Agile-Retrospektiven – ein umfassender Leitfaden.

Viele Unternehmen nutzen agile Ansätze für die Arbeit innerhalb und außerhalb von Entwicklungsprozessen. Das iterative Konzept dieser Methodik hat sich branchenübergreifend für Unternehmen bewährt, die einen effizienteren und effektiveren Projekt-Management-Prozess benötigen, der Teams und Abteilungen verbindet.

Retrospektiven sind eine Komponente des agilen Prozesses, der bei einer neuen Implementierung gern übersehen wird, dabei aber für die zuverlässige Kommunikation und kontinuierliche Effizienz unverzichtbar ist. Tatsächlich ermöglichen Retrospektiven 24 % schnellere Reaktionen und 42 % bessere Qualität im Vergleich zu agilen Teams, die auf diesen Schritt verzichten.

Dieser Artikel geht detailliert darauf ein, was genau eine Agile-Retrospektive ist und wie diese Meetings eure bestehenden Prozesse verbessern. Außerdem erklären wir, wie ihr erfolgreiche Retrospektiven durchführt. Dabei beleuchten wir folgende Themen:

• Was ist eine Agile-Retrospektive?
• Warum sind Agile-Retrospektiven so wichtig?
• So führt ihr eine Agile-Retrospektive durch
• Erste Schritte mit Agile-Retrospektiven

Was ist eine Agile-Retrospektive?

Eine Agile-Retrospektive ist ein Meeting am Ende der Iteration eines Arbeitsprozesses, bei dem die Team-Mitglieder die erreichten Ergebnisse sowie Verbesserungsmöglichkeiten diskutieren, während sie die nächste Projektphase planen. Im Verlauf dieses Meetings sollen die Team-Mitglieder ehrlich über ihre Erfahrungen sprechen und sich produktiv zu Prozessen, Abläufen und Aufgaben äußern, damit das gesamte Team auch langfristig davon profitiert.

Retrospektiven sind Bestandteil des Scrum-Frameworks und bilden das vierte und letzte Meeting in diesem Prozess. Scrum fördert die interne sowie Team-übergreifende Zusammenarbeit und Kommunikation durch eine Reihe von Meetings mit offenen Gesprächen über Erfolge und Hindernisse, damit das Team seine zukünftige Performance verbessern kann.

Insbesondere sollten sich Agile-Retrospektive-Meetings auf die Vergangenheit oder auf Aufgaben konzentrieren, die während der letzten Iteration bzw. des letzten Sprints abgeschlossen wurden. Das Ziel besteht darin, Verbesserungsbereiche zu finden und sie in der nächsten Phase der Projektarbeit zu implementieren oder effektive Ansätze zu betonen, von denen andere Team-Mitglieder profitieren können. Im Rahmen von Scrum bringen diese Meetings alle Beteiligten aus den verschiedenen Teams zusammen und ermöglichen Wissensaustausch in einem größeren Format.

Teams, die Kanban nutzen, profitieren ebenfalls von Retrospektiven. Auch wenn diese nicht zum regulären Workflow gehören, kann die Durchführung einer Retrospektive den Beteiligten helfen, bereits während der Laufzeit des Projekts effektivere Möglichkeiten zu finden.

Der Unterschied zwischen einer Agile-Retrospektive und anderen Meetings (z. B. Reviews oder Ergebnisanalysen) ist ihre Platzierung in der iterativen Entwicklung oder dem gesamten Projektprozess. Retrospektiven werden am Ende von Sprints bzw. Iterationen durchgeführt, die zu einem übergeordneten Projekt gehören. Das Ziel besteht darin, noch während der Laufzeit der Initiative die Workflows und Ansätze zu optimieren, damit die Teams sich anpassen und effizienter arbeiten können. Die anderen Ansätze greifen im Gegensatz dazu erst, nachdem die gesamte Arbeit abgeschlossen wurde.

Agile-Retrospektive und Sprint-Retrospektive im Vergleich.

Es ist wichtig, auf die subtilen aber wichtigen Unterschiede zwischen einer Agile-Retrospektive und einer Sprint-Retrospektive hinzuweisen. Die beiden Begriffe stehen scheinbar für die gleichen Konzepte, bezeichnen jedoch unterschiedliche Stufen und Prozesse.

Eine Agile-Retrospektive kann nach jeder Iteration des Arbeitsprozesses stattfinden. Darin könnte ein Sprint enthalten sein, der Umfang ist jedoch insgesamt größer. Eine Sprint-Retrospektive (bzw. ein Sprint-Review) bezeichnet explizit ein retrospektives Meeting am Ende eines Sprint-Entwicklungszyklus.

