Was ist ein Jahresplan?

Ein jährlicher Geschäftsplan ist eine Roadmap für eine Firma und ihre Mitarbeitenden. Er enthält Meilensteine, die den Plan durch eine Reihe kleinerer Ziele vorantreiben und letztlich zu einer umfassenderen Vision führen, wo das Unternehmen bis zum Jahresende stehen möchte.

Firmen nutzen jährliche Geschäftspläne, um Ressourcen anzupassen, die Performance zu verbessern und im kommenden Jahr konkrete Ziele zu erreichen. Im Wesentlichen könnt ihr euch die Jahresplanung als strategischen Leitfaden für das kommende Jahr vorstellen. Es geht darum, eine langfristige Vision in einen umsetzbaren, kurzfristigen Plan zu verwandeln.

Egal, ob eine Firma eine Vorlage für den Jahresgeschäftsplan verwendet oder ihn von Grund auf neu erarbeitet: Die Firma analysiert die Performance des vergangenen Jahres, um einen Jahresplan zu erstellen, der allen in der Organisation Orientierung darüber gibt, was sie erreichen möchten und wie sie dorthin gelangen.

Inhalt:

• Warum die jährliche Planung für Unternehmen entscheidend ist.
• Erstellen eines Jahresplans: Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung.
• Wichtige Komponenten eines effektiven Jahresplans.
• Mit der Jahresplanung starten.

Ein jährlicher Geschäftsplan ist ein Jahresplan, mit dem Mitarbeitende basierend auf der übergeordneten Unternehmensstrategie spezifische Geschäftsziele festlegen können. Außerdem hält er Teams für das Erreichen der festgelegten Ziele verantwortlich, was die Fortschrittsverfolgung erleichtert. Der Jahresplan steht in direkter Verbindung dazu, wo eine Firma in drei bis fünf Jahren sein möchte, und definiert, was im nächsten Jahr unbedingt erreicht werden muss, um Fortschritt in Richtung langfristiger Ziele zu machen.

Ein gut ausgearbeiteter Jahresplan sorgt außerdem dafür, dass interne Teams zusammenarbeiten, und motiviert sie dazu, produktiver zu sein. Weitere Vorteile eines jährlichen Geschäftsplans sind:

• Er schafft eine stärkere Verbindung zum strategischen Plan.
• Die Mission des Unternehmens wird im täglichen Geschäft besser umgesetzt.
• Den Mitarbeitenden wird in ihren Abteilungen oder Rollen eine klare Orientierung gegeben.

Die Ausrichtung von Teams und Abteilungen auf ein gemeinsames Ziel fördert die Kommunikation und den Zusammenhalt – und ebenso wichtig: Sie legt kurzfristige Erwartungen fest. Kurzfristige Erwartungen können Teams Orientierung geben, ohne im Durcheinander von Fünfjahresplänen unterzugehen.

Ein weiterer Vorteil der Jahresplanung besteht darin, dass sie Anpassungsfähigkeit ermöglicht. Durch kontinuierliche Planung kann man sich auf unvorhergesehene Ereignisse einstellen, neu auswerten und auf veränderte Umstände reagieren – und dabei die langfristigen Ziele nicht aus den Augen verlieren.

Mit Vorteilen für die Teamausrichtung, die Anpassung an den Markt, die Bewältigung unvorhergesehener Herausforderungen und die Förderung der strategischen Ausführung ist die Erstellung eines Jahresplans für Unternehmen jeder Größe ein Muss.

Es gibt Schritte, die Teams vor der Erstellung eines Jahresplans unternehmen sollten, um dessen Wirksamkeit zu gewährleisten. Teams sollten historische Daten heranziehen, um eine Grundlage für die Zielsetzung im Jahresplan zu schaffen. Die Überprüfung früherer Jahrespläne und die Auswertung der Ergebnisse können dem Team wertvolle Hinweise für die Erstellung des nächsten Jahresplans geben.

