Det är medarbetarna som i slutänden avgör om ett företag blir framgångsrikt eller inte. Hos CHG Healthcare kommer medarbetarna alltid i första rummet, och organisationen har som mål att göra skillnad för medarbetare, kunder och communities i deras vardag. CHG:s satsning på att oavbrutet förbättra produktiviteten i företaget fick dem att tänka om viktiga marknadsföringsprocesser, bland annat de traditionella ansvarsområdena och systemen för projektledning, och börja använda Adobe Workfront för att öka insynen, transparensen, samarbetet och kvaliteten.

”Vår kultur kretsar kring människorna”, berättar Amy Pett, projektledningschef för marknadsföringsprojekt hos CHG Healthcare. ”Vi har alltid mätt vår framgång i vad medarbetarna tycker om sitt arbete, vilket fortfarande är viktigt, men Workfront ger oss data som bevisar det.”

CHG Healthcare, som grundades 1979, är ledande inom vårdbemanning och det företag i USA som är störst på vikarier inom vård och omsorg. Med pålitliga varumärken, som CompHealth, Weatherby Healthcare, RNnetwork, Foundation Medical Staffing och Global Medical Staffing, tillhandahåller företaget tillfälliga såväl som permanenta ersättare och vikarier inom vården i hela USA.

Utmaningen

I CHG:s personcentrerade kultur fick de anställdas åsikter ofta avgöra om ett projekt var framgångsrikt eller inte, eftersom projektkoordinatorerna bara hade ett verktyg för uppgiftshantering för att sköta förfrågningar från interna varumärken och kommunikationsteam. Produktplaneringen sköttes i Microsoft Excel och utvecklingen i JIRA, vilket innebar att teamen för marknadsföring och webbutveckling arbetade åtskilt både med planeringen framåt och med det pågående arbetet.

Efter att CHG för tre år sedan tog fram ett formellt projektledningsteam och standardiserade riktlinjer utsåg de en projektledare, som började leta efter ett nytt system som kunde förbättra arbetsflödet för innehållsutvecklarna, ge insyn i resurskapaciteten och stödja kapacitetsplanering. Dessutom hoppades företaget kunna använda samma arbetsledningslösning för både designprojekt och webbutvecklingsprojekt.

”Jag insåg snabbt att det inte skulle räcka att bara byta ut ett av systemen. Vi behövde länka samman arbetsuppgifterna mellan olika team bättre och samtidigt kunna planera framtida projekt”, säger Amy.

Adobe Workfront-lösningen

Idag använder CHG Workfront som enda marknadsföringssystem. Den digitala plattformen används för att samla in, spåra och hantera jobbförfrågningar och den bidrar med kvalitativa data till den så kallade mjuka information som företaget regelbundet får från medarbetarna. Nästan 100 personer inom marknadsföring – inom intern design, webbutveckling, kommunikation och PR – hos CHG förlitar sig nu på arbetsledningslösningen för att hantera förfrågningar från företag och CHG-gruppens sex varumärken och se till att dessa når målgrupperna inom vården. Även om företaget inledningsvis bara lanserade Workfront för de som arbetar med kreativ design insåg de snabbt att det var en god idé att utöka lösningen med processer för webbutveckling för att bli bättre på att kommunicera, dokumentera, sammanlänka och rapportera om statusen för allt marknadsföringsarbete.

Centraliserad arbets- och kapacitetsplanering

CHG använder Workfront för att automatisera och öka tempot i alla arbetsuppgifter på ett sätt som gynnar alla medarbetare. Plattformen för storskalig arbetsledning centraliserar och standardiserar förfrågningar, kopplar samman digitala arbetsflöden, förbättrar samarbetet och hjälper teamen att prioritera rätt saker.

CHG har till exempel automatiserat ett flertal formulär för designförfrågningar i Workfront. Nu kan systemet utifrån frågesvaren välja rätt mall och tilldela arbetet till rätt medarbetare. Efter implementeringen av förfrågningsköerna i Workfront har CHG lyckats minska antalet ”tjänster” som marknadsförare gör åt varandra efter att de talats vid eller mejlat varandra privat.

”Workfront hjälper oss att fokusera på människorna, de som utför själva arbetet”, säger Amy Pett.

CHG har inte bara förbättrat processerna, utan de använder nu data från Workfront för att få insikt i fördelningen av arbetsuppgifter så att projektledarna kan hantera kapaciteten mer effektivt. För att stödja medarbetarna ytterligare får CHG nu tillförlitliga användningsdata i realtid, vilket gör det enklare att hitta olika typer av problem genom att identifiera eventuell obalans i arbetsbelastningen.

