Manche Probleme lassen sich nicht mit einem schnellen Fix lösen. Mit der 5-Why-Analyse geht ihr den Ursachen wirklich auf den Grund – und stellt sicher, dass sie nicht wieder auftreten.

Das Geniale an dieser Methode: Alles dreht sich um ein einziges Wort – warum. Schauen wir uns an, wie es funktioniert.

• Was ist die 5-Why-Methode? Definition und Ursprung.
• So führt man eine 5-Why-Analyse durch: eine Schritt-für-Schritt-Anleitung.
• 5 Whys – Beispiele aus der Praxis.
• Die 5-Why-Methode und Adobe Workfront.

Was ist die 5-Why-Methode? Definition und Ursprung.

Die 5-Why-Methode ist ein Problemlösungsansatz, der auf wiederholtem Nachfragen basiert. Indem ihr fünfmal hintereinander „Warum?“ fragt, kommt ihr über oberflächliche Antworten hinaus und findet die eigentliche Ursache eines Problems. Klingt simpel – ist aber hochwirksam, besonders bei Themen, die immer wieder auftreten und bei denen ein schneller Fix nichts bewirkt.

Sehen wir uns ein kurzes Szenario an. Stellt euch ein Haus mit einem undichten Rohr vor. Auf die Frage „Warum ist der Boden nass?“ wäre „Weil das Rohr leckt“ eine plausible Antwort – aber keine zufriedenstellende. Das eigentliche Problem liegt tiefer. Also fragt ihr weiter: „Warum leckt das Rohr?“ Wenn wir dann antworten: „Weil der Wasserdruck zu hoch war“, wird das Problem deutlicher. Und wenn wir weiter in die Tiefe gehen – „Warum ist der Wasserdruck zu hoch?“ – stellen wir fest, dass möglicherweise der Druckregler defekt ist. Erst wenn ihr den Regler repariert und das Rohr ersetzt, könnt ihr sicher sein, dass das Problem dauerhaft behoben ist.

Die Geschichte der 5-Why-Methode.

Die 5-Why-Methode fördert Kreativität und Einfallsreichtum – und ist auch nach 100 Jahren nach wie vor relevant.

Entwickelt wurde sie von Sakichi Toyoda, dem Industrieunternehmer und Erfinder, der in den 1930er-Jahren Toyota Industries gründete. Toyoda erkannte schnell den Wert dieser Fragetechnik, um Probleme im Unternehmen effizient zu lösen.. Als Architekt des Toyota-Produktionssystems wollte er den Lean-Produktionsprozess so reibungslos wie möglich am Laufen halten. Die 5 Whys wurden dabei zu einem zentralen Erfolgsfaktor.

Anstatt dass Führungskräfte und Projektmanager im Besprechungsraum Theorien darüber aufstellen, warum ein Problem entstanden sein könnte, verfolgte Toyota die Philosophie „Go and See“-Philosophie, bei der sie direkt vor Ort im Produktionsbereich nachforschten. Sie gingen direkt in die Produktion, schauten sich ein Problem an – und fragten so lange nach, bis sie die eigentliche Ursache gefunden hatten.

Dadurch wurden persönliche Meinungen ausgeschlossen, die ohne fundierte Analyse das Bild von den Ursachen verzerren könnten. Die 5-Why-Methode stellt einen wissenschaftlicheren Ansatz zur Identifizierung der zugrunde liegenden Ursache dar.

Das Ergebnis: robustere Prozesse, die das Unternehmen weiter wachsen und expandieren ließen. Noch heute nutzt Toyota diese Methode, um Hindernisse zu überwinden und Probleme von Grund auf zu verstehen.

Diese Strategie wurde in den 1970er-Jahren schnell auch außerhalb von Toyota populär. Noch heute setzen Teams und Fachkräfte weltweit auf die 5 Whys, um ihre Problemlösungskompetenz und internen Abläufe zu verbessern.

