Para Maxine Pierce, profissional de Marketing e Desenvolvimento de Negócios responsável pelas respostas a licitações na BDP, uma empresa global de arquitetura, engenharia e design, preparar uma única proposta pode exigir dias de trabalho: buscar estudos de caso de projetos anteriores, verificar credenciais de colaboradores, localizar certificações de conformidade e cruzar referências na linguagem dos contratos.

Ao longo dos anos, a BDP construiu um vasto acervo de conhecimento em seus projetos, registrado em uma ampla variedade de documentos. À medida que esse conhecimento cresceu, surgiu também o desafio de encontrar rapidamente as informações certas no momento mais importante, especialmente na preparação de propostas competitivas. Com as soluções Adobe Acrobat, a BDP agora torna décadas de conhecimento institucional, registrado em seus documentos, mais acessível para que os colaboradores possam utilizá-lo no trabalho.

Com o Knowledge Base, novo recurso do Adobe Acrobat Studio, as equipes da BDP transformam grandes coleções de documentos selecionados em conhecimento acessível, encontrando respostas confiáveis em segundos com citações que apontam diretamente para a fonte, de uma frase ou imagem a uma célula específica da tabela. O PDF Spaces, por sua vez, oferece um espaço de trabalho compartilhado onde as equipes podem redigir, revisar e aprimorar respostas a licitações, ajudando a garantir que as propostas atendam a todos os requisitos do Convite à Licitação (ITT) do cliente potencial.

De dados ocultos em documentos a conhecimento confiável.

Antes de trabalhar com a Adobe, a BDP criou uma biblioteca baseada em intranet para centralizar o conhecimento organizacional. Sem recursos inteligentes de descoberta, porém, os colaboradores ainda precisavam buscar manualmente em pastas e arquivos para encontrar o que precisavam.

Com o Knowledge Base, a empresa passou a contar com uma fonte confiável de conhecimento corporativo. Em vez de pesquisar, recuperar e combinar dados manualmente para extrair informações de documentos históricos, a solução se conecta aos repositórios de documentos da BDP e apresenta conteúdos de licitação relevantes, estudos de caso e credenciais sob demanda, em segundos, com cada resposta citando a frase específica no documento de origem, e não apenas o nome do arquivo ou o número da página.

Ao integrar o Knowledge Base e o Assistente de IA do Acrobat no PDF Spaces, os membros da equipe podem resumir documentos de licitação, identificar lacunas em rascunhos de respostas e fortalecer as propostas finais com revisão assistida por IA, tudo em um espaço de trabalho integrado. Os colaboradores podem fazer perguntas em linguagem natural, especificando o formato, a contagem de palavras e o foco setorial necessários, o que proporciona mais flexibilidade e criatividade na elaboração dos documentos finais de licitação.

Após a conclusão, os membros da equipe usam a plataforma para verificar automaticamente as respostas da BDP em relação ao Convite à Licitação (ITT) do cliente potencial, ajudando a preencher lacunas nas respostas, identificar estudos de caso relevantes que possam ter sido ignorados e garantir que todos os requisitos da licitação tenham sido tratados de forma abrangente.

“Trabalhar com o Knowledge Base nos abriu os olhos para os pontos cegos no processo de licitação”, diz Pierce. “Todo o conhecimento da organização está a apenas uma pergunta de distância, o que significa que podemos demonstrar toda a abrangência das capacidades da BDP enquanto atendemos às necessidades de cada cliente potencial de forma mais completa.”

De insights de IA a fluxos de trabalho integrados.

Um dos benefícios mais imediatos para a BDP foi a rapidez com que as equipes começaram a usar as soluções da plataforma Acrobat, sem necessidade de uma longa implementação ou projeto de TI. Membros júnior da equipe elaboram os rascunhos iniciais de respostas às licitações no PDF Spaces, que são revisados e aprimorados por profissionais mais experientes, tudo na mesma plataforma. Essa abordagem colaborativa promove transparência e confiança, elevando tanto a qualidade das propostas quanto o desenvolvimento da equipe.

Quando uma proposta está pronta, as equipes a carregam de volta no PDF Spaces e solicitam ao Assistente de IA do Acrobat uma revisão final. Muitas vezes, isso revela o que uma revisão manual poderia deixar passar, como um requisito da licitação que foi negligenciado ou uma credencial importante de projeto que ficou de fora.

As integrações do Adobe Acrobat com o Microsoft SharePoint e o Microsoft Teams permitiram que a BDP criasse bases de conhecimento específicas por projeto para colaboradores de todas as áreas. A integração com o SharePoint facilita que as equipes encontrem informações atualizadas para embasar suas decisões, enquanto a integração com o Teams permite consultar a base de conhecimento diretamente, sem precisar alternar entre aplicativos.

Com informações confiáveis e referenciadas ao alcance das mãos, as equipes da BDP passam menos tempo nos arquivos e mais tempo fazendo o que realmente as atraiu para a arquitetura e o design: resolver problemas complexos para os clientes.

Construção de confiança nos fluxos de trabalho com IA.

Os processos de licitação foram apenas o começo para a BDP. À medida que as equipes perceberam como a IA poderia ajudá-las a trabalhar melhor com o conhecimento coletivo da empresa, a adoção começou a ir além da gestão de propostas. Hoje, equipes de RH à engenharia estão adotando o suporte de IA nos próprios fluxos de trabalho com documentos.

Essa transformação é ainda mais notável quando se considera que a liderança da BDP desconfiava dos agentes de IA diante de questões como segurança, governança e rastreabilidade.

Em uma licitação, por exemplo, não basta que a IA forneça uma resposta precisa; essa resposta também precisa refletir a experiência da própria empresa. Cada afirmação feita pela BDP deve estar fundamentada no seu histórico de projetos, um requisito que descarta ferramentas de IA genéricas sem citação e atribuição de fontes em nível corporativo. Da mesma forma, a empresa precisa ter certeza de que as informações criadas e compartilhadas diariamente pelas equipes são confiáveis e bem governadas.

“Construímos uma reputação por ampliar limites sem perder de vista nosso propósito: projetar com as pessoas em mente e causar um impacto positivo. Usar IA sem diretrizes entraria em conflito com essa missão”, explica Alistair Kell, COO da BDP.

Trabalhar com as soluções confiáveis da Adobe ajudou a BDP a alcançar essa combinação de resultados comprovados e tranquilidade quanto à precisão e à governança. Essa confiança transformou a percepção da IA em toda a empresa, a ponto de as equipes colaborarem diretamente com a Adobe para moldar o roteiro da plataforma Acrobat, incluindo funcionalidades viabilizadas por IA desenvolvidas para empresas focadas em design.

A trajetória da BDP com a plataforma Acrobat validou o que sua liderança outrora questionava: que a IA pode aprimorar o modo de trabalho de uma empresa de design sem comprometer os padrões de precisão, atribuição e integridade criativa que a sustentam. O que começou como um experimento no processo de licitação tornou-se um modelo de como as equipes da BDP em toda a empresa acessam, compreendem e agem com base no conhecimento acumulado pela organização ao longo de seis décadas.

“As melhores soluções de IA são como os brinquedos Fisher-Price”, diz Kell. “Não no sentido de que são rudimentares, mas sim porque são simples, robustas e confiáveis. Nossa relação com a Adobe é sólida graças à confiança que construímos ao longo de meses de testes, discussões e refinamentos sobre o uso de IA nos nossos fluxos de trabalho integrados de documentos.”

https://business.adobe.com/fragments/resources/cards/thank-you-collections/acrobat