Amy berättar: ”En projektledare var så effektiv att de aldrig skulle ha lagt märke till att hon var överbelastad om de inte haft Workfront. Hennes arbetstempo var ohållbart och hon skulle utan tvekan bränt ut sig, men eftersom vi kunde omfördela en del av hennes arbetsuppgifter mår hon nu mycket bättre. Nu bidrar hon till verksamheten på flera andra viktiga sätt och hon uppskattar att företaget reagerade på att hon behövde hitta en bättre balans.”

I många fall har Workfront gjort det möjligt för CHG att bli mer observanta på hur mycket arbete som projektledarna tilldelas åt gången. Marknadsföringsuppgifter fördelas nu i mer hanterbara portioner, till exempel tre jobb en vecka och fyra jobb nästa vecka i stället för 15 jobb som alla ska vara klara i slutet av månaden. ”Med Workfront är det enklare att fördela arbetet mer effektivt och samtidigt kan vi använda data för att motivera varför teamen behöver växa”, säger Amy.

Agil projektledning och vattenfallsmodellen

Med de agila projektledningsfunktionerna i Workfront kan projektledarna hos CHG fördela arbetet bättre, hjälpa medarbetarna att anpassa sig när prioriteringarna förändras och lyfta teamsamarbetet. De projektledare hos CHG som arbetar med många varumärken skapar projekt för vart och ett av dem, och dessa flödar sedan vidare till marknadsföringsteamets lista över kvarvarande uppgifter. Webbutvecklarna har ett väloljat scrum-samarbete och kör tvåveckorssprintar i Workfront. Informationen matas in i olika anpassade Workfront-formulär. Projektledarna planerar löpande och går igenom de kvarvarande uppgifterna för att ta itu med dagliga rutinuppgifter och spåra tidsåtgången för kapacitetsplanering.

”Vi sköter alla scrum-aktiviteter (sprintplanering, dagliga snabbmöten, prioritering av kvarvarande uppgifter, bildmanus, uppskattningar, uppföljningar med mera) via Workfront”, berättar Amy.

För projektledarna hos CHG underlättar många av funktionerna i Workfront den agila projektledningen. Till exempel kan projektledarna använda agila teamvyer för att skapa och samordna agila team, visa och hantera teamens kvarvarande uppgifter, planera pågående och framtida sprinter och granska genomförda sprinter. Teamens kvarvarande uppgifter används för att samla in alla förfrågningar och planerade åtgärder på ett och samma ställe för att få full insyn i arbetsbelastningen, vilket gör det lättare för produktcheferna att hantera och omprioritera resurser efter behov.

Dessutom kan produktcheferna hos CHG enkelt konfigurera och hantera sprintar med hjälp av sprintplaneringen i Workfront. De kan bland annat fylla i sprintar med uppgifter, välja teamkapacitet och fokus, ange tidsramar och färgkoda uppgifter. Statusdiagram visar och mäter sprintförloppet för ett team i realtid och visar beräknade slutförandedatum baserat på tempot. Interaktiva bildmanus visar hur arbetsuppgifterna går från ”planeras” till ”pågående” och vidare till ”väntar på godkännande” och slutligen ”slutfört” och visar samtidigt antalet uppgifter och arbetade timmar.

Det är inte bara webbutvecklingsteamet som använder Workfront, utan även kommunikations- och PR-teamen hos CHG använder det för att hantera kalendrar och publiceringskrav för sociala medier, bloggar, mejlkampanjer och mer. Alla A/B-tester av konsumentmejl spåras också i anpassade bildmanus i Workfront.

Samma arbetsledningslösning lämpar sig väl för agila utvecklingsprojekt såväl som för designarbete som hanteras med den mer traditionella vattenfallsmodellen. Tack vare effektiv support för båda modellerna kan CHG använda ett kombinerat bildmanus i Workfront för stora projekt, exempelvis varumärkesförändringar.

Kontrollpaneler och rapporter i realtid

Projektledare och marknadsförare kan nu enkelt visa och spåra befintligt arbete, planerat arbete och nyligen slutfört arbete i Workfront. Med snabbare tillgång till viktig projektinformation och tidsramar är det enklare för vårdorganisationen att fokusera på rätt saker. Tidigare bestod en rapport huvudsakligen av en lista över pågående jobb, men nu får CHG mer detaljerad information, bland annat om rankning av väntande jobb och bevarande.

