Kanban – Leitfaden für den Einstieg.

Kanban ist ein Projekt-Management-Ansatz, der die Schritte von Routineprozessen in klar abgegrenzte Phasen untergliedert.

Inhalt:

• Was ist Kanban?
• Was ist ein Kanban-Board?
• Was ist eine Kanban-Karte?
• Was sind die Vorteile von Kanban?
• Sechs wesentliche Praktiken der Kanban-Methode
• Kanban und Scrum im Vergleich
• Kanban unterstützt Unternehmensagilität
• Erste Schritte mit Kanban

Was ist Kanban?

Kanban ist ein agiles Framework mit Workflow-Visualisierung, das besonders in der Software-Entwicklung beliebt ist. Innerhalb des Kanban-Frameworks durchlaufen Aufgaben visuell nachvollziehbar verschiedene Phasen auf einem gemeinsam genutzten Kanban-Board. Team-Mitglieder erhalten beim Blick auf das Board einen vollständigen Überblick über den Status der einzelnen Aufgaben.

Bei Entwicklungs-Teams umfasst Kanban ein Backlog von User-Storys – kurze, benutzerfokussierte Beschreibungen benötigter Features oder Funktionen –, die abgearbeitet werden müssen. Product Owner und Stakeholder sind dafür verantwortlich, das Backlog minutiös zu verwalten und zu priorisieren, da es die einzige Quelle von Arbeitsposten für das Team ist.

Wenn ein Team-Mitglied bereit ist, mit der Arbeit an einer neuen User-Story zu beginnen, verschiebt es sie auf dem Kanban-Board aus dem Backlog in die Spalte „In Arbeit“. Mit zunehmendem Projektfortschritt wandert die Story über das Board, bis sie abgeschlossen ist. Team-Mitglieder, die an diesem Projekt arbeiten, sollten keine neue Aufgabe aus dem Backlog beginnen, bevor das aktuelle Projekt abgeschlossen ist.

Ziel von Kanban ist es, potenzielle Engpässe frühzeitig zu erkennen und Team-Mitglieder in jeder Phase des Prozesses aufeinander abzustimmen. Mithilfe von Kanban können Teams Probleme schnell beheben und kosteneffizient arbeiten. Die Kanban-Methode wird zwar meist mit der Software-Entwicklung in Verbindung gebracht, lässt sich aber praktisch jede Art von Arbeit anwenden, die wiederholbaren Prozessen folgt.

Die Ursprünge von Kanban.

Kanban ist ein japanisches Wort und bedeutet so viel wie „Plakat“ oder „Schild“. Ursprünglich entwickelt wurde das System Ende der 1940er-Jahre vom Toyota-Ingenieur Ōno Taiichi. Inspiriert von Lebensmittelgeschäften, die nur so viel Ware vorhalten, wie die Menschen benötigen, begannen die Fertigungs-Teams von Toyota mit der Nutzung von Karten, oder Kanban-Karten, um anderen Produktionsabteilungen zu signalisieren, wenn sie weitere Teile benötigten.

Diese frühe Version von Kanban war Teil des JIT-Ansatzes (just-in-time), der es Werken ermöglichte, nur die benötigte Anzahl an Teilen zu produzieren und keine Ressourcen für überschüssige Arbeiten zu vergeuden.

Software-Entwicklungs-Teams bauten auf diesen Ideen auf und erstellten im Zuge der Einführung der agilen Methodik ihre eigene Version des Kanban-Systems. Heute ist es weit verbreitet bei DevOps und unterstützt dort die Workflow-Optimierung.

Kanban im IT- und Software-Bereich.

Taiichis Arbeit inspirierte den Entwickler David Anderson zur Einführung von Kanban im Bereich der Software-Entwicklung. Nach Anwendung von Kanban-Verfahren im Rahmen seiner Tätigkeit bei Corbis und Microsoft veröffentlichte er ein Buch mit dem Titel Kanban: Evolutionäres Change Management für IT-Organisationen.

