No fim das contas, quem determina o sucesso de uma empresa são os funcionários. Na CHG Healthcare, colocar as pessoas em primeiro lugar é um valor fundamental da organização, que está empenhada em fazer a diferença na vida dos funcionários, dos clientes e das comunidades. O compromisso da CHG em continuar aumentando a produtividade dos funcionários fez a organização repensar seus principais processos de marketing, incluindo os sistemas e as responsabilidades tradicionais de gestão de projetos, e implementar o Adobe Workfront para melhorar a visibilidade, a transparência, a colaboração e a qualidade do trabalho.

“Nossa cultura é muito focada nas pessoas”, diz Amy Pett, diretora de gerenciamento de projetos de marketing na CHG Healthcare. “Costumávamos avaliar o sucesso de acordo com a maneira como as pessoas se sentiam em relação ao próprio trabalho, o que ainda é muito importante, mas o Workfront forneceu os dados para embasar isso.”

Fundada em 1979, a CHG Healthcare é líder na disponibilização de profissionais do setor de saúde e é a maior fornecedora de serviços de alocação de pessoal nos Estados Unidos. Por meio de suas marcas de confiança (CompHealth, Weatherby Healthcare, RNnetwork, Foundation Medical Staffing e Global Medical Staffing), a empresa aloca médicos, profissionais de saúde e enfermeiros temporários e fixos a centros de serviços de saúde nos Estados Unidos.

O desafio

Na cultura focada nas pessoas da CHG, o sucesso dos projetos de marketing costumava ser determinado pela maneira como os funcionários se sentiam, pois os coordenadores de projetos tinham só uma ferramenta de gerenciamento de tarefas para registrar solicitações de trabalho de equipes internas de comunicação e de marca. Todo o planejamento de produto era registrado no Microsoft Excel; e o de desenvolvimento, no Jira. Assim, as equipes de marketing e de desenvolvimento web planejavam projetos e monitoravam o trabalho em andamento de maneira separada e isolada.

Há três anos, depois de estabelecer formalmente padrões e uma equipe de gestão de projetos, a CHG nomeou uma pessoa como líder de projetos, que começou a pesquisar soluções para substituir o sistema atual por um capaz de melhorar os processos do fluxo de trabalho de criação, fornecer visibilidade em relação à capacidade de recursos e permitir o planejamento da capacidade. Além disso, a empresa esperava usar a mesma solução de gestão de trabalho para projetos criativos e iniciativas de desenvolvimento web.

“Logo percebi que precisávamos fazer mais do que apenas substituir um sistema de criação. Precisávamos conectar melhor o trabalho de diferentes equipes ao mesmo tempo que planejávamos projetos futuros”, relembra Pett.

A solução Adobe Workfront

Hoje, o Workfront é o sistema de registro operacional de marketing da CHG. A plataforma digital é usada para registrar, monitorar e gerenciar solicitações de trabalho, adicionando dados qualitativos a informações intangíveis fornecidas regularmente. Cerca de 100 funcionários de marketing da CHG, em agências de criação e equipes desenvolvimento web, comunicação corporativa e relações públicas internas, agora usam a solução de gestão de trabalho para atender as solicitações da equipe corporativa e das seis marcas da família CHG que alcançam públicos que precisam de um fornecedor de serviços de saúde. Embora a empresa tenha disponibilizado inicialmente o Workfront somente para solicitantes e membros da equipe de criação, ela percebeu o valor de adicionar os processos da equipe de desenvolvimento web à solução para melhorar a comunicação, a documentação, a conexão e o relato do status de todo o trabalho de marketing.

Trabalho e planejamento de capacidade centralizados

A CHG usa o Workfront para automatizar e agilizar o ciclo de vida completo do trabalho, ajudando a priorizar as pessoas na linha de frente. A plataforma de gestão de trabalho corporativo centraliza e padroniza solicitações, conecta fluxos de trabalho digitais, melhora a colaboração e permite que equipes se concentrem nas tarefas certas.

Por exemplo, a CHG automatizou alguns formulários de solicitações de criação no Workfront. Agora, com base nas respostas às perguntas, o sistema aplica o modelo certo e atribui o trabalho para os funcionários adequados. Desde que implementou as filas de solicitações no Workfront, a CHG reduziu significativamente o número de favores por fora que os profissionais de marketing faziam para colegas, com quem falavam pessoalmente ou conversavam por email de maneira privada.

“O Workfront nos ajudou a priorizar as pessoas que estão na linha de frente fazendo o trabalho”, diz Pett.

