Há mais de 80 anos, a Seiko Epson Corporation (Epson) vem liderando o caminho da inovação. A empresa teve início como uma modesta fabricante de peças de precisão para relógios, mas evoluiu para se tornar uma das líderes globais nos setores de robótica, projetores, semicondutores e sensores. Embora atue em diversas áreas, a Epson é amplamente reconhecida por consumidores e profissionais de escritório como uma marca confiável de impressoras e copiadoras, especialmente nos segmentos de impressão comercial e industrial. A EP-101, por exemplo, foi a primeira mini-impressora do mundo, e hoje os dispositivos da Epson estão presentes em lares e escritórios no mundo inteiro.

Mais recentemente, a empresa passou a oferecer suporte também a trabalhadores em escritórios satélites. Esses profissionais podem utilizar espaços temporários para teleconferências, acesso à Internet ou reuniões rápidas, alugando o ambiente por minutos ou horas.

Muitos desses escritórios compartilhados já contam com impressoras Epson integradas ao Epson Print Admin, proporcionando uma impressão mais segura durante o deslocamento para reuniões. Além disso, com o uso da API PDF Services da Adobe, presente no Adobe Acrobat Services, a Epson possibilita que funcionários imprimam arquivos do Microsoft Office com rapidez, precisão e facilidade.

Segundo Tatsuya Mine, representante técnico da Epson: “Com a crescente adoção do trabalho remoto e a disseminação de escritórios distribuídos, é essencial que os profissionais tenham acesso a ambientes de trabalho seguros e eficientes, onde quer que estejam. A API PDF Services da Adobe nos permitiu melhorar nossos serviços de impressão, garantindo que escritórios satélites compartilhados ofereçam a mesma segurança e funcionalidade de um escritório corporativo tradicional”.

Impressão mais segura e fácil

O Epson Print Admin oferece uma abordagem inovadora e altamente segura para impressão no ambiente corporativo. Apenas usuários previamente autorizados podem fazer impressões, cópias ou digitalizações de documentos, e os trabalhos de impressão permanecem na fila até que o usuário se autentique diretamente na impressora. Essa autenticação pode ser feita por meio de nome de usuário e senha ou pela aproximação de um cartão de identificação no leitor correspondente. No entanto, os escritórios satélites buscavam uma solução ainda mais universal, que eliminasse a necessidade de memorizar senhas ou portar cartões de acesso.

Para atender a essa demanda, a Epson integrou ao Epson Print Admin uma tecnologia de reconhecimento facial, desenvolvida pela Panasonic System Solutions Japan, e implementada em alguns escritórios satélites no Japão. Agora os usuários autorizados podem simplesmente posicionar-se diante de um tablet, permitindo que o sistema de reconhecimento facial realize a autenticação de maneira prática e automática.

“A segurança é essencial, especialmente quando funcionários de diferentes empresas compartilham o mesmo espaço de trabalho”, ressalta o Sr. Hiroshi Matsumoto, líder de equipe na Epson. “Com o reconhecimento facial, os documentos permanecem protegidos de maneira mais simples e segura do que com senhas ou cartões de identificação. Embora ainda esteja em fase de testes, essa funcionalidade poderá ser adotada em um número maior de escritórios satélites no Japão em breve.”

Além disso, os escritórios solicitaram uma versão do Epson Print Admin que funcionasse sem drivers, a fim de reduzir tanto a necessidade de atualizações quanto os riscos associados a softwares e drivers instalados. Contudo, essa versão era limitada à impressão de arquivos PDF, o que deixava de fora os documentos do Microsoft Office, amplamente utilizados no ambiente empresarial. Como resultado, os usuários precisavam converter os arquivos do Office manualmente nos próprios dispositivos antes de enviá-los como PDF para a nuvem. Com o objetivo de tornar esse processo mais prático e eficiente, a Epson buscou uma solução para fazer automaticamente a conversão dos documentos do Microsoft Office antes da impressão.

“Ouvimos da Microsoft, ao debatermos nossa necessidade de converter documentos em PDF com rapidez e precisão, a recomendação de utilizar a API PDF Services da Adobe”, explica o Sr. Koki Togashi, gerente da Epson.

A partir disso, foi implementada a funcionalidade Criar PDF no Epson Print Admin, permitindo que os usuários escolhessem qualquer documento do Microsoft Office pela interface do sistema. O documento é então convertido automaticamente em um arquivo PDF de alta fidelidade, evitando os erros comuns de conversão presentes em outras ferramentas. Para imprimir, o usuário precisa apenas definir as configurações desejadas e clicar no botão de impressão.

“O uso da API PDF Services simplificou muito o processo de impressão, eliminando a necessidade de conversão manual dos documentos”, comenta o Sr. Togashi. “Essa automatização também reduziu o tempo de impressão pela metade. Com isso, os funcionários conseguem utilizar melhor o tempo nos escritórios satélites, dedicando-se mais às suas atividades profissionais.”

Avanços em serviços de impressão para os escritórios do futuro

Desde que a API PDF Services foi integrada, as estações do Epson Print Admin têm registrado um aumento consistente nas transações realizadas por usuários recorrentes, o que demonstra uma crescente aceitação do serviço entre profissionais da força de trabalho móvel. Atualmente, a Epson utiliza a solução apenas para a criação de arquivos PDF, mas as APIs da Adobe oferecem possibilidades adicionais que podem ser estudadas futuramente, como a edição de PDFs e o uso de reconhecimento de caracteres ópticos (OCR).

“O processo de integração da API PDF Services foi extremamente simples, graças à documentação clara e aos recursos de referência que facilitaram a incorporação da função Criar PDF ao nosso fluxo de trabalho”, relata o Sr. Takeshi Yamada, engenheiro-chefe da Seiko Epson Corporation. “Com o apoio da Adobe, estamos descobrindo novas soluções para atender às demandas de impressão e negócios digitais de uma força de trabalho cada vez mais distribuída.”

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