Kanban erfreut sich in der IT-Branche großer Beliebtheit, weil der Schwerpunkt des Verfahrens auf inkrementellen Verbesserungen liegt. Wenn Teams an umfangreichen Projekten arbeiten, ist es unmöglich, alles im vorgesehenen Rahmen und rechtzeitig zu erledigen, ohne sich täglich über den Fortschritt zu informieren. Das Kanban-Framework ermöglicht es Teams, große Arbeitsabschnitte in kleinere, überschaubare Aufgaben herunterzubrechen und zu verfolgen, wie diese den Workflow durchlaufen. Gleichzeitig können sie Hemmnisse ausmachen, sobald sie sich ergeben, und nicht erst am Ende eines Projekts.

Was ist ein Kanban-Board?

Ein Kanban-Board ist ein Projekt-Management-Tool, das einen Arbeitsprozess mithilfe von Spalten abbildet, die die einzelnen Schritte darstellen. Bewegliche Karten auf dem Board stehen für die eigentlichen Aufgaben. Kanban-Boards können in digitaler oder physischer Form erstellt werden. Sie müssen den Workflow eures Teams realistisch abbilden und nicht etwa so aussehen, wie ihr oder die Stakeholder es sich wünschen würden.

Die Spalten auf einem Kanban-Board sind flexibel. Ein einfaches Kanban-Board weist ggf. nur die drei Spalten „To-do“, „In Arbeit“ und „Abgeschlossen“ auf. Doch viele Boards haben weitere Spalten, beispielsweise für Aufgaben zu Anfragen, Rückständen, Analysen, Entwicklung und Tests. Jegliche wiederkehrende Reihe von Schritten oder Projektphasen kann in Form von Spalten auf einem Kanban-Board dargestellt werden.

Die Teams treffen sich in der Regel jeden Tag, um das Board durchzugehen, was für mehr Transparenz zwischen Team-Mitgliedern und Führungskräften sorgt. Außerdem können Teams so besser einschätzen, wie viel Arbeit sie realistischerweise zu einem bestimmten Zeitpunkt übernehmen können, womit sich wiederum die Grenzen für die in Ausführung befindlichen Aufgaben besser abstecken lassen.

Was ist eine Kanban-Karte?

Eine Kanban-Karte ist eine kleine Karte (eine physische Karte, eine Haftnotiz oder ein digitales Kästchen), die für eine zu erledigende Aufgabe steht. Kanban-Karten werden auf einem Kanban-Board angeordnet, um es Team-Mitgliedern zu ermöglichen, ihren Fortschritt visuell zu überwachen.

Einige Teams tracken spezifische Performance-Indikatoren für ihre Aufgaben, sodass sie auf jeder Karte mehrere Felder aufführen können, beispielsweise die Person, die die Aufgabe angefordert hat, die Deadline der Aufgabe sowie die Person, der die Aufgabe zugewiesen wurde. Die Karten können auch eine kurze Beschreibung der Aufgaben sowie Links oder Anhänge zu Begleitdokumenten oder Kommentare enthalten, um die Zusammenarbeit zu erleichtern.

Weitere wichtige Kanban-Komponenten.

• WIP-Limits (Work-in-Progress): Sobald das Kanban-Board fertiggestellt ist, müssen einige Regeln für die Bearbeitung der Aufgaben in jeder Spalte festgelegt werden. Diese als „WIP-Limits“ (Work-in-Progress) bekannten Leitlinien unterstützen das Team auf dem Weg zu einem der Hauptziele von Kanban: „Stop starting and start finishing.“

  Jede Spalte und Reihe des Kanban-Boards hat ein Limit. Sobald dieses Limit erreicht ist, können erst wieder neue Elemente hinzugefügt werden, wenn ein Element entfernt wurde. Beispiel: Wenn ihr vier User-Storys mit dem Status „Prüfung ausstehend“ habt, die auf Prüfung warten, und euer WIP-Limit für diese Reihe bei vier liegt, könnt ihr dieser Reihe nichts mehr hinzufügen, bevor ein Element daraus entfernt wird.

