Kanban – ein Leitfaden für den Einstieg.

Projekt-Management ist seit jeher vielschichtig. Ein Team abzustimmen und auf Kurs zu halten, erfordert eine Menge Organisation, Kommunikation und aktive Verwaltung.

Viele Teams sind in den letzten Jahren auf Remote- oder Hybrid-Arbeitsumgebungen umgestiegen, wodurch das Projekt-Management noch komplizierter geworden ist. Diese Umstellung hat gleichzeitig dazu geführt, dass zahlreiche Management-Teams mehr Wert auf Transparenz und Effizienz legen, was das Projekt-Management zusätzlich erschwert.

Kanban kann dazu beitragen, das Projekt-Management zu optimieren, und ist daher insbesondere bei Entwicklungs-Teams beliebt. Egal ob ihr noch am Anfang steht oder euer Kanban-Wissen auffrischen möchtet: In diesem Beitrag erfahrt ihr alles, was ihr dazu wissen müsst: was Kanban ist, wie das Konzept entstanden ist, wie es funktioniert und warum es entscheidend dazu beitragen kann, in eurem Unternehmen für Ausgewogenheit und Agilität zu sorgen.

Inhalt.

• Was ist Kanban?
• Die Ursprünge von Kanban.
• Kanban im IT- und Software-Bereich.
• Was ist ein Kanban-Board?
• Was ist eine Kanban-Karte?
• Die Vorteile von Kanban.
• Sechs wesentliche Praktiken der Kanban-Methode.
• Kanban-Prinzipien.
• Kanban und Scrum im Vergleich.
• Kanban unterstützt Unternehmensagilität.

Was ist Kanban?

Kanban ist ein Projekt-Management-Ansatz, der die Schritte von Routineprozessen in klar abgegrenzte Phasen untergliedert. Innerhalb des Kanban-Frameworks durchlaufen Aufgaben in visueller Darstellung verschiedene Entwicklungsstadien auf einem gemeinsam genutzten Kanban-Board. Team-Mitglieder erhalten beim Blick auf das Board einen vollständigen Überblick über den Status der einzelnen Aufgaben.

Ziel von Kanban ist es, potenzielle Engpässe frühzeitig zu erkennen und Team-Mitglieder in jeder Phase des Prozesses aufeinander abzustimmen. Mithilfe von Kanban können Teams Probleme schnell beheben und kosteneffizient arbeiten. Zwar wird Kanban meist mit der Software-Entwicklung in Verbindung gebracht, aber die Methode lässt sich auf praktisch jede Art von Arbeit anwenden, die wiederholbaren Prozessen folgt.

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Die Ursprünge von Kanban.

Kanban wird vor allem von DevOps- und Software-Teams eingesetzt, doch das Framework hat seine Ursprünge in den späten 1940er Jahren. Im Rahmen seiner Arbeit bei Toyota stellte Taiichi Ōno fest, dass er und seine Kollegen Schwierigkeiten hatten, Pläne einzuhalten, was Auswirkungen auf die Bestandsverwaltung und die Produktivität hatte. Also entwickelte er ein Verfahren, um Lieferunterbrechungen zu vermeiden, die Effizienz zu steigern und die Gefahr von Überbeständen zu verringern.

Es handelte sich um ein kompliziertes Problem, das eine einfache und transparente Lösung erforderte. Das Ergebnis war „Kanban“. Der japanische Begriff lässt sich frei mit „Schautafel“ übersetzen. Ōno versah das Kanban-Board mit drei Spalten – eine für ausstehende Aufgaben, eine für Aufgaben in Bearbeitung und eine für erledigte Aufgaben. Innerhalb dieser Spalten fügte er Karten hinzu, welche die für die Automobilproduktion notwendigen Aufgaben darstellten. Für jede Spalte gab es einen bestimmten Schwellenwert und Mitarbeitende konnten erst dann eine neue Karte übernehmen, wenn sie die Aufgaben der vorherigen Karte abgeschlossen hatten.

Jeden Tag überprüfte das betreffende Team das Board, um Karten je nach Priorität und Kapazität zu verschieben, zu entfernen oder hinzuzufügen und konsequent Engpässe im Produktionsprozess zu beseitigen.

Ōno wurde unwissentlich zum Pionier der Just-in-Time-Fertigung, indem er die Produktion direkt an die Nachfrage anpasste. Da weder zu viel noch zu wenig getan wird, sorgt Kanban für weniger Verschwendung, mehr Effizienz und einen höheren Durchsatz.

