Tägliche Stand-ups für agile Teams.

Ganz gleich, ob ihr eben erst eine agile Unternehmenskultur eingeführt habt oder diese verbessern möchtet – die Dauer eurer Meetings zu optimieren, ist ein guter Anfang. Tägliche Stand-ups sind ein wichtiger Bestandteil des agilen Projekt-Managements und ein schneller Überblick hilft euch, Sprints zu optimieren.

In diesem Beitrag wird erklärt:

• Was Stand-ups sind
• Wie man sie effektiv umsetzt
• Häufige Fehler, die vermieden werden sollten
• Wie Stand-ups bei verteilt und remote arbeitenden Teams durchgeführt werden
• Weitere Tipps und Best Practices für effiziente Stand-ups

Was ist ein Stand-up?

Ein Stand-up ist ein kurzes, tägliches Meeting, bei dem die Team-Mitglieder über die aktuellen Fortschritte und Herausforderungen bei ihrer Arbeit sprechen. Themen sind wichtige Aufgaben und Probleme ebenso wie die Einhaltung von Projektzielen. Da diese Meetings stehend abgehalten werden, dauern sie nur kurz – 15 Minuten sind optimal. So können alle Betroffenen daran teilnehmen und einander über ihre Aufgaben auf dem Laufenden halten.

Die Grundlage des agilen Projekt-Managements ist die Aufteilung von Projekten in kleinere Gruppen von Aufgaben (auch Sprints genannt). Tägliche Stand-ups sind ein wesentlicher Bestandteil dieser Methode, denn sie helfen bei der Organisation des Teams, das die Sprints auf dem Weg zum fertigen Produkt abarbeitet.

Die Durchführung eines effektiven Stand-ups – Grundlagen.

Obwohl es wahrscheinlich so viele Methoden gibt, ein Stand-up durchzuführen, wie es Personen gibt, die daran teilnehmen, gibt es doch einige Richtlinien, um ein solches Meeting möglichst optimal zu gestalten. Grundsätzlich gibt es zwei Arten von Stand-up-Meetings. Die eine ist eher agil und die andere basiert auf dem Projekt-Management-Prinzip Kanban.

Agile Stand-ups.

Agile Stand-ups – auch als „Round Robins“ bezeichnet – sind 15-minütige Steh-Meetings, bei denen die Team-Mitglieder ihre Aufgaben für ein bestimmtes Projekt besprechen. Bei diesen agilen Stand-ups stehen die einzelnen Team-Mitglieder und ihre Arbeit im Mittelpunkt, einschließlich der Frage, was sie verbessern können. Der Zweck von agilen Stand-ups besteht darin, ein Projekt in überschaubare Teile zu zerlegen und jedes Team-Mitglied bei der Erledigung dieser Teile zu unterstützen.

Die drei Fragen eines agilen Stand-ups.

In jedem agilen Stand-up-Meeting werden drei Fragen gestellt, die jedes Team-Mitglied beantwortet.

1. Was habe ich gestern erreicht?

2. Was werde ich heute tun?

3. Welche Hindernisse, sofern vorhanden, behindern meinen Fortschritt?

Diese Fragen sind das Herzstück des agilen Stand-ups. Sie geben jedem Team-Mitglied die Möglichkeit, sich Gehör zu verschaffen, sich gegenseitig zu unterstützen und gegebenenfalls um Hilfe zu bitten. Ohne diese Zuteilung von Verantwortung und Struktur kann ein Projekt leicht ins Stocken geraten.

Kanban-Stand-ups.

Kanban-Stand-ups werden manchmal auch als „Walking the Board“ bezeichnet und funktionieren ähnlich wie agile Stand-ups: Sie sind kurz und fokussiert und geben den Team-Mitgliedern Verantwortung und Struktur. Doch ein Kanban-Stand-up orientiert sich an einer visuellen Darstellung des Workflows, einer sogenannten Kanban-Tafel.

Der Zweck von Kanban-Stand-ups besteht darin, Engpässe zu erkennen und zu beheben, bevor sie einen Teil des Projekts gefährden. Der Fokus liegt dabei weniger auf dem Einzelnen, sondern vielmehr auf den wichtigsten Aufgaben. Bei Kanban-Meetings geht es vor allem um Effizienz und darum, die Arbeit entsprechend der Kanban-Tafel zum Abschluss zu bringen.

Häufige Fehler beim täglichen Stand-up, die vermieden werden sollten.

Bei der Durchführung von Stand-up-Meetings gibt es einige Fallstricke. Vermeidet diese Fehler, damit eurer Team Projekte erfolgreich abschließen kann.

Die Meetings dauern zu lange.

Ein gutes Stand-up ist kurz. So werden die wichtigsten Punkte schnell besprochen und die Team-Mitglieder können wieder an ihre Arbeit gehen. Wenn euer Stand-up länger als 15 Minuten dauert, ist es wahrscheinlich zu lang.