• Backlogs: Hier fügen Eigentümerinnen und Eigentümer, Team-Mitglieder des Projekt-Managements und sonstige Stakeholder mit der Befugnis, über die Arbeit des Teams zu entscheiden, neue User-Storys hinzu. Die kontinuierliche Pflege und Priorisierung des Backlogs ist eine wesentliche Aufgabe bei Kanban.

• Kontinuierliche Releases: Im reinen Kanban gibt es keine Sprints, die nach einem festgelegten Zeitraum das Release einer neuen Iteration erfordern. Stattdessen veröffentlichen agile Teams im Kanban-System Software- oder Marketing-Projekte, sobald sie fertiggestellt sind.

• Kumulative Flussdiagramme: Kumulative Flussdiagramme dienen bei Kanban als Methode zur Visualisierung des gesamten Workflows. Sie sind nützlich, um Engpässe zu identifizieren, WIP-Limits zu verwalten und die Zykluszeiten zu verkürzen.

Die Vorteile von Kanban.

Kanban bietet eine Reihe von Vorteilen für Teams aller Größenordnungen und Branchen. Ursprünglich wurde das Verfahren in der Fertigung eingesetzt und ist heute vor allem in der Software-Entwicklung beliebt. Aber Kanban bietet beispielsweise auch für kleine Vertriebs-Teams und Personalabteilungen großer Unternehmen erhebliche Vorteile.

Kürzere Zykluszeiten.

Die Zykluszeit ist die Gesamtzeit, die zwischen dem Zeitpunkt, an dem ein Team-Mitglied mit der Bearbeitung einer Aufgabe beginnt, und dem Abschluss dieser Aufgabe vergeht. Die durchschnittliche Zykluszeit ist häufig eine wichtige Metrik für Kanban-Teams, da sie dazu beiträgt, die Effizienz ihrer Arbeit zu ermitteln.

Durch die Analyse der Zykluszeiten kann das Projekt-Management Engpässe erkennen und herausfinden, wer einspringen kann, um sie zu beheben. Im Rahmen des Kanban-Systems wird von Team-Mitgliedern erwartet, dass sie sich gegenseitig bei der Erledigung ihrer Arbeit unterstützen. Da auf Kanban-Boards leicht zu erkennen ist, wer welche Aufgaben erledigt, kann das Projekt-Management einfach feststellen, wer über ähnliche Kompetenzen verfügt und bei Verzögerungen zur Unterstützung hinzugezogen werden kann.

Abstimmung von Geschäftszielen und Umsetzung.

Neue Karten werden nur dann in das Kanban-Backlog aufgenommen, wenn sie auf die Kernstrategie des jeweiligen Unternehmens abgestimmt sind. Sobald sich eine Karte im Backlog befindet, wird sie entsprechend ihrer Bedeutung priorisiert. So wird sichergestellt, dass die Karten mit der höchsten Priorität als nächste auf dem Board landen, um zu gewährleisten, dass die betreffenden Teams nur an den geschäftskritischsten Aufgaben arbeiten.

Planungsflexibilität.

Wenn eine Aufgabe neu priorisiert werden muss, kann sie aus dem Backlog in den Workflow verschoben werden, sobald das Team das Kanban-Board überprüft. Die Flexibilität von Kanban ermöglicht es dem Projekt-Management, mit den Anforderungen ihres Unternehmens und ihrer Kundschaft Schritt zu halten, ohne den Workflow ihrer Teams zu stören.

Höhere Kundenzufriedenheit.

Wenn das Projekt-Management daran arbeitet, die Zykluszeiten zu verkürzen, steigert es damit automatisch die Performance seines Teams, ohne dass dies zulasten der Qualität geht. Kanban-Boards beschreiben die Schritte, die zur Prüfung und Kontrolle der Arbeit erforderlich sind, und garantieren, dass das Ergebnis stimmt. Die Kundschaft profitiert von besser entwickelten Features in kürzerer Zeit, was die Kundenzufriedenheit insgesamt erhöht.