Sprint-Retrospektiven haben zudem andere Schwerpunkte als Agile-Retrospektiven und sammeln Rückmeldungen zum Produkt oder zu aktuellen Aufgaben. Das kann aufgabenspezifische Hindernisse, konzeptionelle Fragen sowie den Zeitaufwand umfassen, um den aktuellen Status oder Funktionen der fraglichen Ergebnisse zu demonstrieren. Agile-Retrospektiven sollten einen umfassenderen Blick auf die Prozesse und Verfahren werfen, die bei der Arbeit des Teams insgesamt eine Rolle spielen.

Warum sind Agile-Retrospektiven so wichtig?

Auch wenn das Abhalten eines weiteren Meetings nicht immer Begeisterung hervorruft, bieten Agile-Retrospektiven viele Vorteile. Sie ermöglichen einen Austausch von Ideen, der in anderen Projekt-Management-Methoden nicht vorgesehen ist.

Im Rahmen von Retrospektiven werden die Beteiligten dazu angehalten, einem größeren Personenkreis Rückmeldungen zu geben, um ihre Workflows und ihre Möglichkeiten zum Erreichen der vorgegebenen Ziele zu optimieren.

Auch wenn die spezifischen Aufgaben und Prioritäten weiter oben in der Unternehmenshierarchie festgelegt werden, erhalten die Beteiligten in der Agile-Retrospektive die Gelegenheit, ihre Sicht zu äußern. Das gibt Führungskräften die Möglichkeit, Vorschläge zu sammeln und Änderungen einzuführen, um die Team-Mitglieder noch besser zu unterstützen. Diese verbesserte Kommunikation kann die Effizienz in weiteren Bereichen optimieren, die Verantwortliche ohne Beteiligung am Tagesgeschäft gar nicht im Blick hatten.

Da der Agile-Ansatz iterativ ist, also die Projekte als eine Reihe von Aufgaben innerhalb eines bestimmten Zeitraums angegangen werden, können die Teams Hindernisse frühzeitig erkennen und flexibler vorgehen. Die Durchführung einer Agile-Retrospektive am Ende eines Arbeitsintervalls kann rechtzeitig Probleme zutage fördern, damit die Führungskräfte noch vor dem Abschluss des Projekts Änderungen vornehmen kann.

Weitere Vorteile von Agile-Retrospektiven im Rahmen eures Workflows sind:

• Frühzeitiges Identifizieren von Hindernissen bei individuellen Aufgaben.
• Schaffen eines geeigneten Rahmens für den Austausch von Ideen
• Rückmeldungen, die bessere Entscheidungen von Führungskräften ermöglichen
• Gewinnen der Team-Mitglieder für gemeinsame Ziele
• Fokus auf Menschen anstatt auf Prozesse
• Optimierung des nächsten Schritts im Workflow
• Mehr Beiträge durch Beseitigung von Hierarchien bei Diskussionen

Letztendlich kann die Implementierung einer Agile-Retrospektive ein besseres Endprodukt ermöglichen, da der Agile-Ansatz mehr Flexibilität für den Entwicklungsprozess oder Workflow bedeutet. Führungskräfte werden über Hindernisse oder Herausforderungen informiert, bevor sie zu einem echten Problem werden, sodass sie die richtige Richtung weisen und konstruktive Rückmeldungen geben können, während das Projekt im Zeitrahmen bleibt.

Selbst positive Kommentare können direkte Auswirkungen auf den Fortschritt der Initiative haben, da Product Manager und Projektleitende die Effizienz analysieren und neue Strategien basierend darauf implementieren können, was funktioniert und was nicht.

So führt ihr eine Agile-Retrospektive durch.

Berücksichtigt eure Projektarbeit und überlegt, wie oft euer Team die unterschiedlichen Phasen der Entwicklung oder des Produktionszyklus durchläuft. Achtet auf mögliche Hindernisse und führt eine Retrospektive basierend darauf durch, wann die Teams normalerweise eine Iteration ihrer Arbeit abschließen. Das kann in regelmäßigen Intervallen erfolgen, vielleicht alle zwei bis vier Wochen, oder flexibel am Ende einer konkreten Kampagne bzw. eines Rollouts.

Wenn der Zeitplan geklärt ist, solltet ihr alle Beteiligten am Projekt einladen, damit sie ihre Rückmeldungen beisteuern und die Sicht anderer Team-Mitglieder kennenlernen. Das umfasst auch Führungskräfte (Scrum-Master, Produktverantwortliche), alle individuellen Beteiligten sowie weitere Verantwortliche, für die sich das Feedback des Teams als wertvoll erweisen könnte.

Wenn ihr euch das Scrum-Framework-Design anseht, wird klar, wie eine Retrospektive abgehalten werden sollte. Beachtet, dass bei diesem Meeting identifiziert werden soll, was gut funktioniert hat und was nicht, um Team- und prozessübergreifende Optimierungsmöglichkeiten zu finden.

