350 Jahre Innovation für die Wissenschaft.

1668 wurde Friedrich Jacob Merck Eigentümer einer Apotheke in Darmstadt. Im Laufe der Zeit haben die nachfolgenden Generationen aus dieser Apotheke die Merck KGaA geschaffen, eines der größten Pharmaunternehmen weltweit, das in 66 Ländern vertreten ist. Mit den drei Geschäftsbereichen Healthcare, Life Science und Performance Materials ist Merck führender Entwickler von innovativen pharmazeutischen und chemischen Produkten, Technologien und Lösungen – mit dem Ziel, das Leben von Millionen von Menschen zu verändern.

„Merck trägt seit 350 Jahren zum Fortschritt der Wissenschaft bei“, so Florian Wies, IT-Projekt- und Service-Manager bei Merck. „Unser Unternehmen ist deswegen schon so lange erfolgreich, weil es sich immer wieder neu erfindet. Das ist der Motor für Innovation bei Merck – und ein Grund für unserer Streben nach digitaler Transformation.“

Forschung spielt in jedem Geschäftsbereich von Merck eine wichtige Rolle, und zu jeder gründlichen Recherche gehört eine sorgfältige Dokumentation. Das gilt insbesondere für die Forschung in streng reglementierten Bereichen wie der Pharmazie. Dokumentationsarbeit ist gewöhnlich besonders papierlastig und zeitaufwendig. Merck wollte diese manuellen Prozesse transformieren und vereinfachen, damit Mitarbeiter sich auf wichtigere Aufgaben konzentrieren können.

„Das Anwendererlebnis bei Programmen, die Mitarbeiter täglich nutzen, ist Merck sehr wichtig. Denn zufriedene und produktive Mitarbeiter liefern bessere Ergebnisse, was zu innovativeren und kreativeren Lösungen für unsere Endkunden führt“, so Wies. „Wir sind überzeugt: Wenn wir unseren Mitarbeitern nahtlose Workflows für ihre Aufgaben bieten, trägt dies zum Erfolg des gesamten Unternehmens bei.“

Für die Optimierung und Digitalisierung von Dokumentationsprozessen suchte Merck eine Lösung, die so intuitiv ist, dass Anwender vom ersten Tag an produktiv damit arbeiten können.

Die gewünschte Bedienfreundlichkeit fand Merck bei Adobe Sign, der Lösung für elektronische Unterschriften von Adobe Document Cloud. Mit Adobe Sign kann Merck 100 % digitale Dokumenten-Workflows bereitstellen, die auch Unterschrifts- und Genehmigungsprozesse umfassen. Dank Unterstützung für Single Sign-on (SSO) verlief auch die Implementierung schnell und einfach.

„Mit Adobe Sign fallen umständliche Papierprozesse weg“, so Dimitri Metzger, Leiter des Programms für elektronische Unterschriften bei Merck. „Ziel unserer Digitalisierungsstrategie sind bessere Erlebnisse für Mitarbeiter, Partner und Kunden.“

Bei einem internationalen Unternehmen wie Merck ist es nicht unüblich, dass Mitarbeiter an verschiedenen Standorten oder in unterschiedlichen Ländern an einem Projekt oder einer Transaktion involviert sind. Diese geografische Verteilung kann jedoch zu Verzögerungen bei Workflows führen, die von Papierdokumenten abhängen. Liefervereinbarungen beispielsweise erfordern i. d. R. zwei Unterschriften: eine vom Leiter der Abteilung, die den Auftrag veranlasst hat, und eine von der Einkaufsabteilung.

Bisher wurde hierfür eine Kopie des Vertrags gedruckt und per Post an den Auftraggeber gesendet. Der Auftraggeber hat den Vertrag dann unterzeichnet und – wieder per Post – zur Genehmigung an die Einkaufsabteilung weitergeleitet. Bei dieser Vorgehensweise gab es zahlreiche Gründe für Verzögerungen. Dokumente konnten zum Beispiel auf dem Postweg verloren gehen oder ungeöffnet auf dem Schreibtisch der nächsten Instanz liegen bleiben.

Der durchgehend digitale Workflow mit Adobe Sign hat die durchschnittliche Zeit für die Unterzeichnung von Liefervereinbarungen von 7,5 Tagen auf nur einen halben Tag verringert. Die Geschwindigkeit und Bedienfreundlichkeit dieser Lösung sind u. a. der Integration mit gängigen Business-Lösungen zu verdanken.

Mitarbeiter der Einkaufsabteilung können die Vertragsunterzeichnung mit wenigen Klicks von ihrem Dashboard aus initiieren. Abgeschlossene Verträge werden in (kosteneffizienter) digitaler Form archiviert und sind somit schneller auffindbar. Wenn ein Mitarbeiter die Bedingungen eines Vertrags nachprüfen muss, meldet er sich einfach bei Adobe Sign an, anstatt zu einem Archivgebäude fahren zu müssen.

Als Nächstes ist eine Integration von Adobe Sign mit der Einkaufslösung von SAP Ariba geplant.

„Mit den Standard-APIs von Adobe Sign können wir Adobe Sign mit unseren bestehenden Tools und Systemen integrieren“, so Rahul Jain, Projekt-Manager für Business-Technologie in F&E bei Merck. „Anwender können elektronische Unterschriftsprozesse mit Software starten und überwachen, die sie bereits seit Jahren verwenden, und müssen nicht auf eine neue Lösung umstellen. Sie brauchen kein Training, sondern können sofort produktiv arbeiten.“

Der Unterzeichnungsprozess ist für alle Vertragsempfänger gleichermaßen einfach. Die Unterzeichner erhalten eine E-Mail mit einem Link, mit dem sie das Dokument auf jedem Gerät – auch Smartphones – anzeigen und elektronisch unterschreiben können.

Aufgrund des optimierten Unterzeichnungsprozesses erfolgt die Auftragserteilung an Lieferanten schneller. Das Risiko von Verzögerungen und Wartezeiten bei zeitkritischen Bestellungen wird verringert.

„Vor Adobe Sign war es praktisch unmöglich, Unterschriftsprozesse zu beschleunigen, weil wir auf den Postweg angewiesen waren und das Postsystem nicht beeinflussen konnten“, so Wies. „Mit Adobe Sign haben wir mehr Kontrolle über den gesamten Prozess. Wir können den Status eines Dokuments verfolgen und automatisch oder mit wenigen Klicks Erinnerungen per E-Mail an Unterzeichner senden. Dadurch kommt es zu deutlich weniger Verzögerungen im Beschaffungsprozess.“

Merck geht davon aus, dass im ersten Jahr der Implementierung von Adobe Sign 5.000 Einkaufstransaktionen erfolgreich digital abgeschlossen werden. Dazu zählen Vertraulichkeitsvereinbarungen, Rahmenverträge und Service-Verträge, die um die 15 Seiten umfassen können. Die Einsparung so vieler Druckpapierseiten hat bereits signifikante Auswirkungen auf Mercks Umweltbilanz. In acht Monaten wurden ca. 2.000 kg Holz und 53.000 Liter Wasser eingespart.*

„Als innovatives Unternehmen muss man Schritt halten mit den neuesten Technologien“, so Wies und Metzger unisono. „Die digitale Transformation unserer Workflows, u. a. durch Adobe Sign, räumt unseren Mitarbeitern mehr Zeit für die wertvollen Beiträge zur wissenschaftlichen Innovation ein, die Merck helfen, das Leben von Millionen zu verändern.“

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