Bessere Planbarkeit.

Wenn ihr kontinuierlich die Fortschritte eures Teams überprüft, könnt ihr die Laufzeiten von Projekten leichter vorhersagen. Das Projekt-Management lernt, wie es Ressourcen angemessen zuweist, unnötige Aufgaben vermeidet und die Arbeitslast seiner Teams so abstimmen kann, dass die Planbarkeit verbessert wird.

Sechs wesentliche Praktiken der Kanban-Methode.

Der Entwickler David Anderson beschreibt sechs Best Practices, mit denen Teams die Vorteile der Kanban-Methode voll ausschöpfen können. Diese richten sich zwar an Software-Teams, gelten aber für alle Kanban-Teams.

1. Visualisierung des Workflows.

Ein öffentliches Kanban-Board bietet eine übersichtliche Visualisierung des Workflows eines Teams. Damit können sich die Team-Mitglieder vor Augen führen, wie sie auf ein übergeordnetes Ziel hinarbeiten, da sie sehen können, welche Arbeit vor ihnen liegt. Wenn ihr euer Kanban-Board aktuell haltet und täglich konsultiert, fördert ihr die Transparenz im Team.

2. Begrenzung der gleichzeitig ausgeführten Aufgaben.

Mit Kanban kann das Projekt-Management leicht beurteilen, ob sich genug oder zu viele Karten auf dem Board befinden, und erhält so ein besseres Verständnis von Kompetenzen und Verfügbarkeit ihrer Ressourcen. Die tägliche Überprüfung des Kanban-Boards bietet Management und Team-Mitgliedern die Möglichkeit, das Arbeitspensum einzuschätzen, sodass das betreffende Team nie zu viel oder zu wenig zu tun hat.

3. Management des Workflows.

Im Kontext von Kanban bedeutet der Begriff „Workflow“ die Art und Weise, wie die Arbeit die einzelnen Board-Phasen durchläuft. Bei der täglichen Besprechung des Kanban-Boards sollte das Projekt-Management darauf achten, ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Geschwindigkeit und Risiko zu finden. Das Workflow-Management ermöglicht es den Teams, die in Ausführung befindlichen Aufgaben einzugrenzen und Hemmnisse und Engpässe zu erkennen. Dadurch können die Teams effizienter arbeiten.

4. Konkretisierung von Prozessrichtlinien.

Kanban-Boards verdeutlichen, wer was tut, wie Probleme angegangen werden sollten und bis wann Aufgaben erledigt sein sollen. Durch Konkretisierung der Richtlinien sorgt das Projekt-Management dafür, dass der Entscheidungsprozess sachlich abläuft und der Fokus darauf liegt, gute Arbeit zu leisten.

5. Feedback-Schleifen.

Kontinuierliche Verbesserung ist der Schlüssel zu mehr Agilität. Entwicklungs-Teams und Projekt-Management sollten aus dem Feedback lernen, das sie in täglichen Meetings oder Gesprächen mit Stakeholdern erhalten, um beim nächsten Mal noch bessere Produkte zu liefern.

6. Verbesserungen durch Zusammenarbeit.

Kanban ist eine sehr Team-orientierte Methode. Alle Mitarbeitenden sollten wichtige Punkte ansprechen, konstruktive Kritik üben und bei Bedarf zusätzliche Unterstützung leisten. Das funktioniert aber nur, wenn alle nach den gleichen Prinzipien arbeiten und Probleme auf die gleiche Weise angehen. Durch den Austausch von Informationen und die Kombination von Kompetenzen können Teams in kürzerer Zeit mehr erreichen.

Kanban-Prinzipien.

