เครื่องมือที่เหมาะสมกับงาน

สำหรับ Josh Blackwood แล้ว การทำงานให้มีประสิทธิภาพไม่ได้หมายถึงการทำงานให้เสร็จเท่านั้น แต่คือการทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ อาจฟังดูความแตกต่างเล็กน้อยแต่สามารถส่งผลต่อกำไรของธุรกิจได้อย่างมาก

Josh เป็นที่ปรึกษาด้านโซลูชันเทคโนโลยีหลักสำหรับ HRO (Human Resources Outsourcing) ที่ ADP ซึ่งเป็นหนึ่งในสี่แผนกหลักของ ADP ที่ใช้ Adobe Workfront

และยังอธิบายว่าตัวเองเป็น “ช่างซ่อม” (ทั้งรถจักรยานยนต์และกระบวนการที่เสียหาย) ดังนั้นเมื่อ Josh เข้ามาแก้ไข จึงให้ความสำคัญกับการมีเครื่องมือที่เหมาะสม

Josh เริ่มอาชีพการทำงานในด้านไอทีและในที่สุดก็เติบโตขึ้นเป็นผู้จัดการทีม แต่ระหว่างนั้นเขาเกิดความสนใจในการจัดการโปรเจกต์และได้รับการรับรองจาก PMP การเปลี่ยนสายงานอาจเป็นเรื่องน่ากลัวสำหรับบางคนแต่สำหรับ Josh เป็นสิ่งที่น่าตื่นเต้นมาก

เครื่องมือแบบครบวงจรสำหรับร้านค้าแบบครบวงจร

เมื่อ Josh ได้รับการว่าจ้างให้เป็นผู้จัดการโปรเจกต์ครั้งแรกที่ ADP ก็ได้ดูแลโปรเจกต์สำคัญและมองเห็นได้ชัดเจน ความสำเร็จสูงสุดเปิดทางให้เขาก้าวเข้าสู่บทบาทปัจจุบันเพื่อสร้างโซลูชันสำหรับโครงการขนาดใหญ่ที่มักจะซับซ้อนใน HRO

HRO ครอบคลุมผลิตภัณฑ์ HR สำหรับการเอาต์ซอร์สทั้งหมดในบริการที่หลากหลายของ ADP บริการที่ใหญ่ที่สุดคือ TotalSource ซึ่งจัดการทุกด้านของการจัดการทุนมนุษย์จากภายนอกสำหรับบริษัทอื่น ลองนึกถึงสิทธิประโยชน์ บัญชีเงินเดือน การออนบอร์ด เป็นต้น

Josh จัดการทุกแง่มุมของผลิตภัณฑ์เหล่านั้น จึงจำเป็นต้องสร้างสมดุลระหว่างความต้องการทางธุรกิจที่แตกต่างกันให้ได้เป็นอย่างดี” เขาอธิบายว่าบริการต่างๆ ของ ADP เป็นแบบครบวงจรสำหรับบริษัทเพื่อให้สามารถมุ่งเน้นไปที่สิ่งที่ถนัดแทนที่จะต้องกังวลเกี่ยวกับงานธุรการ

ด้วยภารกิจเช่นนั้น โปรเจกต์อาจมีความซับซ้อนและท้าทาย

Josh และทีมตระหนักดีว่าต้องการเครื่องมือแบบครบวงจรที่เหมาะสมในการจัดการสายผลิตภัณฑ์แบบครบวงจร นั่นคือที่มาของการใช้ Workfront

การค้นหา source of truth หนึ่งเดียว

ก่อนจะใช้ Workfront งานได้รับการจัดการแบบเฉพาะหน้า จึงไม่มีมาตรฐาน วิธีการ หรือการติดตามที่สอดคล้องกัน นอกจากนี้กลุ่มยังประสบปัญหาเกี่ยวกับการขาดความโปร่งใสและความชัดเจนในข้อมูลการทำงานที่เกิดขึ้นตลอดทั้งธุรกิจ

Josh อธิบายว่า Workfront เป็น source of the truth หนึ่งเดียวสำหรับ ADP ซึ่งใช้เป็นศูนย์กลางที่จัดเก็บทุกสิ่งที่สำคัญต่อธุรกิจ ทุกคนทำงานจากแหล่งข้อมูลเดียวกันและเข้าใจตรงกัน ซึ่งช่วยเพิ่มประสิทธิภาพ การมุ่งเน้น และการจัดลำดับความสำคัญ

