Os avanços revolucionários da medicina estão transformando rapidamente nosso mundo, mas acompanhar o ritmo da enxurrada de novos tratamentos, tecnologias e pesquisas é um desafio enorme para pacientes, familiares, profissionais de saúde e pesquisadores.

Todo mês, mais de 127 milhões de pessoas buscam informações médicas confiáveis, materiais de referência detalhados e ferramentas relacionados à saúde e bem-estar na WebMD e na Medscape. A WebMD disponibiliza notícias, informações, histórias pessoais e ferramentas fáceis de entender que ajudam as pessoas a compreender e cuidar da própria saúde. A Medscape é a principal fonte de informações médicas, como notícias, recursos, educação continuada na área da medicina e ferramentas de referência de medicamentos, para profissionais da área da saúde, incluindo médicos, enfermeiros, farmacêuticos e estudantes.

Nas duas plataformas, os vídeos são a principal ferramenta de compartilhamento de informações com o público. A WebMD e a Medscape Studios produzem mais de três mil vídeos por ano: uma média de quase 60 vídeos por semana e pouco mais de 8 vídeos por dia. Os vídeos variam de histórias pessoais documentais, entrevistas com especialistas e mesas-redondas a explicações por meio de animações, eventos ao vivo, webinars e tutoriais.

Zachary Bennett, vice-presidente da WedMD e da Medscape Studios, sempre foi fascinado pela natureza engajadora dos vídeos. “Sempre explorei o uso de mídias para compartilhar mensagens”, diz Bennett. “As ferramentas para criação estão sempre mudando, das câmeras Super 8 da minha infância aos recursos de edição dos smartphones. No entanto, independentemente desses avanços, a essência continua a mesma: as histórias que contamos devem ser interessantes. Agora, a melhor parte é que posso trabalhar com uma equipe talentosa focada em instruir o mundo sobre saúde.”

De acordo com Bennett, os maiores desafios são o volume e a agilidade dos vídeos produzidos pela WebMD e pela Medscape. A equipe de produção composta por 60 pessoas precisa seguir altos padrões em diversas divisões e em centenas de tipos de conteúdo. Além de ficar por dentro de tudo em cada projeto, seu trabalho para melhorar e inovar é constante. A WebMD e a Medscape assumiram uma responsabilidade com seu público: garantir que os vídeos contenham as informações mais recentes e corretas possível. Isso pode exigir vários ciclos de revisão por especialistas médicos.

Trabalhando com a Adobe Creative Cloud, o Frame.io e o Adobe Workfront, a WebMD criou um fluxo de trabalho de vídeo eficiente, ágil e totalmente compatível com trabalho remoto flexível. Esse fluxo de trabalho remoto permitiu que a equipe de produção aumentasse o número de vídeos produzidos em 40% em três anos.

“Sempre procuramos maneiras de eliminar obstáculos para focar na criação de conteúdo”, afirma Bennett. “Ao combinar o fluxo de trabalho de vídeo da Adobe com o Frame.io e o Workfront, as possibilidades são infinitas. Sei que as pessoas acham que a gestão de projetos é tediosa, porém, com a Adobe, ela não é.”

Gerenciamento de fluxos de trabalho eficientes

A WebMD desenvolveu seu fluxo de trabalho de vídeo usando os aplicativos da Adobe, principalmente o Adobe Premiere Pro e o After Effects. Recursos como links dinâmicos ajudam a agilizar o processo de edição, pois permitem que os editores alterem os elementos gráficos de maneira eficiente sem precisar renderizar ou exportar toda vez. No entanto, para a equipe de produção, uma das partes mais demoradas da criação de vídeos era simplesmente gerenciar o fluxo de trabalho.

“Embora nossa equipe tenha pouco mais de 60 membros, centenas de pessoas, trabalhando interna e externamente, estão envolvidas na criação de conteúdo, desde o planejamento e a revisão até a publicação e a promoção”, declara Bennett. “Podemos realizar diferentes ciclos de revisão para diferentes tipos de conteúdo, e é difícil acompanhar todos eles. O Workfront transforma a maneira como gerenciamos os vídeos. Em vez de enviar cronogramas, anotações e lembretes para todo mundo por email, podemos monitorar tudo no aplicativo e ter visibilidade do que está acontecendo a qualquer momento.”

