Gli strumenti giusti nelle mani giuste

Per Josh Blackwood, produttività non significa solo portare a termine il lavoro, ma piuttosto farlo bene. La differenza può sembrare minima, ma ha in realtà un enorme impatto sulla riga dei risultati delle aziende.

Blackwood è il consulente per soluzioni tecnologiche principale nel settore HRO (Human Resources Outsourcing) di ADP, uno dei principali reparti di ADP che utilizza Adobe Workfront.

Descrive se stesso come un “aggiusta tutto” (dalle moto ai processi danneggiati) e, quando intraprende un percorso di riparazione, la sua priorità è avere a disposizione lo strumento giusto.

La sua carriera è iniziata lavorando nell’IT, per poi arrivare alla gestione dei team di questo ambito. Ma, lungo il percorso, ha cominciato a interessarsi alla gestione dei progetti e ha ottenuto una certificazione PMP. A molte persone, un tale cambiamento di carriera può far paura, ma per Blackwood è stato entusiasmante.

Uno strumento one-stop per uno shop one-stop

Quando Blackwood è stato assunto per la prima volta come project manager in ADP, doveva supervisionare un progetto altamente visibile e molto importante. Il suo grande successo lo ha poi portato al suo ruolo attuale, nel quale si occupa di creare soluzioni per grandi e spesso complesse iniziative di HRO.

Il settore chiamato HRO raccoglie tutti i prodotti di risorse umane esternalizzati nello spettro di ADP. Ad esempio, quello principale è TotalSource, uno strumento di gestione del capitale umano completamente esternalizzato che quindi controlla vantaggi, stipendi, assunzioni, ecc.

Blackwood gestisce questi prodotti dalla A alla Z, quindi deve saper bilanciare perfettamente le necessità aziendali tra i vari prodotti. Il consulente descrive il portfolio di ADP come uno shop one-stop per le aziende che permette loro di focalizzarsi sulle cose in cui riescono meglio senza doversi preoccupare delle funzioni amministrative.

Con una missione del genere, i progetti possono essere complicati e mettere a dura prova.

Blackwood e il suo team hanno quindi realizzato di aver bisogno di uno strumento one-stop che gestisse la linea di prodotti del loro shop one-stop. Ed è qui che è intervenuto Workfront.

Trovare un unico punto di riferimento

Prima di Workfront, il lavoro veniva gestito in un modo ad-hoc. In poche parole, non c’erano standard coerenti, né metodologia e tracciamento adeguati. C’erano inoltre una mancanza di trasparenza e di visibilità sul lavoro che ricorreva spesso durante lo svolgimento dell’attività.

Blackwood descrive Workfront come l’unica fonte di verità di ADP, il posto comune dove le persone inseriscono tutto il necessario per l’azienda. Permette infatti di lavorare tutti con le stesse fonti di informazioni e di parlare la stessa lingua, migliorando così l’efficienza, il focus e la definizione delle priorità.

Ora Blackwood utilizza Workfront per gestire i progetti e le iniziative di HRO, dall’acquisizione alla definizione delle priorità per il completamento e il reporting. Tutto avviene in Workfront, e lui e i suoi team ne stanno vedendo i risultati.

Quando Blackwood ha iniziato a lavorare in ADP, il suo team stava cambiando piattaforme con un’iniziativa compresa in un progetto molto ampio. Per questo, organizzava anche riunioni di 3 ore con 130 persone. Workfront ha permesso di avere un gruppo più concentrato di circa 50 persone durante quel progetto.

Dato che Workfront consente agli stakeholder di vedere lo stato dei progetti in tempo reale, il team di Blackwood non deve più perdere il tempo a dare aggiornamenti agli altri. Tutto viene attualizzato nello strumento, quindi alle riunioni partecipano solo le persone necessarie.

Infine, passare meno tempo a parlare del lavoro ha lasciato più tempo da dedicare effettivamente al lavoro che conta davvero.

“Uno dei maggiori vantaggi è che le riunioni ora possono avere un focus diverso”, spiega Blackwood. “Invece di parlare dello stato del progetto, possiamo utilizzare le riunioni per risolvere i veri problemi che riguardano più reparti. Questo ci dà più tempo anche per trovare delle soluzioni concrete.”

