Le digital au service de la performance.
Avec Adobe Document Cloud, EDF – DIPDE simplifie la gestion du processus achat et gagne en sécurité.
JUSQU'À
88 %
de RÉDUCTION
des délais de validation des documents (de 16 jours à 16 heures)
Produits :
Objectifs
Augmenter les taux de validation des commandes sur Marché-Cadre de nos fournisseurs
Accélérer les flux documentaires sans impact sur la sécurité des documents
Éliminer les coûts d’impression et d’envois postaux des commandes
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Résultats
Des flux de travail MOINS COÛTEUX.
Jusqu’à 88 % de RÉDUCTION des délais de validation des documents (de 16 jours à 16 heures).
De la VISIBILITÉ sur l’état des documents.
Améliore la SÉCURITÉ et la TRAÇABILITÉ des documents.
« La dématérialisation des documents nous apporte plus d’agilité et Adobe Document Cloud fournit une base solide pour notre écosystème. »
Thierry Belloeil
Coordinateur Politique Achats, Service Performance Contractuelle, EDF – DIPDE Marseille
Une énergie verte encore plus propre
Avec un large éventail d’installations basées en Europe, en Amérique du Sud, en Amérique du Nord, en Asie, au Moyen-Orient et en Afrique, Électricité de France (EDF) est l’un des leaders dans la fourniture d’énergie nucléaire et d’autres formes d’énergies traditionnelles, renouvelables et alternatives à des millions de clients. Fière de produire plus de 90 % de toutes ses formes d’énergies sans rejet de dioxyde de carbone dans l’atmosphère, EDF travaille à faire augmenter ce chiffre à chaque fois qu’une nouvelle innovation est lancée.
L’engagement de l’entreprise à fournir des sources d’énergie propres va au-delà de ses usines de production ; il se mesure également dans ses bureaux. La DIPDE (Division de l’Ingénierie du Parc nucléaire, de la Déconstruction et de l’Environnement) basée à Marseille s’est consacrée à la mise en place de processus dématérialisés à chaque étape de ses opérations, notamment dans le domaine des achats, afin de réduire son empreinte carbone.
En plus d’avoir un impact positif sur l’environnement, EDF – DIPDE considère que le développement des flux de travail électroniques représente une opportunité majeure pour améliorer l’efficacité opérationnelle et la performance. « Les flux de travail traditionnels ont des limitations en termes d’efficacité et génèrent des coûts qui peuvent être facilement évités », affirme Thierry Belloeil, Coordinateur politique achats au sein du service Performance Contractuelle de la DIPDE. « La dématérialisation des documents nous apporte plus d’agilité et Adobe Document Cloud fournit une base solide pour notre écosystème. »
Rapidité et sécurité
Pour la gestion de ses documents, le service Performance Contractuelle de la DIPDE a adopté les logiciels Adobe Acrobat Pro DC et Adobe Sign qui permettent de partager les documents et d’utiliser des signatures électroniques pour EDF – DIPDE ainsi que pour nos partenaires. Les échanges de documents sont à présent gérés par voie électronique et l’entreprise obtient ainsi les commandes dont elle a besoin de façon plus rapide et plus sûre.
Auparavant, EDF ne recevait, en moyenne, qu’environ 50 % des documents envoyés à ses interlocuteurs pour être signés, et il lui fallait attendre jusqu’à 16 jours pour les recevoir en retour. L’entreprise n’était pas complètement certaine que les documents parviennent aux personnes habilitées à signer une commande et ce processus engendrait un effort de suivi considérable. Avec Adobe Sign, l’entreprise reçoit actuellement, de manière fluide et sûre, les signatures nécessaires pour plus de 135 contrats représentés par 60 fournisseurs et pour une volumétrie de plus de 2.500 commandes par an.