Wenn sich beispielsweise jemand setzt, ist das kein richtiges Stand-up. Die Teilnehmenden stehen zu lassen, ist eine Möglichkeit, das Zeit-Limit einzuhalten. Denn wenn alle in bequemen Sesseln sitzen, ist die Wahrscheinlichkeit größer, dass die Besprechung länger dauert als angesetzt.

Stand-ups werden zu Statusbericht-Meetings umfunktioniert.

Das passiert bei vielen Stand-ups. Tägliche Stand-up-Meetings sind Gespräche auf Augenhöhe und keine Berichte von Beschäftigten an Vorgesetzte. Das Ziel eines Stand-ups ist es, die Arbeit des Teams aufeinander abzustimmen und alle auf dem Laufenden zu halten.

Der Unterschied liegt oft in der Atmosphäre des Meetings. Bei einem Meeting zur Abstimmung der Arbeitsaufgaben ist das gesamte Team einbezogen. Die Team-Mitglieder haben dabei die Möglichkeit, über ihre Arbeit und ihre Anforderungen zu sprechen. Im Gegensatz dazu funktioniert ein Statusbericht-Meeting „top-down“. Hier sprechen einige wenige Personen und alle anderen hören zu. Letzteres gibt den Team-Mitgliedern das Gefühl von Mikro-Management, was hier nicht das Ziel ist.

Es werden keine Probleme besprochen.

Manchmal kommt es vor, dass Stand-ups abgehalten werden, ohne dass es Hindernisse oder Probleme zu besprechen gibt. Doch wenn nie Probleme thematisiert werden, stimmt etwas nicht. Kein Projekt ist völlig frei von Mängeln.

Wenn bei Stand-ups nie über Probleme gesprochen wird, könnte es sein, dass sich eure Team-Mitglieder nicht trauen, über Herausforderungen zu sprechen oder um Hilfe zu bitten. In diesem Fall liegt es an der Team-Leitung, dies zu erkennen und diese Personen zu ermutigen, ihre Probleme zur Sprache zu bringen

Stand-ups werden abgesagt.

Wir alle haben viel zu tun, und es kann schon eine große Herausforderung sein, sich jeden Tag für ein Meeting Zeit zu nehmen. Viel beschäftigte Mitarbeitende können auch überfordert sein und Meetings verpassen – auch unbeabsichtigt. Dann gibt es wohl auch Tage, an denen das Team das Gefühl hat, dass das Projekt gut läuft und kein Stand-up nötig ist.

Doch das tägliche Stand-up ausfallen zu lassen, ist nicht empfehlenswert. Wenn das Team beschließt, kein Meeting abzuhalten, hat es keine Möglichkeit, sich auszutauschen und festzustellen, wo die einzelnen Mitglieder bei ihrer Arbeit stehen. Wenn ein Meeting stattfindet, während ein paar Personen fehlen, fährt das Team ohne diese Leute fort – was sich negativ auf deren Arbeit und Produktivität auswirken könnte.

Keine Hilfe für introvertierte Personen.

Introvertierte Menschen tun sich in Gruppen manchmal schwer. Sich zu Wort zu melden, könnte für sie ein großes Problem darstellen. Sogar die Team-Mitglieder, die nicht introvertiert sind, könnten Schwierigkeiten haben, vor anderen zu sprechen. Die Team-Leitung sollte daher die Personen identifizieren, die im Meeting gestresst wirken, und nach Lösungen suchen, wie sie sich bei Bedarf Gehör verschaffen können. Das könnte die einfache Empfehlung sein, sich gut vorzubereiten, damit sie sich sicherer fühlen.

Den Fokus verlieren.

Agile Stand-ups sollten kurz und bündig sein und das im Meeting Besprochene sollte für das gesamte Team relevant sein. Lange Monologe, soziale Interaktion oder Informationen, die nicht für alle relevant sind, gehören nicht in ein Stand-up.

Eine weitere häufige Ursache dafür, warum Teams in Stand-ups den Fokus verlieren, ist der Versuch, Probleme zu lösen. Das sollte zur rechen Zeit und am rechten Ort stattfinden, aber nicht in einem Stand-up-Meeting.

Stand-ups für verteilt und remote arbeitende Teams.

Auch wenn euer Team auf unterschiedliche Orte verstreut ist, könnt ihr effektive Stand-ups abhalten. Dank der modernen Verbindungsmöglichkeiten müssen nicht mehr alle in derselben Zeitzone leben, um an einem Stand-up-Meeting teilzunehmen.

Für die Durchführung eines Remote-Stand-ups gibt es ein paar grundlegende Regeln.