A equipe do estúdio consegue criar e gerenciar facilmente os cronogramas de todo tipo de produção de vídeo em um só lugar, padronizando o formato para facilitar o agendamento de vídeos. Ainda mais importante, o Workfront proporciona a Bennett a visibilidade do volume de trabalho da equipe por meio de relatórios fáceis de usar. Esses relatórios mostram para Bennett quanto tempo leva a produção de diferentes tipos de conteúdo para que ele consiga equilibrar as atribuições com base em quem tem tempo disponível e identificar obstáculos que estão atrapalhando a equipe.

“O Workfront nos ajudou a encontrar maneiras de melhorar os fluxos de trabalho e diminuir o prazo de conclusão”, diz Bennett. “Um dos primeiros projetos que otimizamos foram os vídeos para o Twitter. No início, levávamos 30 dias entre concepção e publicação: definir o pessoal, criar o roteiro, filmar ou criar os elementos gráficos, finalizar e mandar para revisão médica. Encontramos rapidamente maneiras de diminuir o tempo para 20 dias para vídeos filmados e 7 dias para vídeos mais simples com elementos gráficos.”

Edições e revisões remotas e ágeis

A WebMD e a Medscape sempre precisaram de alguns recursos de produção e de edição remotas. Os produtores de vídeo costumam viajar pelo mundo para gravar conteúdo, como criar o perfil de um paciente em Los Angeles ou entrevistar especialistas em uma conferência de medicina nos Países Baixos. A WebMD e a Medscape usaram vários métodos para manter a pós-produção sob controle, como enviar discos rígidos por correio e fazer upload de arquivos em vários sites de compartilhamento, para mandar as filmagens para nossos editores que não estavam trabalhando na sede em Nova York.

Quando a pandemia chegou, os editores não podiam ir para a sede por causa da quarentena, mas o trabalho não podia parar. Era necessário descentralizar rapidamente o processo. No entanto, o servidor em Nova York não era rápido o bastante para dar conta da edição e do upload por meio de VPN de todos os editores. Bennett e sua equipe começaram imediatamente a testar sistemas remotos e logo encontraram um: o LucidLink.

“Usar o Premiere Pro com o LucidLink Filespaces é tão simples quanto utilizar um servidor local”, diz Bennett. “Isso significa que os editores podem estar em qualquer lugar e usar o mesmo fluxo de trabalho que o nosso estúdio. Isso não apenas nos ajudou a migrar para o trabalho totalmente remoto durante a pandemia como também nos ajudou a expandir nossa base de talentos, pois podemos contratar pessoal de qualquer parte do mundo.”

Com o Frame.io, a WebMD também deixa o fluxo de trabalho remoto de revisão de conteúdo mais ágil e flexível. Antes, os editores faziam o upload do trabalho em um serviço de compartilhamento de arquivos, como o Microsoft SharePoint, o Google Drive ou o Dropbox, e os revisores trocavam comentários por email.

Agora, um editor faz o upload de um projeto e todos os colaboradores recebem uma notificação avisando que a versão mais recente está disponível para revisão. Os comentários de todos os revisores são adicionados ao mesmo lugar, então eles podem ler, responder ou curtir os outros comentários. O editor tem acesso a todas as revisões consolidadas em um só lugar em vez de precisar acompanhar várias conversas por email. Além disso, todo o processo é monitorado automaticamente com o Workfront, então os gerentes de projetos podem ver quando a revisão começou ou terminou.

“O Frame.io dobra a agilidade do nosso fluxo de trabalho de revisão”, diz Bennett. “Todas as notas ficam no mesmo lugar, então os editores passam muito menos tempo tentando consolidar as anotações ou esclarecer os feedbacks. Além disso, é extremamente fácil de usar. A maioria dos nossos revisores são profissionais da área médica, e não cinegrafistas, mas conseguem aprender facilmente a usar a ferramenta. Podem até mesmo revisar vídeos no dispositivo móvel, o que é muito útil para profissionais que vivem ocupados.”

Informações médicas precisas para públicos diversificados

Ao combinar o Frame.io e o Workfront para revisar e gerenciar fluxos de trabalho, Bennett está trabalhando para estender as revisões dos vídeos da WebMD para a revisão dos vídeos profissionais e educacionais da Medscape, bem como expandir o fluxo de trabalho usado nos vídeos da WebMD para o conteúdo da Medscape.

“Estou animado para ver como a integração entre as soluções continua melhorando e criando novas possibilidades”, declara Bennett. “As revisões são essenciais para o nosso trabalho na WebMD e na Medscape. Usando os aplicativos da Adobe para melhorar as revisões e os fluxos de trabalho internos, podemos nos concentrar em disponibilizar vídeos importantes sobre assuntos médicos que são precisos e interessantes.”