Sistemas).

“Requeríamos de nueva metodología de trabajo a raíz de que los productores y asesores comerciales no podían entrevistar a sus clientes cara a cara y lo que hicimos fue transformar todos nuestros formularios en digitales, tabularlos para que así sean utilizados para la firma electrónica”, explicó el ejecutivo al tiempo que agregó que esta sistematización la tienen implementada para varios procesos. “Antes toda esta acción se hacía en papel, se enviaba a distintas agencias y los clientes se acercaban a hacer la firma holográfica. Hoy esa modalidad se vio modificada y el beneficiado ha sido realmente favorecido por el uso de la tecnología”, destacó.

Adobe Sign se aplica para todo lo que es firma digital y electrónica. Se implementó de forma acelerada debido a que urgía la sistematización de esta nueva modalidad, para que sus procesos se mantuvieran activos. La agilidad permitió mantener la productividad, primero se aplicó en un sector tan trascendental como el de los seguros.

La firma electrónica permitió tener claridad en el proceso, unificar en muchos casos los formularios y toda documentación que se necesitaba para el ingreso y firma de esa documentación, Adobe Sign permitió de esta forma seguir comercializando en todo el país y llegar a todas las provincias.

Hoy Adobe Sign es aplicado en sus unidades de negocios de Swiss Medical Group compuesto por 8 clínicas, 12 centros médicos ambulatorios, ECCO Emergencia y Prevención, SMG Cells, Swiss Medical Seguros, Instituto de Salta, Fundación Swiss Medical y Blue Cross & Blue Shield en Uruguay.

Del Piano explicó que, si bien esta implementación originalmente fue ejecutada para convenios de seguros y acuerdos especiales, el objetivo es ir ampliando en otros procesos y otras áreas. "Tenemos evaluado continuar con esta estrategia en otros procesos, sobre todo en el área de finanzas de la prepaga con los contratos con los distintos prestadores, clínicas y sanatorios con los que contamos", enumeró.

Estrategia de transformación

Desde 2016, dentro de Swiss Medical Group, se inició una estrategia de transformación e innovación basada en un marco trimodal. “Este caso si bien lo teníamos dentro el inventario de los proyectos, la pandemia nos obligó a cambiar prioridades de las iniciativas y otras cuestiones más que aparecieron producto del aislamiento, y eso nos llevó a buscar alguna solución de firma electrónica. Hoy nosotros lo tenemos implementado para los procesos de acuerdos que llevamos adelante con algunos clientes de la prepaga, este acuerdo extrajudicial se hacía en papel, se enviaba a distintas agencias que tenemos y los clientes se acercaban a la sucursal a hacer la firma holográfica en todos los papeles y luego eso se vehiculizaba y finalmente se archivaba”, detalló Del Piano, quien valoró los beneficios obtenidos con la digitalización.

Los principales argumentos para elegir Adobe

Entre los beneficios evaluados para optar por Adobe Sign, el primero fue el económico. “La forma de tarifación era más económica en cuanto a costo beneficios”, indicó Del Piano, quien además agregó como valor la confianza con la gente de Tacco Calpini, la empresa que les acercó esta tecnología. Como siguiente punto, la flexibilidad y adaptabilidad que brinda la herramienta.

“No tenía mucho componente tecnológico, ni de integración ni de necesidades o requerimientos del área de tecnología que ese momento estaba con alta demanda. El usuario se movió de forma más independientemente sin tener que requerir del área de IT. Sin embargo, el área de procesos sí estuvo mucho más involucrada y lideraba el proyecto, ya que iba ordenando cómo iban los procesos”, explicó y mencionó que el proceso se fue perfeccionando a medida que se implementaba. “Al principio había algunos procesos semi-manuales y luego fuimos automatizando, con esta metodología de sprint para ir teniendo algún producto para testear, probar, que lo utilicen e ir ajustando”, resumió.

Los beneficios de la implementación:

• Esta firma es 21 veces más rápida.
• Pasaron de un margen de error del 4% en estos envíos a menos de 0.5%.
• A través de Adobe Sign, en 10 días pudieron resolver algo que al principio de la pandemia se hacía muy complicado.
• Facilitó al canal de venta la posibilidad de seguir facturando.
• Toda la sistematización hizo que no haya más papel.
• Hoy Swiss Medical Group tiene las siguientes unidades de negocios digitalizadas y los formularios y los convenios son digitales. SMG LIFE = Seguros de Vida; SMG ART = ART; SMG SEGYART = Seguros Patrimoniales y ART; SMG CELLS = Células Madre; SMG UCOM = Unidad Central Comercial; SMG UC = Unidad Central.
• Ahorro en impresión, en logística de envío de los papeles y en archivos.
• El acceso es desde el correo electrónico. Los documentos se encriptan, se llevan a la nube, no hay interfaces.
• Cualquier persona sin ser conocedora de informática puede acceder y firma ya que es muy instintivo.
• La productividad y ahorro de tiempo tanto de los clientes internos como externos ha sido muy favorable.

La agilidad de los tiempos

La cuestión de los tiempos siempre es vital, en este caso, urgía una sistematización para facilitar los procesos, ya que al inicio de la pandemia cayeron las ventas debido a la logística, por tanto, la solución de Adobe Sign y su implementación rápida que no llevó más de 10 días, fue ágil y a medida que se aplicaba se fue perfeccionando el proceso. “A los diez días ya estaba productivos, y podían enviarse los formularios para ser firmados por nuestros asegurados”, mencionó Del Piano.

Del Piano, satisfecho con el uso de esta tecnología, alentó a que se busque mayor cantidad de integración de soluciones del mercado: “Uno tiene que ser los más abierto posible, hay que tratar de integrar la cantidad de soluciones que hay en el mercado buscar soluciones exitosas e integrarlas rápidamente con los procesos y aplicaciones que uno tiene dentro de las organizaciones. La transformación no es tecnológica sino también cultural y la tecnología acompaña los cambios”, resumió en estas palabras la necesidad de actualizarse de forma constante adoptando herramientas que faciliten la tarea diaria.

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