• Jeder sitzt an seinem eigenen Computer. Wenn einige Team-Mitglieder im Meeting beieinander stehen und andere von ihrem Remote-Arbeitsplatz aus zusehen, hat das Team vor Ort normalerweise das Wort. Damit sich eure remote arbeitenden Kollegen nicht isoliert fühlen, sollte jeder vor seinem eigenen Bildschirm sitzen.
• Die Teilnehmenden sollten das Meeting in einem Raster-Layout verfolgen. Wenn alle Gesichter zu sehen sind, fühlen sich eure Team-Mitglieder eher geschätzt und wahrgenommen.
• Die Meeting-Leitung sollte die Tafel für alle sichtbar machen. Wenn ihr eine Kanban-Tafel oder eine andere optische Darstellung verwendet, gebt sie über den Bildschirm frei. Wenn alle gemeinsam auf die Tafel blicken, haben alle ein stärkeres Gefühl der Zusammenarbeit, was für ein agiles Stand-up extrem wichtig ist.

Natürlich kann es schwierig sein, alle gleichzeitig vor den Computer zu holen, wenn die Zeitzonen weit auseinander liegen. Aus diesem Grund werden asynchrone Stand-ups immer beliebter. Bei diesem Format werden die täglichen Meetings durch die Bereitstellung von schriftlichen Nachrichten über eine gemeinsame Plattform ersetzt, auf die alle Team-Mitglieder Zugriff haben.

Fordert dabei die Team-Mitglieder auf, die drei Fragen eines agilen Stand-ups bis zu einem bestimmten Zeitpunkt schriftlich zu beantworten. So kann jedes Mitglied den Zeitpunkt dafür frei wählen.

Weitere Tipps und Best Practices für effiziente Stand-ups.

Wenn man sich jeden Tag Zeit für ein Stand-up nimmt, sollte diese Zeit produktiv sein. Damit Stand-ups nicht zur Zeitverschwendung werden, sollten einige grundlegende Best Practices beachtet werden.

1. Haltet euer Stand-up jeden Tag zur gleichen Zeit ab und zwar zu einer Zeit, die für alle Beteiligten gut passt. Morgens ist es oft am besten, doch das ist kein Muss. Wichtiger ist, dass das Meeting den Arbeitsfluss nicht stört. Daher sollte dieses Kriterium bei der Terminplanung Priorität haben.
2. Sorgt dafür, dass euer Team aufmerksam bleibt. Selbst bei kurzen Meetings kann es passieren, dass die Teilnehmenden einfach abschalten. Bittet die Team-Mitglieder zunächst, ihre Telefone während des Meetings beiseite zu legen. Sucht dann nach Methoden, um die Aufmerksamkeit der Teilnehmenden aufrechtzuerhalten, ohne den Konversationsfluss zu stören. So könntet ihr beispielsweise während des Meetings einen Ball in der Runde herumwerfen, damit die Teilnehmenden aufmerksam bleiben. Das Herumreichen eines Snacks ist eine weitere gute Möglichkeit, die Aufmerksamkeit der Teilnehmenden aufrechtzuerhalten, ohne das Gespräch zu unterbrechen.
3. Haltet die Zahl der Teilnehmenden klein. Wenn euer Team zu groß ist, dauert die Sitzung zu lange. Am Meeting sollten idealerweise maximal 10 Personen teilnehmen – je weniger, desto besser. Wenn ihr ein großes Team habt, teilt es auf und haltet getrennte Meetings ab.
4. Haltet euch an den Zeitplan und verwendet Alarme. Stellt einen Alarm auf fünf Minuten vor dem Meeting, damit niemand zu spät kommt, und einen anderen für das Ende des Meetings, damit es pünktlich beendet werden kann. Beim Alarm kann es sich um alles handeln, was die Aufmerksamkeit eures Teams auf sich zieht – ein Pop-up im Kalender, eine Glocke im Büro, ein Lied oder ein GIF oder Meme im Teamchat. Die Möglichkeiten sind endlos.

Erste Schritte mit Stand-up-Meetings.

Tägliche Stand-ups sind ein wichtiger Bestandteil des agilen Projekt-Managements. Wenn sie gut ausgeführt werden, können sie die Produktivität und Effizienz eures Teams verbessern.

Erklärt eurem Team zunächst das Konzept – wie es funktioniert und warum es wichtig ist. Bittet eure Team-Mitglieder um Vorschläge für die beste Zeit eines Stand-ups und richtet Alarme für seinen Beginn und sein Ende ein.

Vielleicht stellt ihr fest, dass die von eurem Team verwendete Software euer agiles Projekt-Management einschränkt. Adobe Workfront wurde so konzipiert, dass Teams in ihrer agilen Arbeitsweise unterstützt werden – mit Funktionen zur Optimierung des Workflows und zur einfacheren Erledigung von Aufgaben.

Startet eine kostenlose Produkttour und erfahrt, wie Workfront eure Prozesse optimieren kann.