Wann ihr die 5 Whys einsetzen solltet

Die Methode eignet sich für eine Vielzahl von Management- und Business-Themen. Besonders hilfreich ist sie, wenn es um Folgendes geht:

• Prozessverbesserungen.Mit den 5 Whys deckt ihr Ineffizienzen oder Engpässe in Abläufen auf. Indem Ihr Team wiederholt fragt, warum ein Fehler oder eine Störung im Prozess auftritt, egt ihr Schicht für Schicht die wahre Ursache frei. Beispiel: Wenn die Auftragsabwicklung für Kundschaft regelmäßig zu lange dauert, zeigt euch die Analyse vielleicht, ob das Problem an zu wenig Personal, veralteter Technik oder schwacher interner Kommunikation liegt. So findet ihr nachhaltige Lösungen statt kurzfristiger Pflaster.
• Technische Probleme.Auch bei vertrackten IT-Problemen sorgt die 5-Why-Methode für eine strukturierte Herangehensweise. Sie verhindert, dass ihr euch mit oberflächlichen Workarounds zufriedengebt, und hilft euch, die eigentliche Ursache zu beseitigen. Wenn beispielsweise ein Programm immer wieder abstürzt, lässt sich mit der 5-Why-Methode herausfinden, ob es sich um einen Programmierfehler, mangelnde Serverkapazitäten oder ein Kompatibilitätsproblem handelt. Dieser systematische Ansatz gewährleistet eine gründliche Untersuchung und eine robustere Lösung.
• Umgang mit Projektverzögerungen.Projektverzögerungen ergeben sich oft aus einer Verkettung miteinander verbundener Faktoren und haben selten nur eine einzige Ursache. Indem sie systematisch die Gründe für Verzögerungen hinterfragen, kann das Projektmanagement die Engpässe, Ressourcenbeschränkungen oder Abhängigkeiten aufdecken. Wenn ein Projekt beispielsweise seine Frist verpasst, kann die 5-Why-Methode offenlegen, ob die Verzögerung auf mangelnde Ressourcen, unklare Anforderungen oder ineffektive Kommunikation zurückzuführen ist. Das macht es einfacher, gezielt gegenzusteuern, um künftige Verzögerungen zu vermeiden.
• Lösung von Kundenbeschwerden.Auch Beschwerden lassen sich mit den 5 Whys aufarbeiten. Sie helfen euch, Probleme in Produkten, Dienstleistungen oder Prozessen aufzudecken. Häufen sich beispielsweise Beschwerden über schlechten Kundenservice, zeigt die Analyse möglicherweise, dass die Ursachen in fehlendem Training, zu wenig Personal oder unklaren Service-Protokollen liegen. Wenn ihr die zugrunde liegenden Probleme angeht, steigen die Bewertungen – und ihr erhöht die Chance auf Weiterempfehlungen und neue Kundschaft.

Die 5-Why-Strategie ist besonders effektiv, wenn sie zur Lösung von einfachen bis mittelschweren Problemen eingesetzt wird. Sie ist weniger komplex als andere Problemlösungsstrategien – bei äußerst komplexen Problemen funktioniert sie möglicherweise jedoch weniger gut. Trotzdem hilft sie Teams dabei, die Ursachen von Problemen besser zu verstehen, und den ersten wichtigen Schritt zur Lösung zu machen.

Wann ihr die 5 Whys besser nicht einsetzt

Sehen wir uns einige Szenarien an, in denen die Methode an ihre Grenzen stoßen könnte.

• Hochkomplexe Probleme: Bei komplizierten Problemen, bei denen zahlreiche Ursachen ineinander greifen, kann die 5-Why-Methode die Situation zu stark vereinfachen. Das Risiko: Wichtige Faktoren bleiben unentdeckt. Das iterative Nachfragen nach dem „Warum“ reicht möglicherweise nicht aus, um die Komplexität solcher Probleme zu durchdringen.
• Vielschichtige Ursachen: Wenn mehrere Faktoren, Beteiligte, Zeiträume oder Rahmenbedingungen zusammenspielen, stößt die 5-Why-Methode an ihre Grenzen. Oft fällt es schwer, zwischen beitragenden Ursachen und der eigentlichen Wurzel des Problems zu unterscheiden. Die lineare Abfolge von „Warum“-Fragen reicht dann oft nicht aus, um die ganze Komplexität abzubilden.
• Situationen, die empirische Nachweise erfordern: Die 5-Why-Methode beruht stark auf Schlussfolgerungen und ist eventuell in den Fällen zu wenig belastbar, in denen eine empirische Validierung der ermittelten Ursache erforderlich ist. Hier können robustere Methoden erforderlich sein, um sicherzustellen, dass die Schlussfolgerungen durch Belege gestützt werden.

