Faciliter la diffusion dynamique de documents. 

HOMAG associe la création de documents DITA dans Adobe FrameMaker aux flux de travail de SAP ERP pour fournir une documentation technique de type Industrie 4.0.

Logo de l'entreprise

Fondé en

1960

Employés : 6 600
www.homag.com

Partenaire :

500 000

fichiers source Microsoft Word

convertis en rubriques DITA correspondantes et amélioration du contrôle des versions grâce à l'automatisation

Produits :

Objectifs

Maintenir un processus éprouvé de publication de contenu tout en développant les capacités de création

Créer une nouvelle infrastructure de documentation technique pour un déploiement mondial

Faciliter et optimiser la traduction de documents en 33 langues

Automatiser le contrôle des versions et la gestion de plusieurs types de contenu, notamment XML, HTML5, vidéo et images

Résultats

Préservation du processus de publication de documents techniques existant tout en ajoutant de nouvelles fonctionnalités 

Établissement d'une nouvelle infrastructure globale de communication technique accessible aux parties prenantes internes et externes

L'automatisation a réduit le délai d'exécution de la traduction en 33 langues de 50 %

500 000 fichiers source Microsoft Word convertis en rubriques DITA correspondantes et amélioration du contrôle des versions grâce à l'automatisation

L'usine du futur

Il y a de fortes chances que les solutions du Groupe HOMAG AG aient aidé à construire quelque chose dans la pièce où vous vous trouvez, y compris la pièce elle-même. Près d'un tiers des entreprises qui produisent des meubles de maison et de bureau, des cuisines, des parquets et des sols stratifiés, des fenêtres, des portes, des escaliers et même des bâtiments complets à charpente de bois préfabriqués utilisent les machines et les logiciels de commande HOMAG.

HOMAG conçoit et fabrique des solutions de travail du bois allant de l'utilisation de scie, perceuse et défonceuse individuelles pour les petits ateliers aux systèmes modulaires intégrés qui peuvent remplir des usines entières avec des lignes de production en réseau. La société assiste ses clients dans plus de 100 pays et en 33 langues.

HOMAG est également en tête de la construction des usines du futur. Parfois appelée Industrie 4.0 ou quatrième révolution industrielle, l'ascension de ces usines repose sur l'échange dynamique d'information par le biais de l'Internet des Objets (IoT) pour aider à connecter les ordinateurs, les machines et les humains.

« Nous fabriquons des machines complexes pour le travail du bois qui, lorsqu'elles ne sont pas utilisées correctement, peuvent être dangereuses. Les opérateurs, les techniciens d'entretien et les gestionnaires d'usine ont besoin de documentation technique complète pour réaliser un travail efficace, de façon sécuritaire » explique Andreas Wolf, Responsable de la documentation technique pour le Groupe HOMAG. « HOMAG est depuis longtemps à la pointe de la publication de contenu directement sur les machines. Nous passons désormais au niveau supérieur. »


« HOMAG a choisi Adobe FrameMaker pour la création DITA en raison de ses capacités de personnalisation qui lui permettent de fonctionner sans problème avec SAP ERP. Nous envisagions de passer à FrameMaker depuis près de 20 ans, mais n'avions pas eu l'occasion de quitter Microsoft Word jusqu'à présent. »

 

Andreas Wolf
Responsable de la documentation technique, Groupe HOMAG



Préserver le processus de publication

HOMAG a développé un moyen de publier automatiquement la documentation technique en faisant correspondre le contenu source directement aux listes de pièces conservées dans son système de planification des ressources de l'entreprise (ERP). Une équipe d'environ 150 contributeurs (dont des concepteurs de machines, des ingénieurs, des concepteurs et des constructeurs) a rédigé des documents dans Microsoft Word, les a organisés à l'aide d'un système manuel de désignation des fichiers et les a convertis en fichiers PDF.

Dès qu'une machine à bois a été configurée pour un client dans le système ERP, un système de documentation lié aux données ERP a automatiquement compilé le contenu PDF correspondant. Une fois ce contenu compilé, plus de 20 types de documents, dont des instructions d'utilisation, des manuels d'entretien et du matériel de formation étaient disponibles sous forme numérique.