Migliorare il reporting dei KPI e la definizione delle priorità con Workfront

Prima di Workfront, Blackwood ricorda che c’era solo una vaga idea di come eseguire il reporting dei KPI, ma non c’era un vero e proprio processo. Workfront ha aiutato ADP a standardizzare la struttura del reporting dei KPI, permettendo quindi di comprendere quali sono gli obiettivi interni reali.

All’HRO arrivano le informazioni tramite moduli personalizzati creati appositamente nello strumento. I menu a tendina mostrano i KPI selezionabili da misurare, ad esempio la crescita del fatturato. Lo strumento mostra anche in modo estremamente dettagliato i cambiamenti nelle iniziative sui KPI, così i responsabili possono valutare bene gli obiettivi.

Ma non solo: questa visibilità ha anche permesso una riduzione dei costi.

Un esempio è l’invio da parte dell’HRO di kit cartacei ai dipendenti dei clienti di ADP. In precedenza, questi kit venivano inviati in più fasi, mentre con Workfront il team di Blackwood riesce ad assegnare priorità di invio e, di conseguenza, viene inviato il numero giusto di kit e vengono spesi meno soldi in carta e spedizioni.

Quindi, ora non solo il reporting dei KPI è più strutturato e trasparente, ma i KPI stessi sono più raggiungibili grazie alla chiarezza fornita da Workfront.

Workfront ha contribuito anche a far raggiungere ai progetti dell’HRO gli obiettivi più grandi che sono importanti per il business, permettendo di assegnare più facilmente le priorità ai progetti.

“Se non definisci gli obiettivi all’inizio del progetto, il progetto non finirà mai”, afferma Blackwood.

Se ogni progetto completato ha un impatto sul successo del reparto HRO, Workfront aiuta Blackwood a vedere quanto questo impatto può estendersi a progetti più ampi.

Il suo team utilizza Workfront per impostare i progetti, definire cos’è il successo e analizzare le prestazioni in relazione alle iniziative strategiche nell’insieme.

Tutto questo aiuta la trasparenza, e il lavoro ben fatto viene apprezzato per il suo effetto e per il miglioramento più chiaro che apporta.

Permettere ai team interni di avere un approccio basato sulla strategia

Blackwood dice che alle persone piace avere un modo comune di realizzare lavori diversi. L’acquisizione e la richiesta di progetti è diventata più semplice e sono stati standardizzati dei processi unici per reparti diversi grazie a Workfront, che si è rivelato un cambiamento interno molto positivo.

Anche l’interfaccia utente smart aiuta.

“L’aspetto e la struttura dell’interfaccia utente hanno contribuito molto alla facilità di adozione, perché hanno migliorato l’utilizzo e, di conseguenza, la visibilità del prodotto. Non è uno strumento pesante e scoraggiante. Per eseguire un progetto in Workfront, non hai bisogno di una laurea in ingegneria informatica. Ti permette di eseguire piani di progetto basilari con competenze limitate”, dichiara Blackwood.

Troppo spesso la strategia viene limitata dagli strumenti che la rendono tangibile. Workfront ha cambiato questo aspetto per Blackwood e il suo team.

Quando il focus aziendale cambia in ADP, la flessibilità di Workfront è ancora più facile da notare. Permette infatti di aggiornare facilmente i paradigmi precedenti all’interno dello strumento per riadattarli alle nuove necessità organizzative.

Considerazioni finali

In ADP, Blackwood ha trasformato il suo ruolo passando dal gestire grandi progetti operativi a operare come architetto e stratega per tutto l’HRO. E Workfront ha fatto la sua parte, perché gli ha permesso di concentrarsi, e di far concentrare il suo team, sul lavoro giusto riallineandolo in modo chiaro agli obiettivi di business strategici.

Essendo un “aggiusta tutto”, Blackwood è riuscito a prendere tante altre decisioni basate sui dati a grande velocità, contribuendo così alla crescita del fatturato.

In fin dei conti, sono le mani che usano lo strumento a fare il grosso del lavoro, non lo strumento. Il miglior risultato si raggiunge con uno strumento all’avanguardia in mani competenti. Ed è proprio così che Blackwood ha approcciato alla semplificazione del business e allo spostamento dell’ago del fatturato: con Workfront, lo strumento giusto.

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