In solchen Fällen sind anspruchsvollere Methoden der Fehler-Ursachen-Analyse (Root Cause Analysis, RCA) erforderlich. Diese Techniken bieten einen systematischeren und umfassenderen Ansatz, der häufig Datenanalysen und verschiedene Blickwinkel einbezieht.

Alternative RCA-Methoden.

Für komplexe Szenarien, in denen die 5-Why-Methode nicht ausreicht, könnt ihr auf andere bewährte Techniken zurückgreifen. Dazu gehören:

• Fischgrätendiagramme (Ishikawa-Diagramme): Diese Diagramme stellen potenzielle Ursachen eines Problems dar, kategorisiert nach verschiedenen Faktoren – einschließlich Personen, Materialien, Methoden und Umgebung. Dieser Ansatz regt zum Brainstorming an und eröffnet eine ganzheitliche Sicht auf das Problem.Für komplexe Szenarien, in denen die 5-Why-Methode nicht ausreicht, könnt ihr auf andere bewährte Techniken zurückgreifen.
• Fehlermöglichkeits- und Einflussanalyse (Failure Mode and Effects Analysis, FMEA): Die FMEA identifiziert systematisch potenzielle Fehlermodi, deren Auswirkungen und Ursachen, um Risiken proaktiv zu minimieren. Dies ist besonders hilfreich in Situationen, in denen Fehler schwerwiegende Folgen haben können.

Die Wahl der geeigneten RCA-Methode hängt von der Komplexität des Problems und dem Grad an Gründlichkeit ab, mit dem ihr es angehen möchtet. Die 5-Why-Methode ist oft ein wertvoller Einstieg. Entscheidend ist jedoch, ihre Grenzen zu kennen, und bei Bedarf auf fundiertere Methoden zurückzugreifen, um Probleme wirklich wirksam zu lösen.

So führt man eine 5-Why-Analyse durch: eine Schritt-für-Schritt-Anleitung.

Wenn ihr eine 5-Why-Analyse durchführt, merkt ihr schnell: Es geht um mehr als bloße Wiederholungen. Sehen wir uns die einzelnen Schritte an.

1. Stellt eine Gruppe von Team-Mitgliedern zusammen.

Bringt zunächst ein Team von Fachleuten zusammen, die mit dem Problem vertraut sind. Bezieht Personen aus verschiedenen Abteilungen ein, die auf das Problem Einfluss haben könnten. Jedes Team-Mitglied bringt eine andere Perspektive und frische Ideen ein, die dem Team helfen können, die eigentliche Ursache eines Problems besser aufzudecken.

2. Wählt eine Leitung für das Team aus.

Wählt eine Team-Leitung, die das Team organisiert, damit dieses motiviert bleibt und vorankommt. Eine Team-Leitung stellt sicher, dass das Team weiterhin die 5-Whys-Strategie anwendet und jede Frage sorgfältig auswertet.

Die Leitung sollte sich stärker auf die Rolle des Moderators oder der Moderatorin konzentrieren. Alle Teammitglieder sollten die Freiheit haben, ihre Gedanken zum Problem und zu den möglichen Ursachen offen zu teilen.

3. Notiert das Problem auf einem Whiteboard oder auf Papier.

Als Nächstes sollte das Team seine Problemdarstellung festhalten, um sicherzustellen, dass alle auf dem gleichen Stand sind. Wenn das während der einzelnen Bewertungsstufen Notizen macht, bleiben Gedanken und Ideen übersichtlich und geordnet. So fällt es euch leichter, die nötigen Änderungen umzusetzen und das Problem künftig zu vermeiden.

4. Fragt das erste „Warum“.

Nun muss die Gruppe die Frage formulieren, die beantwortet werden soll, und ihr erstes „Warum“ beantworten. Wenn ihr beispielsweise wissen möchtet, warum eine Software-Aktualisierung hinter dem Zeitplan lag, könnt ihr fragen: „Warum lag diese Software-Aktualisierung hinter dem Zeitplan?“ Das Team sollte dann gemeinsam Antworten auf die Frage sammeln und schriftlich notieren.