Kanban im IT- und Software-Bereich.

Mit der Einführung von Kanban durch Ōno stiegen die Verkaufszahlen von Toyota sprunghaft an, und das Unternehmen zählt bis heute zu den führenden Automobilherstellern. Ōnos Arbeit inspirierte den Entwickler David Anderson zur Einführung von Kanban im Bereich der Software-Entwicklung. Nach Anwendung von Kanban-Verfahren im Rahmen seiner Tätigkeit bei Corbis und Microsoft veröffentlichte er ein Buch mit dem Titel Kanban: Evolutionäres Change Management für IT-Organisationen. Bis heute verwenden zahllose Entwicklungs-Teams Kanban zur Verwaltung ihres Arbeitsalltags.

Kanban erfreut sich in der IT-Branche großer Beliebtheit, weil der Schwerpunkt des Verfahrens auf inkrementellen Verbesserungen liegt. Wenn Teams an umfangreichen Projekten arbeiten, ist es unmöglich, alles im vorgesehenen Rahmen und rechtzeitig zu erledigen, ohne sich täglich über den Fortschritt zu informieren. Das Kanban-Framework ermöglicht es Teams, große Arbeitsabschnitte in kleinere, überschaubare Aufgaben aufzuteilen und zu verfolgen, wie diese den Workflow durchlaufen. Gleichzeitig können sie Hemmnisse ausmachen, sobald sie sich ergeben und nicht erst am Ende eines Projekts.

Was ist ein Kanban-Board?

Ein Kanban-Board ist ein Projekt-Management-Tool, das einen Arbeitsprozess mithilfe von Spalten abbildet, die die einzelnen Schritte darstellen, und beweglichen Karten, die für die eigentlichen Aufgaben stehen. Kanban-Boards können in digitaler oder physischer Form erstellt werden.

Die Spalten auf einem Kanban-Board sind flexibel. Ein einfaches Kanban-Board weist ggf. nur die drei Spalten „To-do“, „In Bearbeitung“ und „Erledigt“ auf. Doch viele Boards haben viele weitere Spalten, beispielsweise für Aufgaben zu Anfragen, Rückständen, Analysen, Entwicklung und Tests. Jegliche wiederkehrende Reihe von Schritten oder Projektphasen kann als Spalten auf einem Kanban-Board dargestellt werden.

Die Teams treffen sich in der Regel jeden Tag, um das Board durchzugehen, was für mehr Transparenz zwischen Team-Mitgliedern und Führungsebene sorgt. Außerdem können Teams so besser einschätzen, wie viel Arbeit sie in zumutbarem Rahmen zu einem bestimmten Zeitpunkt übernehmen können, womit sich wiederum die Grenzen für die in Ausführung befindlichen Aufgaben besser abstecken lassen.

Was ist eine Kanban-Karte?

Eine Kanban-Karte ist eine kleine Karte (eine physische Karte, eine Haftnotiz oder ein digitales Kästchen), die für eine zu erledigende Aufgabe steht. Kanban-Karten werden auf einem Kanban-Board angeordnet, um es Team-Mitgliedern zu ermöglichen, ihren Fortschritt visuell zu überwachen.

Einige Teams verfolgen spezifische Performance-Indikatoren für ihre Aufgaben, sodass sie auf jeder Karte mehrere Felder aufführen können, beispielsweise die Person, die die Aufgabe angefordert hat, die Deadline der Aufgabe sowie die Person, der die Aufgabe zugewiesen wurde. Die Karten können auch eine kurze Beschreibung der Aufgaben sowie Links oder Anhänge zu Begleitdokumenten oder Kommentare enthalten, um die Zusammenarbeit zu erleichtern.

Die Vorteile von Kanban.

Kanban bietet eine Reihe von Vorteilen für Teams aller Größenordnungen und Branchen. Ursprünglich wurde das Verfahren in der Fertigung eingesetzt und ist heute vor allem bei Software-Entwicklern beliebt. Aber Kanban bietet beispielsweise auch für kleine Vertriebs-Teams und Personalabteilungen großer Unternehmen erhebliche Vorteile.

Schnellere Zykluszeiten.

Die Zykluszeit ist die Gesamtzeit, die zwischen dem Zeitpunkt, an dem ein Team-Mitglied mit der Bearbeitung einer Aufgabe beginnt, und der Erledigung dieser Aufgabe vergeht. Die durchschnittliche Zykluszeit ist häufig eine wichtige Metrik für Kanban-Teams, da sie dabei hilft, die Effizienz ihrer Arbeit zu ermitteln.