Vor der Erstellung eines Jahresplans.

• Schritt 1: Analyse der bisherigen Performance. Bevor ihr über die Erstellung eines Jahresplans nachdenkt, müsst ihr die bisherige Performance analysieren, um realistische Ziele festzulegen, euch an Veränderungen am Markt anzupassen und eure Richtung zu bestätigen. Denkt nicht nur an Verbesserungsbereiche, sondern auch an eure Erfolge und daran, wie alles zu euren Geschäftszielen beiträgt. Versucht, Daten als Grundlage für eure Entscheidungen zu nutzen, denn was ihr hier entscheidet, beeinflusst die weiteren Schritte.
• Schritt 2: Eure Ziele identifizieren. Sobald ihr eure bisherige Performance analysiert habt, ist es Zeit, diese Daten zu nutzen, um eure Ziele zu identifizieren. Während ihr eure Ziele definiert, solltet ihr abwägen, ob sie innerhalb des festgelegten Zeitraums realistisch erreichbar sind. Anhand der Daten aus der Analyse eurer bisherigen Performance könnt ihr besser nachvollziehen, was zum Erreichen eurer Ziele erforderlich ist – im Vergleich zum letzten Jahr.
• Schritt 3: Euer Budget festlegen. Um einen Jahresplan genau zu erstellen, solltet ihr euer Budget festlegen. Macht euch noch keine Gedanken über die Verteilung – allein zu wissen, mit welchem Budget ihr arbeiten könnt, ermöglicht es euch, festzulegen, welche Ziele ihr verfolgen könnt.
• Schritt 4: Eure Kernwerte benennen. Dies sind die Prinzipien, Überzeugungen und Philosophien, die die Kultur eurer Firma prägen und eure Vision für die Zukunft unterstützen. Ihr solltet sicherstellen, dass eure Ziele mit euren Kernwerten im Einklang stehen. Jahrespläne sind wertvoll, aber wenn ihr ständig auf neue Entwicklungen reagiert, passiert es schnell, dass ihr von eurem ursprünglichen langfristigen Plan oder euren Werten abweicht. Denkt bei der Planung des Jahresplans daran, euer Leitbild oder eure Visionen noch einmal zu betrachten.
• Schritt 5: Wichtige Probleme berücksichtigen. Indem ihr versteht, was im vergangenen Jahr schiefgelaufen ist und welche Probleme aufgetreten sind, könnt ihr mit dem Jahresplan gezielte Lösungen anbieten, um zukünftige Ergebnisse zu verbessern.

Erstellen eines Jahresplans.

• Schritt 1: Ziele und Zielsetzungen definieren. Um einen Jahresplan zu erstellen, benötigt ihr Ziele. Wenn ihr diese Ziele definiert habt, könnt ihr sie in konkrete, umsetzbare Teilziele unterteilen. Dadurch wird der Plan von einer Idee zu etwas Greifbarem und Machbarem. Versucht, Zielsetzungs-Frameworks wie SMART-Ziele oder Stretch-Ziele zu verwenden.
• Schritt 2: Strategien und Initiativen entwickeln. Entwickelt Wege, um die Ziele zu erreichen. Angenommen, ihr möchtet mehr Laufkundschaft in euren Laden bringen; wie geht ihr dabei konkret vor? Ihr benötiget Strategien, Initiativen und umsetzbare Schritte, die euch eurem Ziel näher bringen.
• Schritt 3: Ressourcen zuordnen und Verantwortlichkeiten zuweisen. Verteilt euer Budget, weist Rollen zu und sorgt dafür, dass für diese Schritte Verantwortung übernommen wird. Idealerweise sollte die Verantwortung bei den Personen liegen, die direkt für bestimmte Ziele verantwortlich sind. Wenn ihr es versäumt habt, euer Budget zu prüfen, wird dieser Schritt deutlich schwieriger und ihr erzielt möglicherweise nicht die gewünschten Ergebnisse.
• Schritt 4: Den Plan implementieren und kommunizieren. Sobald ihr mit euren Zielen, Zielsetzungen, Initiativen sowie der Zuordnung von Ressourcen und Verantwortlichkeiten zufrieden seid, ist es Zeit, alle mit ins Boot zu holen. Nutzt klare Kommunikationskanäle und führt euren Plan unternehmensweit ein. Ihr möchtet die Leute ins Boot holen und eine neue Dynamik erzeugen, also schreibt nicht nur eine vereinzelte E-Mail. Bringt eure Teams zusammen, definiert und kommuniziert eure Ziele und stellt sicher, dass die Mitarbeitenden wissen, wo die Verantwortung liegt.
• Schritt 5: Überwachen, Auswerten und Anpassen. Nachdem euer Jahresplan eingeführt wurde, dürft ihr ihn nicht einfach laufen lassen. Ihr müsst den Fortschritt überprüfen, KPIs auswerten und bereit sein, den Plan anzupassen – selten läuft alles genau wie geplant.