5. Stellt die Frage „Warum?“ noch vier Mal.

Nach der ersten Frage muss das Team vier weitere Runden mit "Warum"-Fragen durchführen. Habt ihr die erste Frage beantwortet, fragt gleich weiter: Warum ist dieses Ereignis eingetreten?

6. Ermittelt die eigentliche Ursache des Problems.

Nachdem das Team alle fünf „Warum“-Runden durchlaufen hat, formuliert klar, was ihr als Grundursache des Problems erkannt habt. Schaut euch die letzte Antwort an, die ihr Schritt für Schritt abgeleitet hat – sie zeigt euch Ursache und Wirkung und hilft, den Ursprung des Problems zu verstehen. Die Gruppe kann dann mit dem Brainstorming von Ideen zur Lösung dieses Problems beginnen.

7. Teilt Verantwortlichkeiten für die Lösungen zu.

Mit dem Wissen um die Grundursache und die Ereigniskette entwickelt ihr konkrete Lösungen für das Problem. Gebt die Aufgaben an unterschiedliche Team-Mitglieder weiter, um das erneute Auftreten des Problems zu verhindern. Dokumentiert die Korrekturmaßnahmen und die jeweiligen Zuständigkeiten, damit eure Abläufe nachhaltig verbessert werden.

8. Teilt die Ergebnisse eurer Analyse.

Zum Schluss sollte das Team das Ergebnis seiner Analyse in der Abteilung oder im gesamten Unternehmen zu teilen. Fasst die Antworten auf die identifizierten Fragen, die vermutete Ursache und die formulierten Lösungen klar zusammen. Achtet im weiteren Verlauf auf Fortschritt und kontinuierliche Verbesserung – und prüft, ob die Lösung tatsächlich die Ereigniskette entschärft, die zum ursprünglichen Problem geführt hat..

Tipps für eine effektive 5-Why-Analyse.

Die Fünf-Why-Methode ist zwar trügerisch einfach, erfordert aber eine durchdachte Anwendung, um präzise und umsetzbare Ergebnisse zu liefern. So lässt sich die Effektivität dieser Methode maximieren.

• Die „Fünf“ ist nur ein Richtwert und keine starre Regel: Die Zahl „Fünf“ in der „5-Whys-Methode“ ist eine Faustregel, kein Muss. Bei komplexeren Problemen kann es nötig sein, mehr als fünfmal „Warum?“ zu fragen, um zur Ursache vorzudringen. Umgekehrt könnt ihr die Ursache bei einfacheren Problemen auch schon nach weniger als fünf Fragen finden. Entscheidend ist, so lange zu nachzufragen, bis weitere „Warum“-Fragen keine zusätzlichen Erkenntnisse mehr bringen.
• Konzentriert euch auf Fakten: Vermeidet Spekulationen oder Annahmen. Die Antworten müssen auf Fakten und beobachtbaren Belegen beruhen und nicht auf Meinungen oder Hypothesen. Dadurch wird verhindert, dass die Methode der fünf Warum-Fragen zu einer rein deduktiven Übung wird, die zu ungenauen Schlussfolgerungen führen kann. Indem sich Teams auf faktenbasierte Darstellungen des Geschehens konzentrieren, können sie die eigentliche Ursache zuverlässiger identifizieren.
• Geht mehreren Spuren nach: Ein einziges Problem kann mehrere Ursachen haben. Die 5-Why-Methode ermöglicht parallele Untersuchungen: Ihr könnt mehreren Ursachen gleichzeitig nachgehen. Dieser Ansatz sorgt für eine umfassendere Analyse, berücksichtigt alle beitragenden Faktoren und führt zu tragfähigeren Lösungen.
• Keine Schuldzuweisungen: Bei der 5-Why-Methode geht es darum, die Ursache eines Problems zu finden – nicht darum, jemanden verantwortlich zu machen. Auch wenn einzelne Aktionen oder Fehler zum Problem beigetragen haben, besteht das Ziel darin, die zugrunde liegenden systemischen Ursachen zu verstehen, die diese Fehler erst möglich gemacht haben. Dieser Ansatz fördert eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung statt der Schuldzuweisung. Indem die 5-Why-Methode den Fokus auf das „Warum“ statt auf das „Wer“ legt, erleichtert sie eine effektivere Problemlösung und verhindert das erneute Auftreten ähnlicher Probleme.