Dazu solltet ihr den Teilnehmenden das Wort übergeben und sie auffordern, über ihre im Zuge der Arbeit festgestellten Sorgen oder Erfolge zu berichten. Erinnert alle Beteiligten daran, gut zuzuhören und sich offen zu beteiligen, um eine angenehme Atmosphäre des Austauschs und der Zusammenarbeit zu schaffen.

Es ist oft hilfreich, sich zuerst auf die Erfolge der Iteration zu konzentrieren und die Diskussion mit einem positiven Ton einzustimmen. Anschließend bittet ihr um Rückmeldungen zu Verbesserungsmöglichkeiten oder dazu, welche Hindernisse während der Arbeiten an den Aufgaben aufgetreten sind. Führungskräfte sollten die Diskussion auf einen konkreten Zeitraum konzentrieren, meist die gerade beendete Iteration (bzw. den Sprint).

Einige Retrospektiven werden in Phasen unterteilt, damit Projektleitende und Führungskräfte dafür sorgen können, dass die am Meeting Beteiligten sich auf die Aufgabe konzentrieren können. Dies sind die typischen fünf Phasen, die ihr für eure eigenen Meetings nutzen könnt.

1. Die richtigen Voraussetzungen schaffen. Informiert die Anwesenden darüber, was ihr während des Meetings erwartet (bzw. nicht erwartet). Fordert sie auf, ihre Sicht in einem respektvollen Ton zu äußern, selbst wenn sie auf Probleme hinweisen. Wenn ihr für eure Retrospektive einen bestimmten Typ oder ein bestimmtes Thema verwenden möchtet (siehe nächster Bereich), könnt ihr das hier tun.
2. Daten sammeln. Stellt die wichtigsten Aufgaben oder Ziele der Iteration noch einmal vor und bittet alle Anwesenden um Rückmeldungen zu ihren Beiträgen und Gedanken. Damit schafft ihr die richtigen Voraussetzungen, um Erkenntnisse zu sammeln.
3. Erkenntnisse gewinnen. Gebt den Anwesenden die Möglichkeit, über ihre Erlebnisse zu sprechen, und sammelt dabei ihre Rückmeldungen. Macht euch Notizen oder schreibt die Punkte auf ein Whiteboard. Es ist sinnvoll, mehrfach geäußerte Ideen zu gruppieren, um Themen oder Bereiche herauszustellen, die besondere Aufmerksamkeit verdienen.
4. Festlegen, was zu tun ist. Arbeitet praxisorientierte Vorschläge dazu heraus, wie Prozesse repariert oder optimiert werden können, um die Ergebnisse der nächsten Iteration zu verbessern. Die Gruppe sollte möglichst gemeinsam Entscheidungen treffen, wobei die Führungskräfte sich mit den Beteiligten absprechen, wenn es um allgemeinere Richtungsentscheidungen geht. Denkt daran, dass die Retrospektive das Ziel hat, praxisorientierte Vorschläge zu identifizieren, von denen bestehende Prozesse der nächsten Arbeitsrunde profitieren.
5. Retrospektive abschließen. Fasst die Ergebnisse des Meetings sowie potenziell die nächsten durchzuführenden Schritte für alle Anwesenden zusammen. Vergesst dabei nicht, euch bei allen Anwesenden für ihre Beiträge zu bedanken, und fordert sie auf, sich weiter an dem Prozess zu beteiligen.

Retrospektiven dienen nicht nur der Informationssammlung, sondern sind auf Zusammenarbeit ausgelegte Umgebungen, in denen Führungskräfte sich für kreative Lösungen an ihre jeweiligen Beteiligten wenden können. Zum Ende des Meetings könnt ihr alle Anwesenden auffordern, eigene Ideen dazu beizusteuern, mit welchen Maßnahmen die angesprochenen Probleme und Hindernisse behoben werden können. Gruppiert ähnliche Punkte und sucht nach Trends und Themen, die gemeinsam angegangen werden können.

Diese Brainstorming-Sitzungen können zu erheblichen Verbesserungen für die nächste Iteration führen, da die Führungskräfte mithilfe der Rückmeldungen sofortige Änderungen in Gang setzen können.

Arten von Retrospektiven.

Während alle Agile-Retrospektiven ein allgemeines Forum zum Liefern und Sammeln von Rückmeldungen bieten, kann die Umsetzung dieser Retrospektiven je nach Team und Workflow unterschiedlich sein.

Es kann hilfreich sein, wenn Führungskräfte verschiedene Ansätze ausprobieren oder ihr Format basierend auf Team-Persönlichkeiten und Anforderungen anpassen. Dabei ist es auch von Vorteil, sich frische Impulse zu holen und das Meeting-Format leicht abzuändern (ohne dabei das Ziel aus den Augen zu verlieren), um die Teilnehmenden auch langfristig anzusprechen und mitzuziehen.