Es gibt viele Vorlagen für Jahrespläne, die ihr verwenden könnt. Im Allgemeinen bestehen die Schlüsselkomponenten eines effektiven Jahresplans aus den folgenden Elementen:

• Performance-Überprüfung: Um einen effektiven Jahresplan zu erstellen, müsst ihr Entscheidungen treffen und Ziele festlegen, die durch Analysen untermauert sind. Wenn ihr auf die Erfolge und Misserfolge des Vorjahres zurückblickt – mit den Daten und Berichten, die diese belegen – erhaltet ihr ein genaues Bild davon, was ihr ändern müsst, ohne dass dies durch Voreingenommenheit oder Bauchgefühl getrübt wird.
• Zielsetzungs-Frameworks: Die Erstellung eures Jahresplans ist das eine, die Umsetzung das andere. Zielsetzungs-Frameworks helfen euch, euren Kurs zu halten und den vorgeschlagenen Plan auch wirklich umzusetzen. Zusätzlich helfen Zielsetzungs-Frameworks dabei, Ziele in handhabbare Teilziele aufzuschlüsseln, was wiederum Orientierung und Verantwortung fördert.

• SMART-Ziele: SMART-Ziele sind ein Framework zur Zielsetzung, das sich darauf konzentriert, spezifische, messbare, erreichbare, relevante und zeitgebundene Ziele zu definieren.
• Stretch Goals: Stretch Goals sind besonders ambitionierte Ziele, die bewusst gesetzt werden, um euer Team herauszufordern. Sie können Innovation, Kommunikation und kreatives Denken fördern. Werden sie jedoch falsch umgesetzt, können sie demotivierend wirken. Stretch Goals können eine sinnvolle Ergänzung zu anderen Frameworks zur Zielsetzung sein.
• OKR: OKR steht für Objectives and Key Results, also Ziele und Schlüsselergebnisse. Das OKR-Zielsetzungsframework konzentriert sich darauf, ein Ziel (Objective) zu setzen, die Ergebnisse zu definieren, die zu diesem Ziel führen (Key Results), und anschließend die Fortschritte zu verfolgen. Dies liefert eindeutige, messbare Ergebnisse, die zum großen Ganzen beitragen.
• KPI: KPI ist die Abkürzung für Key Performance Indicator (Leistungskennzahl). KPIs sind eine Form der Performance-Messung – eine Möglichkeit, Bereiche wie Umsatz, Gewinnmargen, Kundenzufriedenheit und Kundenbindung auszuwerten, um nur einige Beispiele zu nennen.
• Strategischer Aktionsplan: Der strategische Aktionsplan ist eine informative Roadmap mit einer Reihe spezifischer Aktionen, die erforderlich sind, um euren Jahresplan zu erreichen. Es geht nicht um die Idee, sondern um die Frage: „Wie erreichen wir das?“
• Ressourcen-Management: Ressourcen-Management bedeutet, Budgets, Personal und Tool-Anforderungen zu planen, um euer Ziel zu erreichen. Dementsprechend müsst ihr ein Ziel vor Augen haben und ungefähr wissen, wie ihr es erreichen wollt.
• Meilensteine und Checkpoints: Um zu erreichen, wo euer Unternehmen in einem Jahr stehen soll, teilt eure übergeordneten Ziele in kleinere Ziele auf, die auf einen bestimmten Zeitplan gesetzt werden. Integriert bei der Fristsetzung Kennzahlen, anhand derer ihr den Erfolg bei der Zielerreichung messen könnt.
• Notfall- und Pufferpläne: Was geschieht, wenn der Cashflow eurer Firma in Schwierigkeiten gerät? Es ist eine gute Idee, Notfallfonds einzurichten, bevor sie benötigt werden. Die Aufrechterhaltung einer Liquiditätsreserve oder das Freihalten von Spielraum im Kreditrahmen sind beides gute Vorsichtsmaßnahmen. Denkt daran, eure tatsächlichen Finanzergebnisse im Jahresverlauf mit euren Prognosen zu vergleichen, damit ihr finanzielle Probleme erkennt, bevor sie außer Kontrolle geraten.