ตอนนี้ Josh ใช้ Workfront เพื่อจัดการโปรเจกต์และโครงการของ HRO ตั้งแต่การรับและการจัดลำดับความสำคัญไปจนถึงการปิดงานและการรายงาน ทุกอย่างเสร็จสิ้นใน Workfront และทั้งเขาและทีมของเขากำลังเห็นผลลัพธ์

เมื่อ Josh เริ่มทำงานที่ ADP เป็นครั้งแรก ทีมของเขาก็เปลี่ยนแพลตฟอร์มสำหรับโครงการอื่นๆ ซึ่งเป็นโปรเจกต์ขนาดใหญ่ ดังนั้นจึงมีการประชุม 3 ชั่วโมงที่เต็มไปด้วยคนมากถึง 130 คน แต่ Workfront ช่วยให้เข้าถึงกลุ่มที่มุ่งเน้นมากขึ้นประมาณ 50 คนในระหว่างทำโปรเจกต์นั้น

เนื่องจาก Workfront ช่วยให้ผู้มีส่วนเกี่ยวข้องสามารถดูสถานะโปรเจกต์ได้แบบเรียลไทม์ ทีมของ Josh จึงไม่ต้องเสียเวลาในการอัปเดต ข้อมูลทุกอย่างเป็นปัจจุบันในเครื่องมือนี้ ดังนั้นบุคคลที่เหมาะสมจึงเริ่มเข้าร่วมการประชุมที่ควรจะเข้าร่วม

ในท้ายที่สุด การใช้เวลาน้อยลงในการพูดคุยเกี่ยวกับงานทำให้มีเวลามากขึ้นในการทำงานที่สำคัญจริงๆ

“หนึ่งในข้อดีที่สำคัญที่สุดคือตอนนี้การประชุมสามารถมุ่งเน้นไปที่สิ่งที่แตกต่างกันได้” Josh กล่าว "แทนที่จะแชร์ความคืบหน้าของโปรเจกต์ เราสามารถใช้การประชุมเพื่อดูปัญหาที่แท้จริงระหว่างแผนกได้ ซึ่งทำให้เรามีเวลามากขึ้นในการหาทางออกที่แท้จริง”

การปรับปรุงการรายงาน KPI และการจัดลำดับความสำคัญของโปรเจกต์ด้วย Workfront

ก่อนหน้าที่ใช้ Workfront นั้น Josh จำได้ว่ามีความคิดที่คลุมเครือว่าการรายงาน KPI ควรทำอย่างไรแต่ไม่มีกระบวนการที่แท้จริง Workfront ช่วยให้ ADP กำหนดมาตรฐานโครงสร้างการรายงาน KPI เพื่อให้สามารถเข้าใจความหมายของความสำเร็จภายในองค์กรได้อย่างแท้จริง

HRO นำข้อมูลผ่านแบบฟอร์มที่กำหนดเอง ซึ่งสร้างขึ้นในเครื่องมือ เมนูดรอปดาวน์นำเสนอ KPI ที่สามารถเลือกได้อย่างง่ายดายเพื่อวัดผล เช่น การเติบโตของรายได้ เครื่องมือนี้ยังให้รายละเอียดการเปลี่ยนแปลง KPI เพื่อให้ผู้จัดการสามารถประเมินเป้าหมายได้อย่างเป็นธรรม

และการมองเห็นนี้ก็ช่วยลดค่าใช้จ่ายได้เช่นกัน

ตัวอย่างเช่น HRO ส่งชุดเอกสารให้กับพนักงานของลูกค้า ADP ก่อนหน้านี้ต้องส่งในหลายขั้นตอน แต่ด้วยการใช้งาน Workfront ทีมของ Blackwood สามารถมุ่งเน้นไปที่การส่งชุดเอกสาร ซึ่งหมายความว่ามีการส่งชุดเอกสารในปริมาณที่เหมาะสมและใช้เงินน้อยลงกับเอกสารที่เป็นกระดาษและค่าใช้จ่ายในการจัดส่งทางไปรษณีย์

ดังนั้นไม่เพียงแต่ KPI จะรายงานอย่างเป็นระบบและโปร่งใสมากขึ้นแล้ว ก็สามารถบรรลุ KPI ได้ง่ายขึ้นด้วยแนวทางที่ชัดเจนมากๆ จาก Workfron

Workfront ยังช่วยให้ HRO สามารถนำผลลัพธ์ของโปรเจกต์กลับไปสู่เป้าหมายที่ใหญ่กว่าซึ่งมีความสำคัญต่อธุรกิจ เพื่อทำให้ง่ายต่อการจัดลำดับความสำคัญของโปรเจกต์

