Energie im Zeichen der Zukunft

Ein etabliertes Energieunternehmen weckt meist andere Assoziationen als geschäftliche Dynamik und Innovation. Innogy, ein Tochterunternehmen der RWE AG, ist hier das genaue Gegenteil. Innogy sorgt für frischen Wind in der Energiebranche und hat sich zum Ziel gesetzt, innovative, grüne und erneuerbare Energie für unsere digitale Welt bereitzustellen.

Diese vorausschauende Denkweise ist auf allen Unternehmensebenen spürbar. Das für Mitarbeiterverträge, Onboarding und andere Personalbelange zuständige HR-Team in Großbritannien erkannte eine Möglichkeit zur Optimierung des internen und externen Kundenerlebnisses durch die Digitalisierung von Prozessen.

„Im digitalen Zeitalter wird unkomplizierte und schnelle Kommunikation erwartet“, so Sam Marlow, Lead Administrator bei Innogy. „Wir versandten jedoch immer noch Papier, wenn wir eine Unterschrift benötigten. Dies war nicht nur zeitaufwändig und ineffizient, es stand auch nicht im Einklang mit unseren Unternehmenswerten. Um das Erlebnis für Sachbearbeiter und Unterzeichner zu verbessern, beschlossen wir, eine elektronische Signaturlösung zu implementieren.“

Hierzu wandte sich Innogy an Adobe, ein Unternehmen mit Vorreiterrolle im Bereich elektronische Dokumentation. Mit der elektronischen Signaturlösung Adobe Sign, Teil von Adobe Document Cloud, konnte das HR-Team die Effizienz und Benutzerfreundlichkeit verbessern. Zur Einführung von Adobe Sign war die Genehmigung mehrerer Abteilungen in Großbritannien und im Hauptsitz des Konzerns in Deutschland erforderlich. Die Implementierung wurde jedoch von allen Beteiligten begrüßt, als sie sahen, wie einfach die Verwendung von Adobe Sign war.

„Mit Adobe Sign können wir Kosten senken, die Produktivität steigern und vor allem Erlebnisse umfassend verbessern.“

Sam Marlow
Lead Administrator, Innogy

Vertragsunterzeichnung in fünf Minuten

Das Unterlagenpaket für neue Mitarbeiter war häufig umfangreich und umfasste bis zu 20 Seiten. Neben dem neunseitigen Anstellungsvertrag verschickte das HR-Team ein Willkommenspaket mit Dokumenten zu unlauterem Wettbewerb und Compliance, Steuerunterlagen und Bestätigungsschreiben zum Eintrittsdatum.

Vor Einführung der neuen Lösung erstellten und druckten die Mitglieder des HR-Teams zwei Unterlagensätze aus, die sie per Post an den Kandidaten schickten. Nachdem der Kandidat das Paket gegengezeichnet hatte, musste er die Unterlagen ausfüllen, sie unterschreiben und zurückschicken. Dabei kam es rasch zu Verzögerungen, und es dauerte manchmal bis zu zwei Wochen, bis Innogy unterschriebene Dokumente zurückerhielt.

„Dank Adobe Sign gehen die Verträge jetzt direkt an den E-Mail-Posteingang des Kandidaten“, so Sam Houghton, HR Administrator bei Innogy. „Wir haben ausgefüllte und unterschriebene Unterlagen schon inerhalb von fünf Minuten zurückerhalten.“

Der Wettbewerb um qualifizierte Fachkräfte ist groß. Mit Adobe Sign hat Innogy jedoch einen Vorteil. Der agile, digitale Workflow spiegelt den innovativen Ansatz von Innogy wider und macht das Unternehmen damit für Kandidaten attraktiver. Schnellere Reaktionszeiten bedeuten, dass sich auch die Kandidaten rasch entscheiden, anstatt weitere Bewerbungsgespräche in anderen Firmen zu führen.

Hohe Renditen

Neben den Verträgen und Onboarding-Aktivitäten für neue Mitarbeiter ist das HR-Team auch für die Verträge bei Beförderungen und Versetzungen zuständig. Bisher druckten die Mitarbeiter die per E-Mail erhaltenen Verträge aus, unterzeichneten sie und scannten sie dann ein. Mit Adobe Sign können Mitarbeiter Unterlagen jetzt mit wenigen Mausklicks zurücksenden. Dies spart Zeit und Ressourcen.