5 Whys – Beispiele aus der Praxis.

Manchmal lässt sich die Anwendung und die Möglichkeiten der 5-Why-Methode am besten anhand einiger Beispiele verstehen. Im Folgenden stellen wir euch drei Situationen vor, in denen Unternehmen diese Strategie anwenden könnten, um die Ursachen ihrer Probleme besser zu ermitteln.

Niedrige Verkaufszahlen.

Ein klassischer Einsatzfall: Ein Unternehmen stellt fest, dass die Verkaufszahlen im letzten Quartal zurückgegangen sind. Das Team, bestehend aus Marketing-, Vertriebs- und Kundendienst-Mitarbeitenden, könnte die Analyse wie folgt durchführen:

• Warum sind unsere Verkaufszahlen gesunken?Wir haben eine Zunahme von Beschwerden über das Produkt festgestellt – was zu weniger Empfehlungen, Wiederholungskäufen und Upsells sowie zu mehr negativen Online-Bewertungen geführt hat.
• Warum haben unsere Kunden angefangen, sich häufiger über das Produkt zu beschweren?Bei unserer Software treten mehr Fehler und technische Probleme auf – das hat zu mehr Anrufen beim Kundendienst und mehr Frustration geführt.
• Warum sind mehr Fehler aufgetreten?Im Produkt- und Entwicklungs-Team arbeiten viele neue Mitarbeitende, denen es noch an Erfahrung und Know-how fehlt, um das von der Kundschaft erwartete Leistungsniveau zu erreichen.
• Warum haben diese Abteilungen so viele neue Mitarbeitende?In den letzten 18 Monaten hatten wir eine hohe Fluktuation.
• Warum hatten wir eine so hohe Fluktuation?Wir haben deutlich weniger Benefits als unsere Konkurrenz angeboten und dadurch einige unserer besten Entwicklerinnen und Entwickler verloren.

In dieser Situation erkennt das Team, wie wichtig es ist, Mitarbeitende wertzuschätzen und attraktive Arbeitsbedingungen zu schaffen, um Loyalität zu sichern. Qualifizierte Mitarbeitende sorgen für eine hochwertige Customer Experience. Das Team kann einen Aktionsplan entwickeln, um neue Mitarbeitende besser zu schulen und die angebotenen Benefits zu verbessern. So können Top-Talente gewonnen und gehalten werden.

Probleme bei der Termintreue.

Eine weitere Gelegenheit für eine 5-Why-Analyse: ein Fertigungsunternehmen schafft es nicht, bezahlte Aufträge rechtzeitig auszuführen.

• Warum konnten wir die Aufträge nichts rechtzeitig fertigstellen?Wir haben die Aufträge verspätet abgeschlossen, weil sich zu Monatsbeginn ein Rückstau aufgebaut hatte.
• Warum kam es zu Monatsbeginn zu dem Rückstau?Der Rückstau entstand, weil das Förderband eine ganze Woche ausgefallen ist – in dieser Zeit konnten wir keine Aufträge bearbeiten.
• Warum hat das Förderband versagt?Die Wartung des Förderbandmotors war überfällig, sodass der Motor die nötige Leistung nicht mehr erbringen konnte.
• Warum war die Maschine mit der Wartung im Rückstand?Aufgrund der konstant hohen Nachfrage wollte niemand die Maschine für die wenigen Stunden außer Betrieb nehmen, die für die Wartung erforderlich gewesen wären.
• Warum hat niemand Zeit für die Wartung eingeplant?Die verantwortliche Team-Leitung wollte nicht das Risiko einer Verzögerung eingehen – und hat die Wartung deshalb immer wieder verschoben.

Das Team erkannte: Der Versuch, kleine Verzögerungen durch Routinewartungen zu vermeiden, führte am Ende zu einer großen Verzögerung bei der Reparatur – und damit zu verpassten Abgabeterminen. Es sollte einen Maßnahmenplan entwickeln, um regelmäßige Wartungen verbindlich durchzusetzen – und dafür Zeiten mit geringerer Auslastung zu nutzen. Es muss außerdem sichergestellt sein, dass keine Führungskraft Nachteile hat, wenn sie Zeit für die Wartung einplant und dadurch kurzfristig Produktionsziele verfehlt.