Durch die Analyse der Zykluszeiten können Projekt-Manager Engpässe erkennen und herausfinden, wer einspringen kann, um sie zu beheben. Im Rahmen des Kanban-Systems wird von Team-Mitgliedern erwartet, dass sie sich gegenseitig bei der Erledigung ihrer Arbeit unterstützen. Da auf Kanban-Boards leicht zu erkennen ist, wer welche Aufgaben erledigt, kann die Projektleitung einfach feststellen, wer über ähnliche Kompetenzen verfügt und bei Verzögerungen zur Unterstützung hinzugezogen werden kann.

Abstimmung von Geschäftszielen und Umsetzung.

Neue Karten werden nur dann in den Kanban-Backlog aufgenommen, wenn sie auf die Kernstrategie des jeweiligen Unternehmens abgestimmt sind. Sobald sich eine Karte im Backlog befindet, wird sie entsprechend ihrer Bedeutung priorisiert. So wird sichergestellt, dass die Karten mit der höchsten Priorität als nächste auf dem Board landen, um zu gewährleisten, dass die betreffenden Teams nur an den geschäftskritischsten Aufgaben arbeiten.

Flexibilität bei der Planung.

Wenn eine Aufgabe neu priorisiert werden muss, kann sie aus dem Backlog in den Workflow verschoben werden, sobald das Team das Kanban-Board überprüft. Die Flexibilität von Kanban ermöglicht es der Projektleitung, mit den Anforderungen ihres Unternehmens und ihrer Kundschaft Schritt zu halten, ohne den Workflow ihrer Teams zu stören.

Höhere Kundenzufriedenheit.

Wenn die Projektleitung daran arbeitet, die Zykluszeiten zu verkürzen, steigert sie damit automatisch die Leistung ihres Teams, ohne dass dies zulasten der Qualität geht. Kanban-Boards beschreiben die Schritte, die zur Prüfung und Kontrolle der Arbeit erforderlich sind, und garantieren, dass das Ergebnis stimmt. Die Kundschaft profitiert von besser gestalteten Funktionen in kürzerer Zeit, was die Kundenzufriedenheit insgesamt erhöht.

Verbesserte Planbarkeit.

Wenn ihr kontinuierlich die Fortschritte eures Teams überprüft, könnt ihr die Laufzeiten von Projekten leichter vorhersagen. Die Projektleitung lernt, wie sie Ressourcen angemessen zuweist, unnötige Aufgaben vermeidet und die Arbeitslast ihrer Teams so abstimmen kann, dass die Planbarkeit verbessert wird.

Sechs wesentliche Praktiken der Kanban-Methode.

Der Entwickler David Anderson beschreibt sechs Best Practices, mit denen Teams die Vorteile der Kanban-Methode voll ausschöpfen können. Diese richten sich zwar an Software-Teams, gelten aber für alle Kanban-Teams.

1. Visualisierung von Workflows.

Ein öffentliches Kanban-Board bietet eine übersichtliche Visualisierung des Workflows eines Teams. Damit können sich die Team-Mitglieder vor Augen zu führen, wie sie auf ein übergeordnetes Ziel hinarbeiten, da sie sehen können, welche Arbeit vor ihnen liegt. Wenn ihr euer Kanban-Board immer auf dem neuesten Stand haltet und täglich überprüft, fördert ihr die Transparenz innerhalb des Teams, bestärkt es darin, Risiken anzusprechen, und gebt ihm das Gefühl, dass es mit seiner Arbeit etwas bewirkt.

2. Eingrenzung der in Ausführung befindlichen Aufgaben.

Mit Kanban kann die Projektleitung leicht beurteilen, ob sich genug oder zu viele Karten auf dem Board befinden, und erhält so ein besseres Verständnis von den Kompetenzen und Verfügbarkeit ihrer Ressourcen. Die tägliche Überprüfung des Kanban-Boards bietet Projektleitung und Team-Mitgliedern die Möglichkeit, das Arbeitspensum einzuschätzen, sodass das betreffende Team nie zu viel oder zu wenig zu tun hat.

3. Verwaltung des Workflows.

Im Zusammenhang mit Kanban bezieht sich der Begriff „Workflow“ auf die Art und Weise, wie die Arbeit die einzelnen Board-Phasen durchläuft. Bei der täglichen Besprechung des Kanban-Boards sollte die Projektleitung darauf achten, ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Geschwindigkeit und Risiko zu finden. Die Verwaltung des Workflows ermöglicht es den Teams, die in Ausführung befindlichen Aufgaben einzugrenzen und Hemmnisse und Engpässe zu erkennen. Dadurch können die Teams effizienter arbeiten.