Além de melhorar os processos, a CHG está usando os dados do Workfront para conseguir insights sobre as tendências de carga de trabalho para que os gerentes de projeto consigam administrar a capacidade com eficiência. Para corroborar sua cultura focada nas pessoas, a CHG agora utiliza dados de maneira confiável e em tempo real para ajudar a descobrir problemas de engajamento e que atrapalham o sucesso. Para isso, a organização reconhece mais rapidamente os desequilíbrios na capacidade de carga de trabalho.

De acordo com Pett, “Uma gerente de projetos era tão eficiente que nunca saberíamos que ela estava sobrecarregada se não fosse pelo Workfront. O ritmo dela era insustentável, e ela ia acabar tendo um burnout. No entanto, como conseguimos redistribuir parte de sua carga de trabalho a tempo, ela está mais feliz. Agora, ela também contribui de outras maneiras significativas porque consegue agregar valor. Ela também aprecia o fato de a empresa tomar medidas em relação à sua necessidade de ter um equilíbrio melhor.”

Em muitos casos, o Workfront permite que a CHG tenha mais conhecimento da quantidade de trabalho que os gerentes de projeto atribuem de uma vez. Agora, as tarefas de marketing são distribuídas em incrementos mais viáveis, por exemplo, três tarefas que devem ser concluídas até o fim da semana e quatro para a semana seguinte, em vez de atribuir 15 tarefas de uma vez, com prazo para o fim do mês. “O Workfront nos ajuda a agrupar o trabalho com mais eficiência ao passo que usamos dados para justificar o crescimento das equipes e das oportunidades”, diz Pett.

Gestão de projetos com as metodologias Ágil e Cascata

Os recursos de gestão de projetos Ágil no Workfront também permitem que os gerentes de projeto da CHG equilibrem melhor as cargas de trabalho, ajudam os funcionários a se adaptarem às mudanças de prioridade e melhoram a colaboração das equipes. Os gerentes de projeto da CHG que trabalham em várias marcas preparam projetos para cada uma delas. Esses projetos são incluídos na lista de pendências da equipe de marketing. O setor de desenvolvimento Web tem uma equipe sólida que segue o modelo Scrum, realizando iterações quinzenais no Workfront. Os detalhes são inseridos em vários formulários personalizados do Workfront. Os gerentes de projeto planejam conforme necessário e revisam a lista de pendências usando o painel Scrum para gerenciar as tarefas diárias e monitorar as horas para organizar a capacidade.

“Gerenciamos todas as etapas do Scrum (planejamento de iterações, reuniões diárias curtas, priorização ou organização da lista de pendências, criação de storyboards, revisão da iteração e retrospectivas) por meio do Workfront”, afirma Pett.

Para os gerentes de projeto da CHG, muitos dos recursos do Workfront simplificam a gestão de projetos Ágil. Por exemplo, as visualizações disponíveis para a equipe Ágil permitem que os gerentes de projeto criem e organizem as equipes Ágeis, vejam e gerenciem as listas de pendências da equipe, planejem iterações atuais e futuras e revisem iterações anteriores. As listas de pendências da equipe são usadas para reunir todas as solicitações e as tarefas planejadas em um só lugar, proporcionando visibilidade total das cargas de trabalho e permitindo que os gerentes de produto administrem e mudem as prioridades do desenvolvimento web conforme necessário.

Além disso, o planejamento de iterações no Workfront permite que os gerentes de produto da CHG preparem e gerenciem cada iteração, incluindo atribuir tarefas a iterações, definir a capacidade e o foco da equipe, estabelecer o cronograma da iteração e designar cores às tarefas. Os gráficos de burndown exibem e medem o progresso da iteração de uma equipe em tempo real e fornecem estimativas de datas de conclusão com base no ritmo. Os storyboards interativos mostram o trabalho avançando de status: de “em planejamento” para “em andamento”, depois para “aguardando aprovação” e para “concluído”. Também é exibido o número de tarefas e de horas concluídas conforme as tarefas progridem.

Além da equipe de desenvolvimento web, as equipes de comunicações corporativas e de relações públicas (PR) da CHG usam o Workfront para gerenciar calendários editoriais e requisitos de publicação de campanhas para redes sociais, blogs, emails e muito mais. Todos os testes A/B de emails para consumidores também são monitorados em painéis personalizados no Workfront.

A mesma solução de gestão de trabalho é ideal para projetos de desenvolvimento usando a metodologia Ágil e para trabalho de criação gerenciado com uma metodologia Cascata mais tradicional. Com o suporte eficaz aos dois modelos, a CHG consegue usar um painel combinado no Workfront para projetos maiores, como atualizações da marca.

