Embora o processo de implementar uma Gemba Walk possa variar de empresa para empresa e de líder para líder, as etapas a seguir oferecem um guia geral do processo do início ao fim.
1. Elaborar um plano.
Chegar com uma ideia clara do que observar e identificar torna a visita muito mais produtiva.
Comece escolhendo um tema ou ponto focal para a visita, por exemplo, gestão de tempo, fluxo de trabalho e ineficiências no cronograma do projeto. Defina o foco e considere criar uma lista mais detalhada e específica do que deseja observar.
Lembre-se de que essa lista serve apenas como guia, pois o objetivo da Gemba Walk é enxergar o que não seria visível da sua mesa. Por isso, esteja preparado para ser flexível.
Também vale preparar uma lista de perguntas para os membros da equipe durante a caminhada. Por exemplo, peça a eles que detalhem suas funções e responsabilidades ou que compartilhem o que consideram ser o maior desafio no trabalho.
2. Prepare sua equipe.
Se você planeja realizar a caminhada (observando e fazendo perguntas de forma virtual ou presencial), é importante informar os colaboradores com antecedência. O objetivo não é gerar preocupação ou desconfiança, nem deixá-los inseguros quanto à estabilidade no emprego.
Informe a todos quando a caminhada acontecerá e explique seus propósitos e objetivos. Concentre-se no que o Gemba Walk espera alcançar para eles, e deixe claro que a ideia é melhorar o fluxo de trabalho e os processos a longo prazo.
Isso também deixa os colaboradores mais à vontade para compartilhar suas opiniões e ideias, o que melhora o relacionamento e a precisão do feedback.
3. Foque no processo, não nas pessoas.
O objetivo da caminhada não é avaliar os colaboradores, pois isso pode ser contraproducente. Focar nas pessoas e em suas “falhas” pode parecer insensível e ser interpretado como um ataque pessoal.
Em vez disso, concentre-se em processos específicos para aliviar a pressão e estimular ideias e a colaboração. Da mesma forma, ao fazer perguntas, deixe claro que não existem respostas certas ou erradas.
Os colaboradores podem passar a temer o Gemba Walk se perceberem que estão sendo criticados durante o processo. Isso gera desconfiança e não oferece uma visão real de como a empresa funciona. Por isso, reforce que o objetivo não é realizar avaliações, mas sim compreender o valor de determinados processos e identificar formas de otimizá-los.
4. Siga a cadeia de valor.
A cadeia de valor, ou fluxo de valor, representa o movimento de valor ao longo da empresa. Qual produto você oferece? Identifique o valor que sua empresa entrega e reflita sobre como a organização o desenvolve e disponibiliza.
Para isso, identifique onde o “fluxo de valor” tem início. Pode ser no começo de uma linha de produção ou quando um novo trabalho chega. O verdadeiro ponto de partida está com a pessoa que recebe a demanda e dá os primeiros passos no processo.
Durante a caminhada, percorra a empresa acompanhando o fluxo de valor gerado. Em essência, comece pelo início.
Ao acompanhar o processo passo a passo, você pode identificar ineficiências no fluxo, especialmente quando as tarefas passam de uma equipe para outra. É possível encontrar gargalos quando as cargas de trabalho se acumulam e as tarefas não estão bem distribuídas.
5. Pergunte quem, o quê, quando, onde e por quê.
Se você preparou perguntas durante a fase de planejamento, chegou a hora de fazê-las. Ao conduzir o Gemba Walk ou seguir a cadeia de valor, utilize o método dos cinco porquês e os “cinco Ws”: quem, o quê, quando, onde e por quê.
Por exemplo, você pode perguntar:
- Quem são os membros da equipe envolvidos em determinada etapa do processo?
- O que esses membros da equipe fazem? Quais são as etapas do processo e como são executadas?
- Onde o trabalho acontece? O ambiente está estruturado para aumentar a eficiência, ou é desorganizado, confuso ou inadequado?
- Quando cada etapa do processo é realizada? As etapas seguem uma ordem definida? Essa estrutura é a mais eficiente possível?
- Por que o trabalho realizado é importante? De que forma ele agrega valor ou melhora o fluxo de valor? Existem atividades que não contribuem com nenhum resultado concreto?
6. Faça anotações detalhadas
Ao observar tudo em tempo real, não confie apenas na memória para registrar cada detalhe. Faça as anotações durante a Gemba Walk, e não depois, para capturar o máximo de informações possível.
- Por melhor que seja a memória, fazer anotações detalhadas, mesmo que de forma rápida ou abreviada, garante um conjunto de informações muito mais completo e confiável.
- Anotar também ajuda a manter o foco nas observações específicas. A vontade de dar sugestões na hora pode surgir, mas nem sempre é a melhor abordagem. O ideal é refletir sobre o que foi observado antes de elaborar um plano de melhoria.
Isso também dá mais tempo para formular sugestões com cuidado e reflexão, em vez de oferecer um feedback reativo.
7. Não dê feedback durante a caminhada
Da mesma forma, durante uma Gemba Walk, o objetivo é observar e aprender. Fazer perguntas para esclarecer dúvidas é válido, mas evite dar feedback ou tentar resolver qualquer coisa ainda durante a caminhada.
Nesse momento, pode ser que você ainda não tenha todos os detalhes necessários. Encare a experiência como uma missão de coleta de informações. Após a Gemba Walk, discuta possíveis soluções com a equipe de gestão e os colaboradores com base no que observou.
As Gemba Walks não servem para corrigir colaboradores, mas para entender o que pode ser melhorado em prol de uma eficiência duradoura. Se não forem conduzidas da forma correta, podem afetar o engajamento e a motivação da equipe.
Tenha um observador imparcial ao seu lado para obter insights adicionais. Pode ser um gestor ou líder de outro departamento, um fornecedor ou outra pessoa em posição semelhante na empresa.
Para que o observador seja verdadeiramente imparcial, ele não deve ter interesse direto no resultado da Gemba Walk. Assim, consegue se concentrar no que realmente vê, e não no que espera ou teme encontrar.
Um observador imparcial também pode fazer perguntas mais valiosas, que talvez não tivessem surgido para você, justamente por ter menos familiaridade com a equipe e os processos.
Depois de concluir a caminhada, revise as anotações e elabore uma lista inicial de possíveis mudanças, melhorias e sugestões. Quando tudo estiver pronto, reúna a equipe para compartilhar as descobertas.
Você pode fazer isso em uma reunião com os líderes de equipe ou enviando um email ou comunicado. Se usar um software de gestão de equipes ou um software de gerenciamento de projetos, pode até compartilhar os resultados e sugestões da Gemba Walk em uma plataforma acessível a toda a empresa.
Como o Gemba Walk é um processo colaborativo, o ideal é compartilhar os resultados com a equipe e pedir sugestões adicionais. Isso não apenas ajuda a criar um fluxo de trabalho mais eficiente, mas também demonstra aos colaboradores que o feedback deles é levado a sério.
Ao solicitar mudanças, explique o raciocínio por trás das decisões e a visão de longo prazo que as orienta. As pessoas costumam lidar muito melhor com alterações nos processos quando entendem e acreditam na lógica que as fundamenta. Afinal, como essas mudanças vão beneficiar os próprios colaboradores?
10. Realizar uma caminhada de acompanhamento.
Pensando na melhoria contínua, o ideal é realizar Gemba Walks regulares depois de dar um tempo para que as sugestões sejam colocadas em prática.
Na próxima caminhada, você consegue observar diretamente o impacto das mudanças e identificar se novos problemas surgiram. Também é possível consultar os colaboradores sobre suas percepções e se notaram ganhos de eficiência.