Amy Pett förklarar: ”Chefer och andra kan gå in i Workfront, visa en projektförfrågan, göra en uppdatering, ställa en fråga och uppdatera eller visa statusen för en uppgift. Tidigare var de tvungna att leta upp rätt person för att få veta vad som hände.”

Fördelar

Ett team med sex projektledare och projektkoordinatorer hos CHG hanterar just nu ungefär 200 projekt om året i Workfront, men efterhand som varumärken tillkommer förväntas arbetsbördan öka också. Karriärutveckling har visat sig vara en oväntad fördel med Workfront-driftsättningen för projektledarna hos CHG. En av dem har uppmärksammats som en inspirerande ledare och värdefull medarbetare. Tre har befordrats, och varje gång har Workfront nämnts som en faktor som de hjälpt till att föra ut till organisationen, något som lett till att CHG:s medarbetare fått bättre förutsättningar att utföra arbetet och smidigare samarbete – ett bevis på att företaget lever upp till sitt motto om att sätta människorna i första rummet. Inom marknadsföringen har CHG uppnått följande fördelar sedan de implementerade Workfront:

• Ökad insyn och transparens
  Tidigare visste marknadsföringspersonalen hos CHG mycket lite om vad som skulle hända nästkommande tre veckor. Nu har de en tremånadersprognos, där projektledarna kan se och förbereda sig för allt arbete som varumärkesteamen arbetar med. ”Insyn och transparens för alla olika avdelningar har gjort stor skillnad. Nu har vi den tydlighet som krävs för bygga vidare över alla kanaler,” säger Amy.
• Nya funktioner för kapacitetsplanering
  Varje fredagsmorgon har projektledarna ett kapacitetsmöte för att se över föregående veckas arbetsfördelning och förutse nästa veckas. Teamet läser Workfront-rapporter och diskuterar frågor eller problem som påverkar arbetet. Med insyn i både pågående och framtida arbete, liksom trender, kan projektledarna fördela arbetsuppgifterna smartare och mer balanserat. Dessutom används kapacitetsdata nu i anställningsbeslut, vilket gör det enklare att motivera varför teamet behöver utökas och ges nya möjligheter.
• Tydligare arbetsuppgifter och högre kvalitet
  Genom att förutse timmar (i stället för antalet jobb) i Workfront får projektledarna en bättre bild av vad som händer i de olika projekten och hur de ska planera för det. Både de som arbetar kreativt med innehåll och de som jobbar med webbutveckling ser vad som kan slutföras snabbt och vad som kräver mer fokus, och de vet att alla får den tid de behöver för att slutföra mer krävande arbetsuppgifter. Efterhand som teamen har utvecklats har arbetstempot också gjort det. Tidigare fick medarbetarna helt enkelt reagera på arbetsförfrågningar, men nu planerar och prognostiserar projektledarna jobben så att teammedlemmarna vet vad som är på gång och att det finns resurser för att hantera det. ”Det är mer fokuserat och arbetet får högre kvalitet, vilket i sin tur ger bättre leads,” säger Amy.
• Bättre samarbete och effektivitet
  Workfront har kopplat samman CHG:s arbetsflöden, så att alla kan förstå hur prioriteringarna för de olika teamen ser ut. Avdelningen kan därför jobba mer fokuserat och effektivt. Arbetet går snabbare och smidigare, och samarbetet mellan teamen har förbättrats tack vare den insyn alla får med Workfront. När webbteamet gick över till Workfront kunde CHG finslipa sina agila metoder och scrum-arbetssätt, så att de nu fungerar som en väloljad maskin.
• Större medarbetarengagemang
  En av de största fördelarna med Workfront enligt Amy är att medarbetarna är mer engagerade och nöjdare eftersom de har tillgång till korrekt information i realtid. De litar också på att projektledarna omfördelar arbetsuppgifter för att skapa en bra balans för dem.

”När projektledarnas roll hos CHG har utvecklats har vi tack vare den här helhetslösningen kunnat gå över från att ta emot beställningar till att bli en partner för strategisk planering. För mig och andra projektledare är Workfront en genomgripande och spännande förändring,” avslutar Amy.

Rekommenderas för dig

https://main--bacom--adobecom.hlx.page/fragments/customer-success-stories/cards/11afd9ed2dfdaa117de1c022818eafba

Möt alla nöjda kunder

https://main--bacom--adobecom.hlx.page/fragments/customer-success-stories/contact-footer