Relatórios e painéis em tempo real

No Workfront, gerentes de projeto e profissionais de marketing agora conseguem conferir e monitorar o trabalho existente, o que foi planejado e o que foi concluído recentemente. O acesso mais rápido a prazos e detalhes importantes do projeto ajuda a empresa dinâmica de alocação de pessoal de serviços de saúde a manter o foco. Antes, um relatório consistia em uma lista de trabalhos em andamento. Agora, a CHG consegue mais detalhes, incluindo classificação de tarefas pendentes e preservação de trabalhos.

De acordo com Pett, “Gerentes e solicitantes têm a liberdade de entrar no Workfront, ver uma solicitação de projeto, fazer uma atualização, perguntar algo e atualizar ou consultar o status da tarefa. Antes, precisariam caçar alguém para descobrir o que estava acontecendo.”

Vantagens

Atualmente, uma equipe composta por seis coordenadores e gerentes de projeto da CHG gerencia aproximadamente 200 projetos por ano no Workfront. Conforme as marcas crescem, a expectativa é que o trabalho também aumente. Para os gerentes de projeto da CHG, os avanços de carreira são uma vantagem surpreendente da implementação do Workfront. Um deles foi reconhecido como líder inspirador e MVP do departamento. Três receberam promoções, com o Workfront sendo citado toda vez como o valor que ajudaram a agregar ao departamento de marketing, o que conectou e capacitou os funcionários da CHG, corroborando o lema da empresa de colocar as pessoas em primeiro lugar. No departamento de marketing, a CHG conseguiu as seguintes vantagens desde que implementou o Workfront:

• Aumento da visibilidade e da transparência
  Antigamente, a equipe de marketing da CHG não sabia qual trabalho chegaria nas próximas três semanas. Agora, ela tem uma previsão dos próximos três meses, então os gerentes de projeto podem ver e se preparar para todo o trabalho que as equipes de marca estão prevendo. “A visibilidade e a transparência entre diferentes departamentos realmente fizeram a diferença. Agora temos clareza conforme avançamos em todos os canais”, diz Pett.
• Introdução do planejamento de capacidade
  Toda sexta-feira de manhã, os gerentes de projeto participam de uma reunião de capacidade para revisar as atribuições da semana anterior e antecipar as da próxima semana. A equipe verifica os relatórios do Workfront e aborda os problemas ou os obstáculos para concluir as tarefas. Com insights sobre o trabalho atual e futuro e as tendências, os gerentes de projeto atribuem trabalho de maneira mais inteligente e equilibrada. Além disso, os dados sobre a capacidade são levados em consideração nas decisões de contratação, ajudando a justificar o crescimento da equipe e das novas oportunidades.
• Melhorias na definição e na qualidade do trabalho
  Ao prever as horas (em vez do número de tarefas) no Workfront, os gerentes de projeto têm uma ideia melhor das necessidades de cada projeto e de como planejar um cronograma de trabalho adequado. As equipes de criação e de desenvolvimento web conseguem determinar o que pode ser concluído rapidamente e o que exigirá mais foco, tendo a certeza de que todo mundo terá a quantidade certa de tempo para concluir as tarefas mais orientadas a conteúdo. Conforme as equipes evoluem, o ritmo de trabalho aumenta. Antigamente, os funcionários ficavam sabendo das solicitações de trabalho conforme elas chegavam. Hoje, os gerentes planejam e preveem os projetos, então os membros da equipe sabem quais tarefas chegarão e que recursos foram alocados para dar conta delas. “O foco e a qualidade do trabalho estão melhores, o que atrai clientes potenciais melhores”, afirma Pett.
• Aumento da colaboração e da eficiência
  O Workfront conectou os fluxos de trabalho da CHG, permitindo que todo mundo entenda as prioridades das equipes de criação e de desenvolvimento web. Como resultado, o departamento está mais focado e eficiente. Um trabalho mais eficiente está sendo realizado com mais rapidez, e a colaboração entre as equipes melhorou por causa da visibilidade proporcionada pelo Workfront. Quando a equipe de desenvolvimento web migrou para o Workfront, a CHG conseguiu aperfeiçoar os modelos Ágil e Scrum, então agora ela trabalha como uma máquina.
• Maior engajamento dos funcionários
  Segundo Pett, uma das principais vantagens proporcionadas pelo Workfront é o fato de os funcionários estarem mais engajados e felizes porque têm acesso a dados precisos em tempo real. Eles também têm a confiança de que os gerentes de projeto reatribuirão as tarefas para equilibrar melhor o trabalho deles.

“Com a evolução da função da gestão de projetos na CHG, ter um sistema operacional de registro permitiu que deixássemos de seguir ordens para assumir um papel estratégico como parceiro de planejamento. Para gerentes de projeto de longa data como eu, o Workfront é uma mudança enorme e empolgante”, conclui Pett.

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