HOMAG a commencé à automatiser la documentation en 1996 en utilisant Word et son ancien système ERP. Malheureusement, l'administration des documents sources et le contrôle des versions sont devenus difficiles. En 2016, plus de 500 000 fichiers source Microsoft Word étaient conservés sur des systèmes indépendants dans chacune des 14 usines de fabrication d'HOMAG.

En 2016, HOMAG a décidé de passer à un nouveau système ERP SAP pour faciliter l'unification des données commerciales avec l'information provenant des logiciels de conception, des outils de simulation et d'autres systèmes dorsaux. L'équipe de documentation technique a vu dans le passage à SAP une occasion de préserver ses méthodes de publication basées sur le système ERP tout en éliminant les flux de travail inefficaces.


Possibilité d'amélioration

« Nous disposions d'une bonne solution pour générer automatiquement de la documentation, mais la rédaction et la traduction des documents étaient laborieuses et prenaient beaucoup de temps », explique Andreas Wolf. « Nous voulions éliminer autant de processus manuels que possible. »

Par exemple, les traductions étaient presque entièrement effectuées manuellement. HOMAG envoyait par courriel des fichiers Word à des agences de traduction externes. Lorsqu'un fichier Word traduit était renvoyé par courrier électronique, il devait être numéroté manuellement, converti en PDF et téléchargé dans le système de gestion des documents.

Comme HOMAG mettait à niveau son système ERP, l'équipe de documentation technique a profité de l'occasion pour passer de Microsoft Word à Adobe FrameMaker pour la création et l'édition de documents XML. L'utilisation de la norme XML ouverte DITA (Darwin Information Typing Architecture) dans FrameMaker permet à HOMAG d'automatiser et de normaliser la création de contenu par thème, d'échanger des données avec des tiers et de gérer facilement plusieurs types de contenu, notamment XML, HTML5, les vidéo et les images.

« HOMAG a choisi Adobe FrameMaker pour la création DITA en raison de ses capacités de personnalisation qui lui permettent de fonctionner sans problème avec SAP ERP. » explique Andreas Wolf. « Nous envisagions de passer à FrameMaker depuis près de 20 ans, mais n'avions pas eu l'occasion de quitter Microsoft Word jusqu'à présent. »

HOMAG automatise la migration des anciens documents Word vers FrameMaker grâce au moteur de conversion DTS de c-rex.net. Les consultants de c-rex.net aident également à connecter Adobe FrameMaker à SAP ERP.

« Adobe FrameMaker permet d'intégrer les fournisseurs de contenu dans le processus de documentation technique d'HOMAG », constate Markus Wiedenmaier, PDG de c-rex.net GmbH. « FrameMaker nous permet d'exécuter les tâches DITA/XML en arrière-plan afin que les auteurs, qu'ils soient rédacteurs, concepteurs ou constructeurs qualifiés, puissent se concentrer sur le contenu. »

Documentation axée sur les composants

La structure de chaque machine HOMAG, sa construction et les composants utilisés, est entièrement cartographiée dans SAP ERP. Le système de gestion des documents (DMS) intégré à la solution permet d'automatiser la gestion des versions, des statuts et la distribution des documents. Il permet également une collaboration mondiale grâce à un accès en temps réel.

La hiérarchie du contenu DMS est différente de celle d'un système de gestion de contenu DITA classique, et HOMAG avait donc besoin d'aide pour le connecter à Adobe FrameMaker. Les consultants de c-rex.net ont développé des personnalisations pour ce qu'ils appellent la « Documentation axée sur les composants. »

Alors que DITA utilise des rubriques (éléments distincts de contenu autonome sur un sujet particulier avec des objectifs identifiables) pour construire les documents, le DMS de SAP fonctionne presque de façon opposée. Il utilise une hiérarchie de composants dans laquelle le composant principal est une machine entière, lui-même composé de différentes pièces. Chaque machine dans le système ERP est associée à une commande client, à laquelle toute la documentation est mappée et à partir de laquelle elle est gérée.

« Le DMS de SAP n'est pas conçu pour gérer de petits contenus tels qu'une seule rubrique DITA », constate Markus Wiedenmaier. « Vous avez besoin d'un ensemble de documentation plus important. Dans notre cas, cela pourrait être un composant ou une unité particulière d'une machine. Nous appelons cet ensemble une macro-rubrique. »

Chaque macro-rubrique est conservée dans un HOMAG DITA eXchange Paquet (HDXP), un paquet de fichiers spécial créé par c-rex.net. Chaque HDXP contient des actifs tels qu'un mappage DITA, des rubriques DITA et des métadonnées SAP (par exemple, de l'information sur le titre ou les composants), des images, des vidéos et des références à d'autres fichiers HDXP. 


