Le monde et ses entreprises ont ressenti les effets des mutations rapides avec la survenue de la pandémie de COVID-19. Thermo Fisher Scientific, leader mondial au service de la science, a ainsi radicalement transformé ses lieux de travail, les modalités de gestion de ses activités et les méthodes employées pour ne pas interrompre ses flux de création de contenu et de validation juridique à une période si cruciale pour l’entreprise et sa clientèle.

Accélérer la cadence durant une pandémie

Tandis que nombre d’activités économiques se sont dégradées durant la pandémie, le secteur médical a dû monter en capacité, et vite, pour répondre à la demande urgente d’innovation et d’information dans le domaine de la santé. Fabricant de renom d’équipements en sciences de la vie, fournissant aux spécialistes tout le matériel indispensable, depuis le diagnostic, les équipements de protection individuelle et l’instrumentation jusqu’à la fabrication de vaccins et de thérapies, Thermo Fisher Scientific n’avait pas un moment à perdre. D’autant que cet acteur entendait continuer à œuvrer pour faire garder à la science une longueur d’avance.

Puisque la réorganisation en télétravail s’est essentiellement opérée du jour au lendemain, Amy Zakrzewski, Marketing Operations Manager, et son équipe se devaient de trouver les moyens d’améliorer l’efficacité de la production tout en maintenant le lien entre chacun et chacune et en centralisant les projets. Il leur fallait également développer et accélérer la diffusion de contenu digital orienté client sur le marché mondial. Or, l’adoption récente d’homologations juridiques ralentissant le processus, l’équipe Thermo Fisher Scientific a dû faire en sorte que la multiplication des exigences de conformité ne rallonge pas sensiblement le temps nécessaire au déploiement du contenu.

Amy Zakrzewski et son équipe étaient prêts à relever le défi. Ils ont vu dans les incertitudes de la pandémie des perspectives de croissance et ont fait appel à Adobe Workfront pour gérer les tâches et répondre aux demandes croissantes de contenu.

Accepter le changement sans sourciller et trouver des méthodes de travail plus efficaces

Alors que nombre d’entreprises se sont empressées de mettre en place de nouveaux systèmes et workflows pour composer avec le télétravail, Thermo Fisher Scientific a centralisé et rationalisé les tâches dans Adobe Workfront. Système de gestion du travail associant agilité et personnalisation, Workfront a permis de s’adapter rapidement au télétravail et à l’évolution des priorités. Grâce aux fonctionnalités en ligne de relecture, de planification des capacités, d’automatisation des workflows et de création de rapports, Thermo Fisher Scientific est parvenu à l’excellence opérationnelle.

L’équipe a ajusté ses workflows et satisfait aux besoins, nouveaux et existants, exacerbés par le brutal assaut de la pandémie. Les spécialistes de la création de contenu et les responsables marketing étaient en mesure de collaborer facilement sur des projets créatifs, de les réviser et de les valider grâce aux intégrations d’Adobe Workfront, accélérant ainsi la création et la diffusion de contenu.

En marge de l’accélération de la création de contenu destinée à satisfaire les exigences du marché, Thermo Fisher Scientific a simplifié le processus de mise en conformité et juridique, clarifié les rôles de chaque membre et automatisé les tâches à chaque fois que possible. L’entreprise a également ajouté tout un processus d’évaluation juridique qui n’a rallongé ses workflows que de deux jours seulement.

Pour faciliter et accélérer ces validations juridiques, Amy Zakrzewski et son équipe ont créé des tableaux de bord à l’intention des parties prenantes pour y stocker la totalité des informations et documents pertinents. Ces tableaux de bord ménagent aux personnes autorisées une visibilité sur les projets et livrent à chacune les précisions dont elles ont besoin pour mener leur mission à bien.

« Nous pouvons maintenant fournir directement les informations pertinentes à l’équipe juridique et lui indiquer où trouver rapidement les éléments supplémentaires dont elle a besoin, indique Amy Zakrzewski. Avec le tableau de bord, elle dispose d’un endroit centralisé où finaliser ses analyses en un clin d’œil. »

La collecte et le regroupement des commentaires de relecture dans un rapport ont également aidé Thermo Fisher Scientific à tenir ses partenaires et fournisseurs informés de ces nouvelles démarches juridiques afin de réduire encore les délais de validation. Puisqu’il était désormais possible d’automatiser les tâches manuelles, de simplifier les formulaires de requête et les validations juridiques, et de mener à bien des études de conformité, le travail était effectué dans des délais record. Le temps effectivement passé sur les études juridiques a pu être réduit de 24 % par rapport à la durée prévue, affichant ainsi un résultat de près de 50 % plus rapide que la moyenne de l’entreprise. Ce qui a ensuite conduit à une réduction de 20 % de la durée globale des projets. Thermo Fisher Scientific a pu ainsi poursuivre sa mission : permettre à sa clientèle de façonner un monde plus propre, plus sain et plus sûr, même… ou plutôt tout particulièrement… durant une pandémie.

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