Die Erstellung eines Jahresplans ist mit den richtigen Tools einfacher. Dazu können eine jährliche Geschäftsplanvorlage, die die Planungsaktivitäten organisiert, und eine Vielzahl von Softwarelösungen zum Verfassen von Geschäfts- und Strategieplänen sowie zum Tracking von Zielen gehören.

Jahresplan vs. strategischer Plan.

Im Prozess der strategischen Planung beschreibt oder bekräftigt eine Organisation ihre Mission, formuliert eine Vision dessen, was sie in den nächsten Jahren erreichen möchte, und legt strategische Prioritäten fest, um diese Vision Wirklichkeit werden zu lassen.

Der strategische Plan geht Hand in Hand mit dem jährlichen Geschäftsplan. Der strategische Plan liefert eine übergeordnete Vision dessen, was die Firma erreichen möchte, und der Jahresplan enthält die konkreten Schritte für die notwendige Arbeit im kommenden Jahr.

Der Jahresgeschäftsplan richtet sich also nach der Strategie, wenn es um die Prioritäten geht, und die Strategie ist auf den Jahresplan angewiesen, um die Vorstellungen von Vision, Mission, Zweck und Zielen des Unternehmens zu verwirklichen. Logistik, Projekte, Ressourcenzuordnung und Zeitplanung sind im Jahresplan enthalten.

Die Erstellung eines Jahresplans ist mit den richtigen Tools einfacher. Dazu gehören beispielsweise eine Vorlage für einen jährlichen Geschäftsplan, die die Planungsaktivitäten organisiert, sowie eine Vielzahl von Softwarelösungen zur Erstellung von Geschäfts- und Strategieplänen.

Während ihr euren Jahresplan umsetzt, empfiehlt es sich außerdem, auf eine Work-Management-Plattform mit strategischen Planungstools zu setzen, die produktive Zusammenarbeit, das Erstellen von Content, die Ressourcenallokation, das Tracking von Meilensteinen und das Verwalten komplexer Prozesse ermöglichen. Mit Funktionen wie dem Szenarienplaner von Workfront könnt ihr den Jahresplanungsprozess vereinfachen, euch mit kontinuierlicher Planung auf Marktverschiebungen einstellen, Szenarien hinsichtlich Risiko und Effektivität vergleichen und der Konkurrenz einen Schritt voraus bleiben. Workfront Goals ermöglicht es euch, Zielsetzungs-Frameworks und deren Ergebnisse zu teilen, umzusetzen und zu überwachen.

Mit den richtigen Tools, Plänen und Prozessen könnt ihr einen sorgfältig konzipierten und umgesetzten jährlichen Geschäftsplan erstellen, der sicherstellt, dass das kommende Jahr euren Erwartungen entspricht.