4. Konkretisierung von Prozessrichtlinien.

Kanban-Boards verdeutlichen, wer was tut, wie Probleme angegangen werden sollten und bis wann Aufgaben erledigt sein sollen. Indem sie die Richtlinien konkretisiert, sorgt die Projektleitung dafür, dass der Entscheidungsprozess sachlich abläuft und der Fokus darauf liegt, gute Arbeit zu leisten.

5. Feedback-Schleifen.

Kontinuierliche Verbesserung ist der Schlüssel zu mehr Flexibilität. Entwicklungs-Teams und Projektleitung sollten aus dem Feedback lernen, das sie in täglichen Meetings oder Gesprächen mit Stakeholdern erhalten, um beim nächsten Mal noch bessere Produkte zu liefern.

6. Verbesserungen durch Zusammenarbeit.

Kanban ist eine sehr Team-orientierte Methode. Alle Mitarbeitenden sollten wichtige Punkte ansprechen, konstruktive Kritik üben und bei Bedarf zusätzliche Unterstützung leisten. Das funktioniert aber nur, wenn alle nach den gleichen Prinzipien arbeiten und Probleme auf die gleiche Weise angehen. Durch den Austausch von Informationen und die Kombination von Kompetenzen können Teams in kürzerer Zeit mehr erreichen.

Kanban-Prinzipien.

Anderson erörtert in seinem Buch auch Kanban-Prinzipien. Diese Prinzipien lassen sich in zwei Kategorien unterteilen: Change-Management und Service-Breitstellung.

Prinzipien des Change-Managements.

Die Implementierung von Kanban ist keine leichte Aufgabe, insbesondere für Teams, die an andere Projekt-Management-Strategien gewöhnt sind. Bei der Einführung von Kanban in eurem Unternehmen ist es wichtig, drei Prinzipien des Change-Managements zu berücksichtigen.

Setzt bei dem an, was ihr wisst.

Zu vage oder zu hoch gesteckte Ziele sind schwer zu verfolgen und noch schwerer zu erreichen. Kanban bestärkt Teams darin, ihre Kapazitäten, Kompetenzen und Verfügbarkeiten zu bewerten – und erst dann nach Bedarf konkrete Aufgaben hinzuzufügen. Dieser ausgewogene Ansatz hilft euch, nachhaltig zu wachsen und jeden Tag Fortschritte beim Erreichen eurer Ziele zu machen.

Vereinbart, den Wandel schrittweise zu vollziehen.

Kanban ist auf langsame und stetige Verbesserungen ausgelegt. Daher muss jedes Team-Mitglied, das am Kanban-Prozess beteiligt ist, auf schrittweise Veränderungen hinarbeiten. Auch wenn die Umstellung nicht ganz einfach ist, führt die Unterteilung großer Änderungen in kleinere Abschnitte zu geringerem Widerstand seitens der Führungsebene, weniger Fehlern und einem überschaubaren Arbeitsaufwand.

Ermutigt zur Übernahme von Führungsaufgaben auf allen Ebenen.

In einem Kanban-orientierten Arbeitsumfeld kann jeder die Verantwortung für auftretende Probleme übernehmen. Anderson empfiehlt, eine Kultur der Motivation und Zusammenarbeit zu fördern, in der Team-Mitglieder bereit und in der Lage sind, sich gegenseitig bei der Lösung von Problemen und der Erreichung von Zielen zu unterstützen.

Prinzipien der Service-Bereitstellung.

Eine Organisation umfasst mehrere Hundert unabhängige Services. Um für Ausgeglichenheit zu sorgen, solltet ihr euch bei Kanban an die drei wichtigsten Grundsätze der Service-Bereitstellung halten.

Konzentriert euch auf Kundenanforderungen.

Die Kenntnis dessen, was eure Kundschaft braucht, warum sie es braucht und welche Erwartungen sie hat, sollte euer Kanban-Projekt-Management prägen. Stellt die Kundschaft immer an die erste Stelle, wenn ihr die Priorisierung des Backlogs, die Verwaltung des Budgets oder die Behebung von Problemen angeht.

Ermöglicht die Selbstorganisation von Mitarbeitenden.

Indem Entwicklungs-Teams selbst entscheiden können, woran sie arbeiten und wie sie es tun, können sie den Workflow steuern, Führungsrollen übernehmen und sicherstellen, dass sie nicht zu viel Arbeit schultern müssen.