« Nous sommes désormais capables de traiter des commandes sur Marché-Cadre de nos fournisseurs en une seule journée et de valider 100 % d’entre eux », déclare Thierry Belloeil. « Adobe Sign nous offre également une visibilité quant à l’état de la commande, à savoir si elle a été reçue, ouverte ou signée par le titulaire, ce qui réduit nos efforts de traçabilité et signifie moins d’allers-retours lorsqu’il s’agit de valider des commandes. »
Les procédures clés dans la gestion des documents sont à présent également automatisées et permettent d’accélérer les délais d’approbation des documents. EDF - DIPDE dispose du contrôle total sur l’état d’avancement des commandes et évite ainsi de nombreux échanges, allers-retours et erreurs lors du process de signature.
En raison de la nature de ses activités liées à l’énergie nucléaire, EDF – DIPDE gère des documents sensibles et la sécurité de l’information est une réelle priorité. En plus de gagner en agilité, EDF - DIPDE utilise Adobe Document Cloud pour améliorer la sécurité tout au long de son processus achat. En utilisant Adobe Acrobat et Adobe Sign, EDF - DIPDE agit en conformité avec les normes de sécurité ISO 25000 et s’assure que les informations sensibles du processus achat sont uniquement partagées avec les personnes autorisées à les recevoir.
« La visibilité accrue fournie par Adobe Document Cloud nous offre une meilleure supervision et un meilleur contrôle des documents complexes », affirme Thierry Belloeil. « Certains documents que nous utilisons dans notre travail peuvent être volumineux en nombre de pages. Nous sommes désormais capables de surveiller de près la progression des flux de travail et de conserver les informations en lieu sûr. »
« Nous avons été capables d’obtenir des résultats conséquents avec Adobe Document Cloud, de réaliser à la fois des gains en matière de temps, d’argent et de ressources tout en gagnant en efficacité »
Thierry Belloeil
Coordinateur Politique Achats, Service Performance Contractuelle, EDF – DIPDE Marseille
Une réduction des coûts importante
En mettant à profit Adobe Document Cloud et la gestion des documents par voie électronique, la Division de l’Ingénierie du parc nucléaire, de la Déconstruction et de l’Environnement d’EDF travaille de façon plus efficace et plus productive tout en réduisant son impact sur l’environnement. L’entreprise dépense moins en papiers, enveloppes, copies de documents, envois postaux, ainsi qu’en coûts associés de mopieurs dans le cadre de ses activités.
« En termes de papier, de timbres, d’enveloppes et de ressources humaines, nous estimons avoir économisé depuis la mise en exploitation du Projet, plus de 64 000 euros et 30 000 pages, ce qui représente 16 euros économisés par commande », déclare Thierry Belloeil.
« Adobe Document Cloud nous aide à réduire notre impact sur l’environnement et nous permet de réaliser d’importantes économies en étant passé au « 0 papier ».
« Il n’y a qu’à imaginer ces mêmes économies au niveau du Groupe EDF ! »
Les économies en matière de coûts, de temps, et la réduction de l’impact environnemental réalisées avec brio par le service Performance Contractuelle de la DIPDE ont suscité l’intérêt de plusieurs autres entités au sein d’EDF. Des réflexions au niveau du Groupe EDF sont menées sur une approche similaire à celle mise en place, afin d’en multiplier les bénéfices.
Thierry Belloeil indique : « Mon équipe joue un rôle de pilote pour Adobe Sign au sein de notre entreprise. Des collègues issus d’autres services d’EDF s’intéressent à notre projet et nous sommes convaincus qu’Adobe Sign pourrait être implanté dans toute l’entreprise. »
« Nous avons été capables d’obtenir des résultats conséquents avec Adobe Document Cloud, de réaliser à la fois des gains en matière de temps, d’argent et de ressources tout en gagnant en efficacité », affirme Thierry Belloeil. « Alors que nous continuons à travailler pour fournir des solutions énergétiques plus vertes, plus intelligentes et plus efficaces, nous devons faire découvrir ce projet à nos clients et au grand public. »
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