« Adobe FrameMaker permet d'intégrer les fournisseurs de contenu dans le processus de documentation technique d'HOMAG. FrameMaker nous permet d'exécuter les tâches DITA/XML en arrière-plan afin que les auteurs, qu'ils soient rédacteurs, concepteurs ou constructeurs qualifiés, puissent se concentrer sur le contenu. »

 

Markus Wiedenmaier
PDG, c-rex.net GmbH



Édition facile, publication automatisée, traduction plus rapide

Les auteurs éditent le contenu DITA en extrayant un fichier HDXP du système ERP. Une fois le fichier extrait, le mappage DITA s'ouvre automatiquement dans Adobe FrameMaker.

« Nous disposons d'un plugiciel FrameMaker qui est connecté à SAP sans intégration d'API qui affecterait le code SAP », explique Markus Wiedenmaier. « L'auteur édite simplement les fichiers DITA dans FrameMaker, comme il en a l'habitude, puis renvoie le fichier HDXP dans SAP. »

Lors du renvoi du fichier, le plugiciel FrameMaker développé par c-rex.net génère automatiquement des fichiers PDF à l'aide d'Adobe FrameMaker et des fichiers XLIFF pour la traduction assistée par ordinateur (TAO), et met à jour les données XML de contrôle des machines. Il réassemble ensuite le fichier HDXP pour la publication. Pour la traduction dans différentes langues, SAP envoie automatiquement les commandes à des agences de traduction de tiers auxquelles HOMAG a accordé un accès direct à SAP.

« Une agence qui utilise la TAO peut extraire des fichiers XLIFF, traduire le contenu, puis renvoyer le fichier vers SAP », explique Markus Wiedenmaier. « Le fichier renvoyé est automatiquement extrait vers FrameMaker, puis publié vers toutes les sorties nécessaires pour les différents types de documents, avant d'être réenregistré dans SAP. L'automatisation avec Adobe FrameMaker a permis de réduire les délais de traduction de 50 %. »

Lorsqu'une nouvelle commande est saisie dans le système ERP, le logiciel de composition SAP CADDI recueille toute la documentation et les fichiers de contrôle liés à la commande. Il combine automatiquement les fichiers PDF, crée une table des matières et génère un paquet de métadonnées. Les fichiers sont ensuite exportés directement vers la machine HOMAG (ou les machines pour une commande d'usine importante) et publiés à nouveau dans le système ERP pour archivage.

Renforcer la puissance de la documentation

Une fois dans la machine, la documentation peut prendre le contrôle des activités d'entretien dans le cadre de la vision Industrie 4.0 d'HOMAG. Lorsque les fichiers HDXP sont réassemblés, des fichiers XML sont générés à partir des métadonnées des rubriques DITA dans Adobe FrameMaker. Le système de contrôle de la machine évalue ensuite les données XML par rapport aux données de la machine, comme par exemple le temps de fonctionnement. Si l'état de la machine indique qu'un entretien est nécessaire, le système de contrôle déclenche automatiquement une alerte pour l'opérateur dans l'interface utilisateur et fournit automatiquement des liens vers la documentation technique pertinente, comme les guides d'entretien et les manuels de réparation.

HOMAG cherche maintenant à étendre la puissance de sa documentation en unissant le contenu DITA créé avec Adobe FrameMaker avec des métadonnées utilisant la nouvelle norme iiRDS pour la diffusion d'information dans l'IoT.

« La normalisation des métadonnées nous donne la possibilité de connecter les données et la documentation des machines pour une gestion intelligente de l'usine. Par exemple, nous voulons relier automatiquement les événements de la machine à la documentation pour le dépannage ou la priorisation de l'entretien et la rendre accessible sur les appareils mobiles », explique Andreas Wolf. « HOMAG considère Adobe FrameMaker comme un outil important pour étendre l'intégration de la diffusion de contenu technique dynamique dans nos solutions et offrir davantage de valeur à nos clients. »

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