Der Provinzial NordWest Konzern ist Deutschlands zweitgrößte öffentliche Versicherungsgruppe. Seine Stärke bezieht der Konzern aus seiner örtlichen Verbundenheit. Denn seine drei Millionen Kunden in Westfalen-Lippe, Schleswig-Holstein, Hamburg und Mecklenburg-Vorpommern berät er durch regionale Versicherungsgesellschaften, ansässig in Münster, Kiel und Hamburg. Mit dieser breit aufgestellten Unternehmensstruktur gewährleistet der Konzern eine große Nähe zum Kunden. Damit übergeordnete Entscheidungen auf möglichst kurzen Wegen getroffen werden können, nutzt er das Potenzial der Digitalisierung.

Die moderne Ausrichtung des Unternehmensverbundes erkennen Kunden an innovativen Versicherungsprodukten. Für mehr Sicherheit in den eigenen vier Wänden bietet Provinzial NordWest ihren Kunden beispielsweise einen neuen Baustein für Hausrat- und Wohngebäudepolicen und verbindet modernste Smart-Home-Technologien mit einem professionellen Rund-um-die-Uhr-Notfallmanagement und schneller Schadenbearbeitung.

Darüber hinaus steht ganz oben auf der Agenda des Konzerns, die IT-Architektur fit für die Zukunft zu machen. Dazu gehört auch, bisher papiergebundene Dokumentenprozesse Stück für Stück mithilfe elektronischer Unterschriften erheblich zu beschleunigen. Dabei setzt Provinzial NordWest auf den Signatur-Dienst Adobe Sign.

IT-Einkauf von Provinzial NordWest digitalisiert Auftragsvergabe mit Adobe Sign.

Wer unterschriftsreife Vereinbarungen nicht auf dem herkömmlichen Weg, sondern mit Adobe Sign verschickt, erhält viel schneller eine Antwort. Denn angestoßen wird der Versand per Weboberfläche im Browser. Beim Unterzeichner landet das Dokument per E-Mail. Dieses signiert er mit der Computer-Maus oder auf dem Smartphone-Display.

Dabei ist die elektronische Unterschrift genauso rechtsverbindlich wie eine auf Papier. Weil der Signaturverlauf gespeichert wird, lässt sich auch noch viel später ganz klar feststellen, wer was wann unterschrieben hat.

In praktisch allen Unternehmensbereichen lassen sich mit der elektronischen Signatur Prozesse verschlanken. Bei Provinzial NordWest verwendet die in Kiel ansässige IT-Einkaufsabteilung seit Mai 2017 Adobe Sign für die Auftragsvergabe an externe IT-Dienstleister.

Der Provinzial NordWest Konzern ist dabei einer Empfehlung des Deutschen Sparkassenverlags, dem zentralen Dienstleister der Sparkassen-Finanzgruppe, gefolgt und hat sich für Adobe Sign aufgrund des geringen Einrichtungsaufwands und des hohen Sicherheitsstands entschieden. „Weil Adobe Sign webbasiert ist, war die Integration in unsere IT-Infrastruktur völlig unproblematisch“, erklärt Jochen Kalisch, Software-Einkäufer und Lizenzmanager, zuständig für den gesamten Provinzial Nordwest Konzern.

Ferner erfüllt der hohe Sicherheitsstand von Adobe Sign die strengen Anforderungen des Versicherungsunternehmens. Bevor nämlich der Empfänger einer E-Mail das Dokument unterzeichnen kann, muss er seine Identität zusätzlich mit einem Code bestätigen, den er per SMS auf seinem Mobiltelefon erhält. „Nicht nur für uns, sondern auch für einige unserer Vertragspartner war die elektronische Unterschrift zu Beginn etwas Neues. Die Zwei-Faktor-Authentifizierung von Adobe Sign hat etwaige Sicherheitsbedenken von vorn herein entkräftet und bei allen Beteiligten eine hohe Akzeptanz für die elektronische Signatur geschaffen“, schildert Jochen Kalisch.

Unterschriftsprozesse von mehreren Wochen auf zwei Tage verkürzt.

Neben dem geringen Einrichtungsaufwand, der einfachen Usability und dem hohen Sicherheitsniveau begeistern die Mitarbeiter des Provinzial NordWest Konzerns aber vor allem die Effizienzvorteile, die Adobe Sign schafft. „Der größte Mehrwehrt von Adobe Sign liegt in der enormen Beschleunigung unserer Dokumentenprozesse. Benötigte das Einholen der Unterschriften aller Beteiligten vor der Einführung dieser Lösung bis zu sieben Wochen, genügen heute zwei Tage oder noch weniger Zeit“, betont Jochen Kalisch.

Schließlich überbrückt der elektronische Signaturprozess die historisch gewachsene dezentrale Standortstruktur des Konzerns viel schneller als die herkömmliche Hauspost dies vermag. Dadurch können sowohl der IT-Einkauf, mit Zeichnern an den Standorten Kiel und Münster, als auch der externe Dienstleister sich ohne Zeitverzug abstimmen, der durch den Versand oder Ausdruck und Scan von Papierdokumenten unvermeidlich entsteht. Weil Adobe Sign zudem auf Mobilgeräten selbst unterwegs nutzbar ist, unterbricht auch keine Geschäftsreise den Unterschriftsprozess.

Elektronische Unterschriften für alle Unternehmensbereiche.

Dienstleistungsverträge auf elektronische Weise zu unterzeichnen ist für Provinzial NordWest ein wichtiger Schritt auf dem Weg zum papierlosen Büro. Ihm werden voraussichtlich noch viele folgen. Denn die positiven Erfahrungen des IT-Einkaufs mit Adobe Sign ermutigen die Versicherungsgruppe, die Lösung auch in weiteren Abteilungen einzuführen. So könnten etwa die Rechtsabteilung oder das Personalwesen ebenfalls von den Vorteilen der elektronischen Signatur mit Adobe Sign profitieren.

Über den Provinzial NordWest Konzern.

Der Provinzial NordWest Konzern umfasst die Provinzial NordWest Holding AG, die Gesellschaften Westfälische Provinzial Versicherung AG, Provinzial Nord Brandkasse AG, Hamburger Feuerkasse Versicherungs-AG und Provinzial NordWest Lebensversicherung AG. Somit ist der Konzern in Westfalen-Lippe, Schleswig-Holstein, Hamburg und Mecklenburg-Vorpommern tätig. Die Schaden-und Unfallversicherer Westfälische Provinzial, Provinzial Nord Brandkasse und Hamburger Feuerkasse sind für die Marktbearbeitung in der Region zuständig. In der Holding sind wichtige Querschnittsfunktionen und die Rückversicherungsaktivitäten des Konzerns konzentriert.

Dadurch bündelt der Provinzial NordWest Konzern überregional Investitionen und unternehmerische Kernfunktionen, während gleichzeitig eine traditionelle regionale Verankerung und enge Bindungen zu den Kunden vor Ort Markenzeichen der Konzerngesellschaften mit Sitz in Münster, Kiel und Hamburg ist. Rund drei Millionen Menschen haben mindestens einen Versicherungsvertrag bei einem Konzernunternehmen. Eigentümer der Provinzial NordWest, des zweitgrößten öffentlichen Versicherers in Deutschland, sind der Sparkassenverband Westfalen-Lippe, der Sparkassen- und Giroverband für Schleswig-Holstein, der Ostdeutsche Sparkassenverband und der Landschaftsverband Westfalen-Lippe.

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