Überprüft regelmäßig das Service-Netzwerk und seine Richtlinien.

Nachdem ihr mehrere Hundert Projekte umgesetzt habt, wisst ihr recht genau, wie euer Team arbeitet und was eure Stakeholder wollen. Um die Kundenzufriedenheit und die Geschäftsergebnisse fortlaufend zu verbessern, solltet ihr euch die Zeit nehmen, eure Richtlinien regelmäßig zu überprüfen und zu aktualisieren.

Kanban und Scrum im Vergleich.

Kanban und Scrum verfolgen zum Teil die gleichen Konzepte, organisieren die Arbeit jedoch anders.

Bei Scrum wird ein bestimmtes Arbeitspensum in ein- bis vierwöchigen Phasen (in der Regel als „Sprints“ bezeichnet) erledigt. Das Verfahren stützt sich auf vier grundlegende „Zeremonien“, um auf Kurs zu bleiben: Sprint-Planning-, Sprint-Review-, Retrospective- und Daily-Standup-Meetings. Zu Beginn eines Sprints übernimmt das betreffende Team Aufgaben. Am Ende eines Sprints wird bewertet, was erreicht wurde, und es wird besprochen, wie Probleme eingedämmt werden können, damit sie nicht wieder auftreten.

Anders als bei Kanban gibt es bei Scrum keine Projektleitung – nur eine für Produkte verantwortliche Person, die im Interesse der Kundschaft auftritt, einen „Scrum Master“, der dafür sorgt, dass sich das Team an die agilen Prinzipien hält, und ein Entwicklungs-Team, das die Arbeit erledigt.

Scrum und Kanban sind sich zwar ähnlich, aber indem ihr euch die wesentlichen Unterschiede vor Augen führt, könnt ihr entscheiden, welche Methode für die Kompetenzen und den Stil eures Entwicklungs-Teams am besten geeignet ist.

Kanban unterstützt Unternehmensagilität.

Kanban unterstützt Unternehmen dabei, die Bereitstellung ihrer Produkte und Services auf allen Organisationsebenen zu verbessern. Teams, die Kanban verwenden, beziehen laufend Feedback von Führungskräften und Kundschaft, priorisieren Aufgaben auf der Grundlage konkreter Ziele und lernen, wie sie ihre Arbeit zuverlässig erledigen können – so können sie auch bei wachsender Komplexität und Größe ihres Unternehmens agil bleiben. Unternehmen, die derzeit Scrum oder andere agile Methoden anwenden, können davon profitieren, wie das Kanban-Verfahren Prozesse optimiert und weiterentwickelt, um die Performance und Kundenzufriedenheit zu verbessern.

Erste Schritte mit Kanban.

Kanban hat das Potenzial, Entwicklungs-Teams und Kundschaft zu vernetzen, interne Zusammenarbeit und Transparenz zu fördern und komplexe Projekte durchzuführen, ohne Burnouts zu verursachen. Aufgrund der Flexibilität von Kanban haben Entwicklungs-Teams und Projektleitung die Möglichkeit, ihre eigenen Richtlinien festzulegen, Kurskorrekturen vorzunehmen und Chancen zu finden, über sich hinauszuwachsen.

Wenn ihr mit Kanban noch am Anfang steht, müsst ihr komplexe Workflows jedoch zunächst konsolidieren und vereinfachen. Wenn ihr schon eine Weile im Projekt-Management-Bereich tätig seid, könnt ihr euren Ansatz mit dem Verfahren noch weiterentwickeln. Adobe Workfront bietet Funktionen, mit denen ihr eure Effizienz steigern könnt – unabhängig davon, in welcher Entwicklungsphase ihr euch beim Projekt-Management befindet.

Workfront strafft den Erfassungsprozess durch die Automatisierung von Workflows und die Erstellung anwenderdefinierter Formulare, die die Umsetzung eurer Strategie unterstützen. Eine einheitliche Sicht ermöglicht es euch, Kanban-Karten an neue Prioritäten anzupassen, Ressourcenzuweisungen zu ändern und Dashboards zu konfigurieren, um eure Teams auf Kurs zu bringen und zu halten. Durch Anbindung an eine Vielzahl von Unternehmensprogrammen stellt Workfront euren Entwicklungs-Teams Tools zur Verfügung, die es ihnen ermöglichen, so zu arbeiten, wie sie es möchten, und ihre Fortschritte in Echtzeit zu messen.

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