Teams verpassen regelmäßig Abgabetermine.

Unternehmen können sich auch mit Situationen konfrontiert sehen, in denen sie Projektfristen nicht einhalten können. Das kann dazu führen, dass Leistungen zu später erbracht oder Abläufe im Unternehmen gestört werden. Um das Problem zu lösen, kann ein Team beispielsweise folgende Fragen stellen:

• Warum hat das Team diesen Termin versäumt?Das Team war im Verzug, weil einzelne Mitglieder ihre Projektteile verspätet fertiggestellt haben.
• Warum haben einige Team-Mitglieder ihre Aufgaben verspätet abgeschlossen?Die Team-Mitglieder erledigten ihre Teile des Projekts verspätet, weil sie Lücken in den Zuständigkeiten erst kurz vor dem Abgabetermin bemerkten.
• Warum gab es Lücken in den Zuständigkeiten?Den Team-Mitgliedern wurden Aufgaben zugewiesen, aber sie kommunizierten ansonsten nur sehr wenig, sodass sie nicht erkannten, dass niemand für wichtige Teile des Projekts zuständig war.
• Warum haben die Team-Mitglieder nicht miteinander kommuniziert?Die Team-Kultur war praktisch nicht vorhanden, und die Gruppe wurde im Grunde von einer einzelnen Team-Leitung gelenkt, die Aufgaben verteilte, ohne dass es zum Austausch zwischen den Mitgliedern kam.
• Warum fehlte es dem Team an einer kohäsiven Kultur?Dem Team fehlte eine einheitliche, auf Zusammenarbeit ausgerichtete Kultur, weil die Mitglieder nicht dazu angeregt wurden, sich einzubringen oder Fragen zu stellen. Das führte zu Mutmaßungen und einem ausgeprägten Gefühl von Individualismus.

Dieses Team könnte sich darauf konzentrieren, die Bedeutung einer besseren Entwicklung der Team-Kultur durch regelmäßige Meetings, die Förderung von Diskussionen und das Stellen von Fragen sowie die Unterstützung von Führungskräften, die mit gutem Beispiel vorangehen und kreatives Denken willkommen heißen, hervorzuheben.

Die 5-Why-Methode und Adobe Workfront.

Die kollaborativen Funktionen von Adobe Workfront machen die 5-Why-Methode einfacher denn je. Die Projekt-Management-Funktionen ermöglichen eine einfache Dokumentation jeder „Warum“-Frage und der jeweiligen Antwort, wodurch ein klares Audit-Protokoll der Analyse entsteht. Die starken Kommunikations-Tools der Plattform fördern die Zusammenarbeit in Echtzeit, sodass sich jedes Team-Mitglied aktiv einbringt und sein Know-how teilt.

Hier einige zentrale Funktionen:

• Zentraler Arbeitsbereich: Erstellt in Workfront einen eigenen Bereich für 5-Why-Analysen. Alle relevanten Infos werden dort gesammelt und sind damit leicht zugänglich.
• Aufgaben für jedes „Warum“-Frage in Workfront erstellen: Legt in Workfront für jede „Warum“-Frage und ihre Antwort eine eigene Aufgabe an – für klare Dokumentation und einfaches Fortschritts-Tracking.
• Verantwortlichkeiten klären: Weist jedem Teammitglied die Verantwortung für eine Aufgabe zu. Das sorgt für klare Zuständigkeiten und stärkt die Zusammenarbeit.
• Kommentare und Diskussionen nutzen: Nutzt die Kommentar- und Diskussionsfunktionen von Workfront, um Wissen im Team zu teilen und in Echtzeit zusammenzuarbeiten.
• Berichte generieren: Nutzt die Reporting-Funktionen von Workfront, um kurze Zusammenfassungen eurer 5-Why-Analysen zu erstellen. So kommuniziert ihr Ergebnisse klar und effizient an alle Stakeholder.

Erfahrt mehr darüber, wie Adobe Workfront eurem Unternehmen dabei helfen kann, Workflows zu optimieren und die Zusammenarbeit zu verbessern.

https://business.adobe.com/fragments/resources/cards/thank-you-collections/workfront