Anderson erörtert in seinem Buch auch Kanban-Prinzipien. Diese Prinzipien lassen sich in zwei Kategorien unterteilen: Change-Management und Service-Bereitstellung.

Prinzipien des Change-Managements.

Die Implementierung von Kanban ist keine leichte Aufgabe, insbesondere für Teams, die an andere Projekt-Management-Strategien gewöhnt sind. Bei der Einführung von Kanban in eurem Unternehmen ist es wichtig, drei Prinzipien des Change-Managements zu berücksichtigen.

1. Setzt bei dem an, was ihr wisst.

Zu vage oder zu hoch gesteckte Ziele sind schwer nachzuverfolgen und noch schwerer zu erreichen. Kanban bestärkt Teams darin, ihre Kapazitäten, Kompetenzen und Verfügbarkeiten zu bewerten – und erst dann nach Bedarf konkrete Aufgaben hinzuzufügen. Dieser ausgewogene Ansatz unterstützt euch dabei, nachhaltig zu wachsen und jeden Tag Fortschritte in Richtung eurer Ziele zu machen.

2. Vereinbart den schrittweisen Vollzug des Wandels.

Kanban ist auf langsame und stetige Verbesserungen ausgelegt. Daher muss jedes Team-Mitglied, das am Kanban-Prozess beteiligt ist, auf schrittweise Veränderungen hinarbeiten. Auch wenn die Umstellung nicht ganz einfach ist, führt die Unterteilung großer Änderungen in kleinere Abschnitte zu geringerem Widerstand seitens der Führungsebene, weniger Fehlern und einem überschaubaren Arbeitsaufwand.

3. Ermutigt zur Übernahme von Führungsaufgaben auf allen Ebenen.

In einem Kanban-orientierten Arbeitsumfeld kann jeder die Verantwortung für auftretende Probleme übernehmen. Anderson empfiehlt, eine Kultur der Motivation und Zusammenarbeit zu fördern, in der Team-Mitglieder bereit und in der Lage sind, sich gegenseitig bei der Lösung von Problemen und der Erreichung von Zielen zu unterstützen.

Prinzipien der Service-Bereitstellung.

Eine Organisation umfasst mehrere Hundert unabhängige Services. Um für Ausgewogenheit zu sorgen, solltet ihr euch bei Kanban an drei wichtige Grundsätze der Service-Bereitstellung halten.

1. Konzentriert euch auf Kundenanforderungen.

Zu wissen, was eure Kundschaft braucht, warum sie es braucht und welche Erwartungen sie hat, sollte euer Kanban-Projekt-Management prägen. Stellt die Kundschaft immer an die erste Stelle, wenn ihr die Priorisierung des Backlogs, die Verwaltung des Budgets oder die Behebung von Problemen angeht.

2. Ermöglicht die Selbstorganisation von Mitarbeitenden.

Indem Entwicklungs-Teams selbst entscheiden können, woran sie arbeiten und wie sie es tun, können sie den Workflow steuern, Führungsrollen übernehmen und sicherstellen, dass sie nicht zu viel Arbeit schultern müssen.

3. Überprüft regelmäßig das Service-Netzwerk und seine Richtlinien.

Nachdem ihr mehrere Hundert Projekte umgesetzt habt, wisst ihr recht genau, wie euer Team arbeitet und was eure Stakeholder wollen. Um die Kundenzufriedenheit und die Geschäftsergebnisse fortlaufend zu verbessern, solltet ihr euch die Zeit nehmen, eure Richtlinien regelmäßig zu überprüfen und zu aktualisieren.

Kanban und Scrum im Vergleich.

Kanban und Scrum verfolgen zum Teil dieselben Konzepte, organisieren die Arbeit jedoch anders.