Derzeit prüft das HR-Team auch MegaSign, eine Funktion von Adobe Sign für Massensignaturen. Manche Innogy-Verträge betreffen bis zu 24 Mitarbeiter gleichzeitig. Mit MegaSign wird die Anzahl repetitiver Abläufe reduziert und die Produktivität weiter gesteigert.

Das HR-Team bearbeitet pro Monat 425 Verträge, sowohl für interne als auch externe Mitarbeiter. Da keine Ausdrucke mehr erstellt werden, spart das Unternehmen große Mengen Papier und trägt damit zur Nachhaltigkeit bei – ein zentraler Aspekt der Unternehmensphilosophie. „Dank Adobe Sign entfallen Druck- und Portokosten. Infolgedessen konnten wir einen hohen ROI verzeichnen“, so Marlow. „Durch die Digitalisierung von Verträgen mit Adobe Sign sparen wir außerdem mehr als 10.500 Liter Wasser, über 100 kg Abfall und mehr als 400 kg Holz, die bei der Papierherstellung und -entsorgung anfallen.* So leisten wir einen hohen Beitrag zum Umweltschutz und fördern das Image von Innogy als nachhaltiges Unternehmen.“

„Dank Adobe Sign entfallen Druck-und Portokosten. Infolgedessen konnten wir einen hohen ROI verzeichnen. Die Lösung trägt sich selbst.“

Sam Marlow
Lead Administrator, Innogy

„Darüber hinaus können wir den täglichen Zeitaufwand für die Erstellung von Unterlagen um ca. 10 % reduzieren und so produktiver arbeiten. Die Lösung trägt sich selbst“, fügt Marlow hinzu.

Erhöhte Genauigkeit und Produktivität

Das HR-Team verzeichnete eine deutliche Verbesserung der Workflows mit Adobe Sign. Formulare werden in Microsoft Word erstellt und in einer zentralen Bibliothek in Adobe Sign gespeichert. So können die richtigen Unterlagen an alle E-Mails angehängt werden. Durch das Festlegen von Pflichtfeldern wird verhindert, dass die Unterzeichner unvollständige Dokumente zurückschicken, wodurch sich nachfolgende Schritte verzögern könnten.

„Wir müssen die Dokumente nicht scannen“, so Houghton. „Ausgefüllte Formulare können hochgeladen und sofort an die Lohnbuchhaltung weitergeleitet werden. Da es nicht mehr zu Verzögerungen kommt, können neue Mitarbeiter ihre Stelle schneller antreten.“

Adobe Sign umfasst zudem wichtige Funktionen für das Tracking von Verträgen. Bisher hatte Innogy nach dem Aufgeben von Verträgen bei der Post wenig Kontrolle darüber, wo sich die Unterlagen befanden. Das Unternehmen wusste außerdem nicht, ob die Empfänger die Dokumente auch berücksichtigen. Anhand des Adobe Sign-Dashboards können HR-Mitarbeiter nun klar ersehen, ob Kandidaten Unterlagen erhalten oder angezeigt haben.

Die bessere Verwaltung und erhöhte Transparenz haben auch dazu beigetragen, ein ausgewogeneres Verhältnis zwischen Arbeits- und Privatleben für das HR-Team zu schaffen. Mitarbeiter können jetzt einen Tag pro Woche von zu Hause aus arbeiten, da die Bearbeitung von Papierdokumenten entfällt. „Adobe Sign hat den administrativen Arbeitsaufwand reduziert. So können wir uns auf die Optimierung von Prozessen konzentrieren und bessere Services bereitstellen“, so Houghton.

Vorreiter im Unternehmen

Der Erfolg des HR-Teams mit Adobe Sign findet auch in anderen Abteilungen von Innogy und der RWE Group Beachtung. Die Lohnbuchhaltung verwendet inzwischen Adobe Sign zur Unterzeichnung von Dokumenten, während der Vertrieb prüft, die Lösung für Kaufverträge zu nutzen. Und auch internationale Niederlassungen von Innogy sind auf die Lösung aufmerksam geworden. Der Firmensitz in Deutschland orientiert sich an den Best Practices der HRAbteilung in Großbritannien. Diese könnten zu einer breiteren Nutzung von Adobe Sign im Unternehmen führen.

„Die Entwicklung im Technologiebereich ist dynamisch. Dies gilt auch für unsere Geschäftssparte“, so Mark Bass, HR Operations Contact Centre Manager bei Innogy. „Adobe Sign sorgt für mehr Agilität. So können wir die richtigen Fachkräfte anwerben und das aktuelle und zukünftige Wachstum des Unternehmens fördern.“