“ถ้าคุณไม่นิยามความสำเร็จในช่วงเริ่มโปรเจกต์ โปรเจกต์ก็จะไม่มีวันสิ้นสุด” Josh กล่าว

หากทุกโปรเจกต์ที่เสร็จเป็นเหมือนแรงกระเพื่อมในความสำเร็จของ HRO เครื่องมืออย่าง Workfront ก็ช่วยให้ Josh เห็นว่าแรงกระเพื่อมนั้นขยายไปยังธุรกิจขนาดใหญ่ได้มากแค่ไหน

ทีมใช้ Workfront เพื่อสร้างโปรเจกต์ กำหนดความสำเร็จ และวิเคราะห์ประสิทธิภาพ สอดคล้องกับโครงการระยะยาวในภาพรวม

ทั้งหมดนี้ช่วยให้เกิดความโปร่งใสเพื่อให้งานที่ทำได้ดีได้รับการชื่นชมอย่างเต็มที่และสิ่งที่ต้องปรับปรุงมีความชัดเจนมากขึ้นกว่าเดิม

การเพิ่มศักยภาพให้กับทีมภายในด้วยวิธีการที่เน้นกลยุทธ์

Josh กล่าวว่าผู้คนชอบมีวิธีร่วมกันในการทำงานต่างๆ การนำเข้าโปรเจกต์และการส่งคำขอเป็นเรื่องง่ายขึ้น และกระบวนการที่แตกต่างกันสำหรับแผนกต่างๆ ได้กลายเป็นมาตรฐานผ่าน Workfront ซึ่งเป็นการเปลี่ยนแปลงภายในที่ให้ผลลัพธ์ที่ดี

Smart UI ก็ช่วยได้เช่นกัน

“รูปลักษณ์และการใช้งานของอินเทอร์เฟซผู้ใช้ช่วยเพิ่มการใช้งาน ซึ่งจะช่วยเพิ่มการใช้ผลิตภัณฑ์และทำให้มองเห็นได้ง่ายขึ้น เป็นเรื่องง่ายและไม่น่ากลัว คุณไม่จำเป็นต้องจบปริญญาด้านวิทยาการคอมพิวเตอร์เพื่อจัดการโปรเจกต์ใน Workfront คุณสามารถทำแผนโปรเจกต์ง่ายๆ ได้เมื่อมีความรู้พื้นฐาน” Josh กล่าว

กลยุทธ์มักถูกจำกัดด้วยเครื่องมือที่นำไปปฏิบัติได้ Workfront ได้เปลี่ยนข้อนี้สำหรับ Josh และทีม

เมื่อ ADP ปรับเป้าหมายทางธุรกิจ คุณจะเห็นได้ง่ายว่า Workfront มีความยืดหยุ่นเพียงใด ทีมสามารถปรับเปลี่ยนวิธีการก่อนหน้านี้ภายในเครื่องมือเพื่อให้ตรงตามความต้องการขององค์กรที่เปลี่ยนแปลงไปได้อย่างง่ายดาย

ความคิดขั้นสุดท้าย

ที่ ADP บทบาทของ Josh พัฒนาขึ้นจากการจัดการโปรเจกต์เชิงปฏิบัติการขนาดใหญ่หนึ่งโปรเจกต์ไปสู่การเป็นสถาปนิกและนักคิดเชิงกลยุทธ์สำหรับ HRO โดยรวม และ Workfront ช่วยได้เพราะ Josh สามารถมุ่งเน้นทั้งตัวเขาเองและทีมในการทำงานอย่างมีประสิทธิภาพโดยการเชื่อมโยงกับเป้าหมายเชิงกลยุทธ์ของธุรกิจอย่างชัดเจน

ในฐานะ “fixer” Josh สามารถตัดสินใจโดยใช้ข้อมูลประกอบได้มากขึ้นและเร็วขึ้น ซึ่งนำไปสู่การเพิ่มรายได้

ท้ายที่สุดแล้ว คนที่ใช้เครื่องมือคือผู้ที่ทำงานให้สำเร็จ ไม่ใช่ตัวเครื่องมือเอง ผลลัพธ์ที่ดีที่สุดจะเกิดขึ้นเมื่อคุณมีเครื่องมืออันทรงประสิทธิภาพระดับโลก และนั่นคือวิธีที่ Josh ใช้ Workfront เป็นเครื่องมือที่ตอบโจทย์ในการปรับปรุงธุรกิจและเพิ่มรายได้อย่างมีประสิทธิภาพ