Einige mögliche Formate für Agile-Retrospektiven sind beispielsweise:

• 4L: Dieses Formal baut auf den Begriffen Liked, Learned, Lacked und Longed (Gemocht, Gelernt, Gefehlt, Gewünscht), um die Diskussion aufzubrechen und Gespräche über die aktuelle Iteration zu fördern. Damit können Erfolge und Fehler gleichermaßen Raum bekommen und Maßnahmen bei positiven sowie negativen Ergebnissen gefördert werden.
• Sailboat: Dieser metaphorische Ansatz vergleicht das Projekt mit einem Segelboot auf See. Felsen sind Risiken, Wind sind die erfolgreichen Aspekte, Anker bremsen oder stoppen den Fortschritt und das Land ist das Ziel. Diese Visualisierungstechnik hilft insbesondere beim Definieren von Hindernissen – von Aspekten, die den Fortschritt verlangsamen, bis hin zu blockierenden Hindernissen.
• Punktabfrage: Dieses Format fordert die Beteiligten auf, Punkte neben auf der Agenda stehenden Themen zu platzieren und auf diese Weise abzustimmen. Themen mit mehr Punkten zeigen, worauf der Fokus während des Meetings liegen sollte. Dieser Prozess kann sich bei Teams mit einer großen Zahl an Themen als sehr wichtig für die Priorisierung erweisen.
• Start, Stop, Continue: Erstellt klare Kategorien (Anfangen, Aufhören, Weitermachen) für Aufgaben, die in diesen Status platziert werden sollen. Das kann helfen, Ziele zu definieren und fehlende Ressourcen für Bereiche zu identifizieren, die während der Iteration nicht erreicht wurden.
• Fragenkarten: Für Teams, die nicht wissen, wie sie in die Retrospektive einsteigen sollen, können Fragenkarten echte Eisbrecher sein. Führungskräfte formulieren die Fragen bereits im Vorfeld und stellen sie während der Retrospektive in den Raum, um das Gespräch zwischen den Teilnehmenden in Gang zu bringen und positive sowie negative Rückmeldungen zu sammeln.

All diese Arten von Retrospektiven haben gemeinsam, dass sie kreative und ansprechende Umgebungen für die Teilnehmenden schaffen, um sich aktiv an der Diskussion zu beteiligen. Viele Projektleitende, Scrum-Master und andere Führungskräfte erleben, dass eines der größten Hindernisse bei der Implementierung von Agile-Retrospektiven die Beteiligung ist.

Einige Teilnehmende könnten das Gefühl bekommen, dass ihre Wortmeldung nicht wertgeschätzt wird oder sie Probleme bekommen, wenn sie offen über nicht funktionierende Prozesse sprechen. Die das Meeting veranstaltende Person hat daher die Aufgabe, eine angenehme und produktive Umgebung zu schaffen, die Beteiligung, Interaktion, Offenheit und Konsequenz fördert.

Erste Schritte mit Agile-Retrospektiven.

Retrospektiven sind ein wichtiger Teil des Scrum- oder Agile-Projekt-Management-Prozesses, weil sie Teams die Möglichkeit geben, ihre Erfolge und Stolpersteine auf konstruktive Weise zu reflektieren.

Führungskräfte können diese Rückmeldungen sofort in Änderungen umsetzen, um die Ergebnisse der nächsten Iteration zu optimieren sowie die langfristige Performance zu verbessern. Diese Meetings versammeln Teams in einer positiven und produktiven Umgebung und schaffen ein Forum, in dem Rückmeldungen die Verantwortlichen erreichen.

Durch das Agile-Konzept können Teams bessere Produkte liefern, die nicht nur die Ansprüche ihrer Kundinnen und Kunden erfüllen, sondern auch die des Marktes.

Agile-Ansätze ermöglichen schnelleres und effizienteres Projekt-Management, da die Teams an kleineren Teilen des Puzzles mit klar definierten Kriterien in einem festgelegten Zeitraum arbeiten können. Dies erlaubt die iterative und effizientere Produktion von hochwertigen Inhalten, Produkten oder Services, die den Markt schneller erreichen.

Agile-Retrospektiven sind nur ein Element eines erfolgreichen Projekt-Management-Frameworks. Wenn Führungskräfte diese Meetings implementieren, suchen sie dabei oft nach Tools, die ihre Agile-Prozesse insgesamt unterstützen. An dieser Stelle kommt Adobe Workfront ins Spiel.

Adobe Workfront ist eine Work-Management-Software für die Unterstützung agiler Teams. Integriert die Menschen und Prozesse in eurem Unternehmen für bessere Zusammenarbeit während der gesamten Laufzeit des Projekts. Ganz egal, ob ihr auf Scrum oder Kanban setzt, agile Arbeit ist mit Adobe einfacher.

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