Bei Scrum wird ein bestimmtes Arbeitspensum in ein- bis vierwöchigen Phasen (in der Regel als „Sprints“ bezeichnet) erledigt. Das Verfahren stützt sich auf vier grundlegende „Zeremonien“, um auf Kurs zu bleiben: Sprint-Planning-, Sprint-Review-, Retrospective- und Daily-Standup-Meetings. Zu Beginn eines Sprints übernimmt das betreffende Team Aufgaben. Am Ende eines Sprints wird bewertet, was erreicht wurde. Außerdem wird besprochen, wie Probleme eingedämmt werden können, damit sie nicht wieder auftreten.

Anders als bei Kanban gibt es bei Scrum kein Projekt-Management – nur eine für Produkte verantwortliche Person, die im Interesse der Kundschaft auftritt, einen „Scrum Master“. Dieser sorgt dafür, dass sich das Team an die agilen Prinzipien hält, und ein Entwicklungs-Team, das die Arbeit erledigt.

Scrum und Kanban sind sich zwar ähnlich, aber indem ihr euch die wesentlichen Unterschiede vor Augen führt, könnt ihr entscheiden, welche Methode für die Kompetenzen und den Stil eures Entwicklungs-Teams am besten geeignet ist.

Teams, die sich an der Rigidität von Scrum stören, können im Kanban-System die gewünschten Freiheiten finden. Wenn ihr mit Scrum beginnt und Probleme rund um Meetings und Prozesse auftreten, ist Kanban möglicherweise die bessere Wahl.

Kanban unterstützt Unternehmensagilität.

Kanban unterstützt Unternehmen dabei, die Bereitstellung ihrer Produkte und Services auf allen Organisationsebenen zu verbessern. Teams, die Kanban verwenden, beziehen laufend Feedback von Führungskräften und Kundschaft, priorisieren Aufgaben auf der Grundlage konkreter Ziele und lernen, wie sie ihre Arbeit zuverlässig erledigen können – so können sie auch bei wachsender Komplexität und Größe ihres Unternehmens agil bleiben. Unternehmen, die derzeit Scrum oder andere agile Methoden anwenden, können davon profitieren, wie das Kanban-Verfahren Prozesse optimiert und weiterentwickelt, um die Performance und Kundenzufriedenheit zu verbessern.

Erste Schritte mit Kanban.

Kanban hat das Potenzial, Entwicklungs-Teams und Kundschaft zu vernetzen, interne Zusammenarbeit und Transparenz zu fördern und die Durchführung komplexer Projekte zu ermöglichen, ohne Burnouts zu verursachen. Aufgrund der Flexibilität von Kanban haben Entwicklungs-Teams und Projekt-Management die Möglichkeit, ihre eigenen Richtlinien festzulegen, Kurskorrekturen vorzunehmen und Chancen zur Weiterentwicklung zu nutzen.

Wenn ihr mit Kanban noch am Anfang steht, müsst ihr komplexe Workflows jedoch zunächst konsolidieren und vereinfachen. Wenn ihr schon eine Weile im Projekt-Management-Bereich tätig seid, könnt ihr euren Ansatz mit dem Verfahren noch weiterentwickeln. Adobe Workfront bietet Funktionen, mit denen ihr eure Effizienz steigern könnt – unabhängig davon, in welcher Entwicklungsphase ihr euch beim Projekt-Management befindet.

Workfront strafft den Erfassungsprozess durch die Automatisierung von Workflows und die Erstellung benutzerdefinierter Formulare, die die Umsetzung eurer Strategie unterstützen. Eine einheitliche Sicht ermöglicht es euch, Kanban-Karten an neue Prioritäten anzupassen, Ressourcenzuweisungen zu ändern und Dashboards zu konfigurieren, um eure Teams auf Kurs zu bringen und zu halten. Durch Integrationen mit einer Vielzahl von Unternehmensprogrammen stellt Workfront euren Entwicklungs-Teams Tools zur Verfügung, die es ihnen ermöglichen, so zu arbeiten, wie sie es möchten, und ihre Fortschritte in Echtzeit zu messen.

Möchtet ihr mehr erfahren? Startet eine Produkttour und findet heraus, wie Adobe Workfront euch unterstützen kann.